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【摘要】在现代化档案管理工作中，基础工作在其中有着十分重要的意义，它不仅可以实现档案管理工作的标准化和规范化，还能够使得档案管理水平得到相应的提升。而且随着科学技术的不断发展，人们也将一些先进的技术和管理理念引入到其中。本文通过对当前我国档案管理工作中存在的问题进行分析，讨论了加强档案管理基础工作的相关措施，以供参考。
【关键词】档案管理；基础工作；问题
近年来，随着人类社会的不断发展，人们对现代化档案管理工作也越来越重视，并且采用了相关的管理措施，来对其进行管理。但是，从当前我国档案管理工作的实际情况来看，其中还存在着许多的问题，这就对社会经济文化的发展有着严重的影响。为此，我们就要根据当前社会经济发展的实际情况，适当的加强档案基础管理水平，进而实现档案信息的标准化和规范化控制管理。
1、档案管理基础工作存在的主要问题分析
目前，在档案管理工作的过程中，人们为了使其管理水平和工作效率得到进一步的提升，就将计算机信息技术应用到其中，从而对相关的信息数据进行收集管理，满足现代化档案管理工作的相关要求。
不过，从当前我国档案管理的实际情况来看，由于其档案信息量过大，其时间跨度也比较长，而且人们主要是采用封闭式的管理方法，因此导致档案在质量管理的过程中，存在着许多的问题，其中主要表现在以下几个方面：第一，档案信息当号不规范整理，使得部分档案信息趋势目录号，给数据信息的传播带来严重的影响；第二，档案的标题缺乏规范性，其标题不能很好的反映出其中的内容；第三，由于采用封闭式管理方式，因此人们在对档案信息进行管理的过程中，无法对其中的内容进行确定，这就使得档案信息管理的质量大幅度的下降。由此可见，现代化档案管理的过程中，档案管理的基础工作存在着许多的问题，这不仅对档案管理的质量有着严重的影响，还使得阻碍了档案管理行业的发展，因此我们就要将综合性的档案管理方法融入到其中，从而实现档案信息的规范化、标准化的管理。
2、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
当前我们在档案管理工作中，为了使得档案管理工作的基础水平得到有效的提升，人们也要将一些新型的管理理念应用到其中，从而对档案管理工作的各个环节进行综合性的管理，进而满足现代化档案管理的相关要求。
2.1全面普查案卷，去糟取精 在档案基础管理工作中，对案卷进行全面的普查是很有必要的，这不仅对档案综合性管理的基础内容，还有利于对档案信息文件价值的考察，从而将档案室中存在的无用文件进行清楚，以避免档案管理资源的浪费，为档案管理的后续工作的正常开展提供了前提条件。
2.2重新组合案卷实现案卷规范化 在对档案组卷进行整理的过程中，部分组卷的内容过于复杂，档案管理人员为了保障组卷管理的质量，就采用重新组卷的方法，来对其进行处理，这样不但使得档案管理工作更具有规范性，还使得档案数据信息管理的工作效率得到进一步的提升。
2.3结合本馆实际规范著录工作 随着社会经济的不断发展，人们为了使得档案管理工作的效率和质量得到进一步的保障，人们也将一些新型的管理方法应用到现代化档案基础管理工作当中。其中对著录工作的规范管理，这就使得档案管理工作的效率得到提高，满足了当前我国档案管理行业发展的相关要求。而且我们在对其进行著录工作的时候，工作人员也必须按照我国相关的法律规范来对其进行严格的规范要求，从而实现当前我国档案管理工作的现代化。
2.4统一分类号保证检索查全率 计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。在分类过程中还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。
2.5规范题名保证检索查准率 档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。
3、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。
3.1分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
3.2分级次著录，省时省力
在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即：将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3.3分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
4、结束语
总而言之，在当前我国档案管理工作中，适当的加强基础工作的效率和质量有着十分重要的意义，这样不仅可以有效的提升的档案信息管理的质量，实现档案工作的标准化和规范化，还进一步的促进了我国档案管理行业的发展，有效的经济了传统管理方法在实际应用过程中，存在的问题。而且随着时代的不断进步，人们也将许多先进的科学技术应用到了其中，这就使得档案管理工作的质量得到了优化。
参考文献
