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摘 要：校外教育学员人数多、规模大、教务管理工作人员少、情况复杂多变，传统的管理方式工作量大，效率低。本文旨在认识校外教育教务管理系统建设的重要性，旨在探讨以计算机和网络为依托，实现数据库资源共享，从而实现教务管理工作的系统化，提高管理水平。
关键词：教务管理； 系统化； 数据库
中图分类号：G473 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2012）01-164-002
教务管理是校外教育管理的主要部分，具有重要的作用。教务管理是管理者遵循教学规律和管理规律，通过一定的管理手段使教学活动有序进行，并顺利达到既定目标的全过程。与学校教育规模小、偏重于知识教育、偏重于课堂教学、相对单纯的教育管理相比，校外教育规模大、更具实践性、趣味性、社会性、灵活性，教务管理工作任务十分繁杂，从招生宣传到班级设置，从教学时间、教学计划制定到教学质量考核，从教师聘用到与家长的沟通交流，形式多样，特点鲜明。如何吸引更多的学员来接受培训？如何提高学员的续报率？如何科学合理设置科目、安排教学时间、教学内容及教学形式……如何将这些工作有机结合，寻找一种新的、高效的教务管理模式，成为当务之急，是每一个校外办学机构都必须面对的一个问题。
常州少年宫是由市政府、市教育局投资兴建的公益性全市中小学员校外教育活动基地，全年分三个学期：春期、暑期、秋期，每学期聘请兼职教师140多名,培训班级570多个，培训学员1.1万多人次，全年达3.3万多人次。班级多、学员多，教务管理人员少(仅4人)。以往都是以手工操作为主，进行科目、班级设置、招生、调班、退费、查询等，工作量大、速度慢，工作效率低且出错率高（如：某学员要调班，工作人员需在成堆的名单中找到某个名字，用笔画掉，再把名字写到另一张名单中。如此重复，方法单一，手段简单），这种旧模式已不能适应现代教务管理的要求。为此，我们提出了系统化管理的思路。
所谓教务工作系统化管理，主要有两个层面的意思，一是能促進校外教育健康可持续发展的一系列教务管理策略；二是基于这些策略，构建网络教务管理系统。
一、教务工作系统化管理的功能
教务管理系统要满足学员、教师及各职能部门的各种不同需求，具备信息输入、编辑、查询、统计等功能，以实现教务工作的系统化、自动化管理，必须满足以下要求：
1.标准化：管理系统内部各数据库之间能实现数据共享；
2.简单化：界面友好，操作简单，只要懂得计算机基本知识的人员就会使用；
3.高效化：通过网站、短信等现有通信手段，有效传输各种教务管理信息，及时反馈家长、学员提出的意见，快速查询学员信息、实时调班，使各项管理工作快速、方便、准确、规范、安全地得以实现；
4.实时性：各种招生情况的统计信息能做到实时反馈、显示；
5.可扩展：支持网上支付宝平台，能实现网上招生、收费、退费等。
二、教务工作系统化管理的策略
1．建立计算机网络应用及数据库
基于计算机网络、构筑在多个数据库之上的教务管理系统，有多个软件组成，是实现教务工作系统化管理的基础，是实施各项策略的有效平台。
管理最基本的内容是数据。数据的搜集、统计、加工、维护和传递，不仅任务繁重，而且有大量的重复劳动。计算机网络技术以及计算机数据库管理系统的应用可以极大地提高数据处理的实时性、准确性、快捷性。
校外教育教务管理系统，涉及校外教育教务管理各个环节，包含公共设施信息、学员信息、教师信息、科目、班级设置、报名收费、实时显示、选班、调班、教学评价等多个子系统。各个子系统之间既相互关联，又各自独立，局域网或Internet网络用户都可以访问这个教务系统，大大加强了系统数据的共享能力。同时利用Call center计算机语音提示系统，还可以用传统的电话方式为各方提供自助式的教务信息服务。学员在报名时，把基本信息存入卡内，以后所有的调整与交费续报都只需“刷卡”完成，利用“一卡通”实现管理的自动化。
2．实施“超市化”管理模式
校外教育是我国教育事业的重要组成部分，与学校教育相辅相成、互为补充。校外教育设置的教学科目，应与学校教育相衔接，但又不是重复性的延续。它必须以学员的兴趣爱好为出发点，讲究学科的实践性、趣味性、灵活性等，具有“超市”特色，激发学员主动参与的热情，享受学习的乐趣。
