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教育部和国家档案局于2008年8月联合发布了《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)。根据《办法》中的要求,采取措施,有利于充分发挥高等职业技术院校(以下简称高职)校友档案的作用。
一、高职校友档案的作用
传统的档案管理模式以管理档案原件为主,新发布的《办法》将“编研档案史料,开发档案信息资源”列入高校档案机构的管理职责,突出了高校档案工作的学术性。
通过编研校友档案,开发校友档案信息资源,可以了解当地的就业信息、就业渠道、人员流向、就业政策, 以及对毕业生知识结构、能力结构和素质结构的要求,获取关于对学校办学质量高低、办学方向定位、人才培养目标定位等方面的信息,有利于高职迅速把握社会对人才培养的需求,及时调整办学目标和人才培养方案,以适应社会发展需要;尤其是可以为高职的专业设置提供动态信息交流平台,便于优化高职专业结构,避免其盲目的趋同现象,避免“滞后”或“一哄而起”,推动专业发展和学科建设,还可以为高职的课程设计提供重要参考;利用校友所在行业与母校相关专业的血缘关系,促进校企合作办学,促进产学研结合,或是为在校学生提供校友所支持的实践场所;通过编研有关校友就业、创业的档案,吸取其中的精华,可以为高职开设就业、创业课程提供案例,帮助没有实战经验的高职就业、创业课老师,更好地为在校学生服务。
原始的校友档案信息一般只能起到通讯录的作用,针对上述校友档案的深层价值,按《办法》的要求对其进行筛选、编纂,形成专指的、系统的、深层次的、动态的信息,然后进一步分析、研究,或是及时、准确、方便地提供给师生、学校和社会利用,可以充分发挥校友档案的作用,全面提升校友活动的意义。
二、为征集高职校友档案制定专门的制度和办法
传统的高校档案工作服务功能之所以单一化,一方面是因为受传统观念的影响,偏重于为领导决策和学校管理服务;另一方面,也是因为档案管理制度不合理、措施不完善。《办法》强调“高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法”。
高职征集校友档案需制定专门的制度和办法,建立长效的机制和工作机构。例如,要明确规定母校校友会与班级、行业、地区校友会的关系,以及各类校友会与档案馆(室)的关系和分工;学生毕业前都要按班组织校友会,了解今后作为校友的责任和联系方法,确定校友档案业余征集员。又如,定期邀请校友返校,以多种方式与在校学生交流,培养在校学生的校友意识;向回校的校友征求学校发展的意见和建议,同时征集有关信息资料;组织校友参观、座谈、开展学术交流或技术交流,并作详细记录;要求学校领导、教职员工外出开会、出差或教师到各地指导学生社会实践、实习之时,必须尽可能地走访当地校友,获取校友信息。学校要安排专人专职负责联络、收集、整理、筛选、分类校友信息资源,建立动态的校友档案资料数据库,组织重大校友活动,建立校友工作网站,创办定期的校友通讯刊物。
三、利用高职校友档案开展多种形式的宣传教育活动
《办法》要求,“利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能”,以丰富校园文化和精神文明建设的内涵。例如,利用校友的先进事迹、工作业绩等档案资料,可以“举办档案展览、建设档案网站”。又如,根据校友档案,可以有针对性地邀请优秀校友回母校参加学生座谈会,或担任校外辅导员;邀请校友参与教学工作,兼任母校的创业导师或就业导师,分别负责创业讲座和就业指导讲座,指导学生的创业项目、创业计划大赛和就业设计;同时,根据校友档案,教师可把优秀校友的事迹写入教案,作为教学案例。
四、高职校友档案的信息化、网络化和集成化
《办法》规定高校档案机构要“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”,这对于高校档案信息资源的全面、完整及其信息化、网络化和集成化,方便学校和社会的利用,具有重要的现实意义。
1.针对档案信息化和网络化中存在的问题,采取相应措施
目前,我国多数的档案网站是“展示——宣传型”,只能提供信息浏览服务和简单的信息咨询检索服务,大多没有反馈功能。国外很多著名高校建立的校友网站,十分重视为校友服务。例如,英国剑桥大学的校友在其校友网站上输入自己信息的同时,就拥有了享受其校友办公室提供的一系列服务和优惠的权利。
校友网站要为校友服务,方便校友与母校联系,方便校友会与档案馆的沟通,就需要建立用户反馈系统,需要分析用户的需求类型、需求结构、需求的表现形式、需求的影响性因素、需求的满足方式,针对用户对档案信息的需求和档案形成的特点,确立档案信息资源建设的具体任务并组织有效的档案信息输出,最终构成校友档案信息资源管理的双循环反馈系统。
