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【摘 要】创新是促进社会各项事业兴旺发达的重要力量源泉，也是信息时代下做好档案管理工作的根本动力。档案工作的信息化建设是信息时代档案管理工作创新的客观需要，只有做好档案管理工作的信息化建设，才能满足新时期档案管理工作的需要，才能真正实现信息时代下创新档案管理工作的目的。文章从档案管理信息化的相关概念谈起，然后就档案管理信息化建设的现状进行说明，并结合档案管理实践，对信息时代下档案管理工作创新的策略进行剖析。
【关键词】信息时代；档案管理工作；实践；创新
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2017）02-0125-03
1 档案管理工作概述
1.1 信息时代档案管理的定义
信息时代的档案管理有别于传统的档案管理工作，其主要以现代的信息技术为依托，借助计算机系统和互联网络对档案进行管理。常见的档案管理方式包括电子档案的录入、档案信息的采集、档案信息的查询、档案信息的共享等。这种管理方式使得管理的对象从传统的实体档案转变为电子档案，并应用现代先进的管理软件进行管理，形成明晰的档案分类。同时，快速的查阅方式也让档案信息发挥出了更多的作用，避免因档案查询困难而造成档案资源的浪费。
1.2 信息时代档案管理的特点
信息化档案管理是档案管理工作的现代化发展，其迎合了单位内部工作的实际需要，与传统档案管理相比较，有着以下几个方面的特点：首先，各单位实现档案管理信息化所依照的规章制度、法律法规趋于统一，制定这些规章制度、法律法规的是具有专项权力的行政部门。其次，虚拟档案是档案管理信息化的标志，通过信息化管理，档案的形式由实体档案转化为电子档案，并可以通过互联网络达到高速的共享，使得档案管理工作更加具有时效性和便利性，为整个单位的信息化发展奠定了良好的基础。最后，档案管理信息化应用了大量的现代科技，在信息技术的支持下促进了档案管理的自动化，颠覆了档案管理工作的传统模式。
2 档案管理现状
2.1 管理制度
目前，我国的档案管理已实现了电子化管理，但还没有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程也没有按照标准的管理制度进行，管理存在很大的盲目性。档案管理的规范性不够。近几年，我国出台了一些档案管理的法规，法规的约束使档案管理工作取得了一定的成绩，但是档案管理工作依然存在着制度不完善的地方，比如没有完善和规范的部门立卷制度、没有指定专门的档案人员进行负责等，因此一旦出现问题很难得到解决。
2.2 档案载体保存和安全
信息化档案管理是以计算机电子文件的形式进行保存的，材料一般是光盘或者磁盘，某些情况下磁盘容易产生物理反应致使卷曲，直接导致磁粉脱落，容易破坏里面的文件。电子档案和纸质档案相比，纸质档案要比电子档案的保存寿命长，电子保存寿命正常情况下为10年左右。由于电子档案有很大的脆弱性，很容易受到损害而使数据无法读取。
3 档案管理实践
2014年9月，南宁市卫生局和南宁市人口和计划生育委员会合并为南宁市卫生和计划生育委员会。笔者严格按照保密工作相关规定和要求，认真履行职责，于2015年春节前及时按保密工作程序到南宁市国家保密局完成了涉密计算机、涉密移動存储设备及纸质载体的销毁工作，保证无任何泄密事件发生。
2014年9月份至2015年3月份，通过政府采购中心招标，由同方鼎欣信息技术有限单位承接完成南宁市人口计生委档案室库存档案的数字化工作。笔者每天在现场跟技术人员一起，对1986年至2015年库存的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等进行相应的档案扫描、电子图像加工处理、数据质检、档案还原、数据备份及导入挂接等工作。经过南宁市卫计委项目办及纪检室相关人员的验收，符合电子档案利用的需求，现在达到查询、浏览全文等利用操作，极大地方便了各科室人员查阅和利用档案，提高了档案的利用率。
2016年10月至今，南宁市卫生信息中心和南宁市人口和计划生育宣传教育信息中心合并，成立了南宁市卫生和计划生育宣传信息中心，笔者在综合办公室工作，负责人事档案管理等工作，对在岗位设置、人事调动、编制核定工作中形成的文件及时收集、保存。按照市编办《关于建立事业单位机构编制历史沿革台账的通知》要求，对新成立的单位及时做好编办沿革工作，形成资料存档。
4 信息时代档案管理工作创新的策略
4.1 领导重视，为档案工作提供有力保障
单位领导高度重视档案工作，把档案工作纳入了单位的整体发展规划和年度工作计划，列入了重要议事日程。同时，单位定期分析研究档案工作，及时解决工作中存在的问题。
