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摘要：随着新世纪的到来，社会发展日新月异，这给学校的档案管理提出了新的要求，但由于自身管理制度的不健全、从业人员素质的局限，加上资金技术投入的欠缺，档案管理的发展还相对滞后，因此，有必要狠抓自身的制度建设，努力提高从业人员的业务素质，并在政策允许的范围内加大投入，以期推动中小学校的档案管理水平。
关键词：档案管理；问题与对策；信息技术
中小学校档案管理工作如何去适应新的挑战和机遇，更好地服务于教育、教学、教研等工作，是新时期中小学校所面对的新任务、新课题。本文结合笔者的工作实践对新时期学校档案管理中存在的管理制度不健全、管理意识不强、管理硬件投入不足、管理人员知识更新不足等问题及其对策作一些探讨。
一、 中小学校档案管理存在的问题
1. 档案管理制度不健全，档案收集率不高。中小学校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育、教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的管理制度和检查、考核方案。学校的档案形成于学校日常管理、教研活动和教研成果的开发推广中，档案材料涉及面广、内容繁杂，如果没有健全的档案管理制度，是很难保证档案材料收集完整。由于管理制度不严格、不健全，使得各处室的档案材料收集不全，特别是教研档案材料，大部分材料还保存在课题主持人手中。如课题申请书、重点课题建议书、阶段性总结、年度进展及执行情况报告、工作总结等材料，没有统一交档案室归档，造成档案收集率不高，档案不齐全、不完整，影响了档案的开发利用。
2. 档案意识不强，对档案的重要性认识不足，档案开发利用率低。中小学校至今仍有不少教师档案意识淡溥，对档案的重要性认识不足，认为档案作用不大，档案工作可有可无，在相当程度上存在“重教学、重教研、重教改、轻档案”的意识，认识不到档案工作在学校管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，使档案的作用没有得到充分发挥，档案信息资源开发不足，造成档案开发利用率不高。
3. 档案工作硬件投入不足，档案现代管理水平不高。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在档案管理中广泛运用，档案管理手段不断进步。一些学校由于资金十分紧张，无力进行档案的安全保护和现代化管理设施设备建设，档案管理设备陈旧，管理技术落后。大多数档案室没有电脑，更谈不上运用计算机及网络技术管理档案，基本还停留在手工收集、检索，无法直接从网络上查询、调阅档案，档案查询率低。同时，也造成了档案信息量小，不适应现代化要求，不利于档案的收集、利用和开发，严重制约了档案事业的发展。
4. 档案管理人员知识更新不够，业务水平不高。知识经济对档案人员素质提出了更高的要求，要求档案人员有较强的计算机应用、网络应用能力，对声音、图像、影像等多媒体资料的处理能力，具备信息管理和信息服务能力，要求档案管理人员有较强的资源规划能力，能在学校教研课题的形成、完成、推广等多环节过程中进行档案采集、整理能力。由于中小学校在人才培养方面，一般重视教师素质的提高和继续教育，对档案人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案人员平时培训、进修的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，知识更新不够。许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和水平远远跟不上时代发展的要求，缺乏创新和活力。
二、 新时期加强中小学校档案管理工作的对策
1. 加强档案管理的领导，重视档案法律法规宣传，增强全体教职员工的档案意识。档案管理是学校管理的重要组成部分，领导重视是做好该项工作的前提，单位领导要熟悉档案工作，重视、关心、支持档案工作，认识到档案管理工作的基础之一，把它纳入重要议事日程，作为学校发展的重要内容来抓，与学校管理，教学工作同步规划、同步发展。同时，要通过会议、参观学习、典型事例宣传等形式，大力宣传党和国家有关档案工作的法律法规，并抓住机会结合具体事例宣传，使教职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全校档案意识格局的形成。
2. 重视档案的开发和利用，发挥档案的社会效益。档案管理的最终目的是提供利用，因此，档案管理人员要树立服务意识，要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使学校的档案为教育、教学、教研等工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各学校的横向联系，实现档案信息资源的共享，以满足教学、教研的需求，从而拉开档案的利用率，充分发挥其社会效益。
3. 健全档案管理的各项制度建设，保证材料收集完整，促进档案工作规范管理。建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各学校要结合本单位档案工作实际，制定一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各处室和各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与教学管理同步评价，同步发展。将制度以文件形式下发到各个处室和教研组，在宣传档案的重要性，增强档案意识，取得有关人员的配合方面发挥积极作用。另外一个课题必须由专人负责档案材料的收集和上缴，将归档质量纳入人员考核、晋升的条件中去，严格执行每项档案工作制度是收集材料齐全完整的保证，从而为档案在实际工作中发挥作用奠定基础。
4. 加强档案管理人员的培训，提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，中小学校要将档案人员培养纳入本单位人才培养计划，尽可能地为档案管理人员创造提供接受继续教育的机会，全面提高档案管理人员素质。培养一批思想过硬，法制意识强，业务操作能力强，外语水平较高且爱岗敬业的高素质档案工作队伍，使他们既精通档案专业知识，又熟悉计算机操作、网络通讯技术的应用 ，能适应档案信息资料管理工作环境和手段。具体可从两个方面做起：一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是在教学一线调查研究教育、教学、教研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。
5. 加大档案管理经费投入，提高档案室配备，实现档案的现代化管理。要加大档案管理经费的投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术一代化的配备，如修建符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防虫要求的档案专用库房等，档案库要配备去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个学校的各种行政、教学、教研、课外活动过程中形成的档案，建立档案工作网络，使查找档案材料费时费力的原始劳动，变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决问题。既节省时间，也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，中小学校充分利用计算机管理，运用完善的应用软件和网络等现代办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。
参考文献：
[1]韩千红.浅谈新时期农业科研单位档案管理工作的任务[J].安徽农业科学,2005(9).
