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摘 要：近年来民办高校发展规模越来越大，以广东技术师范学院天河学院（以下简称天河学院）为例的民办高校，围绕“转设评估”的任务，采购工作量大，随之产生大量的采购资料，规范整理采购资料是当前迫切需要解决的问题。据调查，各民办高校采购档案管理目前均处于摸索阶段，都还没有成熟的解决办法。现就当前民办高校采购档案管理现状进行分析，尝试进行规范化管理，从根本上解决这一问题。
关键词：民办高校 采购档案
一、采购档案规范化管理的重要性
根据《中华人民共和国政府采购法》第四章第四十二条明确规定，“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年”。从政府采购法可以看出，国家对采购档案的保存有着极高的重视。
民办高校采购紧紧围绕学科、实验室等建设，最终目的是为了提高教学水平、培养高质量人才，不同于其它国家机关、事业单位。但是不管公办院校还是民办院校，采购档案的管理都应当受到法律的规范。民办高校采购工作点多、线长、面广，从采购报告的申请、可行性报告的论证、考察供应商工作展开、供应商报价再到合同的签订及货物验收、说明文件、光盘等等一切可以说明采购过程的载体都是采购档案的一部分，采购档案客观、真实、完整地记载了采购的全过程，可以为统计分析、采购记录查阅、经验总结、采购监督检查、采购纠纷处理等提供客观真实的依据，也是采购部门为提高自身综合素质，分析、总结、评价采购活动的重要依据。
二、民办高校采购档案管理的现状
1.采购工作复杂性不利于采购档案规范化管理
学校采购工作是一项复杂的、庞大的而又精细的工作，单从采购物资范围就分为教学实训（行政、后勤）设备、教学实训耗材、办公用品、卫生用品、消防器材、医务室各类药品（医疗器械）、印刷业务、建筑工程材料及水电维修材料等八大类。天河学院采购方式主要以邀标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等采购方式。
2.采购档案规范化管理规范缺失
目前，国家仍未出台统一的采购档案管理规范，地方政府及学校也没有形成采购档案管理的相关规定，由于标准的缺失导致档案规范化管理工作无法顺利展开。对于年代久远的档案，相对散落、没有统一归档。
3.档案规范化管理未引起足够的重视
目前，民办高校采购借鉴政府采购办法，出台适合本校的采购制度，较为注重的是采购制度、采购程序是否规范，采购人员是否专业，相应的监督约束制度是否健全以及采购的效率高低等，而对于随采购过程中形成的各种资料，如采购报告、供应商资料、报价、验收报告等，未能给予充分关注。
4.采购工作中未有意识的收集采购档案
考察供应商概况、在激烈的竞争性谈判过程中，各供应商的评价情况、报价情况等，因记录很少，甚至于单是口头承诺无书面记录，结果导致有的采购档案无法体现采购工作公平、 公开、公正的原则；有的因采购档案记录不详细，导致口说无凭；采购工作繁重加之人员有限，对档案管理工作出现不够规范，严谨，表现出只是应对检查时，有的采购资料未收集齐全，被人利用，造成责任不清、难予追究的局面等。
5.部门之间缺乏沟通、协调
采购工作是一项庞大的系统工程，学校由几个部门来配合完成，比如申购部门、采购部门、资产部门等完成一系列采购任务。然而，个别部门未提供申购物资的型号规格等，并不配合，缺乏有效沟通，导致采购工作很难开展。
三、采购档案规范化管理的对应措施
充分认识到了民办高校采购档案规范化管理的重要性之后，我校有关职能部门通过充分调研、消化吸收、反复实践，摸索出一套行之有效的管理办法。
1.建立切实可行的规章制度
参考国家档案法、学校档案管理规定、学校实验室管理制度、学校物资采购管理办法等，我校对各部门档案的管理职责、使用办法、相关责任等进行了详细的规定：采购职能部门设备采购计划、签订合同原件需移交学校档案室专人保管。档案专人负责，概不对外（部分档案涉及商业机密），其他部门工作人员调阅，需办理相应手续，同时根据档案保密级别规定归还期限；档案管理人员负责档案的归档、保管、统计、借阅等工作。
2.增强档案意识和法制观念
采购部门人员应加强对《中华人民共和国政府采购法》、《档案法》及相关法律法规的学习，进一步加强对采购档案重要性的认识，对在采购过程中，有意识收集及整理采购资料，这也是对采购档案工作的重视程度也是衡量采购工作质量和管理水平的重要标志。
3.加强档案管理人员自身学习
