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近年来,机关电子政务系统在机关得到广泛的应用，电子文件与电子档案的产生,给传统的机关档案管理提出相应的变革性要求。加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。河北省交通运输厅档案管理工作，自2003年以来，不断探索档案管理利用的新模式、新方法，积极推进档案信息化建设。笔者作为档案管理人员，在机关档案信息化建设的实践中进行了一些探索与思考。
一、机关档案信息化建设的初步实践
档案信息化建没的基本内涵包括：档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。河北省交通运输厅适应信息化建设需要，及时转变工作思路，调整工作重点，注重档案数字化工作与档案数据库建设、档案信息网络的有机衔接，将档案信息化工作的重点逐渐转向加快档案信息化资源建设、发挥档案信息资源的重要作用上来。目前已初步建成了以局域网、OA政务办公系统为平台，将档案文件级目录数据库、原文数据库进行网络开放，实现了档案信息资源共享。
河北省交通运输厅的档案信息化建设大体经历了以下三个发展阶段：
１、档案信息化基础建设阶段。档案信息化的基础是计算机管理档案，档案信息化建设要从抓计算机管理档案开始。2003年底，河北省交通运输厅的新档案室投入使用，购买了档案专用计算机，并做到每人一台。购买了档案管理系统等设备。2004年，对室藏全部档案进行了文件级目录的录入，录入文件级目录39736条（已移交进馆档案的数据未列入），完成了档案文件目录数据库的建设。
２、数字化档案室建设阶段。2006年初，作为省启动全文数据库和多媒体数据库建设试点单位，对档案管理软件进行了升级，购买了档案专用服务器和高速扫描仪等适应数字化档案室建设的办公设备。至2008年底，室藏文书永久、长期和30年（均为不涉密）档案全部进行了数字化加工，利用机关内网实现了网上查询，初步建成数字化档案室。
３、档案信息化服务功能进一步拓展阶段。2010年，随着全厅办公自动化系统的正式运行，档案信息资源管理系统的功能进一步扩展，共有312509页数字化档案，全部实现了网上查询、借阅。一是实现了电子文件在线存档，即文件办理完成即刻将电子文件归档保存；二是将档案信息资源与办公自动化网络链接，达到在网上办公的同时，可以用实名的形式（以机关工作人员的名字）登陆档案在线利用系统，进行档案的查询，提供在线参考、查询并利用；三是在2011年的归档管理工作中，即可将保存的电子文件实行电子文件归档。
信息化档案室的建设，为机关提供了非常方便快捷的利用手段，使原始的手工查阅目录、库房调档成为历史，转而代之的是利用现代化的信息手段，在自己的办公计算机上检索目录和所需档案，极大地提高了机关的办公效率。档案管理信息化进一步促进资源的开发、利用、保存和传递，消除了各个信息使用者互相共享资源的壁垒，实现了资源的高度共享。
二、机关档案信息化建设的几点思考
在推进河北省交通运输厅机关档案信息化建设的实践中，笔者进行了一些有益的思考，我认为机关档案信息化建设最重要的是要注重建设的前体条件、选择建设的有效途径和科学方法。
1.“统一标准，资源共享”是档案信息化建设的前提条件。档案信息化的核心与关键在于数据的标准化，其目的在于适应信息时代档案利用需要，实现网上共享共用，统一的标准是档案资源网上交流的基础。在档案信息化建设中要坚持“有章先行，无章缓行”的原则，有信息化标准和规章的先做，没有或暂时没有信息化标准和规章的缓做，做到步步有章可循，件件标准规范。机关的档案一般在20年后都要进行移交,如果没有统一的业务标准和技术标准,就很难做到资源共享,导致信息化建设的重复浪费、效率低下;如果没有国家的政策、法规和管理办法,档案信息化建设就没有安全和谐的环境。除要遵循已有的标准外,还要尽量吸收成熟的技术,采用通用标准尤其是数据标准,既要考虑纸质档案的数字化标准,又要考虑电子档案的标准。此外,机关的档案信息化还要遵循机关办公自动化系统建设的标准,要使文件、档案的工作流程和管理模式的设计能够体现机关全面管理思想的需要。