校友网站还要有检索功能,可以将现成的工具软件嵌入网站。在档案检索工具中,著录项目越完整且详略得当,即检索工具存贮的信息越能准确地反映文件或案卷的内容及形式特征,则其检索功能就越强。国家标准《档案著录规则》(DA/T18-1999)规定档案著录项目共分七项,每项分若干著录单元(小项)。现行的检索工具对著录项目的选择基本反映了文件或案卷的主要特征,但是,如果在编制校友档案检索工具时,增加一个“存放地点”作为著录项目,则其检索功能就更强。
通过校友网站的信息化和网络化,可以实现电子文件网上归档、网上组卷、网上检索、网上借阅、网上传递信息、远程服务和“互动—服务式”等功能。
为了保证校友档案信息共享的安全控制,保护个人隐私和商业秘密不受侵害,保护知识产权,应该依据相关法规,加强信息发布内容的审核,以保证发布信息的准确性和严密性;规定档案信息利用的范围和利用的程度,划分档案信息的密级,分级控制;采取权限设置、密匙配给、个人身份鉴别、访问控制、防火墙、网络病毒防治、跟踪检测、数据加密、数据备份等技术,建立健全网络管理体制和规章制度、加强网络运行进程中的监控与管理等。
2.针对高职校友档案集成化中存在的问题,采取相应措施
目前,国内各高职档案信息化建设往往是独立进行的,缺乏馆际合作、交流和分工,而且数字化档案管理的标准化、规范化进程滞后,不利于档案信息资源的共享。20世纪90年代中期,美国国家档案与文件署将国内所有已数字化的档案资源,按地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络(http://www.nara.gov),实现了全国数字化档案资源的网上集成化查询、检索和利用。高职校友档案的网上集成化也可借鉴国外的经验。在全国档案资源的网上集成化实现之前,可以在区域职教共同体内,或者联合相关高职按专业学科构建校友档案信息集成系统,各参与单位的档案机构从信息集成、管理集成和服务集成三个层面,统一实现网上托管,统一标准规范、统一管理服务、统一配备服务设施,从而优化管理环境和服务,节约管理成本。
实现档案网上集成化,需要对各高职档案信息化建设采用的软、硬件平台和应用系统,对各信息化业务环节所采用的信息技术和管理软件做出统一的要求和规划。根据档案网上集成化的目标,各高职的校友档案工作要有信息化建设的总体发展规划和对应用信息技术的深入研究,避免重复劳动,避免浪费人力、物力和时间。
(作者单位:湖北省武汉职业技术学院)
一、高职校友档案的作用
传统的档案管理模式以管理档案原件为主,新发布的《办法》将“编研档案史料,开发档案信息资源”列入高校档案机构的管理职责,突出了高校档案工作的学术性。
通过编研校友档案,开发校友档案信息资源,可以了解当地的就业信息、就业渠道、人员流向、就业政策, 以及对毕业生知识结构、能力结构和素质结构的要求,获取关于对学校办学质量高低、办学方向定位、人才培养目标定位等方面的信息,有利于高职迅速把握社会对人才培养的需求,及时调整办学目标和人才培养方案,以适应社会发展需要;尤其是可以为高职的专业设置提供动态信息交流平台,便于优化高职专业结构,避免其盲目的趋同现象,避免“滞后”或“一哄而起”,推动专业发展和学科建设,还可以为高职的课程设计提供重要参考;利用校友所在行业与母校相关专业的血缘关系,促进校企合作办学,促进产学研结合,或是为在校学生提供校友所支持的实践场所;通过编研有关校友就业、创业的档案,吸取其中的精华,可以为高职开设就业、创业课程提供案例,帮助没有实战经验的高职就业、创业课老师,更好地为在校学生服务。
原始的校友档案信息一般只能起到通讯录的作用,针对上述校友档案的深层价值,按《办法》的要求对其进行筛选、编纂,形成专指的、系统的、深层次的、动态的信息,然后进一步分析、研究,或是及时、准确、方便地提供给师生、学校和社会利用,可以充分发挥校友档案的作用,全面提升校友活动的意义。
二、为征集高职校友档案制定专门的制度和办法
传统的高校档案工作服务功能之所以单一化,一方面是因为受传统观念的影响,偏重于为领导决策和学校管理服务;另一方面,也是因为档案管理制度不合理、措施不完善。《办法》强调“高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法”。
