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摘要：本文从档案定义，文件与档案的形成、转化目的与过程，档案的基本属性，档案的唯一性四
个方面，论述了档案的属概念是“文件”、是“历史记录”。文件的形成目的是为了记述情况、传达
意图、联系工作、处理事务、扩大空间传播范围；保存档案的目的是为了延续记忆、扩大时间传播范
围。“发文”与“收文”是同一目的行为在不同阶段形成的“历史记录”；文件的历史价值与时空传
播功能，是文件转化为档案的基本条件；档案的基本属性与唯一性是判定档案的基本标准。进而得出
收文加盖归档章本来就不是一个问题的结论。
关键词：档案；文件；关系；归档问题
2010年第2期《档案管理》杂志刊发了巩磊同志的《收文加盖归档章带来的问题》一文(以下简称“巩文”)，提出“收文的归档章盖在哪里合适”，“收文处理单和收文是不是一份文件”，“收文是不是档案，还是收文加收文处理单是档案”三个问题。并指出：“虽说操作层面的问题好解决，但操作层面的问题受制于理论。理论不解决，实际操作就不好解决”。对此，笔者谈点个人看法，兼与巩磊同志商榷，也望广大档案界同仁不吝指教。
要解决上述问题，关键是要解决什么是档案，文件与档案的关系和收文是不是档案的问题。
1 从档案定义看文件是档案的属概念
什么是档案?世界各国对档案定义的语言表述各不相同。我国著名的档案学者何嘉荪教授对世界范围内的档案概念进行了比较研究后，把它们概括分四种类型，美国型、法国和西班牙型、国际档案理事会英语型、中国型。第一种类型以美国为代表，主张“档案是经鉴定值得永久保存的文件”，而且是有选择的文件(永久保存的文件)。第二种类型的档案概念以法国和西班牙为代表，主张“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管形成日期、形式和制成材料如何，都是档案”。这种档案定义的属概念也是“文件”，而且是“自身活动中产生或收到的文件整体”。第三种类型是国际档案理事会主编的《多语种档案术语词典》提出的，其英语定义则指出：档案是“由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选或未挑选的非现行文件”。这种档案观把档案定义为有保存价值的“非现行文件”。第四种类型是中国的档案概念。中国的档案定义有100多种，而且经历了漫长的时空演义，从1937年，何鲁成在《档案管理与整理》中认为：“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书”，到2000年，中华人民共和国国家标准《档案工作基本术语》中主张：“国家机构、社会组织和个人在社会活动中，直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。其核心是档案是“直接形成的”、“各种形式的”、“历史记录”，其中的“各种形式”一般认为是“文字、图表、声像等”形式，不少人也把他们统称为“文件材料”。
综合上述，世界范围内四种类型的档案定义，虽然不尽相同，但有一点可以基本趋同，那就是档案的属概念是“文件”或“历史记录”，而且这种“历史记录”是以“文件材料”形式出现的。
2 从文件与档案的形成(转化)目的与过程看档案是由文件转化而来的。
对于文件与档案的关系，近几年来争论不休。一曰：“文件是档案的前身”，“档案是由文件转化而来的”；二曰：“档案形成在前，是文件的前身，文件是档案的复制件”，三曰：“文件是档案的一部分，档案包含文件”。笔者分析了文件、档案的形成、转化目的与过程，同意第一种观点，其理由如下。
