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摘要：公路工程内业资料是工程施工全过程的真实记录，是该公路工程质量检验的记录和评定结果，是交工验收及质量评价的依据。本文分析了公路工程内业档案资料管理现状，探讨了内业档案资料的规范化管理，阐述了内业档案资料注意事项。
关键词：内业档案资料规范化管理现状注意事项
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
公路工程实施过程中公路工程内业档案的整理、保存与使用成为公路建设项目内部管理现代性的一个主要体现, 为以后管养单位和工程验收、审计提供数据资料。这也成为公路建设者、从事档案管理的人员包括档案管理等部门关注的重要课题。
一、公路工程内业档案资料管理现状分析
1、内业资料管理要求的不统一
（1）内业表格的形式的不统一。
在不同的公路工程项目中, 内业表格形式不完全相同。甚至同一个工程项目中, 内业表格在不同的合同段中也有所差异。这使得对不同的公路工程项目或各合同段的内业管理水平的评价失去统一基准, 不利干公路工程管理工作的完善和提高。
（2）内业表格填写方法的不统一。
即使是在同一个公路工程项目的不同合同段中, 内业表格的填写方法也不尽相同。而且无论是施工单位、监理单位, 还是上级主管部门对内业表格的填写方法的认识均不够清晰, 没有一个完善的统一标准, 而且有些内业表格车身也存在着一些缺陷。
2、内业管理人员缺乏应有的统一的培训
长期以来, 在公路部门一直都存在着“重外轻内”的思想, 内业人员一直未得到应有的培训。尽管近年来进行了一系列的检测工程师的培训, 但培训的重点是各种试验手段,而忽略了检测报告的填写而且有些施工单位的内外业工作是分开的, 内外业人员缺乏必要的沟通, 从而出现内业人员在办公室内编内业的现象, 使内业资料的准确性和可靠性得不到保证。另一方面, 内业表格形式和填写方法又缺统一的标准, 更增加了内业人员的工作难度, 因为内业资料不合格而返工的现象较多, 造成了人力、物力和时间上的浪费。
3、内业资料管理的自动化和程序化程度不高
尽管计算机技术在公路工程中的应用已较为广泛, 但公路工程内业资料的管理仍停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工装订归档的水平。由于人工填写错误而废弃的和工程结束后剩余的表格都造成了大量纸张的浪费。同时, 纸张为载体的内业资料无论在生成和运输上, 还是在保存和查阅上都有着诸多的不便。因此, 如何尽快实现内业资料整理的微机化和信息化是当前公路工程项目管理的一个重要课题。
二、内业档案资料的规范化管理
内业档案资料的形成分三个阶段：即施工准备阶段、施工阶段、中间交工检验和交工验收检验阶段。
1、施工准备阶段资料包括：（1）施工组织设计（或施工方案）：一般是按单位工程编制的，它是单位工程开工申请报告的主要附件资料，若内容较为全面详细；（2）图纸会审、技术交底记录：工程开工前必须组织图纸会审，由承包工程的技术负责人组织施工技术人员对施工图纸进行全面学习、审核并做图纸会审记录；（3）技术交底：包括设计交底、施工组织设计交底、工序施工技术交底，各种交底应有文字记录、交底雙方应有签字手续。图纸会审资料一般按单位工程归类。技术交底记录应作为分项工程开工申请报告的主要附件资料归类。
2、施工阶段资料包括：（1）施工试验报告：指施工过程的抽检试验结果资料，可按试验项目以分部工程分类进行收集、整理和建立台帐，由工地试验室集中管理；（2）施工记录：按分部工程收集，按分项工程、子分项工程列目归类，附于工程检验记录（报告）之后。测量复检记录：同上；隐蔽工程验收检验记录（报告）：同上；工程质量检验、评定资料：同上。
3、中间交工检验和交工验收检验阶段资料。
（1）竣工文件材料的分类竣工文件材料按交通部交办发[2001]390 号《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》归档，共分八个部分：第一部分；可行性研究第二部分；设计基础材料第三部分；设计文件第四部分；工程管理文件第五部分；施工文件第六部分；监理文件第七部分；竣工文件第八部分：科研。
（2）竣工文件材料的整理、立卷。a.综合文件材料主要是在项目准备阶段形成的涉及广泛的文件。可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件。b.施工资料应按合同段、分期工程施工工序、问题、时间排列组卷。c.监理资料由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。d.竣（交）工资料由项目建设单位负责组卷。竣（交）工验收文件及单项工程验收文件要严格按交通部2004 年3 号令要求的内容组卷。e.决算和审计文件由项目建设单位负责组卷。f.照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）等声像资料。整理、立卷：公路工程建设中形成的照片、录音带、录象带、磁带（光盘、软盘）等声像资料，按声像、照片、磁性载体档案管理规定、规范立卷归档。从立项到施工（隐蔽工程）到竣工及项目主要活动等，要全面反映项目建设的全过程，其中照片要按施工进展顺序和项目主要活动分别组成案卷，排列顺序。照片档案：公路工程建设中形成的照片用数码相机拍照，应放在专用的照片档案盒中保存，照片档案与档案盒档案局统一订购；照片档案卷内目录：包括照片题名、照片文字说明、照片编号；照片题名：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全；照片文字说明：包括事由、时间、地点、人物、背景及摄影者。