替换功能是在日常编辑排版工作中经常用到的功能,其中可以被替换的元素主要包括两大类:即特殊字符类和格式类。在“查找内容”和“替换为”项内可以分别输入这两大类中的任意元素,从而实现它们之间的互相替换。比较常见的是特殊字符类之间的替换,主要目的是为了去除文档中不需要的多余符号,从而达到规范文档的效果,比如将手动换行符替换为空格、将两个段落标记替换为一个段落标记等。但是人们往往忽视了格式类中的元素,也就失去了许多应用它们的便捷之处。
　　
　　一、特殊符号类→格式类
　　
　　这种替换形式的目的是使这个特殊符号类达到一种特定的格式要求,以使文档的排版更加美观。
　　例子1:快速改变图片格式
　　应用场景:对于一篇文字与图片混排的文档,有时需要统一设置一下图片的格式(如统一居中)。未替换格式文档效果如图1所示。如果图片数量较少,可以手工修改,但是遇到数量较多的图片展示类文档,修改图片格式就是个费时费力的活了,此时就是运用这种替换形式的最好时机。
　　操作步骤:
　　1、按下CTRL+A组合键选中整个文档。
　　2、按下CTRL+H组合键调用“查找与替换”菜单项中的“替换”标签卡。
　　3、单击“高级”按键,出现高级选项。将光标定位到“查找内容”项上,首先清除原来的设置内容,并单击“不限定格式”按键,以使所有图片都成为查找对象。然后鼠标单击“特殊字符”按键,在出现的下拉菜单中选择“图形”,这时会在“查找内容”项内出现“^g”字样,这就是“图形”的快捷键。
　　4、将光标定位到“替换为”项上,首先清除原来的内容,鼠标单击“不限定格式”按键,以清除上次的格式设置。然后鼠标单击“格式”按键,在出现的下拉菜单中选择“图文框”。会出现“替换图文框”设置框。在“尺寸”栏内将“高度”和“宽度”分别设为“自动设置”。在“水平”栏内将“位置”设为“居中”,“相对于”设为“页边距”。在“垂直”栏内将位置设为“0厘米”,“相对于”设为“段落”。并勾选随后的“随文字移动”和“锁定标记”。设置如图2所示。
　　设置完成后,单击“确定”按键。回到“查找与替换”设置栏后,单击“全部替换”按键。文档最终效果如图3所示。
　　
　　二、格式类→特殊符号类
　　
　　这种替换形式是第一种替换形式的逆过程。主要目的是将某种具有特殊格式的内容转换为特殊符号类中的任一元素,以期达到编辑文档中特殊要求。
　　例子2:快速输入公司标志
　　应用场景:在某些文档中需要经常输入公司的标志等图片,一张张的插入显然很费事,此时就是这种替换形式的用武之地。
　　操作步骤:
　　1、在文档输入过程中将需要插入图片的地方输入“公司标志”字样。
　　2、文档输入完成后,依照第一种替换形式的格式替换方法将“公司标志”字样的格式替换为“突出显示”。效果如图4所示。
　　3、按下CTRL+C组合键复制设计好的公司标志图片。
　　4、按下CTRL+A组合键选中整个文档。
　　5、按下CTRL+H组合键调用“查找与替换”菜单项中的“替换”标签卡。
　　6、单击“高级”按键,将光标定位到“查找内容”项上,首先清除原来的设置内容,并单击“不限定格式”按键,以清除上次的格式设置。然后鼠标单击“格式”按键,在出现的下拉菜单中选择“突出显示”,这时会在“查找内容”项内显示为空,但是它的下面会提示“格式:突出显示”字样,表示此次的替换对象为设置了“突出显示”效果的格式。
　　7、将光标定位到“替换为”项上,首先清除原来的内容,鼠标单击“不限定格式”按键,以清除上次的格式设置。然后鼠标单击“特殊字符”按键,在出现的下拉菜单中选择“剪贴板内容”,如图5所示。 在“替换为”项内会出现“^c”字样,这是对应“剪贴板内容”的快捷键。单击“确定”按键后,回到“查找与替换”设置栏,单击“全部替换”按键。设置效果如图6所示。文档最后效果如图7所示。这样就实现了快速输入公司标志的效果。