人类社会发展需要彼此间的联系，在人类社会发展的野蛮时期，人们彼此间的联系靠自身的动作、简单的呼叫与视觉、听觉的感受完成。后来，人们为了生活和社会交往的需要，创造了“结绳”和“刻契”的方法辅助记忆，交流思想、处理事务。当有了文字的文明时代到来以后，人们便利用文字(包括其他记录符号)与载体的结合，通过文书(文件)处理过程，把自己需要表达的意图拟制成文件，传递给需要联系的针对机关或个人，达到传达意图、联系工作、处理事务的目的。通过拟制程序形成的文件，人们把它称为“发文”，发文是作者真实意图行为的原始记录，发文处理单记录了发文直接形成的过程。
文件的出现，拓展了信息传播的空间和时间范围。然而，文件通过拟制发放程序后，并没有完成它记述情况、传达意图、联系工作、处理事务的任务。因为，任何形成后就封闭起来或发出后不被人理睬的文件都是毫无意义的。只有通过发文单位或个人与收文单位或个人文书处理程序的衔接与统一，才能完成信息空间的传播功能。为此，发文机关一般都在发文处理过程中注明了主送和抄送机关，体现了发文的针对性意向，起到了连接发文与收文处理程序于一体的作用。因此，人们通过发文处理程序与收文处理程序共同完成了思想意识的空间传播过程，这一过程，直接形成了思想意识传播与办事的工具一文件(发文与收文)。
人们不仅为从空间上传播思想意识而制作文件，还有从时间上传播思想意识而制作文件的需求。为了延长大脑记忆功能的需要和时间上信息的传播范围，在远古没有文字的情况下，就采取“结绳”和“刻契”记事的方法，后来，有了文字，就发展为文字记录或记叙的方法来记事。这就是形成了我国历史上重修史著书而忽视档案管理的原因之一，造成我国现存历史、图书资料多而存档少的结果。这种事后记叙的方法，往往带有很强的政治和迷信偏见性。后来，人们发现办事过程中直接形成的发文处理单、印制样本、定稿(含重要文件的草稿和历次修改稿)和收文处理单、来文原件共同记录了人们记述情况、传达意图、联系工作、处理事务的全过程，它自身具有客观性，是人类社会活动的直接记录，把他们保存起来作为历史证据，供现代和后人参考研究最为客观真实。于是，人们就发现了文件的历史价值，被作为历史记录的“案卷”保存在“框格”和“橱架”上，因此，就有了档案。
综上所述，人们拟制文件的目的是为了记述情况、传达意图、联系工作、处理事务，这一目的需要发文和收文双方共同完成。因此发文和收文处理过程是同一目的行为的统一过程。发文和收文是同一目的行为在不同阶段产生和使用的办事工具，是同一目的活动“直接形成的”“历史记录”。
文件在完成了它记述情况、传达意图、联系工作、处理事务的职能后，其现行价值减退，作为记忆工具的历史价值显现，它的时空传播作用和历史价值使它转化为档案，空间传播功能与时间范围传播功能是文件与档案的本质区别。从文件与档案的形成转化目的与过程看，“文件是档案的前身”，“档案是由文件转化而来的”。如果说“档案形成在前，是文件的前身”拟制的目的是为了形成“档案”，那“档案”一经形成保存起来就行了，因为这是形成者的“目的”，如果是这样，就不存在社会档案意识淡薄问题了，现在的文书处理机构也应该改改名称、调调编制了。事实恰恰相反，正因为拟制的目的不是形成档案而是形成文件，人们习惯了发挥文件的功能而忽视档案的功能，重视文书处理工作而忽视档案工作，才有了社会档案意识淡薄之说。
3 从档案的基本属性看发文和收文都是档案
档案是直接形成的“历史记录”，所谓“直接形成”，是“由于它是随着工作活动的客观需要而形成的，历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录”。档案因“直接形成”而“原始”，所以“原始记录性是档案的基本属性”。那么，文件是否具有这一属性呢?