事由：照片影像所反映事件、事物的情由；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在的具体地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：对提示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人；卷脊内容要与卷内目录内容相同。录音带、录像带、磁带（光盘）等到归档的磁性载体文件。首先，必须是可读文件，必须在有关的设备上演示或检测运转正常的，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。其次，归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明，必须贴上标签，一式两份（A、B盘），一份作为保存件，不得外借。g.竣工图的编制。竣工图：施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，加盖并签署竣工图章作为竣工图；涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章；重复使用的标准图通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；竣工图章：尺寸为80mm×60mm，红色，包括编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理人及标明是×××竣工图，并且相关人员签字及其他文字填写要齐全、清楚，竣工图章应盖在竣工图右下方的空白处。图纸的折叠：图纸可以按GB/T10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》，统一折叠成297mm×210mm 大小，底图不折叠，平放在专用的装具内；大于1 号纸的底图也可卷放装筒。
三、内业档案资料注意事项
归档的工程文件应为原件，不得使用复印件和复印的表格填写工程资料。工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。工程文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印机打印，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4 幅（297*210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续齐全。签字人必须是经有关部门批准上岗的人员。所有的竣工图均应加盖竣工图章。工程文件的页边距必须符合国家标准，保证有效装订。
参考文献：
[1] 刁学玲.浅谈新时期企业档案管理工作对企业发展的影响[J]. 铁道建筑技术. 2011(08)
[2] 叶美珍.企业退休人员档案管理的几点思考[J]. 引进与咨询. 2006(09)
[3] 朱秀琴.企业档案管理现状分析及改善措施[J]. 硅谷. 2010(19)
[4] 王怀栋.探讨企业文化对监理规范管理的促进作用[J]. 建设监理. 2009(03)
关键词：内业档案资料规范化管理现状注意事项
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
公路工程实施过程中公路工程内业档案的整理、保存与使用成为公路建设项目内部管理现代性的一个主要体现, 为以后管养单位和工程验收、审计提供数据资料。这也成为公路建设者、从事档案管理的人员包括档案管理等部门关注的重要课题。
一、公路工程内业档案资料管理现状分析
1、内业资料管理要求的不统一
（1）内业表格的形式的不统一。
在不同的公路工程项目中, 内业表格形式不完全相同。甚至同一个工程项目中, 内业表格在不同的合同段中也有所差异。这使得对不同的公路工程项目或各合同段的内业管理水平的评价失去统一基准, 不利干公路工程管理工作的完善和提高。
（2）内业表格填写方法的不统一。
即使是在同一个公路工程项目的不同合同段中, 内业表格的填写方法也不尽相同。而且无论是施工单位、监理单位, 还是上级主管部门对内业表格的填写方法的认识均不够清晰, 没有一个完善的统一标准, 而且有些内业表格车身也存在着一些缺陷。
2、内业管理人员缺乏应有的统一的培训
长期以来, 在公路部门一直都存在着“重外轻内”的思想, 内业人员一直未得到应有的培训。尽管近年来进行了一系列的检测工程师的培训, 但培训的重点是各种试验手段,而忽略了检测报告的填写而且有些施工单位的内外业工作是分开的, 内外业人员缺乏必要的沟通, 从而出现内业人员在办公室内编内业的现象, 使内业资料的准确性和可靠性得不到保证。另一方面, 内业表格形式和填写方法又缺统一的标准, 更增加了内业人员的工作难度, 因为内业资料不合格而返工的现象较多, 造成了人力、物力和时间上的浪费。
3、内业资料管理的自动化和程序化程度不高
尽管计算机技术在公路工程中的应用已较为广泛, 但公路工程内业资料的管理仍停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工装订归档的水平。由于人工填写错误而废弃的和工程结束后剩余的表格都造成了大量纸张的浪费。同时, 纸张为载体的内业资料无论在生成和运输上, 还是在保存和查阅上都有着诸多的不便。因此, 如何尽快实现内业资料整理的微机化和信息化是当前公路工程项目管理的一个重要课题。
二、内业档案资料的规范化管理
内业档案资料的形成分三个阶段：即施工准备阶段、施工阶段、中间交工检验和交工验收检验阶段。
1、施工准备阶段资料包括：（1）施工组织设计（或施工方案）：一般是按单位工程编制的，它是单位工程开工申请报告的主要附件资料，若内容较为全面详细；（2）图纸会审、技术交底记录：工程开工前必须组织图纸会审，由承包工程的技术负责人组织施工技术人员对施工图纸进行全面学习、审核并做图纸会审记录；（3）技术交底：包括设计交底、施工组织设计交底、工序施工技术交底，各种交底应有文字记录、交底雙方应有签字手续。图纸会审资料一般按单位工程归类。技术交底记录应作为分项工程开工申请报告的主要附件资料归类。