（1）加强组织领导。为加强领导，成立了档案工作领导小组，建立了专门的综合档案室，选配了责任心强、业务素质较高的同志为专职档案员。
（2）完善考核机制。建立健全了档案工作网络，各科室均配备了兼职档案人员，把档案工作纳入了分管领导及专兼职档案人员岗位目标考核，并与经济效益挂钩。
（3）提升硬件保障。单位加强档案的安全保管和保护，购置了空调、去湿、吸尘、灭火、防磁等设施设备，提高了档案安全保障能力。
4.2 强化管理，提高档案管理规范化水平
档案工作是事关单位发展的一项基础性工作，档案工作规范化管理水平，直接影响到档案工作围绕中心、服务大局的能力。单位高度重视档案规范化管理工作，把规范化档案管理工作纳入单位议事日程，落实人员，明确责任，切实抓好档案管理工作，增强做好档案工作的责任感。
（1）建立健全档案工作制度。根据《档案法》等法律法规的要求，结合自身实际，单位建立健全了档案的收集归档、保管、保密、统计、鉴定销毁、借阅利用、设备维护、重大活动登记等制度，印发到各部门，严格执行。 （2）修订档案收集、整理标准。根据国家档案局10 号令的要求，重新修订了单位文件材料的归档范围和保管期限表，编制了单位档案分类方案及分类编号说明，确保了档案整理有依据。
（3）强化档案人员业务培训。单位经常对各部门兼职档案人员进行业务培训，学习档案法律法规、档案整理标准等相关知识，也积极支持他们参加各类业务培训，不断提高他们的业务能力。
（4）严格规范档案整理。为确保案卷质量，我们严把文件“形成关”和“移交关”，移交档案做到符合标准、书写规范，交接手续完备。
（5）加强档案的日常管理。按照单位档案的规范要求，编制了各种检索工具、档案存放位置示意图，建立了库房温度、湿度记录，定期进行库房安全检查，确保了档案的安全。
4.3 创新手段，加快档案信息化建设
档案信息化是提高档案工作水平的重要途径，特别是对加强档案的利用具有重要的作用，是单位档案工作应对当前形势、破解工作难题的一把利器。档案工作如果不向信息化发展，将严重拖住单位发展的后腿。
（1）大力推进传统载体档案数字化。用传统的方法管理和利用档案，费时费力，效率很低，有时会直接影响生产。为彻底解决这个问题，单位尝试对常用档案进行数字化加工，建立了档案全文数据库，大大提高了工作效率，保证了生产的正常运转。
（2）科学实施档案管理信息系统。在接收纸质档案存档的同时，进行档案数字化扫描。随着数字化率的提高，为了利用更方便、快捷，单位自主研制开发了信息化办公系统，该系统汇集了单位的大量电子档案，单位员工都可以使用该平台，利用率极高，也是档案利用最方便的平台。
（3）以档案信息化带动单位管理创新。我们充分发挥档案管理信息系统的作用，把档案数据库与之链接，并进一步丰富档案数据库的内容。同时，我们又把各类设备说明书的全文信息、单位员工的个人档案信息上传到数据库当中，单位领导和各部门及职工，可以按照管理权限和程序，在单位的任何地方登录该系统，方便快捷地查阅相关档案，使单位员工更方便地利用单位档案。
4.4 主动服务，充分发挥档案的特殊作用
（1）转变服务观念，拓宽服务领域。档案部门要有创新的意识，要破除“甘当配角”的观念，树立有所作为的思想。随着单位档案管理的逐步现代化，单位内部人员可以通過网络、QQ群、邮箱等多种渠道、全方位得到档案部门提供的服务，通过档案的利用服务，为单位人事调动、政策落实、核实账务等方面提供了凭证和依据，为单位领导和业务人员熟悉情况、总结经验、制订计划、处理问题提供了借鉴及依据，为涉及单位自身利益而必须解决的法律纠纷、化解矛盾提供了至关重要的法律依据，为单位经济的腾飞发挥了不可替代的作用。
（2）转变“重保管，轻利用”的思想。档案人员不仅要注重档案资料的收集、整理、保管，还要做好档案的开发利用工作。
（3）改进服务方式。一是变“看门守摊”的被动服务模式为主动服务模式。二是做到面向职工群众，全天候24小时不间断服务，让档案工作前移关口、延伸触角，做到单位发展到哪里，档案管理和档案服务就延伸到哪里。
4 结语
档案就像一把多功能的智能梳，以原始记录的方式反映着单位发展的真实面貌，梳理着单位不同时期的历史发展轨迹。档案为单位创造着无形的价值和效益，助力单位转型升级，因此我们必须管好、用好档案。
参 考 文 献
[1]刘秋梅，杜月玲.浅谈新时期如何做好文化档案管理工
作[J].技术与市场，2011（6）.
[2]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界（理论版），2012（10）.
[3]刘凤英.网络环境下如何做好档案管理工作[J].中国
集体经济，2011（18）.