2.“保障重点，分级实施”是档案信息化建设的有效途径。档案信息化建设首先要集中力量对重要的档案资料进行数字化加工，将一部分信息化处理后的档案先行对外提供利用。只有这样才能在最短的时间内，以最快的速度实现档案信息化的实际应用;在突出重点的同时，对各类档案的信息化进行分级建设。要有一个发展先后顺序，一般的情况下，应该优先建立文书档案的管理系统，以满足机关对档案中最多、最普遍部分的需求，而后根据条件，再建立其他门类的档案管理系统。这样能够保证档案部门在资金、人力等条件有限的情况下，加快实现档案信息化的进程。
３、“文、档同步，协调发展”是档案信息化建设的科学方法。电子文件是电子时代的产物,电子文件与电子档案之间的紧密联系,迫切需要加快文件、档案一体化管理的步伐,要求档案人员提前介入到文件工作之中进行有效保管未来的档案。也就是说,电子文件是在政务系统中生成和运行,如果不把电子文件归档和管理功能事先嵌入电子政务系统,对电子文件的档案管理就无法实现;如果不把归档文件的原始性、完整性等要求嵌入系统功能中,电子文件的档案属性就无从保证。然而,在传统的办公中,机关在管理体制上长期存在文书工作、档案工作分家的局面,文秘部门和档案部门以归档为分水岭。这种工作环节的分工使得工作流程的重组无法实现,管理的脱节致使软件设计各自为政,即便有的部门想做到“文、档一体化”,充其量也只是做了一个“接口”,导致大量重复性的工作。为解决这一普遍存在的问题,必须将档案信息化建设纳入机关电子政务系统,并与之协调发展。对文书工作和档案工作统筹规划、优化管理，使档案管理工作与机关办公自动化同步发展。档案部门也对机关办公自动化系统或电子政务的规划与建设,提出档案管理方面的要求和建议,以确保电子文件的生成和管理质量。
一、机关档案信息化建设的初步实践
档案信息化建没的基本内涵包括：档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。河北省交通运输厅适应信息化建设需要，及时转变工作思路，调整工作重点，注重档案数字化工作与档案数据库建设、档案信息网络的有机衔接，将档案信息化工作的重点逐渐转向加快档案信息化资源建设、发挥档案信息资源的重要作用上来。目前已初步建成了以局域网、OA政务办公系统为平台，将档案文件级目录数据库、原文数据库进行网络开放，实现了档案信息资源共享。
河北省交通运输厅的档案信息化建设大体经历了以下三个发展阶段：
１、档案信息化基础建设阶段。档案信息化的基础是计算机管理档案，档案信息化建设要从抓计算机管理档案开始。2003年底，河北省交通运输厅的新档案室投入使用，购买了档案专用计算机，并做到每人一台。购买了档案管理系统等设备。2004年，对室藏全部档案进行了文件级目录的录入，录入文件级目录39736条（已移交进馆档案的数据未列入），完成了档案文件目录数据库的建设。
２、数字化档案室建设阶段。2006年初，作为省启动全文数据库和多媒体数据库建设试点单位，对档案管理软件进行了升级，购买了档案专用服务器和高速扫描仪等适应数字化档案室建设的办公设备。至2008年底，室藏文书永久、长期和30年（均为不涉密）档案全部进行了数字化加工，利用机关内网实现了网上查询，初步建成数字化档案室。
