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【摘要】独立学院系办公室的管理工作处于非常重要的地位，做好系办公室的管理工作，对于促进教学和科研，提高人才培养的规格和质量将起着十分重要的作用。本文重点分析了管理工作的现状、特点,并对管理工作的主要内容作了初步探讨，目的在于进一步提高管理工作水平。
【关键词】独立学院；系办公室；管理
独立学院系办公室是独立学院重要的管理部门，是教学科研、行政工作正常运转的枢纽和桥梁，其管理水平高低直接影响到教学秩序和师资队伍稳定。随着独立学院的发展，在校师生不断增加，独立学院已成为高等教育的一支重要生力军。独立学院系办公室管理工作在评估形势下也加强和完善管理制定，提高服务意识、创新意识和管理水平。
一、独立学院系办公室管理工作现状
随着独立学院不断发展扩大，作为系办公室管理工作也面临许多挑战，由于独立学院办学性质及其存在的局限性，目前独立学院系办公室工作存在着以下情况：
1.面临普通高等学校本科教学工作合格评估和学士学位授权评审
独立学院作为中国高等教育办学体制改革创新的重要办学模式，已走过了11年的历程，目前已成为中国高等教育的一个重要组成部分。据统计，截至2009年，我国有独立学院322所，在校生达241.4万人，占全国民办普通高校在校生总数的54.1%，其中独立学院本科生占民办本科学生总数的86.7%。
随着独立学院发展扩大，存在的问题不断增多。如师资队伍结构不够完善，教师流动性大，教学管理规章制度不够健全，办学条件有限等问题。教育部从2007年开始启动对独立学院教学工作合格试点评估。独立学院正面临着许多问题需要解决。
2.管理缺乏制度化
笔者从办公室日常管理过程中发现，管理缺乏制度化尤为明显。由于独立学院历年来注重规模的发展和节省办学成本，机构设置不健全，管理人员只能应付日常繁重的事务，而没有建立一套健全完善、切实可行的规章制度和行之有效的激励机制，导致工作人员积极性不高，工作创新的主动性不强，从而使管理工作难以发挥出最大的功效。
3.管理人员服务意识不强
独立学院系办公室管理工作主要是服务教师，服务学生。但由于目前状况而使一些系办公室人没有意识到这方面的重要性。一方面，系办公人员很少从事过高校办公室管理工作，缺乏高校管理经验，有些是刚从大学毕业的，缺少工作经验。另一方面：独立学院为了节省办学成本，往往对办公室人员没有培训就安排上岗，新员工也只能一边工作一边学习。办公室管理人员在工作中服务意识不强，有的甚至服务态度不够好，他们认为教师学生就得按办公室的安排执行，缺少以人为本的服务精神，使系办公室变成门难进，脸难看的尴尬局面。
4.管理人员工作效率不高
独立学院系办公室管理人员工作效率不高，主要原因有：
⑴独立学院系办公室人员少，流动性大
独立学院为了节省办学成本，办公室人员定岗少，一般只有1-3人。实行岗位工资制，工资级差不大，上升空间狭小，这就造成人员经常流动，都想办法去做其他工作。几乎每年或每学期都有老员工离开和新员工进来，流动率最高达60-70%。
⑵系办公室工作量大，新员工业务不熟
独立学院系办公室承担着承上启下、左右协调、联系内外的职能，同时还要协助系领导、教学处做好教学管理工作，按评估的要求做好各项工作。工作量之大，可想而之。独立学院系办公室人员较少，新员工业务不熟，工作效率不高，已成为目前独立学院系办公室难题。
二、独立学院系办公室管理工作的特点
独立学院系办公室管理工作事务繁杂，千头万绪，总的来说有服务性、协调性和时间性三个特点：
1.服务性
管理就是服务，作为基层管理部门，系办公室人员要树立服务为教师、学生服务的意识，努力做到“三心”：细心、耐心、责任心。在琐碎、平凡的工作中为教学及师生提供优质服务，达到服务教学、管理教学的最佳效果。
2.协调性
系办公室是各种信息的聚集地和中转站, 起着沟通上下、联系左右、协调内外的枢纽作用。其协调性是多层面、全方位、综合性的。系办公室面对学院各职能部门，又要面对系领导、老师、学生，有时还要面对各兄弟系部，要处理好这些关系，办公室就必须起“润滑剂”和“催化剂”的作用，才能保证上下之间的政令畅通、横向之间的协调一致。这样才能保证整个机构的正常运转。
3.时间性