文件有两类，即“发文”和“收文”。很显然，发 文经过拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印后形成文件。这一过程由发文处理单记录了下来，又经过登记，分发、注发后进入下一道运行程序，这一过程详细记录了发文机关的历史活动进程，当然是“直接形成的”“原始记录”，是属于档案。
发文进入收文机关后，经收文单位或个人“签收”，进入收文处理程序，经登记、拟办、批办进入承办程序。收文单位或个人的“拟办”、“批办”过程，正是收文单位或个人对收来文件内容的认可和融合过程。在这一过程中，收文单位或个人提出了对来文内容的认同程度和执行处理意见，把发文单位或个人的意图转化成了自己的意图。其实，这一过程，是收文单位或个人对收来文件内容的再加工处理过程。这一过程，以收文处理单形式记录了下来。因此，收文处理单和收文共同组成收文机关或个人“直接形成的”“历史记录”，具有“原始记录”性，当然应该转化为档案。
4 从档案的唯一性看文件与档案
“档案是唯一的，其价值也因唯一而存在。唯一性是档案区别于其他文献信息的重要标准。”其唯一性包括两方面内容：一是档案形体上的唯一。如发文作为档案的唯一形体包括文件样本、发文处理单、定稿以及重要文件的草稿与历次修改稿。收文作为档案的唯一形体，包括收文处理单和收来文件。二是它内容上的唯一性，是它相对于其他内容文件的唯一。发文处理单、样本、原稿，收文处理单和来文共同体现了文件实体在不同运行阶段的直接形成过程，证明只有此种唯一内容的文件才是历史的真实记录，才能转化为档案。
5 关于收文加盖归档章问题
对于收文加盖归档章的问题，正如巩文说的那样“操作层面的问题受制于理论，理论问题解决了，操作层面的问题好解决。”《归档文件整理规则》(DA／22—2000)规定：“在文件首页上端的空白位置加盖归档章”。《河南省档案局<归档文件整理规则>实施细则》(以下简称《实施细则》)规定：“归档章一般应盖在每份文件上端右上角的空白的位置”。这本来已经说得很清楚了，因为发文的样本、发文处理单，原稿、重要文件的历次修改稿，是作为一份归档文件归档的，收文处理单与来文也是作为一份归档文件归档的。鉴于目前档案界受“收文不是档案”理论的影响，《实施细则》强调“收文处理单应与来文作为一件”，“收文处理单放在来文前边”来处理。
其实，归档章应盖在哪里，本不是问题。文书立卷改革把案卷级整理改为文件级整理，“件”是归档文件整理的特有概念，是归档文件整理单位。归档章应盖在每件档案的首页上，哪怕一件档案有若干份文件，归档章也只盖在这件档案的首页上，而不是分别盖在每份文件的首页上，这是常识。
关键词：档案；文件；关系；归档问题
2010年第2期《档案管理》杂志刊发了巩磊同志的《收文加盖归档章带来的问题》一文(以下简称“巩文”)，提出“收文的归档章盖在哪里合适”，“收文处理单和收文是不是一份文件”，“收文是不是档案，还是收文加收文处理单是档案”三个问题。并指出：“虽说操作层面的问题好解决，但操作层面的问题受制于理论。理论不解决，实际操作就不好解决”。对此，笔者谈点个人看法，兼与巩磊同志商榷，也望广大档案界同仁不吝指教。
要解决上述问题，关键是要解决什么是档案，文件与档案的关系和收文是不是档案的问题。
1 从档案定义看文件是档案的属概念
什么是档案?世界各国对档案定义的语言表述各不相同。我国著名的档案学者何嘉荪教授对世界范围内的档案概念进行了比较研究后，把它们概括分四种类型，美国型、法国和西班牙型、国际档案理事会英语型、中国型。第一种类型以美国为代表，主张“档案是经鉴定值得永久保存的文件”，而且是有选择的文件(永久保存的文件)。第二种类型的档案概念以法国和西班牙为代表，主张“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管形成日期、形式和制成材料如何，都是档案”。这种档案定义的属概念也是“文件”，而且是“自身活动中产生或收到的文件整体”。第三种类型是国际档案理事会主编的《多语种档案术语词典》提出的，其英语定义则指出：档案是“由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选或未挑选的非现行文件”。这种档案观把档案定义为有保存价值的“非现行文件”。第四种类型是中国的档案概念。中国的档案定义有100多种，而且经历了漫长的时空演义，从1937年，何鲁成在《档案管理与整理》中认为：“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书”，到2000年，中华人民共和国国家标准《档案工作基本术语》中主张：“国家机构、社会组织和个人在社会活动中，直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。其核心是档案是“直接形成的”、“各种形式的”、“历史记录”，其中的“各种形式”一般认为是“文字、图表、声像等”形式，不少人也把他们统称为“文件材料”。
