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摘要：本文分析了高校档案馆信息化建设中存在的问题，提出了高校档案馆信息化建设的原则和建设应用的重点，具有很强的理论性和操作性。
关键词：高校；档案馆；信息化
黑龙江省教育厅2014年度人文社会科学项目 项目编号：125440737
随着信息技术和网络技术的飞速发展，当今社会在政治、经济、文化、科技、军事、教育等各个领域都进入了信息化的时代，通过信息化的实现并进一步推动社会和经济等各领域的发展，可以说信息化是人类发展进步的必然结果，是时代发展的产物。高校档案馆作为高校的重要职能部门，是高校管理师生档案信息、历史资料的重要场所，对高校师生的工作和学习起着非常重要的作用，因此它的发展也必须保持与时代同步，做到与时俱进、开拓创新，实现高校档案馆管理信息化和服务信息化。
一、高校档案馆信息化建设存在的问题
（一） 缺少统一的技术体系标准及详细的整体建设规划，不利于长期发展
在高校档案馆信息化建设过程中，业务系统是由各个部门主导完成，但缺少技术及功能的长期规划，主要解决当期的、局部的需求满足，各部门独立建设、独立维护，没有形成统一管理，有的甚至造成系统的重复建设，不利于高校档案馆信息化的长期发展，造成了严重的资源浪费。
（二） 缺乏数据标准，业务系统之间数据难以共享，协作业务较难处理，给高校档案馆信息化归档带来困难
高校各部门在进行本单位信息化建设时均是立足于解决本部门工作的需要，各个系统都是于不同的时间，采取不同的标准和数据库，系统间彼此独立，各自为政，从而形成了校园网上一个个“信息孤岛”，信息和资源无法实现高效共享，也造成了信息的重复管理，数据无法实时更新，同一个类别的数据在一个系统上也许已经更新，但是在另一个系统里却没有变化，源数据获取困难，各部门需要其他部门分管的数据时甚至还有赖于落后的电话、Excel文档、人工拷盘甚至是纸质介质等低效率的方式，更谈不上数据信息的归档。
（三）现有高校档案馆信息化应用重管理轻服务现象严重，为师生提供的信息服务不够全面
高校档案业务部门管理信息系统建设过程中主要解决部门内部的流程及管理数据的积累，疏忽了师生的教学服务、生活服务。为教师、学生提供管理服务的各个流程、所提供的信息被业务单元切分，相互割裂，应用系统未能遵循统一的规范和技术规格使得应用集成整合的难度加大。
二、高校档案馆信息化建设原则
高校档案馆信息化建设是一个系统工程，它涉及多个设计细节和执行环节，需要从高校整体的高度全盘考虑，并紧密结合未来高校信息化发展的趋势，以及高校档案业务的发展趋势，并经历一个酝酿、启动、发展的过程。系统规划既要从时间上、发展上进行纵向的考虑，又要从高校各个部门以及其它校外机构的协调运作关系的横向关系上考虑；既要考虑信息基础设施建设（如机房）、软件系统的建设、安全保障系统的建设等信息校园建设项目的分步实施，又要考虑这些建设项目的协调发展，最终达到以高校各类应用和信息资源建设为基础，以学生、教师为核心，面向教学、科研、管理、校园文化建设、校园生活等多层次的信息化应用，提供综合的信息资源共享和业务协同服务，构建高校档案信息化环境。建设的原则如下：
（一） 分步实施的原则。高校档案馆信息化建设的各个环节相互关联，在建设的过程中，有计划、有步骤地实施。高校档案馆信息化建设的规划根据学校各个部门的需求和业务流程的特点，制定合理的分步实施规划。