部门档案管理人员的素质是本部门档案管理水平的决定因素。据调查，近年来，档案管理的手段、方法、管理对象及载体发生了巨大的变化，对档案管理员的专业素质和职业道德提出了更高的要求。因此，要迫切提高档案管理人员职业道德建设，一方面提高档案管理人员对岗位的认可，爱岗敬业、忠于职守、根据档案管理工作的相关要求，脚踏实地做好本职工作；另一方面要具有强烈的事业心和高度责任感，做好采购资料的保密性。同时还要提高档案管理人员的业务素质，档案管理人员在加强职业道德建设的时，需要强化业务能力。不仅要具备系统的档案管理知识，还要学习采购知识及有关法律法规等基础知识，必要时部门可组织到同等院校借鉴交流经验、开阔视野。
4.出台规范化要求，建立统一标准
采购过程中涉及的采购资料多，要求做到：（1）在采购过程中的文件和资料齐全（包括光盘、照片等电子信息），确保采购真实性情况的存在；（2）采用数字编码与汉语拼音相结合的方式进行编码，如“年—分类号—编号”，具体例子如“2018—SB11—1”；（3）给每个档案盒编制目录，列出档案盒内文件详细清单，将文件资料所在档案柜架一行一列，档案编码，采购内容、采购合同等有效信息汇总。
5.建立电子档案，提高采购档案的管理效率
采购档案资料要求保存年限较久，按照传统档案管理办法，档案保存会占用很大空间，并且一些易损坏的档案资料，需要大量的人力物力保管，但有时也会不可避免地存在丢失的 风险。为了解决这些问题，以天河学院采购办为例，借助信息化手段，实现随机管档，可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，同时也便于检索利用，从而完整、准确、快速查找采购资料，采购档案的信息化管理，高效地发挥采购档案的作用。
四、采购档案规范化管理成效
以天河學院为例，学校对档案管理工作非常重视，专门成立档案检查小组，出台档案管理的相关规定，定时检查各部门的档案，并对采购档案工作提出了有效的意见，形成系统性、完整地、快捷高效地管理方案。定时对档案管理人员进行专门培训，采购档案员的业务素质和职业道德显著提升，规范了采购档案管理的流程。因此，学校校领导在组织统一检查时，采购档案完好率、目录齐全、电子档案和纸质档案同步进行，多次获得学校嘉奖。
五、结语
采购档案的管理工作是民办高校采购工作的有机组成部分，快速为采购工作提供了有效数据。我们应当有强烈的历史使命感和高度责任感，采取规范措施，加强采购档案管理的规范化、标准化建设，做好采购文件档案的管理，并随时接受相关部门的有效监督。
参考文献：
[1]曲 刚.关于政府采购档案管理若干问题的思考[J].办公室业务，2014
[2]凌银海.实验室档案建设与规范化管理[J].实验技术与管理，2001
[3]林芷荫等.高校实验室档案管理之我见[J].实验技术与管理，2003
关键词：民办高校 采购档案
一、采购档案规范化管理的重要性
根据《中华人民共和国政府采购法》第四章第四十二条明确规定，“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年”。从政府采购法可以看出，国家对采购档案的保存有着极高的重视。
民办高校采购紧紧围绕学科、实验室等建设，最终目的是为了提高教学水平、培养高质量人才，不同于其它国家机关、事业单位。但是不管公办院校还是民办院校，采购档案的管理都应当受到法律的规范。民办高校采购工作点多、线长、面广，从采购报告的申请、可行性报告的论证、考察供应商工作展开、供应商报价再到合同的签订及货物验收、说明文件、光盘等等一切可以说明采购过程的载体都是采购档案的一部分，采购档案客观、真实、完整地记载了采购的全过程，可以为统计分析、采购记录查阅、经验总结、采购监督检查、采购纠纷处理等提供客观真实的依据，也是采购部门为提高自身综合素质，分析、总结、评价采购活动的重要依据。
二、民办高校采购档案管理的现状
1.采购工作复杂性不利于采购档案规范化管理
学校采购工作是一项复杂的、庞大的而又精细的工作，单从采购物资范围就分为教学实训（行政、后勤）设备、教学实训耗材、办公用品、卫生用品、消防器材、医务室各类药品（医疗器械）、印刷业务、建筑工程材料及水电维修材料等八大类。天河学院采购方式主要以邀标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等采购方式。
2.采购档案规范化管理规范缺失
目前，国家仍未出台统一的采购档案管理规范，地方政府及学校也没有形成采购档案管理的相关规定，由于标准的缺失导致档案规范化管理工作无法顺利展开。对于年代久远的档案，相对散落、没有统一归档。
3.档案规范化管理未引起足够的重视
目前，民办高校采购借鉴政府采购办法，出台适合本校的采购制度，较为注重的是采购制度、采购程序是否规范，采购人员是否专业，相应的监督约束制度是否健全以及采购的效率高低等，而对于随采购过程中形成的各种资料，如采购报告、供应商资料、报价、验收报告等，未能给予充分关注。