2.1课程设置呈现“超市”模式。体现在科目班级设置的多样性上：从科目设置上，分为文化类、科技类、艺术类、器乐类、体育类；从班级设置上，分为大课班（每班25人）、中课班（每班15人）、小课班（每班10人）、一对几；从上课模式上，分为连续班（连续上15次课）、分时班（每周上2次课）；从时段不同上，分为短训班、长训班、上午班、下午班、晚上班；从课程深浅上，分为初级班、中级班、高级班。
2.2体现在选择的开放性上：每个学员根据自己的爱好、兴趣，自主选择上课的班级、时间，自主选择授课的教师。
2.3课程内容呈现“超市”特色。体现在：一是趣味性，根据青少年学员的兴趣来设置教育内容，寓教于乐。二是实践性，让青少年学员在实践体验中接受教育，动手动脑，获取知识。三是灵活性，根据社会的需要设置教学课程和教学内容。四是社会性，坚持面向需求、服务全体青少年学员，为他们提供了更大的交往空间、更新的知识源泉、更多的活动平台。
2.4课程实施呈现“超市”效应。把科目的选择权交给学员，不仅让学员能选择到自己感兴趣的学习内容，还能实现一定程度的自我管理，减少退费、调班等现象。这样，在激发学员求知欲，促进学员个性优先发展的同时，也能最大限度地减少了教务管理工作的负荷，事半功倍。
3．开设网上报名服务系统
每学期报名招生、调班期间，少年宫人潮涌动、人山人海，十几个报名点前都排起了长龙。为了确保给孩子报上名，有些家长在凌晨3时就来少年宫排队；为了给孩子安排一个满意的教学时间，进行班级调整，有些家长需要来少年宫很多次才能完成（因为班级名额满员，有出才能进）。如此嘈杂的招生场面，增加许多安全隐患（如：偷窃、中暑、踩踏等）的同时，也给周边道路安全管理工作带来了许多不便。
为了方便家长自主给孩子报名、调班、退费等，妥善解决上述隐患，提高少年宫的工作效率，合理分流，经少年宫办公会议讨论通过，已上报教育局审核，开设网上报名服务系统，可通过支付宝平台交费。支付宝是一个电子商务支付平台, 通过互联网，提供各种安全、方便、个性化的在线支付业务。
如此，不管家长身处何地，只要通过互联网登录少年宫网站，按照相关提示，就可以为你的孩子进行报名交费、查询、调班、退费等所有手续。在方便家长的同时，也极大地提高了少年宫的工作效益。
4.建立教学评价信息系统
校外教育教学评价主要包括：学业成绩、活动成绩、评教、续报率、投诉。学业成绩包括学员的学习成绩、参赛获奖等；活动成绩是指教师组织的各项活动，如公益讲座、教学成果汇报、对中小学教师的指导等；学员可利用互联网远程登录该系统，参与相应的评教，主要有家长评教、学员评教。另外，系统还可对各班的“续报率”、各类“教学投诉”作出统计，从而实现对教师教学的综合评价。
5．实施动态化教学管理
5.1机制灵活化。校外教育的管理模式应是动态发展而非一成不变的。在不同阶段，不同情况下，管理方式应有所调整。如关于班容量的设置：硬笔书法教学，原先都是大班课，每班45人左右，学员以在读中班、大班为主，由于人数多、年龄低、课堂纪律差，教学效果很不理想，家长意见很多，现改成中课班，每班25名学员，允许一名学员带一位家长陪读，不但课堂纪律得到了保证，同时，陪读的家长也可以学到相关知识，课后给孩子一定的辅导，这样学习就得到了保障。
学校教育的课程设置一般是固定的，而校外教育在科目的开设上有一定的灵活性，可根据社会需求作适当适时的调整。如为了弘扬民族文化，今年暑假我们将增设京剧、锡剧培训班。
5.2评价多样化。为了促进管理更有效，我们采用灵活的激励机制，采用多样化的评价方式来检测教学效果。如：教师自评、教师互评、专家点评；学员评议、家长评议、领导评议；网上评议、网下评议；学员调查、家长问卷等。
5.3考核实效化。多样化的评价结果，将及时反馈给教师本人，同时还将与年终考核挂钩，与教师的收益挂钩，做到优质优酬，优胜劣汰。考核实效化，一方面可激发教师的积极性，提高自身教学水平；另一方面，可增加教师的忧患意识，保持积极的进取心，不断学习，不断调整，不断提高。
校外教育实行教务工作系统化管理不仅十分必要，而且具有重要的意义。这种工作方式把许多原来手工的操作变成了借助计算机网络来操作，把原先较为繁重复杂的事情程序化、简洁化、自动化，既便捷快速，又有较高的准确性，既提高工作效率，又节省人力、物力、财力。由于实现了系统化管理，操作更为有序灵便，各种档案资料信息更为完整，可以为学校教育提供有益的参考和补充，从而促进学员的全面发展。
