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[摘 要]基层单位档案交接工作是《档案法》《档案法实施办法》《档案馆工作通则》及各地档案馆接收档案相关规定明确要求的工作之一，是确保进馆档案接收质量，保证档案完整，促进档案管理标准化、规范化的重要措施，由于当前在基层单位的档案交接过程中，存在着诸如交接档案不及时、交接手续不健全、缺乏有效的监督管理机制等问题，严重制约了基层单位档案管理工作的开展。所以作为基层单位的档案管理人员，需要根据基层单位建设和发展的实际情况，采取行之有效的措施，确保基层单位的发展水平的稳步发展。
[关键词]基层单位；档案交接；问题
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）44-0366-01
档案管理对于很多单位和企业来说是一项看起来没有多难，但是实际上又对单位的发展起到至关重要作用的工作，很多单位知道该工作的重要性，但是重视度和管理度并没有相应地提高，尤其是一些基层单位，不管是技术上还是人员调配上都存在着一些问题。
1 基层档案管理存在的问题
目前，基层单位的档案利用率较低，其在档案管理方面主要存在以下几点问题：
1.1 档案管理重视不足够
目前，我国存在一个明显的现象：越小越是基层单位对于档案管理工作越缺乏足够的重视。从单位领导、档案管理人员到使用人员都对档案管理工作不够重视。这导致档案管理随意、档案文件归纳混乱、档案的利用率低，更为严重的是档案文件常常丢失。正是由于重视的不足，档案的宣传工作较少，导致基层单位内的工作人员对档案的利用不足。
1.2 档案管理分工不协调
很多单位的工作人员认为档案管理工作只属于秘书人员或者是办公室专职档案员，缺乏参与。这导致单位内部之间、部门单位和档案专门管理部门之间的沟通协调不够，使得档案管理人员的职能不能充分发挥。这就需要档案管理人员具有良好的协调沟通能力，能够游走于各个部门，收集档案资料。
1.3 档案监交工作不严格
对一些档案转移知识的基本单位是不够的，文件传输和文件传输和交易工作，促进档案管理及相关工作忽视的意义，对单位领导档案转移缺乏监督管理，参与档案的监督不主动、不积极，间接导致对文件管理存在漏洞。基层档案室存在问题时，无人负责。
1.4 档案交接工作不认真
档案交接时，有的机关和单位新老档案人员说一说了事，简单到再不能简单；有的机关和单位领导或档案人员认为档案交接只是一串钥匙的交接，对档案交接工作马虎从事，思想认识不到位，交接不严格；有的机关和单位领导把档案交接看成是档案人员之间的事情，对档案交接准备、程序、内容等工作不过问，没有领导现场监督，交接工作随意性大。
2 完善基层单位的档案管理与交接工作
2.1 建立基层单位档案交接的规范和标准
在不断完善基层单位档案交接工作的过程中，管理人员还应当增强对档案交接工作的重视力度，同时，必须广泛征集民意，建立统一的基层单位档案交接工作的规范和标准。只有这样才能够实现基层单位的档案交接工作的有效性，实现基层单位的长远发展。目前，由于基层单位缺乏统一档案交接工作的规范和标准，导致很多单位的档案信息不完整现象的大量存在，使很多档案在利用中出现利用不足的状况，给基层单位的可持续性发展造成了严重的阻碍。因此，积极采取行之有效的措施，建立基层单位交接工作的统一规范和标准迫在眉睫。当然，除了建立相关标准之外，也要加强法律、政策、法规方面的保护，最终保障基层单位档案交接工作的真实、完整、有效，实现基层单位的长效发展。
2.2 做好文书资料的接收和处理工作，提高文书工作的效率
一份文书文件的收集和处理的质量可以直接反映出领导人拟办工作是否正确及时，承办人承办得是否准确无误，这同样也是提高基层单位文书资料工作的重要表现。然后收到的文书资料能够有效地在机关内部进行运转，还在于基层单位的文书管理人员能否及时准确地对文书资料进行重要内容的提取和传阅以及催办。一般按照规定，当天接到的文件，当天就要及时地贴上收文处理单，然后递交到相应的领导办公室，等待其进行批办和审阅，文件一经领导同意和批办后，文书管理工作人员就要根据领导下发的批示，进行不同部门之间的传阅。总而言之，只有这样，才能有效地保证在当前的基层单位文书接受和处理工作中避免出现文件延迟处理，文件积累、互相推诿、办事效率低的不良现象。
2.3 完善档案交接手续