[1]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J].青海电力,2007(01)
[2]陈庆华.加强档案基础管理全力服务企业建设[J].供电企业管理,2009(02)
【关键词】档案管理；基础工作；问题
近年来，随着人类社会的不断发展，人们对现代化档案管理工作也越来越重视，并且采用了相关的管理措施，来对其进行管理。但是，从当前我国档案管理工作的实际情况来看，其中还存在着许多的问题，这就对社会经济文化的发展有着严重的影响。为此，我们就要根据当前社会经济发展的实际情况，适当的加强档案基础管理水平，进而实现档案信息的标准化和规范化控制管理。
1、档案管理基础工作存在的主要问题分析
目前，在档案管理工作的过程中，人们为了使其管理水平和工作效率得到进一步的提升，就将计算机信息技术应用到其中，从而对相关的信息数据进行收集管理，满足现代化档案管理工作的相关要求。
不过，从当前我国档案管理的实际情况来看，由于其档案信息量过大，其时间跨度也比较长，而且人们主要是采用封闭式的管理方法，因此导致档案在质量管理的过程中，存在着许多的问题，其中主要表现在以下几个方面：第一，档案信息当号不规范整理，使得部分档案信息趋势目录号，给数据信息的传播带来严重的影响；第二，档案的标题缺乏规范性，其标题不能很好的反映出其中的内容；第三，由于采用封闭式管理方式，因此人们在对档案信息进行管理的过程中，无法对其中的内容进行确定，这就使得档案信息管理的质量大幅度的下降。由此可见，现代化档案管理的过程中，档案管理的基础工作存在着许多的问题，这不仅对档案管理的质量有着严重的影响，还使得阻碍了档案管理行业的发展，因此我们就要将综合性的档案管理方法融入到其中，从而实现档案信息的规范化、标准化的管理。
2、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
当前我们在档案管理工作中，为了使得档案管理工作的基础水平得到有效的提升，人们也要将一些新型的管理理念应用到其中，从而对档案管理工作的各个环节进行综合性的管理，进而满足现代化档案管理的相关要求。
2.1全面普查案卷，去糟取精 在档案基础管理工作中，对案卷进行全面的普查是很有必要的，这不仅对档案综合性管理的基础内容，还有利于对档案信息文件价值的考察，从而将档案室中存在的无用文件进行清楚，以避免档案管理资源的浪费，为档案管理的后续工作的正常开展提供了前提条件。
2.2重新组合案卷实现案卷规范化 在对档案组卷进行整理的过程中，部分组卷的内容过于复杂，档案管理人员为了保障组卷管理的质量，就采用重新组卷的方法，来对其进行处理，这样不但使得档案管理工作更具有规范性，还使得档案数据信息管理的工作效率得到进一步的提升。
2.3结合本馆实际规范著录工作 随着社会经济的不断发展，人们为了使得档案管理工作的效率和质量得到进一步的保障，人们也将一些新型的管理方法应用到现代化档案基础管理工作当中。其中对著录工作的规范管理，这就使得档案管理工作的效率得到提高，满足了当前我国档案管理行业发展的相关要求。而且我们在对其进行著录工作的时候，工作人员也必须按照我国相关的法律规范来对其进行严格的规范要求，从而实现当前我国档案管理工作的现代化。
2.4统一分类号保证检索查全率 计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。在分类过程中还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。
2.5规范题名保证检索查准率 档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。
3、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。
3.1分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
3.2分级次著录，省时省力
在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即：将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3.3分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
4、结束语
总而言之，在当前我国档案管理工作中，适当的加强基础工作的效率和质量有着十分重要的意义，这样不仅可以有效的提升的档案信息管理的质量，实现档案工作的标准化和规范化，还进一步的促进了我国档案管理行业的发展，有效的经济了传统管理方法在实际应用过程中，存在的问题。而且随着时代的不断进步，人们也将许多先进的科学技术应用到了其中，这就使得档案管理工作的质量得到了优化。
参考文献
[1]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J].青海电力,2007(01)
[2]陈庆华.加强档案基础管理全力服务企业建设[J].供电企业管理,2009(02)