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[摘 要]档案是社会活动的记录，档案资料具有真实性和历史性的特征，在一定程度上影响着社会事业的决策。实现事业单位档案管理的信息化，是顺应历史发展趋势的必然选择，也是提高事业单位档案管理效率的重要方法。高度重视档案管理的信息化建设，做好科学的事业单位档案管理规划工作，不断完善自身的管理模式，可以更好的促进事业单位发展。本文探讨了事业单位档案管理信息化建设对策。
[关键词]事业单位；档案管理；信息化建设；对策
中图分类号：D630.1；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）44-0368-01
随着信息技术的飞速发展，人类文明已经进入到信息时代，事业单位在发展的过程中，必须加强信息化建设水平。事业单位档案管理信息化建设工作的开展，必须从自身的发展实际出发，有针对性的引进先进的信息技术和设备，并应用规范性的操作，提升档案管理工作效率，为自身的长期发展奠定良好的基础。
1 信息化建设的特点和优势
第一，简化查询流程，提高工作效率。在事业单位传统档案管理中，进行查询首先需要先取得各种批文手续，过程比较繁琐。而且查询时方法老旧，纸质传媒在查询中容易加速老化，并且易于損坏不利于保存。由于纸质媒介存储量大，所占空间也大，同时容易在归类和放置中存在误差，影响档案管理的操作。而信息化建设实施后，采用计算机存储和网络查询，简化了繁琐的批文手续等流程，便捷了使用和查询。而且档案在存储中也不会因为查询而被破坏。存储空间极大减少，节约了经费，同时在计算机中管理也减少了归类和放置的误差，使档案管理的有效率得到极大提升。
第二，改善了存储环境，提高了档案保存的安全性。在事业单位传统的档案管理中，以纸质媒介记录档案。在保存档案时，就不可避免的遇到由于档案材质而导致的问题。纸质媒介容易引起火灾被烧毁，容易被蛀虫啃食被损毁，容易吸收潮湿空气而被发霉。而且档案上的字迹和档案本身也容易由于时间的流逝而变得模糊不清，容易被损坏，并且很难进行补救。进行信息化建设后，利用计算机和网络的方式来管理档案，抛弃了纸质媒介，转换为容易管理和使用的电子档案。电子档案编写和存储都十分便捷，并且存储占用的空间极小，可以直接保存在计算机的硬盘或者服务器里。纸质媒介存在的各种容易被损毁的问题也不会出现，对环境的要求也不像纸质媒介那么苛刻。档案管理的信息化具有非常大的优势。
2 事业单位档案管理信息化建设对策
2.1 提高管理人员专业素质
提高管理人员在信息记录每一个过程方面的技术和能力，对于促进档案管理工作信息化建设有着非常巨大的作用。我们应当提高工作管理人员的专业素质和人才质量，加强对人员计算机技能的培养，多对他们进行职业技能方面的培训和管理方面综合素质的训练，使其与现在社会的实际发展需求相一致，保证条件上的满足。提高人事档案、重点档案的管理，要培养管理人员从思想上认识到工作中需要注意问题的重要性。要注重对档案管理人员的专业能力进行评估，建立良好的评价体系，有利于培养高素质、优秀的人才，从而才能满足于人们对于档案管理机构的期许，实现管理人员对信息文件地良好管理。
2.2 加快档案管理的软、硬件建设
为了有效地节省档案管理所占用的时间，使用性能稳定、受到外界破坏较少的硬件、软件设备进行管理不失为一种比较好的方法。有关单位应当加大投资力度，对成套设备进行采购，加强管理人员对相关技术设备使用的方法进行技术上的培训。这不仅可以大力的促进档案管理的工作，而且还可以保证档案能够得到长期的、有效的保护。计算机管理技术对全世界数据的存储和管理有着非常广泛地使用，是保证电子存储数据安全和完整的重要方法，它也渗透在档案管理的各个阶段。计算机软、硬件由于具有良好的存储容量，足以为设备提供大量的空间用来存储数据，对于减少信息存储工作的时间，减轻管理人员大量的工作方面是非常有效的。提高信息档案管理机构的人员水平，我们不但需要有效地引进先进的技术管理设备，更要重视对档案信息自身的建设。档案管理的综合发展不但需要对档案管理内容制定相应的规章制度，更要对软件应用进行充分的使用，为档案管理提供基础上的帮助。
2.3 建立实用的档案信息网站
建立一个较好的档案信息网站的方法，为档案管理机构实现全面化的管理，对档案管理实施信息化发展具有不可替代的作用。建立信息档案网站的做法可以对情报档案、情报信息等其他资源进行充分的共享，有了更加广泛地可选择能力的提升，这是值得发展的。使用计算机操作系统和互联网进行档案信息的管理，不断适应日益更新的社会对档案管理和发展的需求，是满足我国相关档案管理标准的重要举措。档案管理最好选用面向主流市场的，有良好行为记录的标准化设备，这样才能提供有保障的信息化建设的服务。保持与软件公司和国内外材料生产厂家的沟通，定制适合档案管理工作的操作系统，保证软件的时效性，不断对档案信息进行更新，也方便对数据的管理和开发展开工作。