2、施工阶段资料包括：（1）施工试验报告：指施工过程的抽检试验结果资料，可按试验项目以分部工程分类进行收集、整理和建立台帐，由工地试验室集中管理；（2）施工记录：按分部工程收集，按分项工程、子分项工程列目归类，附于工程检验记录（报告）之后。测量复检记录：同上；隐蔽工程验收检验记录（报告）：同上；工程质量检验、评定资料：同上。
3、中间交工检验和交工验收检验阶段资料。
（1）竣工文件材料的分类竣工文件材料按交通部交办发[2001]390 号《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》归档，共分八个部分：第一部分；可行性研究第二部分；设计基础材料第三部分；设计文件第四部分；工程管理文件第五部分；施工文件第六部分；监理文件第七部分；竣工文件第八部分：科研。
（2）竣工文件材料的整理、立卷。a.综合文件材料主要是在项目准备阶段形成的涉及广泛的文件。可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件。b.施工资料应按合同段、分期工程施工工序、问题、时间排列组卷。c.监理资料由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。d.竣（交）工资料由项目建设单位负责组卷。竣（交）工验收文件及单项工程验收文件要严格按交通部2004 年3 号令要求的内容组卷。e.决算和审计文件由项目建设单位负责组卷。f.照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）等声像资料。整理、立卷：公路工程建设中形成的照片、录音带、录象带、磁带（光盘、软盘）等声像资料，按声像、照片、磁性载体档案管理规定、规范立卷归档。从立项到施工（隐蔽工程）到竣工及项目主要活动等，要全面反映项目建设的全过程，其中照片要按施工进展顺序和项目主要活动分别组成案卷，排列顺序。照片档案：公路工程建设中形成的照片用数码相机拍照，应放在专用的照片档案盒中保存，照片档案与档案盒档案局统一订购；照片档案卷内目录：包括照片题名、照片文字说明、照片编号；照片题名：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全；照片文字说明：包括事由、时间、地点、人物、背景及摄影者。事由：照片影像所反映事件、事物的情由；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在的具体地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：对提示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人；卷脊内容要与卷内目录内容相同。录音带、录像带、磁带（光盘）等到归档的磁性载体文件。首先，必须是可读文件，必须在有关的设备上演示或检测运转正常的，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。其次，归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明，必须贴上标签，一式两份（A、B盘），一份作为保存件，不得外借。g.竣工图的编制。竣工图：施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，加盖并签署竣工图章作为竣工图；涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章；重复使用的标准图通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；竣工图章：尺寸为80mm×60mm，红色，包括编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理人及标明是×××竣工图，并且相关人员签字及其他文字填写要齐全、清楚，竣工图章应盖在竣工图右下方的空白处。图纸的折叠：图纸可以按GB/T10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》，统一折叠成297mm×210mm 大小，底图不折叠，平放在专用的装具内；大于1 号纸的底图也可卷放装筒。
三、内业档案资料注意事项
归档的工程文件应为原件，不得使用复印件和复印的表格填写工程资料。工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。工程文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印机打印，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4 幅（297*210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续齐全。签字人必须是经有关部门批准上岗的人员。所有的竣工图均应加盖竣工图章。工程文件的页边距必须符合国家标准，保证有效装订。
参考文献：
[1] 刁学玲.浅谈新时期企业档案管理工作对企业发展的影响[J]. 铁道建筑技术. 2011(08)
[2] 叶美珍.企业退休人员档案管理的几点思考[J]. 引进与咨询. 2006(09)
[3] 朱秀琴.企业档案管理现状分析及改善措施[J]. 硅谷. 2010(19)
[4] 王怀栋.探讨企业文化对监理规范管理的促进作用[J]. 建设监理. 2009(03)