综合上述，世界范围内四种类型的档案定义，虽然不尽相同，但有一点可以基本趋同，那就是档案的属概念是“文件”或“历史记录”，而且这种“历史记录”是以“文件材料”形式出现的。
2 从文件与档案的形成(转化)目的与过程看档案是由文件转化而来的。
对于文件与档案的关系，近几年来争论不休。一曰：“文件是档案的前身”，“档案是由文件转化而来的”；二曰：“档案形成在前，是文件的前身，文件是档案的复制件”，三曰：“文件是档案的一部分，档案包含文件”。笔者分析了文件、档案的形成、转化目的与过程，同意第一种观点，其理由如下。
人类社会发展需要彼此间的联系，在人类社会发展的野蛮时期，人们彼此间的联系靠自身的动作、简单的呼叫与视觉、听觉的感受完成。后来，人们为了生活和社会交往的需要，创造了“结绳”和“刻契”的方法辅助记忆，交流思想、处理事务。当有了文字的文明时代到来以后，人们便利用文字(包括其他记录符号)与载体的结合，通过文书(文件)处理过程，把自己需要表达的意图拟制成文件，传递给需要联系的针对机关或个人，达到传达意图、联系工作、处理事务的目的。通过拟制程序形成的文件，人们把它称为“发文”，发文是作者真实意图行为的原始记录，发文处理单记录了发文直接形成的过程。
文件的出现，拓展了信息传播的空间和时间范围。然而，文件通过拟制发放程序后，并没有完成它记述情况、传达意图、联系工作、处理事务的任务。因为，任何形成后就封闭起来或发出后不被人理睬的文件都是毫无意义的。只有通过发文单位或个人与收文单位或个人文书处理程序的衔接与统一，才能完成信息空间的传播功能。为此，发文机关一般都在发文处理过程中注明了主送和抄送机关，体现了发文的针对性意向，起到了连接发文与收文处理程序于一体的作用。因此，人们通过发文处理程序与收文处理程序共同完成了思想意识的空间传播过程，这一过程，直接形成了思想意识传播与办事的工具一文件(发文与收文)。
人们不仅为从空间上传播思想意识而制作文件，还有从时间上传播思想意识而制作文件的需求。为了延长大脑记忆功能的需要和时间上信息的传播范围，在远古没有文字的情况下，就采取“结绳”和“刻契”记事的方法，后来，有了文字，就发展为文字记录或记叙的方法来记事。这就是形成了我国历史上重修史著书而忽视档案管理的原因之一，造成我国现存历史、图书资料多而存档少的结果。这种事后记叙的方法，往往带有很强的政治和迷信偏见性。后来，人们发现办事过程中直接形成的发文处理单、印制样本、定稿(含重要文件的草稿和历次修改稿)和收文处理单、来文原件共同记录了人们记述情况、传达意图、联系工作、处理事务的全过程，它自身具有客观性，是人类社会活动的直接记录，把他们保存起来作为历史证据，供现代和后人参考研究最为客观真实。于是，人们就发现了文件的历史价值，被作为历史记录的“案卷”保存在“框格”和“橱架”上，因此，就有了档案。
综上所述，人们拟制文件的目的是为了记述情况、传达意图、联系工作、处理事务，这一目的需要发文和收文双方共同完成。因此发文和收文处理过程是同一目的行为的统一过程。发文和收文是同一目的行为在不同阶段产生和使用的办事工具，是同一目的活动“直接形成的”“历史记录”。
文件在完成了它记述情况、传达意图、联系工作、处理事务的职能后，其现行价值减退，作为记忆工具的历史价值显现，它的时空传播作用和历史价值使它转化为档案，空间传播功能与时间范围传播功能是文件与档案的本质区别。从文件与档案的形成转化目的与过程看，“文件是档案的前身”，“档案是由文件转化而来的”。如果说“档案形成在前，是文件的前身”拟制的目的是为了形成“档案”，那“档案”一经形成保存起来就行了，因为这是形成者的“目的”，如果是这样，就不存在社会档案意识淡薄问题了，现在的文书处理机构也应该改改名称、调调编制了。事实恰恰相反，正因为拟制的目的不是形成档案而是形成文件，人们习惯了发挥文件的功能而忽视档案的功能，重视文书处理工作而忽视档案工作，才有了社会档案意识淡薄之说。
3 从档案的基本属性看发文和收文都是档案
档案是直接形成的“历史记录”，所谓“直接形成”，是“由于它是随着工作活动的客观需要而形成的，历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录”。档案因“直接形成”而“原始”，所以“原始记录性是档案的基本属性”。那么，文件是否具有这一属性呢?