关键词：教务管理； 系统化； 数据库
中图分类号：G473 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2012）01-164-002
教务管理是校外教育管理的主要部分，具有重要的作用。教务管理是管理者遵循教学规律和管理规律，通过一定的管理手段使教学活动有序进行，并顺利达到既定目标的全过程。与学校教育规模小、偏重于知识教育、偏重于课堂教学、相对单纯的教育管理相比，校外教育规模大、更具实践性、趣味性、社会性、灵活性，教务管理工作任务十分繁杂，从招生宣传到班级设置，从教学时间、教学计划制定到教学质量考核，从教师聘用到与家长的沟通交流，形式多样，特点鲜明。如何吸引更多的学员来接受培训？如何提高学员的续报率？如何科学合理设置科目、安排教学时间、教学内容及教学形式……如何将这些工作有机结合，寻找一种新的、高效的教务管理模式，成为当务之急，是每一个校外办学机构都必须面对的一个问题。
常州少年宫是由市政府、市教育局投资兴建的公益性全市中小学员校外教育活动基地，全年分三个学期：春期、暑期、秋期，每学期聘请兼职教师140多名,培训班级570多个，培训学员1.1万多人次，全年达3.3万多人次。班级多、学员多，教务管理人员少(仅4人)。以往都是以手工操作为主，进行科目、班级设置、招生、调班、退费、查询等，工作量大、速度慢，工作效率低且出错率高（如：某学员要调班，工作人员需在成堆的名单中找到某个名字，用笔画掉，再把名字写到另一张名单中。如此重复，方法单一，手段简单），这种旧模式已不能适应现代教务管理的要求。为此，我们提出了系统化管理的思路。
所谓教务工作系统化管理，主要有两个层面的意思，一是能促進校外教育健康可持续发展的一系列教务管理策略；二是基于这些策略，构建网络教务管理系统。
一、教务工作系统化管理的功能
教务管理系统要满足学员、教师及各职能部门的各种不同需求，具备信息输入、编辑、查询、统计等功能，以实现教务工作的系统化、自动化管理，必须满足以下要求：
1.标准化：管理系统内部各数据库之间能实现数据共享；
2.简单化：界面友好，操作简单，只要懂得计算机基本知识的人员就会使用；
3.高效化：通过网站、短信等现有通信手段，有效传输各种教务管理信息，及时反馈家长、学员提出的意见，快速查询学员信息、实时调班，使各项管理工作快速、方便、准确、规范、安全地得以实现；
4.实时性：各种招生情况的统计信息能做到实时反馈、显示；
5.可扩展：支持网上支付宝平台，能实现网上招生、收费、退费等。
二、教务工作系统化管理的策略
1．建立计算机网络应用及数据库
基于计算机网络、构筑在多个数据库之上的教务管理系统，有多个软件组成，是实现教务工作系统化管理的基础，是实施各项策略的有效平台。
管理最基本的内容是数据。数据的搜集、统计、加工、维护和传递，不仅任务繁重，而且有大量的重复劳动。计算机网络技术以及计算机数据库管理系统的应用可以极大地提高数据处理的实时性、准确性、快捷性。
校外教育教务管理系统，涉及校外教育教务管理各个环节，包含公共设施信息、学员信息、教师信息、科目、班级设置、报名收费、实时显示、选班、调班、教学评价等多个子系统。各个子系统之间既相互关联，又各自独立，局域网或Internet网络用户都可以访问这个教务系统，大大加强了系统数据的共享能力。同时利用Call center计算机语音提示系统，还可以用传统的电话方式为各方提供自助式的教务信息服务。学员在报名时，把基本信息存入卡内，以后所有的调整与交费续报都只需“刷卡”完成，利用“一卡通”实现管理的自动化。
2．实施“超市化”管理模式
校外教育是我国教育事业的重要组成部分，与学校教育相辅相成、互为补充。校外教育设置的教学科目，应与学校教育相衔接，但又不是重复性的延续。它必须以学员的兴趣爱好为出发点，讲究学科的实践性、趣味性、灵活性等，具有“超市”特色，激发学员主动参与的热情，享受学习的乐趣。