３、档案信息化服务功能进一步拓展阶段。2010年，随着全厅办公自动化系统的正式运行，档案信息资源管理系统的功能进一步扩展，共有312509页数字化档案，全部实现了网上查询、借阅。一是实现了电子文件在线存档，即文件办理完成即刻将电子文件归档保存；二是将档案信息资源与办公自动化网络链接，达到在网上办公的同时，可以用实名的形式（以机关工作人员的名字）登陆档案在线利用系统，进行档案的查询，提供在线参考、查询并利用；三是在2011年的归档管理工作中，即可将保存的电子文件实行电子文件归档。
信息化档案室的建设，为机关提供了非常方便快捷的利用手段，使原始的手工查阅目录、库房调档成为历史，转而代之的是利用现代化的信息手段，在自己的办公计算机上检索目录和所需档案，极大地提高了机关的办公效率。档案管理信息化进一步促进资源的开发、利用、保存和传递，消除了各个信息使用者互相共享资源的壁垒，实现了资源的高度共享。
二、机关档案信息化建设的几点思考
在推进河北省交通运输厅机关档案信息化建设的实践中，笔者进行了一些有益的思考，我认为机关档案信息化建设最重要的是要注重建设的前体条件、选择建设的有效途径和科学方法。
1.“统一标准，资源共享”是档案信息化建设的前提条件。档案信息化的核心与关键在于数据的标准化，其目的在于适应信息时代档案利用需要，实现网上共享共用，统一的标准是档案资源网上交流的基础。在档案信息化建设中要坚持“有章先行，无章缓行”的原则，有信息化标准和规章的先做，没有或暂时没有信息化标准和规章的缓做，做到步步有章可循，件件标准规范。机关的档案一般在20年后都要进行移交,如果没有统一的业务标准和技术标准,就很难做到资源共享,导致信息化建设的重复浪费、效率低下;如果没有国家的政策、法规和管理办法,档案信息化建设就没有安全和谐的环境。除要遵循已有的标准外,还要尽量吸收成熟的技术,采用通用标准尤其是数据标准,既要考虑纸质档案的数字化标准,又要考虑电子档案的标准。此外,机关的档案信息化还要遵循机关办公自动化系统建设的标准,要使文件、档案的工作流程和管理模式的设计能够体现机关全面管理思想的需要。
2.“保障重点，分级实施”是档案信息化建设的有效途径。档案信息化建设首先要集中力量对重要的档案资料进行数字化加工，将一部分信息化处理后的档案先行对外提供利用。只有这样才能在最短的时间内，以最快的速度实现档案信息化的实际应用;在突出重点的同时，对各类档案的信息化进行分级建设。要有一个发展先后顺序，一般的情况下，应该优先建立文书档案的管理系统，以满足机关对档案中最多、最普遍部分的需求，而后根据条件，再建立其他门类的档案管理系统。这样能够保证档案部门在资金、人力等条件有限的情况下，加快实现档案信息化的进程。
３、“文、档同步，协调发展”是档案信息化建设的科学方法。电子文件是电子时代的产物,电子文件与电子档案之间的紧密联系,迫切需要加快文件、档案一体化管理的步伐,要求档案人员提前介入到文件工作之中进行有效保管未来的档案。也就是说,电子文件是在政务系统中生成和运行,如果不把电子文件归档和管理功能事先嵌入电子政务系统,对电子文件的档案管理就无法实现;如果不把归档文件的原始性、完整性等要求嵌入系统功能中,电子文件的档案属性就无从保证。然而,在传统的办公中,机关在管理体制上长期存在文书工作、档案工作分家的局面,文秘部门和档案部门以归档为分水岭。这种工作环节的分工使得工作流程的重组无法实现,管理的脱节致使软件设计各自为政,即便有的部门想做到“文、档一体化”,充其量也只是做了一个“接口”,导致大量重复性的工作。为解决这一普遍存在的问题,必须将档案信息化建设纳入机关电子政务系统,并与之协调发展。对文书工作和档案工作统筹规划、优化管理，使档案管理工作与机关办公自动化同步发展。档案部门也对机关办公自动化系统或电子政务的规划与建设,提出档案管理方面的要求和建议,以确保电子文件的生成和管理质量。