企业信息化的成功之道

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  中航技国际租赁有限公司,成立于1993年,隶属于中国航空技术进出口总公司,注册资金7000万人民币,拥有资产过亿。公司业务范围包括民用飞机、机电设备、运输设备的非融资性租赁,除国家组织统一联合经营的出口商品和实行核定的进口商品以外的商品及技术进出口等经批准的业务,以及国内贸易(除专项规定)、展览、投资和咨询业务。灵活的经营模式和先进的经营理念造就了成功的企业。今天,中航技国际租赁有限公司已经成长为业内领先的进出口贸易企业,并且成功的与上海航空工业集团、美国MONITOR公司、德国西门子、韩国大宇、江森自控等国际知名企业结成了紧密的合作关系。
  业务范围的不断扩展和业务量的急剧增加让中航技国际租赁有限公司的管理层非常满意。但与此同时他们也发现了一个反常的现象:公司利润的增长率低于营业额增长率,而且反差很大。问题处在什么地方呢?
  
  问题分析
  
  鉴于进出口贸易及租赁业务的特殊性,中航技国际租赁有限公司主要采用项目制方式来进行日常业务处理。与客户之间的业务合作意向已经确定,即在公司内部立项,并根据项目需要协调各种资源,待项目结束后进行整体核算,用项目收款额减去货款及各项费用就得到该项目获利数字——这也是许多进出口企业通用的业务处理方式。然而,随着公司业务增长和分支机构的增加,项目制业务处理方式的一个巨大隐患逐渐凸现——管理失控。
  首先,每个项目都会涉及到公司内部的多个部门的协同作业,而每个部门都在同时处理多个项目,这就使得业务处理延误甚至出错的几率大大提高。而对于进出口贸易来说,任何一个小小的失误都有可能导致整个项目的失败。同时,如果企业内部缺乏通畅的信息管道,这种操作模式会造成另一个严重的问题:公司领导根本无法了解项目进度,过程控制更无从谈起;
  其次,每个项目都会涉及到至少一份合同,每份合同都可能衍生出多张订单,每张订单又可能会发生多次结算。结算内容除货款外,还包括运输费用、库存费用、报关报检费用、银行手续费、利息支出和其它销售费用等在内的各种项目费用。如果缺乏有效费用控制手段,复杂的结算关系会很轻易的将项目利润吞噬殆尽;
  再次,分支机构遍布全国各地,每个分公司的业务处理都相对独立。从订货、发货、回款、欠款、退货到售后服务,业务到底进行的怎么样?公司管理层根本心中无数,更别说业务指导和管理控制了。
  这些问题不断的困扰着中航技国际租赁有限公司的管理层。如果放任情况继续发展,迟早会对公司造成严重伤害;如果强行导入过程控制,在当前状况下,则会造成管理僵化,进而打击下属员工的工作积极性。中航技国际租赁有限公司的孙总打了个比方:“企业员工就像是一台发动机,假如每次给他一升油,他运作得最好。所以我既不能只给他0.95升,也不能给他1.01升;给少了,他不能很好地运作;给多了就是浪费。现在我最大的任务就是要让这台发动机保持在最佳的运作状态。”
  
  解决之道
  
  只有通过有效的信息技术手段才能从根本上解决问题——中航技国际租赁有限公司的管理层观念非常一致,紧锣密鼓的REP选型工作很快展开。
  “我们需要这样一套管理软件:第一要充分支持项目制的业务处理方式,能够让公司所有的业务相关部门在同一个信息平台之上进行有效的协同作业,消除公司内部的信息障碍;第二要充分支持各种结算方式,并且能够提供有效的费用控制手段;第三要充分支持对各分支机构的业务监督与管理,能够让企业管理层真正对整个企业的业务状况了如指掌。” 经过层层筛选和细致考察,北京五奥环科技股份有限公司全力打造的五奥环EMP企业管理平台从众多备选方案中脱颖而出。
  五奥环EMP基于互联网结构,拥有统一的中央数据库,这种高效的统一中央管理彻底打破了空间障碍,将中航技国际租赁有限公司及其所有分支机构轻松整合在同一平台上,让各个业务环节的有效信息及时顺畅正确的传递。以“全程管理、过程控制”为管理亮点的五奥环EMP能够帮助中航技国际租赁有限公司真正实现所有业务和财务流程的可控性。而作为一套企业级管理软件,五奥环EMP的管理范畴涵盖了企业的人、财、物、进、销、存和日常办公,可以直接实现企业的全面信息化。
  与此同时,五奥环公司16年的管理软件研发和实施经验、数千家的客户基础、对企业业务透彻的理解能力和优良的商业信誉也深深打动了中航技国际租赁有限公司的管理层。
  
  实施分析
  
  五奥环公司在对中航技国际租赁有限公司管理现状认真分析之后,将需求锁定在信息整合和过程控制两个关键点上,并根据项目制业务处理方式的特点提出了从业务入手,循序渐进,通过信息化导入供应链管理理念的系统解决方案。
  对于供应链管理的核心——物流,系统通过采购、库存、销售等关键环节加以管理,并提供完善的计划与控制功能;对于随物流产生的资金流,系统通过企业的财务成本系统(收款、付款、应收、应付、成本核算和统计分析)来监控和调整供需链上的各项经营活动,以达到合理利用资金、加快资金周转的目的;在采用先进技术手段的基础上,系统还通过各管理环节的紧密集成和合理的权限控制来保障正确的信息能够被有需要的部门和机构实时调用。
  在供应链管理理念的指导下,每一个项目自立项之初就处于信息系统的严密监控之下,所有相关的客户和供货商信息、商品信息、合同订单、执行进度、商品状态、费用开支直到成本分析都实时体现,让人一目了然。公司内所有部门和各地分公司的日常业务处理都运行在同一平台之上,公司管理层对下属员工的监督和指导力度也大幅提高,一种全新的信息化下的企业管理模式得以确立。
  “每次签字同意划出一笔款时,心里都在打鼓:这笔钱到底应不应该付?不知道,一切都是凭感觉。只有等到月底财务帐出来的时候,这颗心才能落地。”中航技国际租赁有限公司孙总曾经的忧虑如今已经不复存在——现在,孙总和其他管理人员随时打开电脑就能够得到所有项目的各种相关信息,因此可以放心的使用手中的审批权。“信息辅助决策”在中航技国际租赁有限公司内已经成为标准的工作模式,并且成功的将公司管理层从繁杂的事务性工作中彻底解放出来,使他们可以全身心的投入到“客户到哪里,服务就到哪里”的战略布局中去。
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