2.1课程设置呈现“超市”模式。体现在科目班级设置的多样性上：从科目设置上，分为文化类、科技类、艺术类、器乐类、体育类；从班级设置上，分为大课班（每班25人）、中课班（每班15人）、小课班（每班10人）、一对几；从上课模式上，分为连续班（连续上15次课）、分时班（每周上2次课）；从时段不同上，分为短训班、长训班、上午班、下午班、晚上班；从课程深浅上，分为初级班、中级班、高级班。
2.2体现在选择的开放性上：每个学员根据自己的爱好、兴趣，自主选择上课的班级、时间，自主选择授课的教师。
2.3课程内容呈现“超市”特色。体现在：一是趣味性，根据青少年学员的兴趣来设置教育内容，寓教于乐。二是实践性，让青少年学员在实践体验中接受教育，动手动脑，获取知识。三是灵活性，根据社会的需要设置教学课程和教学内容。四是社会性，坚持面向需求、服务全体青少年学员，为他们提供了更大的交往空间、更新的知识源泉、更多的活动平台。
2.4课程实施呈现“超市”效应。把科目的选择权交给学员，不仅让学员能选择到自己感兴趣的学习内容，还能实现一定程度的自我管理，减少退费、调班等现象。这样，在激发学员求知欲，促进学员个性优先发展的同时，也能最大限度地减少了教务管理工作的负荷，事半功倍。
3．开设网上报名服务系统
每学期报名招生、调班期间，少年宫人潮涌动、人山人海，十几个报名点前都排起了长龙。为了确保给孩子报上名，有些家长在凌晨3时就来少年宫排队；为了给孩子安排一个满意的教学时间，进行班级调整，有些家长需要来少年宫很多次才能完成（因为班级名额满员，有出才能进）。如此嘈杂的招生场面，增加许多安全隐患（如：偷窃、中暑、踩踏等）的同时，也给周边道路安全管理工作带来了许多不便。
为了方便家长自主给孩子报名、调班、退费等，妥善解决上述隐患，提高少年宫的工作效率，合理分流，经少年宫办公会议讨论通过，已上报教育局审核，开设网上报名服务系统，可通过支付宝平台交费。支付宝是一个电子商务支付平台, 通过互联网，提供各种安全、方便、个性化的在线支付业务。
如此，不管家长身处何地，只要通过互联网登录少年宫网站，按照相关提示，就可以为你的孩子进行报名交费、查询、调班、退费等所有手续。在方便家长的同时，也极大地提高了少年宫的工作效益。
4.建立教学评价信息系统
校外教育教学评价主要包括：学业成绩、活动成绩、评教、续报率、投诉。学业成绩包括学员的学习成绩、参赛获奖等；活动成绩是指教师组织的各项活动，如公益讲座、教学成果汇报、对中小学教师的指导等；学员可利用互联网远程登录该系统，参与相应的评教，主要有家长评教、学员评教。另外，系统还可对各班的“续报率”、各类“教学投诉”作出统计，从而实现对教师教学的综合评价。
5．实施动态化教学管理
5.1机制灵活化。校外教育的管理模式应是动态发展而非一成不变的。在不同阶段，不同情况下，管理方式应有所调整。如关于班容量的设置：硬笔书法教学，原先都是大班课，每班45人左右，学员以在读中班、大班为主，由于人数多、年龄低、课堂纪律差，教学效果很不理想，家长意见很多，现改成中课班，每班25名学员，允许一名学员带一位家长陪读，不但课堂纪律得到了保证，同时，陪读的家长也可以学到相关知识，课后给孩子一定的辅导，这样学习就得到了保障。
学校教育的课程设置一般是固定的，而校外教育在科目的开设上有一定的灵活性，可根据社会需求作适当适时的调整。如为了弘扬民族文化，今年暑假我们将增设京剧、锡剧培训班。
5.2评价多样化。为了促进管理更有效，我们采用灵活的激励机制，采用多样化的评价方式来检测教学效果。如：教师自评、教师互评、专家点评；学员评议、家长评议、领导评议；网上评议、网下评议；学员调查、家长问卷等。
5.3考核实效化。多样化的评价结果，将及时反馈给教师本人，同时还将与年终考核挂钩，与教师的收益挂钩，做到优质优酬，优胜劣汰。考核实效化，一方面可激发教师的积极性，提高自身教学水平；另一方面，可增加教师的忧患意识，保持积极的进取心，不断学习，不断调整，不断提高。
校外教育实行教务工作系统化管理不仅十分必要，而且具有重要的意义。这种工作方式把许多原来手工的操作变成了借助计算机网络来操作，把原先较为繁重复杂的事情程序化、简洁化、自动化，既便捷快速，又有较高的准确性，既提高工作效率，又节省人力、物力、财力。由于实现了系统化管理，操作更为有序灵便，各种档案资料信息更为完整，可以为学校教育提供有益的参考和补充，从而促进学员的全面发展。