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随着社会的发展及网络信息技术的广泛应用，煤炭企业档案资源管理的信息化已成为必然趋势。
一、煤炭企业档案资源管理信息化的必要性
随着经济的发展与社会的进步，煤炭企业不断加强自身改革与信息化建设。档案资源管理信息化是煤炭企业加强信息化建设的重要组成部分。档案工作是企业保管、收集及整理信息的中心。煤炭企业的档案资料包括地质报告、工艺流程图、设计图、材料参数汇总表等，对企业的发展以及新产品的开发具有很强的指导意义。在任务急而时间少的招标工作中，准确、快速的提供所需的档案资料，对煤炭企业具有至关重要的作用。因此，加强煤炭企业档案资源管理信息化建设，是煤炭企业加强信息化建设的必然要求。
此外，实现档案资源管理信息化也是档案管理工作可以快速发展的要求。长期以来，煤炭企业的档案管理工作基本处于半封闭的状态，信息检索手段相当落后，企业的大量宝贵资源得不到充分利用，导致在生产过程中浪费大量的人力、物力，严重阻碍了煤炭企业的快速发展。因此，建立新的档案资源管理体制，实现信息化已迫在眉睫。实现档案资源管理的信息化可以大大提高信息检索及传递速度，由传统的单点传递转变为不受时间及空间制约的全方位无限点传递，有效提高了信息资源的利用率，节约大量的人力、物力，对促进资源共享及煤炭企业的整体发展具有重要意义。
二、煤炭企业档案资源管理信息化在生产中的作用
1.有效提高煤炭企业的决策能力
最近几年来，我国煤炭企业发展迅速，且跨区域的发展情形已成为一种趋势。这对煤炭企业的档案资源管理工作提出了新的要求。开展煤炭企业档案资源信息化建设，可以实现远程资源信息的传递与交换，企业可以更加快捷、方便、灵活地获取各类信息资源，增强企业领导者的信息量，对提高领导者的决策能力具有重要作用。
2.档案资源信息可以更高效的利用
通过建立档案资源信息化管理，可以更高效的发挥档案信息的价值。档案资源管理工作的核心在于提高档案信息的使用效率。通过建立信息化系统，利用计算机强大的检索功能，使档案的利用率以及管理决策率得到有效提高。
3.档案的管理质量可以显著提高
对于传统的纸质档案以及实体档案来说，频繁的翻阅会大大影响其质量，缩短其使用寿命。尤其是较为重要的档案资源，借阅困难也限制了它的利用价值。目前，有大量的历史纸质档案资料没有进行电子备份，在一般的企业档案保管条件下，实体档案的储存周期以及寿命都较短。例如在建国初期的煤炭企业档案资料，纸质很脆弱，破坏很严重，因此，尽快实现档案资源管理信息化已经迫在眉睫。
4.实现档案与文件管理的一体化
通过档案资源管理信息化系统，煤炭企业还可以将文件等进行电子备份、整理并归纳。将各个部门的不同类型文件分类归入档案资源管理数据库中，从而实现档案与文件的一体化。这样可以大大减少重复劳动、提高各个部门的工作效率。档案资源管理人员可以省去大量不必要的文件及图像的扫描、挂接工作。管理部门可以通过该信息化系统了解各个部门的状态，并及时给于指导，从而可以实现档案资料的预见性管理，具有重要意义。
5.实现档案资源的全文检索