2.4 逐步规范信息资源管理
机关事业单位档案管理人员要在电子政务建设的相关文件中，纳入政务信息的整理、归档等工作。如此一来，有利于对信息资源建设做出宏观调控，规范信息资源的整理工作，从而形成统一、集中的管理制度，避免出现信息交叉和重复的情况。档案里集中反映了法规政令实施、人员素质情况、调查研究成果、历史现在进程等内容，领导在总结经验、制定计划、处理问题时，都需要查阅档案。因此，机关事业单位档案管理人员要通过对信息资源的规范管理，避免出现错误和遗漏。并注重应用系统建设，主要涉及档案信息的收集、管理、利用等内容，能够将档案管理信息化建设的效益集中体现出来，提升档案信息服务效果。
2.5 尽快整合档案信息
因为机关事业单位档案信息涉及方方面面的内容，来源非常广泛，所以进行归档保存的过程中，需要做好信息的分类管理工作，让档案信息的结构得到优化，从而更好地共享资源。对于机关事业单位档案信息的著录，还需要做好标引、分类和排列等工作，让档案信息更加有序。此外，还要做好同属性信息的分类工作，将大量的政务信息资源集中起来，提升查询的效率。并加强标准规范建设，包括电子文件的形成与归档、电子档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、网上传输等内容，通过将相应的标准与规范明确下来，能够保证计算机管理档案信息的安全。
2.6 加强信息资源安全管理
近年来，网络技术发展速度很快，很多不法分子利用黑客与病毒盗窃机关事业单位档案信息，并对其做出干扰。而人员的错误操作、系统故障等，也容易让给档案信息安全面临着巨大威胁。对此，机关事业单位在档案管理信息化建设中，还要加强安全管理工作，包括主机、网络、数据库等方面。机关事业单位档案管理部门要采取数据备份、安装防火墙等技术手段，为档案信息资源安全提供可靠保障。
总而言之，事业单位档案管理信息化建设符合潮流和趋势，是提高单位档案管理质量的必由之路，必须要提高认识，加大投入，充分利用信息化手段和技术，改变传统的手工模式，使档案管理水平提档升级，为事业单位发展贡献一分力量。
参考文献
[1] 吴志鹏.事业单位档案管理信息化建设思路剖析[J].黑龙江档案.2017（01）
[2] 秦莉莉.对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].办公室业务.2017（12）
[关键词]事业单位；档案管理；信息化建设；对策
中图分类号：D630.1；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）44-0368-01
随着信息技术的飞速发展，人类文明已经进入到信息时代，事业单位在发展的过程中，必须加强信息化建设水平。事业单位档案管理信息化建设工作的开展，必须从自身的发展实际出发，有针对性的引进先进的信息技术和设备，并应用规范性的操作，提升档案管理工作效率，为自身的长期发展奠定良好的基础。
1 信息化建设的特点和优势
第一，简化查询流程，提高工作效率。在事业单位传统档案管理中，进行查询首先需要先取得各种批文手续，过程比较繁琐。而且查询时方法老旧，纸质传媒在查询中容易加速老化，并且易于損坏不利于保存。由于纸质媒介存储量大，所占空间也大，同时容易在归类和放置中存在误差，影响档案管理的操作。而信息化建设实施后，采用计算机存储和网络查询，简化了繁琐的批文手续等流程，便捷了使用和查询。而且档案在存储中也不会因为查询而被破坏。存储空间极大减少，节约了经费，同时在计算机中管理也减少了归类和放置的误差，使档案管理的有效率得到极大提升。
第二，改善了存储环境，提高了档案保存的安全性。在事业单位传统的档案管理中，以纸质媒介记录档案。在保存档案时，就不可避免的遇到由于档案材质而导致的问题。纸质媒介容易引起火灾被烧毁，容易被蛀虫啃食被损毁，容易吸收潮湿空气而被发霉。而且档案上的字迹和档案本身也容易由于时间的流逝而变得模糊不清，容易被损坏，并且很难进行补救。进行信息化建设后，利用计算机和网络的方式来管理档案，抛弃了纸质媒介，转换为容易管理和使用的电子档案。电子档案编写和存储都十分便捷，并且存储占用的空间极小，可以直接保存在计算机的硬盘或者服务器里。纸质媒介存在的各种容易被损毁的问题也不会出现，对环境的要求也不像纸质媒介那么苛刻。档案管理的信息化具有非常大的优势。
2 事业单位档案管理信息化建设对策
2.1 提高管理人员专业素质