高职征集校友档案需制定专门的制度和办法,建立长效的机制和工作机构。例如,要明确规定母校校友会与班级、行业、地区校友会的关系,以及各类校友会与档案馆(室)的关系和分工;学生毕业前都要按班组织校友会,了解今后作为校友的责任和联系方法,确定校友档案业余征集员。又如,定期邀请校友返校,以多种方式与在校学生交流,培养在校学生的校友意识;向回校的校友征求学校发展的意见和建议,同时征集有关信息资料;组织校友参观、座谈、开展学术交流或技术交流,并作详细记录;要求学校领导、教职员工外出开会、出差或教师到各地指导学生社会实践、实习之时,必须尽可能地走访当地校友,获取校友信息。学校要安排专人专职负责联络、收集、整理、筛选、分类校友信息资源,建立动态的校友档案资料数据库,组织重大校友活动,建立校友工作网站,创办定期的校友通讯刊物。
三、利用高职校友档案开展多种形式的宣传教育活动
《办法》要求,“利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能”,以丰富校园文化和精神文明建设的内涵。例如,利用校友的先进事迹、工作业绩等档案资料,可以“举办档案展览、建设档案网站”。又如,根据校友档案,可以有针对性地邀请优秀校友回母校参加学生座谈会,或担任校外辅导员;邀请校友参与教学工作,兼任母校的创业导师或就业导师,分别负责创业讲座和就业指导讲座,指导学生的创业项目、创业计划大赛和就业设计;同时,根据校友档案,教师可把优秀校友的事迹写入教案,作为教学案例。
四、高职校友档案的信息化、网络化和集成化
《办法》规定高校档案机构要“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”,这对于高校档案信息资源的全面、完整及其信息化、网络化和集成化,方便学校和社会的利用,具有重要的现实意义。
1.针对档案信息化和网络化中存在的问题,采取相应措施
目前,我国多数的档案网站是“展示——宣传型”,只能提供信息浏览服务和简单的信息咨询检索服务,大多没有反馈功能。国外很多著名高校建立的校友网站,十分重视为校友服务。例如,英国剑桥大学的校友在其校友网站上输入自己信息的同时,就拥有了享受其校友办公室提供的一系列服务和优惠的权利。
校友网站要为校友服务,方便校友与母校联系,方便校友会与档案馆的沟通,就需要建立用户反馈系统,需要分析用户的需求类型、需求结构、需求的表现形式、需求的影响性因素、需求的满足方式,针对用户对档案信息的需求和档案形成的特点,确立档案信息资源建设的具体任务并组织有效的档案信息输出,最终构成校友档案信息资源管理的双循环反馈系统。
校友网站还要有检索功能,可以将现成的工具软件嵌入网站。在档案检索工具中,著录项目越完整且详略得当,即检索工具存贮的信息越能准确地反映文件或案卷的内容及形式特征,则其检索功能就越强。国家标准《档案著录规则》(DA/T18-1999)规定档案著录项目共分七项,每项分若干著录单元(小项)。现行的检索工具对著录项目的选择基本反映了文件或案卷的主要特征,但是,如果在编制校友档案检索工具时,增加一个“存放地点”作为著录项目,则其检索功能就更强。
通过校友网站的信息化和网络化,可以实现电子文件网上归档、网上组卷、网上检索、网上借阅、网上传递信息、远程服务和“互动—服务式”等功能。
为了保证校友档案信息共享的安全控制,保护个人隐私和商业秘密不受侵害,保护知识产权,应该依据相关法规,加强信息发布内容的审核,以保证发布信息的准确性和严密性;规定档案信息利用的范围和利用的程度,划分档案信息的密级,分级控制;采取权限设置、密匙配给、个人身份鉴别、访问控制、防火墙、网络病毒防治、跟踪检测、数据加密、数据备份等技术,建立健全网络管理体制和规章制度、加强网络运行进程中的监控与管理等。
2.针对高职校友档案集成化中存在的问题,采取相应措施
目前,国内各高职档案信息化建设往往是独立进行的,缺乏馆际合作、交流和分工,而且数字化档案管理的标准化、规范化进程滞后,不利于档案信息资源的共享。20世纪90年代中期,美国国家档案与文件署将国内所有已数字化的档案资源,按地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络(http://www.nara.gov),实现了全国数字化档案资源的网上集成化查询、检索和利用。高职校友档案的网上集成化也可借鉴国外的经验。在全国档案资源的网上集成化实现之前,可以在区域职教共同体内,或者联合相关高职按专业学科构建校友档案信息集成系统,各参与单位的档案机构从信息集成、管理集成和服务集成三个层面,统一实现网上托管,统一标准规范、统一管理服务、统一配备服务设施,从而优化管理环境和服务,节约管理成本。
实现档案网上集成化,需要对各高职档案信息化建设采用的软、硬件平台和应用系统,对各信息化业务环节所采用的信息技术和管理软件做出统一的要求和规划。根据档案网上集成化的目标,各高职的校友档案工作要有信息化建设的总体发展规划和对应用信息技术的深入研究,避免重复劳动,避免浪费人力、物力和时间。
(作者单位:湖北省武汉职业技术学院)