档案资料管理的根本就是对信息资源的管理。信息资源的时效及应用的广泛程度直接决定其社会价值。相对于传统的手段，现代化的电子信息化存储手段更加方便、快捷，更利于实现资源信息的社会价值。开展档案资源管理信息化以后，可以随时随地的检索查阅各类文件与档案，包括WORD文档，EXCEL文件、CAD图纸、各种格式的图片，甚至是经过扫描和数字化的纸质档案等。通过档案资源信息化系统，可以实现档案资源从“一库”（目录数据库）向“三库”（目录数据库、多媒体数据库以及原文数据库）的转变，把传统的档案室建立成为数字化、电子化、信息化的档案管理系统。这样，一旦井下生产的设备出现问题，工作人员可以不必再跑到井上的档案室查找资料，直接利用井下计算机登录档案资源管理系统，就可以快速地通过全文检索、查阅相关档案资料。这样可以以最快的速度处理井下事故，使企业减少损失。
6.实现档案管理自动化
实现档案资源管理信息化以后，可以将档案资源管理的日常业务，例如统计、借阅、编研、鉴定等工作全部通过计算机完成。可以快速方便、不受时间地域的制约进行各种统计、打印、分析资料等工作，使档案管理人员从繁冗的工作中解脱出来，实现档案资源管理的自动化。
三、实现档案资源管理信息化应注意的问题
1.应当使用标准化的档案资源管理软件
档案资源管理软件应满足国家对档案资源管理的要求及规范，且适用于煤炭企业的档案管理工作。当前，市场上存在很多此类软件，功能及技术水平存在着一些差异。因此，煤炭企业应根据需要配置标准化的档案资料管理软件。
2.保证档案资源信息安全
做好档案信息的保密工作，保证档案资源的安全性，是煤炭企业档案管理需注意的重要问题。档案管理应制定严格的档案、文件保密制度，保证企业的商业机密、档案信息不会外泄。此外，可以对档案管理系统设置防火墙和限制权限等，保证档案的安全。
3.加强档案资源管理部门的服务意识
档案资源管理需要增强服务意识，以服务于企业，服务于社会为宗旨，不断改革创新，拓宽服务领域，提高服务质量，努力发挥档案资源的社会价值，为煤炭企业的发展进步做出贡献。
总之，实现煤炭企业档案资源管理的信息化，可以更好的发挥档案信息的价值，使档案资料管理工作迈上一个新的台阶，对煤炭企业的快速发展和经济效益的提高具有重要意义。
（作者单位：山西省霍州煤电集团公司档案馆）
一、煤炭企业档案资源管理信息化的必要性
随着经济的发展与社会的进步，煤炭企业不断加强自身改革与信息化建设。档案资源管理信息化是煤炭企业加强信息化建设的重要组成部分。档案工作是企业保管、收集及整理信息的中心。煤炭企业的档案资料包括地质报告、工艺流程图、设计图、材料参数汇总表等，对企业的发展以及新产品的开发具有很强的指导意义。在任务急而时间少的招标工作中，准确、快速的提供所需的档案资料，对煤炭企业具有至关重要的作用。因此，加强煤炭企业档案资源管理信息化建设，是煤炭企业加强信息化建设的必然要求。
此外，实现档案资源管理信息化也是档案管理工作可以快速发展的要求。长期以来，煤炭企业的档案管理工作基本处于半封闭的状态，信息检索手段相当落后，企业的大量宝贵资源得不到充分利用，导致在生产过程中浪费大量的人力、物力，严重阻碍了煤炭企业的快速发展。因此，建立新的档案资源管理体制，实现信息化已迫在眉睫。实现档案资源管理的信息化可以大大提高信息检索及传递速度，由传统的单点传递转变为不受时间及空间制约的全方位无限点传递，有效提高了信息资源的利用率，节约大量的人力、物力，对促进资源共享及煤炭企业的整体发展具有重要意义。
二、煤炭企业档案资源管理信息化在生产中的作用
1.有效提高煤炭企业的决策能力
最近几年来，我国煤炭企业发展迅速，且跨区域的发展情形已成为一种趋势。这对煤炭企业的档案资源管理工作提出了新的要求。开展煤炭企业档案资源信息化建设，可以实现远程资源信息的传递与交换，企业可以更加快捷、方便、灵活地获取各类信息资源，增强企业领导者的信息量，对提高领导者的决策能力具有重要作用。
2.档案资源信息可以更高效的利用