提高管理人员在信息记录每一个过程方面的技术和能力，对于促进档案管理工作信息化建设有着非常巨大的作用。我们应当提高工作管理人员的专业素质和人才质量，加强对人员计算机技能的培养，多对他们进行职业技能方面的培训和管理方面综合素质的训练，使其与现在社会的实际发展需求相一致，保证条件上的满足。提高人事档案、重点档案的管理，要培养管理人员从思想上认识到工作中需要注意问题的重要性。要注重对档案管理人员的专业能力进行评估，建立良好的评价体系，有利于培养高素质、优秀的人才，从而才能满足于人们对于档案管理机构的期许，实现管理人员对信息文件地良好管理。
2.2 加快档案管理的软、硬件建设
为了有效地节省档案管理所占用的时间，使用性能稳定、受到外界破坏较少的硬件、软件设备进行管理不失为一种比较好的方法。有关单位应当加大投资力度，对成套设备进行采购，加强管理人员对相关技术设备使用的方法进行技术上的培训。这不仅可以大力的促进档案管理的工作，而且还可以保证档案能够得到长期的、有效的保护。计算机管理技术对全世界数据的存储和管理有着非常广泛地使用，是保证电子存储数据安全和完整的重要方法，它也渗透在档案管理的各个阶段。计算机软、硬件由于具有良好的存储容量，足以为设备提供大量的空间用来存储数据，对于减少信息存储工作的时间，减轻管理人员大量的工作方面是非常有效的。提高信息档案管理机构的人员水平，我们不但需要有效地引进先进的技术管理设备，更要重视对档案信息自身的建设。档案管理的综合发展不但需要对档案管理内容制定相应的规章制度，更要对软件应用进行充分的使用，为档案管理提供基础上的帮助。
2.3 建立实用的档案信息网站
建立一个较好的档案信息网站的方法，为档案管理机构实现全面化的管理，对档案管理实施信息化发展具有不可替代的作用。建立信息档案网站的做法可以对情报档案、情报信息等其他资源进行充分的共享，有了更加广泛地可选择能力的提升，这是值得发展的。使用计算机操作系统和互联网进行档案信息的管理，不断适应日益更新的社会对档案管理和发展的需求，是满足我国相关档案管理标准的重要举措。档案管理最好选用面向主流市场的，有良好行为记录的标准化设备，这样才能提供有保障的信息化建设的服务。保持与软件公司和国内外材料生产厂家的沟通，定制适合档案管理工作的操作系统，保证软件的时效性，不断对档案信息进行更新，也方便对数据的管理和开发展开工作。
2.4 逐步规范信息资源管理
机关事业单位档案管理人员要在电子政务建设的相关文件中，纳入政务信息的整理、归档等工作。如此一来，有利于对信息资源建设做出宏观调控，规范信息资源的整理工作，从而形成统一、集中的管理制度，避免出现信息交叉和重复的情况。档案里集中反映了法规政令实施、人员素质情况、调查研究成果、历史现在进程等内容，领导在总结经验、制定计划、处理问题时，都需要查阅档案。因此，机关事业单位档案管理人员要通过对信息资源的规范管理，避免出现错误和遗漏。并注重应用系统建设，主要涉及档案信息的收集、管理、利用等内容，能够将档案管理信息化建设的效益集中体现出来，提升档案信息服务效果。
2.5 尽快整合档案信息
因为机关事业单位档案信息涉及方方面面的内容，来源非常广泛，所以进行归档保存的过程中，需要做好信息的分类管理工作，让档案信息的结构得到优化，从而更好地共享资源。对于机关事业单位档案信息的著录，还需要做好标引、分类和排列等工作，让档案信息更加有序。此外，还要做好同属性信息的分类工作，将大量的政务信息资源集中起来，提升查询的效率。并加强标准规范建设，包括电子文件的形成与归档、电子档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、网上传输等内容，通过将相应的标准与规范明确下来，能够保证计算机管理档案信息的安全。
2.6 加强信息资源安全管理
近年来，网络技术发展速度很快，很多不法分子利用黑客与病毒盗窃机关事业单位档案信息，并对其做出干扰。而人员的错误操作、系统故障等，也容易让给档案信息安全面临着巨大威胁。对此，机关事业单位在档案管理信息化建设中，还要加强安全管理工作，包括主机、网络、数据库等方面。机关事业单位档案管理部门要采取数据备份、安装防火墙等技术手段，为档案信息资源安全提供可靠保障。
总而言之，事业单位档案管理信息化建设符合潮流和趋势，是提高单位档案管理质量的必由之路，必须要提高认识，加大投入，充分利用信息化手段和技术，改变传统的手工模式，使档案管理水平提档升级，为事业单位发展贡献一分力量。
参考文献
[1] 吴志鹏.事业单位档案管理信息化建设思路剖析[J].黑龙江档案.2017（01）
[2] 秦莉莉.对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].办公室业务.2017（12）