4.采购工作中未有意识的收集采购档案
考察供应商概况、在激烈的竞争性谈判过程中，各供应商的评价情况、报价情况等，因记录很少，甚至于单是口头承诺无书面记录，结果导致有的采购档案无法体现采购工作公平、 公开、公正的原则；有的因采购档案记录不详细，导致口说无凭；采购工作繁重加之人员有限，对档案管理工作出现不够规范，严谨，表现出只是应对检查时，有的采购资料未收集齐全，被人利用，造成责任不清、难予追究的局面等。
5.部门之间缺乏沟通、协调
采购工作是一项庞大的系统工程，学校由几个部门来配合完成，比如申购部门、采购部门、资产部门等完成一系列采购任务。然而，个别部门未提供申购物资的型号规格等，并不配合，缺乏有效沟通，导致采购工作很难开展。
三、采购档案规范化管理的对应措施
充分认识到了民办高校采购档案规范化管理的重要性之后，我校有关职能部门通过充分调研、消化吸收、反复实践，摸索出一套行之有效的管理办法。
1.建立切实可行的规章制度
参考国家档案法、学校档案管理规定、学校实验室管理制度、学校物资采购管理办法等，我校对各部门档案的管理职责、使用办法、相关责任等进行了详细的规定：采购职能部门设备采购计划、签订合同原件需移交学校档案室专人保管。档案专人负责，概不对外（部分档案涉及商业机密），其他部门工作人员调阅，需办理相应手续，同时根据档案保密级别规定归还期限；档案管理人员负责档案的归档、保管、统计、借阅等工作。
2.增强档案意识和法制观念
采购部门人员应加强对《中华人民共和国政府采购法》、《档案法》及相关法律法规的学习，进一步加强对采购档案重要性的认识，对在采购过程中，有意识收集及整理采购资料，这也是对采购档案工作的重视程度也是衡量采购工作质量和管理水平的重要标志。
3.加强档案管理人员自身学习
部门档案管理人员的素质是本部门档案管理水平的决定因素。据调查，近年来，档案管理的手段、方法、管理对象及载体发生了巨大的变化，对档案管理员的专业素质和职业道德提出了更高的要求。因此，要迫切提高档案管理人员职业道德建设，一方面提高档案管理人员对岗位的认可，爱岗敬业、忠于职守、根据档案管理工作的相关要求，脚踏实地做好本职工作；另一方面要具有强烈的事业心和高度责任感，做好采购资料的保密性。同时还要提高档案管理人员的业务素质，档案管理人员在加强职业道德建设的时，需要强化业务能力。不仅要具备系统的档案管理知识，还要学习采购知识及有关法律法规等基础知识，必要时部门可组织到同等院校借鉴交流经验、开阔视野。
4.出台规范化要求，建立统一标准
采购过程中涉及的采购资料多，要求做到：（1）在采购过程中的文件和资料齐全（包括光盘、照片等电子信息），确保采购真实性情况的存在；（2）采用数字编码与汉语拼音相结合的方式进行编码，如“年—分类号—编号”，具体例子如“2018—SB11—1”；（3）给每个档案盒编制目录，列出档案盒内文件详细清单，将文件资料所在档案柜架一行一列，档案编码，采购内容、采购合同等有效信息汇总。
5.建立电子档案，提高采购档案的管理效率
采购档案资料要求保存年限较久，按照传统档案管理办法，档案保存会占用很大空间，并且一些易损坏的档案资料，需要大量的人力物力保管，但有时也会不可避免地存在丢失的 风险。为了解决这些问题，以天河学院采购办为例，借助信息化手段，实现随机管档，可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，同时也便于检索利用，从而完整、准确、快速查找采购资料，采购档案的信息化管理，高效地发挥采购档案的作用。
四、采购档案规范化管理成效
以天河學院为例，学校对档案管理工作非常重视，专门成立档案检查小组，出台档案管理的相关规定，定时检查各部门的档案，并对采购档案工作提出了有效的意见，形成系统性、完整地、快捷高效地管理方案。定时对档案管理人员进行专门培训，采购档案员的业务素质和职业道德显著提升，规范了采购档案管理的流程。因此，学校校领导在组织统一检查时，采购档案完好率、目录齐全、电子档案和纸质档案同步进行，多次获得学校嘉奖。
五、结语
采购档案的管理工作是民办高校采购工作的有机组成部分，快速为采购工作提供了有效数据。我们应当有强烈的历史使命感和高度责任感，采取规范措施，加强采购档案管理的规范化、标准化建设，做好采购文件档案的管理，并随时接受相关部门的有效监督。
参考文献：
[1]曲 刚.关于政府采购档案管理若干问题的思考[J].办公室业务，2014
[2]凌银海.实验室档案建设与规范化管理[J].实验技术与管理，2001
[3]林芷荫等.高校实验室档案管理之我见[J].实验技术与管理，2003