通过建立档案资源信息化管理，可以更高效的发挥档案信息的价值。档案资源管理工作的核心在于提高档案信息的使用效率。通过建立信息化系统，利用计算机强大的检索功能，使档案的利用率以及管理决策率得到有效提高。
3.档案的管理质量可以显著提高
对于传统的纸质档案以及实体档案来说，频繁的翻阅会大大影响其质量，缩短其使用寿命。尤其是较为重要的档案资源，借阅困难也限制了它的利用价值。目前，有大量的历史纸质档案资料没有进行电子备份，在一般的企业档案保管条件下，实体档案的储存周期以及寿命都较短。例如在建国初期的煤炭企业档案资料，纸质很脆弱，破坏很严重，因此，尽快实现档案资源管理信息化已经迫在眉睫。
4.实现档案与文件管理的一体化
通过档案资源管理信息化系统，煤炭企业还可以将文件等进行电子备份、整理并归纳。将各个部门的不同类型文件分类归入档案资源管理数据库中，从而实现档案与文件的一体化。这样可以大大减少重复劳动、提高各个部门的工作效率。档案资源管理人员可以省去大量不必要的文件及图像的扫描、挂接工作。管理部门可以通过该信息化系统了解各个部门的状态，并及时给于指导，从而可以实现档案资料的预见性管理，具有重要意义。
5.实现档案资源的全文检索
档案资料管理的根本就是对信息资源的管理。信息资源的时效及应用的广泛程度直接决定其社会价值。相对于传统的手段，现代化的电子信息化存储手段更加方便、快捷，更利于实现资源信息的社会价值。开展档案资源管理信息化以后，可以随时随地的检索查阅各类文件与档案，包括WORD文档，EXCEL文件、CAD图纸、各种格式的图片，甚至是经过扫描和数字化的纸质档案等。通过档案资源信息化系统，可以实现档案资源从“一库”（目录数据库）向“三库”（目录数据库、多媒体数据库以及原文数据库）的转变，把传统的档案室建立成为数字化、电子化、信息化的档案管理系统。这样，一旦井下生产的设备出现问题，工作人员可以不必再跑到井上的档案室查找资料，直接利用井下计算机登录档案资源管理系统，就可以快速地通过全文检索、查阅相关档案资料。这样可以以最快的速度处理井下事故，使企业减少损失。
6.实现档案管理自动化
实现档案资源管理信息化以后，可以将档案资源管理的日常业务，例如统计、借阅、编研、鉴定等工作全部通过计算机完成。可以快速方便、不受时间地域的制约进行各种统计、打印、分析资料等工作，使档案管理人员从繁冗的工作中解脱出来，实现档案资源管理的自动化。
三、实现档案资源管理信息化应注意的问题
1.应当使用标准化的档案资源管理软件
档案资源管理软件应满足国家对档案资源管理的要求及规范，且适用于煤炭企业的档案管理工作。当前，市场上存在很多此类软件，功能及技术水平存在着一些差异。因此，煤炭企业应根据需要配置标准化的档案资料管理软件。
2.保证档案资源信息安全
做好档案信息的保密工作，保证档案资源的安全性，是煤炭企业档案管理需注意的重要问题。档案管理应制定严格的档案、文件保密制度，保证企业的商业机密、档案信息不会外泄。此外，可以对档案管理系统设置防火墙和限制权限等，保证档案的安全。
3.加强档案资源管理部门的服务意识
档案资源管理需要增强服务意识，以服务于企业，服务于社会为宗旨，不断改革创新，拓宽服务领域，提高服务质量，努力发挥档案资源的社会价值，为煤炭企业的发展进步做出贡献。
总之，实现煤炭企业档案资源管理的信息化，可以更好的发挥档案信息的价值，使档案资料管理工作迈上一个新的台阶，对煤炭企业的快速发展和经济效益的提高具有重要意义。
（作者单位：山西省霍州煤电集团公司档案馆）