[2]赵斌.新时期加强医院档案管理工作的对策[J].中华现代医院管理,2004(5).
（娄底市第三中学）
关键词：档案管理；问题与对策；信息技术
中小学校档案管理工作如何去适应新的挑战和机遇，更好地服务于教育、教学、教研等工作，是新时期中小学校所面对的新任务、新课题。本文结合笔者的工作实践对新时期学校档案管理中存在的管理制度不健全、管理意识不强、管理硬件投入不足、管理人员知识更新不足等问题及其对策作一些探讨。
一、 中小学校档案管理存在的问题
1. 档案管理制度不健全，档案收集率不高。中小学校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育、教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的管理制度和检查、考核方案。学校的档案形成于学校日常管理、教研活动和教研成果的开发推广中，档案材料涉及面广、内容繁杂，如果没有健全的档案管理制度，是很难保证档案材料收集完整。由于管理制度不严格、不健全，使得各处室的档案材料收集不全，特别是教研档案材料，大部分材料还保存在课题主持人手中。如课题申请书、重点课题建议书、阶段性总结、年度进展及执行情况报告、工作总结等材料，没有统一交档案室归档，造成档案收集率不高，档案不齐全、不完整，影响了档案的开发利用。
2. 档案意识不强，对档案的重要性认识不足，档案开发利用率低。中小学校至今仍有不少教师档案意识淡溥，对档案的重要性认识不足，认为档案作用不大，档案工作可有可无，在相当程度上存在“重教学、重教研、重教改、轻档案”的意识，认识不到档案工作在学校管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，使档案的作用没有得到充分发挥，档案信息资源开发不足，造成档案开发利用率不高。
3. 档案工作硬件投入不足，档案现代管理水平不高。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在档案管理中广泛运用，档案管理手段不断进步。一些学校由于资金十分紧张，无力进行档案的安全保护和现代化管理设施设备建设，档案管理设备陈旧，管理技术落后。大多数档案室没有电脑，更谈不上运用计算机及网络技术管理档案，基本还停留在手工收集、检索，无法直接从网络上查询、调阅档案，档案查询率低。同时，也造成了档案信息量小，不适应现代化要求，不利于档案的收集、利用和开发，严重制约了档案事业的发展。
4. 档案管理人员知识更新不够，业务水平不高。知识经济对档案人员素质提出了更高的要求，要求档案人员有较强的计算机应用、网络应用能力，对声音、图像、影像等多媒体资料的处理能力，具备信息管理和信息服务能力，要求档案管理人员有较强的资源规划能力，能在学校教研课题的形成、完成、推广等多环节过程中进行档案采集、整理能力。由于中小学校在人才培养方面，一般重视教师素质的提高和继续教育，对档案人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案人员平时培训、进修的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，知识更新不够。许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和水平远远跟不上时代发展的要求，缺乏创新和活力。
二、 新时期加强中小学校档案管理工作的对策
1. 加强档案管理的领导，重视档案法律法规宣传，增强全体教职员工的档案意识。档案管理是学校管理的重要组成部分，领导重视是做好该项工作的前提，单位领导要熟悉档案工作，重视、关心、支持档案工作，认识到档案管理工作的基础之一，把它纳入重要议事日程，作为学校发展的重要内容来抓，与学校管理，教学工作同步规划、同步发展。同时，要通过会议、参观学习、典型事例宣传等形式，大力宣传党和国家有关档案工作的法律法规，并抓住机会结合具体事例宣传，使教职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全校档案意识格局的形成。
2. 重视档案的开发和利用，发挥档案的社会效益。档案管理的最终目的是提供利用，因此，档案管理人员要树立服务意识，要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使学校的档案为教育、教学、教研等工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各学校的横向联系，实现档案信息资源的共享，以满足教学、教研的需求，从而拉开档案的利用率，充分发挥其社会效益。
3. 健全档案管理的各项制度建设，保证材料收集完整，促进档案工作规范管理。建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各学校要结合本单位档案工作实际，制定一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各处室和各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与教学管理同步评价，同步发展。将制度以文件形式下发到各个处室和教研组，在宣传档案的重要性，增强档案意识，取得有关人员的配合方面发挥积极作用。另外一个课题必须由专人负责档案材料的收集和上缴，将归档质量纳入人员考核、晋升的条件中去，严格执行每项档案工作制度是收集材料齐全完整的保证，从而为档案在实际工作中发挥作用奠定基础。
4. 加强档案管理人员的培训，提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，中小学校要将档案人员培养纳入本单位人才培养计划，尽可能地为档案管理人员创造提供接受继续教育的机会，全面提高档案管理人员素质。培养一批思想过硬，法制意识强，业务操作能力强，外语水平较高且爱岗敬业的高素质档案工作队伍，使他们既精通档案专业知识，又熟悉计算机操作、网络通讯技术的应用 ，能适应档案信息资料管理工作环境和手段。具体可从两个方面做起：一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是在教学一线调查研究教育、教学、教研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。
5. 加大档案管理经费投入，提高档案室配备，实现档案的现代化管理。要加大档案管理经费的投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术一代化的配备，如修建符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防虫要求的档案专用库房等，档案库要配备去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个学校的各种行政、教学、教研、课外活动过程中形成的档案，建立档案工作网络，使查找档案材料费时费力的原始劳动，变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决问题。既节省时间，也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，中小学校充分利用计算机管理，运用完善的应用软件和网络等现代办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。
参考文献：
[1]韩千红.浅谈新时期农业科研单位档案管理工作的任务[J].安徽农业科学,2005(9).
[2]赵斌.新时期加强医院档案管理工作的对策[J].中华现代医院管理,2004(5).
（娄底市第三中学）