[4]李云波，自晓红.拓宽思路 充分发挥档案工作的服务作用[J].中国档案，2006（6）.
[5]杨振江.浅谈企事业单位档案工作的创新[J].中国档
案，2006（6）.
[责任编辑：高海明]
【关键词】信息时代；档案管理工作；实践；创新
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2017）02-0125-03
1 档案管理工作概述
1.1 信息时代档案管理的定义
信息时代的档案管理有别于传统的档案管理工作，其主要以现代的信息技术为依托，借助计算机系统和互联网络对档案进行管理。常见的档案管理方式包括电子档案的录入、档案信息的采集、档案信息的查询、档案信息的共享等。这种管理方式使得管理的对象从传统的实体档案转变为电子档案，并应用现代先进的管理软件进行管理，形成明晰的档案分类。同时，快速的查阅方式也让档案信息发挥出了更多的作用，避免因档案查询困难而造成档案资源的浪费。
1.2 信息时代档案管理的特点
信息化档案管理是档案管理工作的现代化发展，其迎合了单位内部工作的实际需要，与传统档案管理相比较，有着以下几个方面的特点：首先，各单位实现档案管理信息化所依照的规章制度、法律法规趋于统一，制定这些规章制度、法律法规的是具有专项权力的行政部门。其次，虚拟档案是档案管理信息化的标志，通过信息化管理，档案的形式由实体档案转化为电子档案，并可以通过互联网络达到高速的共享，使得档案管理工作更加具有时效性和便利性，为整个单位的信息化发展奠定了良好的基础。最后，档案管理信息化应用了大量的现代科技，在信息技术的支持下促进了档案管理的自动化，颠覆了档案管理工作的传统模式。
2 档案管理现状
2.1 管理制度
目前，我国的档案管理已实现了电子化管理，但还没有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程也没有按照标准的管理制度进行，管理存在很大的盲目性。档案管理的规范性不够。近几年，我国出台了一些档案管理的法规，法规的约束使档案管理工作取得了一定的成绩，但是档案管理工作依然存在着制度不完善的地方，比如没有完善和规范的部门立卷制度、没有指定专门的档案人员进行负责等，因此一旦出现问题很难得到解决。
2.2 档案载体保存和安全
信息化档案管理是以计算机电子文件的形式进行保存的，材料一般是光盘或者磁盘，某些情况下磁盘容易产生物理反应致使卷曲，直接导致磁粉脱落，容易破坏里面的文件。电子档案和纸质档案相比，纸质档案要比电子档案的保存寿命长，电子保存寿命正常情况下为10年左右。由于电子档案有很大的脆弱性，很容易受到损害而使数据无法读取。
3 档案管理实践
2014年9月，南宁市卫生局和南宁市人口和计划生育委员会合并为南宁市卫生和计划生育委员会。笔者严格按照保密工作相关规定和要求，认真履行职责，于2015年春节前及时按保密工作程序到南宁市国家保密局完成了涉密计算机、涉密移動存储设备及纸质载体的销毁工作，保证无任何泄密事件发生。
2014年9月份至2015年3月份，通过政府采购中心招标，由同方鼎欣信息技术有限单位承接完成南宁市人口计生委档案室库存档案的数字化工作。笔者每天在现场跟技术人员一起，对1986年至2015年库存的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等进行相应的档案扫描、电子图像加工处理、数据质检、档案还原、数据备份及导入挂接等工作。经过南宁市卫计委项目办及纪检室相关人员的验收，符合电子档案利用的需求，现在达到查询、浏览全文等利用操作，极大地方便了各科室人员查阅和利用档案，提高了档案的利用率。
2016年10月至今，南宁市卫生信息中心和南宁市人口和计划生育宣传教育信息中心合并，成立了南宁市卫生和计划生育宣传信息中心，笔者在综合办公室工作，负责人事档案管理等工作，对在岗位设置、人事调动、编制核定工作中形成的文件及时收集、保存。按照市编办《关于建立事业单位机构编制历史沿革台账的通知》要求，对新成立的单位及时做好编办沿革工作，形成资料存档。
4 信息时代档案管理工作创新的策略
4.1 领导重视，为档案工作提供有力保障
单位领导高度重视档案工作，把档案工作纳入了单位的整体发展规划和年度工作计划，列入了重要议事日程。同时，单位定期分析研究档案工作，及时解决工作中存在的问题。
（1）加强组织领导。为加强领导，成立了档案工作领导小组，建立了专门的综合档案室，选配了责任心强、业务素质较高的同志为专职档案员。
（2）完善考核机制。建立健全了档案工作网络，各科室均配备了兼职档案人员，把档案工作纳入了分管领导及专兼职档案人员岗位目标考核，并与经济效益挂钩。