学校的教学活动是由若干环节相互紧扣的一项系统工程，任何一环都不能松懈，如果某个环节出了问题，就有可能出现教学事故，影响教学。这就决定了系办公室工作具有较强的时间性。系办公室在管理过程中，一定要遵循教学规律，按时完成各阶段的任务，保证教学工作正常运行。
三、不断开拓创新，努力做好系办公室工作
独立学院系办公室是学院重要的管理部门，是教学、行政工作正常运转的枢纽和桥梁。办公室管理水平、服务质量、工作效率的提高，有利于提高教学质量，提高独立学院的办学水平和办学质量，以下就独立学院系办公室管理工作提出几点建议：
1.以评促建，完善系办公室工作制度
教育部“26号令”对已经设立的三百多所独立学院提出了一个5年的考察验收期。在此期间，独立学院将面临五种选择：或者以独立学院的形式继续办学，或者“回归”申办普通高校，或者转设为民办普通高校，或者并入其他民办院校，或者被终止办学资格。笔者所在学院于1999年创办，是全国独立学院创办最早的学院之一，该院依托华南师范大学老牌学校资源，以及十年来独立学院的办学经验，全院师生已树立评估意识，争取评估能顺利通过。
借评估做好办公室管理工作，使办公室管理走向制度化、规范化。俗话说“没有规矩，不成方圆”。按评估要求，制定系办公室主任岗位职责，教务员岗位职责等管理制度。明确分工，责任到人，细化管理，按绩评优，充分发挥系办公室人员的积极性和创造性。
2.加强服务意识和提高服务水平
管理就是服务，提高服务质量，使学生满意是系办公室管理的宗旨。增强服务意识，提高服务水平，才能使管理水平提高，才能更好地服务教师、服务学生。
独立学院系办公室管理人员趋于年青化，精力旺盛，充满活力，易接受新知识，新事物，应充分发挥他们的优势。历年来系办公室形成不成文的规矩，以“老”带“新”，做好传帮带工作，互帮互助。在传帮带的过程中，有意识地强调服务意识。
近年来学院组织系办公室人员通过走出去，请进来的方式，提高系办公室人员的服和意识服务水平。笔者所在学院曾先后组织各系办公室管理人员前往华南师范大学，华南师大南海学院等高校办公室学习。同时还邀请管理经验丰富的高校办公室主任就如何提高办公室管理作了专题讲座，为系办公室人员提供指导。经过“走出去，请进来”，大家明显地意识到工作中与其他高校管理的差距，自身的不足，大大地提高系办公室人员业务素质。
3.稳定系办公室管理队伍，促进评建工作
系办公室人员从事日常具体管理工作，管理队伍是否稳定，影响到评建工作进展。
办公室管理人员是否稳定很大程度上决定于工作环境，以人为本，提供良好的人文环境是稳定办公室管理人员前提条件。首先必须营造一个快乐开心工作和快乐管理的和谐环境，让员工在目标一致，能相互尊重、互相爱护，公平竞争、精诚合作、相互支持、团结协作、共同发展的没有沟通障碍的宽松的人际氛围内工作。其次，引进激励机制，完善评优制度，增加办公室人员的岗位级别，合理增加岗位级别工资。
4.加强学习，努力创新，提高工作效率
面对独立学院的现状，作为系办公室人员，应以饱满的精神，迎接挑战。首先，加强学习，鼓励年青的办公室人员进修学习，取得更高的学历，提高办公室人员管理能力和人际协调能力。其次，努力创新，开拓进取。面对信息万变的时代，一方面，要学习其他高校办公室管理好的经验、方法。另一方面，要努力创新，开拓进取，不断在实际工作积极探索办公室工作的新思路、新途径、新方法。第三，努力提高工作效率。独立学院办公室人员只有熟练、高效地工作，才能更好地完成系办公室管理工作。这就要求办公室人员不仅业务熟练，还要熟练计算机操作，教学软件使用等，有效使用飞信、Email、QQ、网络办公等各种信息技术传送文件，提高工作效率。
独立学院经过跨越式发展，已经由注重规模转向注重质量、注重特色、注重品牌。质量、特色、品牌是独立学院的生存之本、发展之基、活力之源。通过评估，使独立学院管理更规范。作为系办公室管理，也要紧跟时代步伐，与时俱进，加强服务意，不断创新，更好在为师生服务，为独立学院的发展服务。
注释：
①独立学院高端峰会在锡召开[N].现代快报,2010(7),18.http://www.sina.com.cn.
②独立学院[Z].百科名片,http://baike.baidu.com/view/37480.htm.