文件有两类，即“发文”和“收文”。很显然，发 文经过拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印后形成文件。这一过程由发文处理单记录了下来，又经过登记，分发、注发后进入下一道运行程序，这一过程详细记录了发文机关的历史活动进程，当然是“直接形成的”“原始记录”，是属于档案。
发文进入收文机关后，经收文单位或个人“签收”，进入收文处理程序，经登记、拟办、批办进入承办程序。收文单位或个人的“拟办”、“批办”过程，正是收文单位或个人对收来文件内容的认可和融合过程。在这一过程中，收文单位或个人提出了对来文内容的认同程度和执行处理意见，把发文单位或个人的意图转化成了自己的意图。其实，这一过程，是收文单位或个人对收来文件内容的再加工处理过程。这一过程，以收文处理单形式记录了下来。因此，收文处理单和收文共同组成收文机关或个人“直接形成的”“历史记录”，具有“原始记录”性，当然应该转化为档案。
4 从档案的唯一性看文件与档案
“档案是唯一的，其价值也因唯一而存在。唯一性是档案区别于其他文献信息的重要标准。”其唯一性包括两方面内容：一是档案形体上的唯一。如发文作为档案的唯一形体包括文件样本、发文处理单、定稿以及重要文件的草稿与历次修改稿。收文作为档案的唯一形体，包括收文处理单和收来文件。二是它内容上的唯一性，是它相对于其他内容文件的唯一。发文处理单、样本、原稿，收文处理单和来文共同体现了文件实体在不同运行阶段的直接形成过程，证明只有此种唯一内容的文件才是历史的真实记录，才能转化为档案。
5 关于收文加盖归档章问题
对于收文加盖归档章的问题，正如巩文说的那样“操作层面的问题受制于理论，理论问题解决了，操作层面的问题好解决。”《归档文件整理规则》(DA／22—2000)规定：“在文件首页上端的空白位置加盖归档章”。《河南省档案局<归档文件整理规则>实施细则》(以下简称《实施细则》)规定：“归档章一般应盖在每份文件上端右上角的空白的位置”。这本来已经说得很清楚了，因为发文的样本、发文处理单，原稿、重要文件的历次修改稿，是作为一份归档文件归档的，收文处理单与来文也是作为一份归档文件归档的。鉴于目前档案界受“收文不是档案”理论的影响，《实施细则》强调“收文处理单应与来文作为一件”，“收文处理单放在来文前边”来处理。
其实，归档章应盖在哪里，本不是问题。文书立卷改革把案卷级整理改为文件级整理，“件”是归档文件整理的特有概念，是归档文件整理单位。归档章应盖在每件档案的首页上，哪怕一件档案有若干份文件，归档章也只盖在这件档案的首页上，而不是分别盖在每份文件的首页上，这是常识。