（3）提升硬件保障。单位加强档案的安全保管和保护，购置了空调、去湿、吸尘、灭火、防磁等设施设备，提高了档案安全保障能力。
4.2 强化管理，提高档案管理规范化水平
档案工作是事关单位发展的一项基础性工作，档案工作规范化管理水平，直接影响到档案工作围绕中心、服务大局的能力。单位高度重视档案规范化管理工作，把规范化档案管理工作纳入单位议事日程，落实人员，明确责任，切实抓好档案管理工作，增强做好档案工作的责任感。
（1）建立健全档案工作制度。根据《档案法》等法律法规的要求，结合自身实际，单位建立健全了档案的收集归档、保管、保密、统计、鉴定销毁、借阅利用、设备维护、重大活动登记等制度，印发到各部门，严格执行。 （2）修订档案收集、整理标准。根据国家档案局10 号令的要求，重新修订了单位文件材料的归档范围和保管期限表，编制了单位档案分类方案及分类编号说明，确保了档案整理有依据。
（3）强化档案人员业务培训。单位经常对各部门兼职档案人员进行业务培训，学习档案法律法规、档案整理标准等相关知识，也积极支持他们参加各类业务培训，不断提高他们的业务能力。
（4）严格规范档案整理。为确保案卷质量，我们严把文件“形成关”和“移交关”，移交档案做到符合标准、书写规范，交接手续完备。
（5）加强档案的日常管理。按照单位档案的规范要求，编制了各种检索工具、档案存放位置示意图，建立了库房温度、湿度记录，定期进行库房安全检查，确保了档案的安全。
4.3 创新手段，加快档案信息化建设
档案信息化是提高档案工作水平的重要途径，特别是对加强档案的利用具有重要的作用，是单位档案工作应对当前形势、破解工作难题的一把利器。档案工作如果不向信息化发展，将严重拖住单位发展的后腿。
（1）大力推进传统载体档案数字化。用传统的方法管理和利用档案，费时费力，效率很低，有时会直接影响生产。为彻底解决这个问题，单位尝试对常用档案进行数字化加工，建立了档案全文数据库，大大提高了工作效率，保证了生产的正常运转。
（2）科学实施档案管理信息系统。在接收纸质档案存档的同时，进行档案数字化扫描。随着数字化率的提高，为了利用更方便、快捷，单位自主研制开发了信息化办公系统，该系统汇集了单位的大量电子档案，单位员工都可以使用该平台，利用率极高，也是档案利用最方便的平台。
（3）以档案信息化带动单位管理创新。我们充分发挥档案管理信息系统的作用，把档案数据库与之链接，并进一步丰富档案数据库的内容。同时，我们又把各类设备说明书的全文信息、单位员工的个人档案信息上传到数据库当中，单位领导和各部门及职工，可以按照管理权限和程序，在单位的任何地方登录该系统，方便快捷地查阅相关档案，使单位员工更方便地利用单位档案。
4.4 主动服务，充分发挥档案的特殊作用
（1）转变服务观念，拓宽服务领域。档案部门要有创新的意识，要破除“甘当配角”的观念，树立有所作为的思想。随着单位档案管理的逐步现代化，单位内部人员可以通過网络、QQ群、邮箱等多种渠道、全方位得到档案部门提供的服务，通过档案的利用服务，为单位人事调动、政策落实、核实账务等方面提供了凭证和依据，为单位领导和业务人员熟悉情况、总结经验、制订计划、处理问题提供了借鉴及依据，为涉及单位自身利益而必须解决的法律纠纷、化解矛盾提供了至关重要的法律依据，为单位经济的腾飞发挥了不可替代的作用。
（2）转变“重保管，轻利用”的思想。档案人员不仅要注重档案资料的收集、整理、保管，还要做好档案的开发利用工作。
（3）改进服务方式。一是变“看门守摊”的被动服务模式为主动服务模式。二是做到面向职工群众，全天候24小时不间断服务，让档案工作前移关口、延伸触角，做到单位发展到哪里，档案管理和档案服务就延伸到哪里。
4 结语
档案就像一把多功能的智能梳，以原始记录的方式反映着单位发展的真实面貌，梳理着单位不同时期的历史发展轨迹。档案为单位创造着无形的价值和效益，助力单位转型升级，因此我们必须管好、用好档案。
参 考 文 献
[1]刘秋梅，杜月玲.浅谈新时期如何做好文化档案管理工
作[J].技术与市场，2011（6）.
[2]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界（理论版），2012（10）.
[3]刘凤英.网络环境下如何做好档案管理工作[J].中国
集体经济，2011（18）.
[4]李云波，自晓红.拓宽思路 充分发挥档案工作的服务作用[J].中国档案，2006（6）.
[5]杨振江.浅谈企事业单位档案工作的创新[J].中国档
案，2006（6）.
[责任编辑：高海明]