参考文献
[1]吴水爱.浅析高校办公室的管理创新[J].广东技术师范学院学报,2010(2).
[2]向师仲.改进独立学院系办公室工作探究[J].科技信息.
【关键词】独立学院；系办公室；管理
独立学院系办公室是独立学院重要的管理部门，是教学科研、行政工作正常运转的枢纽和桥梁，其管理水平高低直接影响到教学秩序和师资队伍稳定。随着独立学院的发展，在校师生不断增加，独立学院已成为高等教育的一支重要生力军。独立学院系办公室管理工作在评估形势下也加强和完善管理制定，提高服务意识、创新意识和管理水平。
一、独立学院系办公室管理工作现状
随着独立学院不断发展扩大，作为系办公室管理工作也面临许多挑战，由于独立学院办学性质及其存在的局限性，目前独立学院系办公室工作存在着以下情况：
1.面临普通高等学校本科教学工作合格评估和学士学位授权评审
独立学院作为中国高等教育办学体制改革创新的重要办学模式，已走过了11年的历程，目前已成为中国高等教育的一个重要组成部分。据统计，截至2009年，我国有独立学院322所，在校生达241.4万人，占全国民办普通高校在校生总数的54.1%，其中独立学院本科生占民办本科学生总数的86.7%。
随着独立学院发展扩大，存在的问题不断增多。如师资队伍结构不够完善，教师流动性大，教学管理规章制度不够健全，办学条件有限等问题。教育部从2007年开始启动对独立学院教学工作合格试点评估。独立学院正面临着许多问题需要解决。
2.管理缺乏制度化
笔者从办公室日常管理过程中发现，管理缺乏制度化尤为明显。由于独立学院历年来注重规模的发展和节省办学成本，机构设置不健全，管理人员只能应付日常繁重的事务，而没有建立一套健全完善、切实可行的规章制度和行之有效的激励机制，导致工作人员积极性不高，工作创新的主动性不强，从而使管理工作难以发挥出最大的功效。
3.管理人员服务意识不强
独立学院系办公室管理工作主要是服务教师，服务学生。但由于目前状况而使一些系办公室人没有意识到这方面的重要性。一方面，系办公人员很少从事过高校办公室管理工作，缺乏高校管理经验，有些是刚从大学毕业的，缺少工作经验。另一方面：独立学院为了节省办学成本，往往对办公室人员没有培训就安排上岗，新员工也只能一边工作一边学习。办公室管理人员在工作中服务意识不强，有的甚至服务态度不够好，他们认为教师学生就得按办公室的安排执行，缺少以人为本的服务精神，使系办公室变成门难进，脸难看的尴尬局面。
4.管理人员工作效率不高
独立学院系办公室管理人员工作效率不高，主要原因有：
⑴独立学院系办公室人员少，流动性大
独立学院为了节省办学成本，办公室人员定岗少，一般只有1-3人。实行岗位工资制，工资级差不大，上升空间狭小，这就造成人员经常流动，都想办法去做其他工作。几乎每年或每学期都有老员工离开和新员工进来，流动率最高达60-70%。
⑵系办公室工作量大，新员工业务不熟
独立学院系办公室承担着承上启下、左右协调、联系内外的职能，同时还要协助系领导、教学处做好教学管理工作，按评估的要求做好各项工作。工作量之大，可想而之。独立学院系办公室人员较少，新员工业务不熟，工作效率不高，已成为目前独立学院系办公室难题。
二、独立学院系办公室管理工作的特点
独立学院系办公室管理工作事务繁杂，千头万绪，总的来说有服务性、协调性和时间性三个特点：
1.服务性
管理就是服务，作为基层管理部门，系办公室人员要树立服务为教师、学生服务的意识，努力做到“三心”：细心、耐心、责任心。在琐碎、平凡的工作中为教学及师生提供优质服务，达到服务教学、管理教学的最佳效果。
2.协调性
系办公室是各种信息的聚集地和中转站, 起着沟通上下、联系左右、协调内外的枢纽作用。其协调性是多层面、全方位、综合性的。系办公室面对学院各职能部门，又要面对系领导、老师、学生，有时还要面对各兄弟系部，要处理好这些关系，办公室就必须起“润滑剂”和“催化剂”的作用，才能保证上下之间的政令畅通、横向之间的协调一致。这样才能保证整个机构的正常运转。
3.时间性
学校的教学活动是由若干环节相互紧扣的一项系统工程，任何一环都不能松懈，如果某个环节出了问题，就有可能出现教学事故，影响教学。这就决定了系办公室工作具有较强的时间性。系办公室在管理过程中，一定要遵循教学规律，按时完成各阶段的任务，保证教学工作正常运行。
