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【关键词】企业档案管理;信息化建设;创新路径
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2021）07-0177-03
0 引言
在企业内部的档案管理环节中，信息化建设是当前企业的关键工作，依托现有的网络技术和通信技术，可以建立一套系统且完备的档案管理体系，从而为企业更好地开展档案工作服务，提升档案的保密性和安全性，降低工作人员的工作压力，实现更加高效的管理。从某种程度上来说，档案信息化建设可以为企业核心竞争力的提升提供源源不断的信息支持。
1 档案管理信息化建设的特点
1.1 数字化
信息化档案管理工作模式与传统人工管理模式相比，其最主要的特点就是能够将纸质的档案信息转化为数字化信息，这样不仅有利于工作人员的查阅，而且方便工作人员开展档案管理。这种数字化的档案管理形式，主要是在数据库的基础上开展的，而数据库则是相关单位借助信息技术建立起来的，它能够对各种档案信息进行有效的整理和科学的分类，使得档案信息的存储更加规范，避免档案管理过程出现混乱，提高了档案管理工作的效率 [1]。
1.2 智能化
信息化档案管理工作具有明显的数字化特征，因此信息化的档案管理具有智能化的搜索及筛选功能，与传统档案管理工作中人工查找与检索方式相比，智能化的搜索及筛选功能会让档案查找与搜索工作变得更加便利。例如，工作人员若想查找某份档案资料，只要在档案管理数据库中输入关键词，就能够快速找出相应的档案资料或者与其相关的档案资料，为档案管理人员节省了不少的时间与精力，使其能够更好地兼顾其他档案管理工作环节。
1.3 实现资源共享
应用信息技术能够帮助工作人员更好地开展档案管理工作，并且档案信息资源也能在企业内部实现共享。相关工作人员通过网络共享的数据库实现档案共享，可以随时随地调阅档案。并且，借助信息化技术的检索功能，能够进一步提升档案信息的查询速度，只要输入关键词就可以对相关信息进行快速检索，使档案信息的查阅速度及数据库信息的提取速度得到了很大程度的提高，进而提升存储及运用档案信息的科学性和高效性。此外，借助信息技术可以使档案信息的传输速度得到很大程度的提升，对信息传送流程进行简化，最大限度地提升档案使用效率，解决以往档案管理中效率较低的问题 [2]。
1.4 提高信息安全性和利用率
企业传统的档案管理方式存在管理方式单一、空间不足及容易受时间因素影响的问题。随着我国社会的不断进步，这种档案管理方式已经不能满足现阶段企业的档案管理需求，很难进一步提升档案信息的利用率 [3]。因此，企业应当对档案管理信息化工作予以足够重视，积极进行档案管理信息化建设，使档案管理工作满足当前社会多元化的需求。以信息技术为依托，让档案管理的收集、处理及存储工作更加安全和高效，还可以对档案信息实施加密处理，进而使档案信息管理工作的安全性和利用率得到进一步提升。
2 企业档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 技术投入缺乏，管理人员紧缺
当前，企业开展档案信息化建设的过程中，由于技术投入有限，导致信息化建设工作水平不高，并且在构建数字化体系内容上缺少核心技术，导致信息化建设效率得不到有效提高。此外，在管理人员方面，现有的管理人员不足，专业性的管理人员比较少。以上问题的存在在一定程度上导致档案信息化建设工作的开展受到阻碍。
2.2 信息化水平较低
档案信息化管理的过程中需要科学准则的指导，然而在传统的企业档案管理过程中，大部分的重要文档在电脑当中的存放较为混乱，缺乏科学的分类管理，导致企业在检索相关信息时花费了大量的时间，工作效率极低。档案管理信息化水平低会造成企业资源的浪费，为企业带来一定的损失。信息化水平较低的问题与企业的管理制度不完善有着密切的关系 [4]。
2.3 档案管理人员业务能力参差不齐
随着我国科技水平的不断提升，信息技术也取得了很大的进步，企业对信息化建设工作也越来越重视，从事档案管理的员工也逐渐增多。因此，企业必须建立一支专业的管理队伍开展档案管理工作。但是，目前很多企业的档案管理人员专业能力不强，业务水平参差不齐，无法高效地开展管理工作。同时，有些企业的档案管理人员是兼职的状态，人员变动频繁，进行工作对接的过程中经常出现信息遗漏的问题，大大降低了档案管理工作的效率。
2.4 重视程度不够
现阶段，企业在进行档案管理信息化建设时，相关领导还没有认识到该项工作的重要性，这就对档案管理信息化建设工作形成很大的阻碍。有一些企业虽然建立了信息化档案管理平台，但是没有重视对平台的更新与维护，对平台运行的稳定性造成了很大的影响 [5]。
2.5 档案管理信息化的配套设施不够完善
我国企业开展档案管理工作的过程中，普遍存在档案管理部门人员流动性大的问题，而且档案管理部门的配套设施不完善，导致很对档案材料的收集和整理不够全面，而且有部分企业的管理层对这项工作不够重视，落实程度不够，导致档案管理工作的效率不高 [6]。
3 企業档案管理信息化建设的创新路径
3.1 树立正确的建设理念，充分认识档案信息化建设的重要性