档案交接分为档案移交和档案接收两个环节，要确保档案交接工作的規范与标准，基层单位必须完善档案交接手续，通过制度的执行来规范档案移交和档案接收环节。档案移交手续应包括：档案管理人员对移交前档案的全面清理，档案管理人员对零散的档案进行分类存放、对借出的档案进行催还并登记在册，按照档案移交要求编制档案移交文据、撰写档案移交说明等；接收档案时要分类立卷、编目完整，对部分档案进行手工复制或采用化学药剂进行技术处理，根据分类方案、案卷数量编制案卷目录等。
2.4 提高档案管理人员的水平
基层单位档案管理的工作十分繁杂，而且不断重复，显得枯燥。参与到档案管理的人员主要包括单位领导、档案管理人员、档案使用人员。其中，档案管理人员是影响档案管理水平及利用率的关键。因此提高档案管理人员的管理水平十分重要。
首先，提高基层领导以及档案管理人员对档案及其管理的重视程度，使其深刻认识到提高基层档案利用率的重要性。在此基础上加大宣传力度，让单位内一般的员工参与到档案的使用与管理中，提高其利用率。其次，档案管理人员要掌握归档的基本知识，熟悉文秘、目录学、历史学、社会科学等方面的知识。其次档案管理人员要能够熟练使用计算机和互联网对电子档案进行管理，如Word.Excel等办公软件。最后档案管理人员必须具备足够的耐心和良好的心理素质，不会因为归档枯燥而懈怠工作。最后，加强对基层单位档案管理人员的监督与管理，杜绝兼职和无专职现象的发生，保证档案管理人员百分之百将其精力投入到档案管理工作中去。
2.5 加强对档案交接工作的监管力度
基层单位应加强对档案交接监管工作的认识，安排专门人员监督档案的移交工作。监管人员要严格按照工作原则，认真履行自身的职责，按程序办理。普通档案人员因岗位变动进行档案交接时，应该由档案机构的相关负责人来监督；档案机构负责人在办理档案交接时，应由档案行政管理部门或者其分管领导进行监督。监督人员做好档案移交和接收的全过程监督，除了监督档案交接是否依据规章进行外，还要记录档案交接的时间、地点、交接人员的姓名、职务等，检查无误后，由交接双方签字盖章，监督人员最后也要签字确认。对档案交接进行监管有很强的责任性，如果发现问题，档案交接双方和监管人员都负有一定的责任。
综上所述，档案的交接工作，有的交接不及时，有的交接不规范，有的交接不认真、不细致，甚至造成档案资料的丢失，这样或那样的漏洞和问题较多，因此需采取加强档案人员思想教育、积极宣传贯彻档案法规、做好档案移交准备工作、把好档案人员离职离岗关口、做好档案监交工作等切实措施和对策加以解决。
参考文献
[1] 陈婧婧.浅谈基层单位档案交接工作中的问题和对策[J].北京档案，2014，12：34-36.
[2] 杨登超.档案交接工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2015，16：69+76.
[关键词]基层单位；档案交接；问题
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）44-0366-01
档案管理对于很多单位和企业来说是一项看起来没有多难，但是实际上又对单位的发展起到至关重要作用的工作，很多单位知道该工作的重要性，但是重视度和管理度并没有相应地提高，尤其是一些基层单位，不管是技术上还是人员调配上都存在着一些问题。
1 基层档案管理存在的问题
目前，基层单位的档案利用率较低，其在档案管理方面主要存在以下几点问题：
1.1 档案管理重视不足够
目前，我国存在一个明显的现象：越小越是基层单位对于档案管理工作越缺乏足够的重视。从单位领导、档案管理人员到使用人员都对档案管理工作不够重视。这导致档案管理随意、档案文件归纳混乱、档案的利用率低，更为严重的是档案文件常常丢失。正是由于重视的不足，档案的宣传工作较少，导致基层单位内的工作人员对档案的利用不足。
1.2 档案管理分工不协调
很多单位的工作人员认为档案管理工作只属于秘书人员或者是办公室专职档案员，缺乏参与。这导致单位内部之间、部门单位和档案专门管理部门之间的沟通协调不够，使得档案管理人员的职能不能充分发挥。这就需要档案管理人员具有良好的协调沟通能力，能够游走于各个部门，收集档案资料。
1.3 档案监交工作不严格
对一些档案转移知识的基本单位是不够的，文件传输和文件传输和交易工作，促进档案管理及相关工作忽视的意义，对单位领导档案转移缺乏监督管理，参与档案的监督不主动、不积极，间接导致对文件管理存在漏洞。基层档案室存在问题时，无人负责。
1.4 档案交接工作不认真
档案交接时，有的机关和单位新老档案人员说一说了事，简单到再不能简单；有的机关和单位领导或档案人员认为档案交接只是一串钥匙的交接，对档案交接工作马虎从事，思想认识不到位，交接不严格；有的机关和单位领导把档案交接看成是档案人员之间的事情，对档案交接准备、程序、内容等工作不过问，没有领导现场监督，交接工作随意性大。