（二） 协调发展的原则。高校档案馆信息化建设的各个环节相互依赖，任何一个环节的建设都离不开其它环节。因此，高校档案馆信息化建设规划将根据信息基础设施建设、信息资源建设、公共应用平台、应用系统建设、支撑体系建设等内容内在的逻辑关系，制定合理的分步实施规划，以确保各项内容的协调发展。
（三） 完善基础的原则。高校档案馆信息化建设应重视基础运行平台组件、基础数据中心组件等高校档案馆信息化基础类组件的建设，这些平台建设完成后，符合一定信息标准和技术标准的应用系统可方便地实现高校档案馆信息化集成。
（四） 突出应用的原则。应用是高校档案馆信息化的灵魂，高校档案馆信息化的魅力只有在丰富多彩的应用中才能体现出来，因此，应用系统和服务的建设是高校档案馆信息化的核心内容。在制定高校档案馆信息化建设规划的过程中，可选择能在短期内实现的应用系统和服务作为试点工程，组织力量重点突破，争取早日见效并带动全局。
（五） 实用发展的原则。高校档案馆信息化规划从学校的特点和需求出发，做到够用、能用即可，切不可一味地追求大而全，也不可一味地追求技术的先进性。与此同时，高校档案馆信息化的技术和应用都是不断发展的，具有一定的不确定性，所以，高校档案馆信息化的建设规划必须满足建设过程中的可扩展、可兼容和可转向。
三、高校档案馆信息化建设应用的重点
高校档案馆信息化的应用建设将以“数据、服务”二大中心为建设目标，其核心有二：
（一）搭建学校统一的基础数据平台，建设高质量的数据中心
根据高校信息化标准，制定档案馆信息化标准，为高校档案信息化长期发展奠定基础；数据中心的建设也会加强不同管理应用之间的数据交换和共享的力度，提高高校整体工作效率。通过数据中心的建设，提升档案信息化的数据质量。
（二）建设以业务为主线的完整的生命周期管理平台，打造师生信息服务中心
基于“顶层设计”的思想，借鉴国际先进的设计理念和行业优秀的业务实践为高校搭建整体运营管理的统一高效、互联互通、信息共享的管理平台，并通过应用的不断升级和改进，实现对管理过程和师生服务能力的提升。
关键词：高校；档案馆；信息化
黑龙江省教育厅2014年度人文社会科学项目 项目编号：125440737
随着信息技术和网络技术的飞速发展，当今社会在政治、经济、文化、科技、军事、教育等各个领域都进入了信息化的时代，通过信息化的实现并进一步推动社会和经济等各领域的发展，可以说信息化是人类发展进步的必然结果，是时代发展的产物。高校档案馆作为高校的重要职能部门，是高校管理师生档案信息、历史资料的重要场所，对高校师生的工作和学习起着非常重要的作用，因此它的发展也必须保持与时代同步，做到与时俱进、开拓创新，实现高校档案馆管理信息化和服务信息化。
一、高校档案馆信息化建设存在的问题
（一） 缺少统一的技术体系标准及详细的整体建设规划，不利于长期发展
在高校档案馆信息化建设过程中，业务系统是由各个部门主导完成，但缺少技术及功能的长期规划，主要解决当期的、局部的需求满足，各部门独立建设、独立维护，没有形成统一管理，有的甚至造成系统的重复建设，不利于高校档案馆信息化的长期发展，造成了严重的资源浪费。
（二） 缺乏数据标准，业务系统之间数据难以共享，协作业务较难处理，给高校档案馆信息化归档带来困难
高校各部门在进行本单位信息化建设时均是立足于解决本部门工作的需要，各个系统都是于不同的时间，采取不同的标准和数据库，系统间彼此独立，各自为政，从而形成了校园网上一个个“信息孤岛”，信息和资源无法实现高效共享，也造成了信息的重复管理，数据无法实时更新，同一个类别的数据在一个系统上也许已经更新，但是在另一个系统里却没有变化，源数据获取困难，各部门需要其他部门分管的数据时甚至还有赖于落后的电话、Excel文档、人工拷盘甚至是纸质介质等低效率的方式，更谈不上数据信息的归档。