三、不断开拓创新，努力做好系办公室工作
独立学院系办公室是学院重要的管理部门，是教学、行政工作正常运转的枢纽和桥梁。办公室管理水平、服务质量、工作效率的提高，有利于提高教学质量，提高独立学院的办学水平和办学质量，以下就独立学院系办公室管理工作提出几点建议：
1.以评促建，完善系办公室工作制度
教育部“26号令”对已经设立的三百多所独立学院提出了一个5年的考察验收期。在此期间，独立学院将面临五种选择：或者以独立学院的形式继续办学，或者“回归”申办普通高校，或者转设为民办普通高校，或者并入其他民办院校，或者被终止办学资格。笔者所在学院于1999年创办，是全国独立学院创办最早的学院之一，该院依托华南师范大学老牌学校资源，以及十年来独立学院的办学经验，全院师生已树立评估意识，争取评估能顺利通过。
借评估做好办公室管理工作，使办公室管理走向制度化、规范化。俗话说“没有规矩，不成方圆”。按评估要求，制定系办公室主任岗位职责，教务员岗位职责等管理制度。明确分工，责任到人，细化管理，按绩评优，充分发挥系办公室人员的积极性和创造性。
2.加强服务意识和提高服务水平
管理就是服务，提高服务质量，使学生满意是系办公室管理的宗旨。增强服务意识，提高服务水平，才能使管理水平提高，才能更好地服务教师、服务学生。
独立学院系办公室管理人员趋于年青化，精力旺盛，充满活力，易接受新知识，新事物，应充分发挥他们的优势。历年来系办公室形成不成文的规矩，以“老”带“新”，做好传帮带工作，互帮互助。在传帮带的过程中，有意识地强调服务意识。
近年来学院组织系办公室人员通过走出去，请进来的方式，提高系办公室人员的服和意识服务水平。笔者所在学院曾先后组织各系办公室管理人员前往华南师范大学，华南师大南海学院等高校办公室学习。同时还邀请管理经验丰富的高校办公室主任就如何提高办公室管理作了专题讲座，为系办公室人员提供指导。经过“走出去，请进来”，大家明显地意识到工作中与其他高校管理的差距，自身的不足，大大地提高系办公室人员业务素质。
3.稳定系办公室管理队伍，促进评建工作
系办公室人员从事日常具体管理工作，管理队伍是否稳定，影响到评建工作进展。
办公室管理人员是否稳定很大程度上决定于工作环境，以人为本，提供良好的人文环境是稳定办公室管理人员前提条件。首先必须营造一个快乐开心工作和快乐管理的和谐环境，让员工在目标一致，能相互尊重、互相爱护，公平竞争、精诚合作、相互支持、团结协作、共同发展的没有沟通障碍的宽松的人际氛围内工作。其次，引进激励机制，完善评优制度，增加办公室人员的岗位级别，合理增加岗位级别工资。
4.加强学习，努力创新，提高工作效率
面对独立学院的现状，作为系办公室人员，应以饱满的精神，迎接挑战。首先，加强学习，鼓励年青的办公室人员进修学习，取得更高的学历，提高办公室人员管理能力和人际协调能力。其次，努力创新，开拓进取。面对信息万变的时代，一方面，要学习其他高校办公室管理好的经验、方法。另一方面，要努力创新，开拓进取，不断在实际工作积极探索办公室工作的新思路、新途径、新方法。第三，努力提高工作效率。独立学院办公室人员只有熟练、高效地工作，才能更好地完成系办公室管理工作。这就要求办公室人员不仅业务熟练，还要熟练计算机操作，教学软件使用等，有效使用飞信、Email、QQ、网络办公等各种信息技术传送文件，提高工作效率。
独立学院经过跨越式发展，已经由注重规模转向注重质量、注重特色、注重品牌。质量、特色、品牌是独立学院的生存之本、发展之基、活力之源。通过评估，使独立学院管理更规范。作为系办公室管理，也要紧跟时代步伐，与时俱进，加强服务意，不断创新，更好在为师生服务，为独立学院的发展服务。
注释：
①独立学院高端峰会在锡召开[N].现代快报,2010(7),18.http://www.sina.com.cn.
②独立学院[Z].百科名片,http://baike.baidu.com/view/37480.htm.
参考文献
[1]吴水爱.浅析高校办公室的管理创新[J].广东技术师范学院学报,2010(2).
[2]向师仲.改进独立学院系办公室工作探究[J].科技信息.