2 完善基层单位的档案管理与交接工作
2.1 建立基层单位档案交接的规范和标准
在不断完善基层单位档案交接工作的过程中，管理人员还应当增强对档案交接工作的重视力度，同时，必须广泛征集民意，建立统一的基层单位档案交接工作的规范和标准。只有这样才能够实现基层单位的档案交接工作的有效性，实现基层单位的长远发展。目前，由于基层单位缺乏统一档案交接工作的规范和标准，导致很多单位的档案信息不完整现象的大量存在，使很多档案在利用中出现利用不足的状况，给基层单位的可持续性发展造成了严重的阻碍。因此，积极采取行之有效的措施，建立基层单位交接工作的统一规范和标准迫在眉睫。当然，除了建立相关标准之外，也要加强法律、政策、法规方面的保护，最终保障基层单位档案交接工作的真实、完整、有效，实现基层单位的长效发展。
2.2 做好文书资料的接收和处理工作，提高文书工作的效率
一份文书文件的收集和处理的质量可以直接反映出领导人拟办工作是否正确及时，承办人承办得是否准确无误，这同样也是提高基层单位文书资料工作的重要表现。然后收到的文书资料能够有效地在机关内部进行运转，还在于基层单位的文书管理人员能否及时准确地对文书资料进行重要内容的提取和传阅以及催办。一般按照规定，当天接到的文件，当天就要及时地贴上收文处理单，然后递交到相应的领导办公室，等待其进行批办和审阅，文件一经领导同意和批办后，文书管理工作人员就要根据领导下发的批示，进行不同部门之间的传阅。总而言之，只有这样，才能有效地保证在当前的基层单位文书接受和处理工作中避免出现文件延迟处理，文件积累、互相推诿、办事效率低的不良现象。
2.3 完善档案交接手续
档案交接分为档案移交和档案接收两个环节，要确保档案交接工作的規范与标准，基层单位必须完善档案交接手续，通过制度的执行来规范档案移交和档案接收环节。档案移交手续应包括：档案管理人员对移交前档案的全面清理，档案管理人员对零散的档案进行分类存放、对借出的档案进行催还并登记在册，按照档案移交要求编制档案移交文据、撰写档案移交说明等；接收档案时要分类立卷、编目完整，对部分档案进行手工复制或采用化学药剂进行技术处理，根据分类方案、案卷数量编制案卷目录等。
2.4 提高档案管理人员的水平
基层单位档案管理的工作十分繁杂，而且不断重复，显得枯燥。参与到档案管理的人员主要包括单位领导、档案管理人员、档案使用人员。其中，档案管理人员是影响档案管理水平及利用率的关键。因此提高档案管理人员的管理水平十分重要。
首先，提高基层领导以及档案管理人员对档案及其管理的重视程度，使其深刻认识到提高基层档案利用率的重要性。在此基础上加大宣传力度，让单位内一般的员工参与到档案的使用与管理中，提高其利用率。其次，档案管理人员要掌握归档的基本知识，熟悉文秘、目录学、历史学、社会科学等方面的知识。其次档案管理人员要能够熟练使用计算机和互联网对电子档案进行管理，如Word.Excel等办公软件。最后档案管理人员必须具备足够的耐心和良好的心理素质，不会因为归档枯燥而懈怠工作。最后，加强对基层单位档案管理人员的监督与管理，杜绝兼职和无专职现象的发生，保证档案管理人员百分之百将其精力投入到档案管理工作中去。
2.5 加强对档案交接工作的监管力度
基层单位应加强对档案交接监管工作的认识，安排专门人员监督档案的移交工作。监管人员要严格按照工作原则，认真履行自身的职责，按程序办理。普通档案人员因岗位变动进行档案交接时，应该由档案机构的相关负责人来监督；档案机构负责人在办理档案交接时，应由档案行政管理部门或者其分管领导进行监督。监督人员做好档案移交和接收的全过程监督，除了监督档案交接是否依据规章进行外，还要记录档案交接的时间、地点、交接人员的姓名、职务等，检查无误后，由交接双方签字盖章，监督人员最后也要签字确认。对档案交接进行监管有很强的责任性，如果发现问题，档案交接双方和监管人员都负有一定的责任。
综上所述，档案的交接工作，有的交接不及时，有的交接不规范，有的交接不认真、不细致，甚至造成档案资料的丢失，这样或那样的漏洞和问题较多，因此需采取加强档案人员思想教育、积极宣传贯彻档案法规、做好档案移交准备工作、把好档案人员离职离岗关口、做好档案监交工作等切实措施和对策加以解决。
参考文献
[1] 陈婧婧.浅谈基层单位档案交接工作中的问题和对策[J].北京档案，2014，12：34-36.
[2] 杨登超.档案交接工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2015，16：69+76.