（三）现有高校档案馆信息化应用重管理轻服务现象严重，为师生提供的信息服务不够全面
高校档案业务部门管理信息系统建设过程中主要解决部门内部的流程及管理数据的积累，疏忽了师生的教学服务、生活服务。为教师、学生提供管理服务的各个流程、所提供的信息被业务单元切分，相互割裂，应用系统未能遵循统一的规范和技术规格使得应用集成整合的难度加大。
二、高校档案馆信息化建设原则
高校档案馆信息化建设是一个系统工程，它涉及多个设计细节和执行环节，需要从高校整体的高度全盘考虑，并紧密结合未来高校信息化发展的趋势，以及高校档案业务的发展趋势，并经历一个酝酿、启动、发展的过程。系统规划既要从时间上、发展上进行纵向的考虑，又要从高校各个部门以及其它校外机构的协调运作关系的横向关系上考虑；既要考虑信息基础设施建设（如机房）、软件系统的建设、安全保障系统的建设等信息校园建设项目的分步实施，又要考虑这些建设项目的协调发展，最终达到以高校各类应用和信息资源建设为基础，以学生、教师为核心，面向教学、科研、管理、校园文化建设、校园生活等多层次的信息化应用，提供综合的信息资源共享和业务协同服务，构建高校档案信息化环境。建设的原则如下：
（一） 分步实施的原则。高校档案馆信息化建设的各个环节相互关联，在建设的过程中，有计划、有步骤地实施。高校档案馆信息化建设的规划根据学校各个部门的需求和业务流程的特点，制定合理的分步实施规划。
（二） 协调发展的原则。高校档案馆信息化建设的各个环节相互依赖，任何一个环节的建设都离不开其它环节。因此，高校档案馆信息化建设规划将根据信息基础设施建设、信息资源建设、公共应用平台、应用系统建设、支撑体系建设等内容内在的逻辑关系，制定合理的分步实施规划，以确保各项内容的协调发展。
（三） 完善基础的原则。高校档案馆信息化建设应重视基础运行平台组件、基础数据中心组件等高校档案馆信息化基础类组件的建设，这些平台建设完成后，符合一定信息标准和技术标准的应用系统可方便地实现高校档案馆信息化集成。
（四） 突出应用的原则。应用是高校档案馆信息化的灵魂，高校档案馆信息化的魅力只有在丰富多彩的应用中才能体现出来，因此，应用系统和服务的建设是高校档案馆信息化的核心内容。在制定高校档案馆信息化建设规划的过程中，可选择能在短期内实现的应用系统和服务作为试点工程，组织力量重点突破，争取早日见效并带动全局。
（五） 实用发展的原则。高校档案馆信息化规划从学校的特点和需求出发，做到够用、能用即可，切不可一味地追求大而全，也不可一味地追求技术的先进性。与此同时，高校档案馆信息化的技术和应用都是不断发展的，具有一定的不确定性，所以，高校档案馆信息化的建设规划必须满足建设过程中的可扩展、可兼容和可转向。
三、高校档案馆信息化建设应用的重点
高校档案馆信息化的应用建设将以“数据、服务”二大中心为建设目标，其核心有二：
（一）搭建学校统一的基础数据平台，建设高质量的数据中心
根据高校信息化标准，制定档案馆信息化标准，为高校档案信息化长期发展奠定基础；数据中心的建设也会加强不同管理应用之间的数据交换和共享的力度，提高高校整体工作效率。通过数据中心的建设，提升档案信息化的数据质量。
（二）建设以业务为主线的完整的生命周期管理平台，打造师生信息服务中心
基于“顶层设计”的思想，借鉴国际先进的设计理念和行业优秀的业务实践为高校搭建整体运营管理的统一高效、互联互通、信息共享的管理平台，并通过应用的不断升级和改进，实现对管理过程和师生服务能力的提升。