现阶段，对于企业的领导来说，想要使其了解档案信息化建设的重要性，必须从两个方面着手：首先要对企业的领导进行专业培训，企业领导必须充分了解企业信息化建设内容，虽然不要求具备很高的专业性，但是应该要有所了解，只有这样，才能推动企业档案信息化建设进程，才能够对员工进行更好的管理。其次要让企业领导认识到档案信息化建设缓慢对企业的危害性，让其时刻保持较高的警惕性，督促档案信息化建设工作的开展，进而提高企业的档案管理水平。 3.2 增强基础设施建设
现阶段，随着我国科技水平的不断提升，信息化技术的发展为社会的不同行业带来了很大的便利，同时进一步推动了企业的发展与进步，特别是在管理中应用信息化技术，能够提升企业的工作效率。因此，企业应当重视档案信息化管理的基础设施建设，提升建设力度，同时要注意做好后续的系统维护工作。在开展信息化建设的过程中，要注重基础设计，选择先进的硬件和软件，更新落后的管理设备和管理软件，通过对基础设施的积极改进使档案管理工作满足社会发展需求，最大限度地发挥档案信息化的作用。此外，企业应当加大资金投入，不断对档案数据库进行完善，增强数据信息的安全性，通过完善的硬件和软件设施不断优化管理系统[7]。
3.3 加强文书处理和归档的数字化管理
文书管理作为基础性工作，其效率与档案管理工作成效有着紧密联系，企业现阶段已经普遍应用计算机进行文件登记工作。要想进一步提升工作效率，就需要对传输文件结合批办次序在局域网当中进行传阅，同时对催办时间进行预设。如果文件无法按照预定时间规划，催办程序就会向承办人发送提醒信息。在完成文件处理以后，系统还会自动安排预归档，确保文件材料准确且完整归档。
3.4 注重档案管理团队建设
对于档案管理团队的建设工作来说，首先需要对工作人员进行专业培训，主要包括信息技术、网络技术、计算机技术及企业软件等方面的培训，以此提高工作人员的综合素质。同时，要提高档案管理人员的工作责任心和安全意识。其次要积极引进档案管理信息化方面的专业人才，要求他们不仅掌握足够的档案管理知识，还要熟悉信息化技术，同时对相关法律法规也要有较全面的认知。通过以上措施，不断完善企业档案管理人员结构，切实提升企业档案管理信息化建设水平。
3.5 构建科学的档案管理体系
信息技术对档案信息化建设工作有着十分重要的作用，能为其提供有力的技术支撑。因此，企业应该对信息化技术予以重视，对档案建设与管理工作进行创新，结合自身实际情况建立健全档案管理制度，规划好档案的归档时间与保存时间，进而使资料得到更好的保存。在对档案资料进行整理与保管的过程中，应该对相关工作流程进行规范，将管理责任落实到个人。同时，应该对档案工作方式进行创新，构建科学的档案管理体系，使企业档案资料可以得到充分利用，通过信息化技术使档案资源得到进一步整合，进而提高企业管理效率。
3.6 健全档案管理信息系统
结合企业档案信息化管理实际情况，需要构建统一的档案信息化管理系统，并在前期把采集到的档案数据信息录入系统当中。该系统在设计方面，应当将数据采集加工、信息查询、系统维护、系统帮助及用户权限分配等子模块进行组合，同时通过互联网技术实现档案管理系统和企业不同部门之间的互联，以此达到档案信息自动化管理的目的。在这当中，数据采集加工模块包括不同业务部门的数据信息，而信息查询应当结合不同用户的权限配置予以其相应的查询范围。系统维护主要是让档案后台管理人员应用的，可以帮助他们结合系统后期运行时出现的问题进行更新与维护。
3.7 保障档案数据的安全性
在进行企业档案管理信息化建设的过程中，由于大部分工作是在网络中进行的，所以保证档案数据的安全性是非常重要的。企业需要采取相应的安全措施，相关工作人员也需要时刻保持警惕性，通过数据备份及身份认证等方式防止黑客与病毒对信息系统的侵害。企业应当建立健全档案网络信息安全制度并予以落实，提升档案管理信息化建设的质量和效率。此外，企业需要确保硬件设施的运行安全，要定期对服务器和网络运行状态进行检查，还要完善数据备份工作，防止受外界因素影响造成数据丢失。企业需要重视网络安全问题，通过在网络平台设置报警系统、及时处理网络安全问题及提高防火墙技术水平等方式提升档案管理工作的安全性。系统的技术人员要设置用户使用权限，避免用戶超越权限操作，落实身份认证工作。
3.8 构建数字化档案信息数据库
在档案信息化管理过程中，要想让档案管理工作人员在海量的信息数据迅速、便捷地查找到想要的档案，就一定要对数字化档案信息数据库进行科学化的设计和建设：①档案工作人员应当借助计算机技术和互联网技术把纸质档案转变为数字化档案。②结合相应的规范对信息化处理的档案信息、资料进行调整与优化，建立数字化档案目录数据库，让档案信息变得更加清晰，让工作人员能够明确查找方向，进而能够快速、便捷地查找资料，同时可以缓解办公系统内存不够的问题。③根据档案管理信息化的内容实施科学的档案分类管理，将档案划分成不同类别，建立具备一定开放性的档案信息数据库，以此达到档案共享的目的，让不同部门之间的档案实现互通共享，进而让档案的应用价值得到提升。比如，工作人员在进行数字化档案信息数据库的建设过程中，通过电子设备对纸质档案进行扫描，同时把所有的档案录入数据库，然后根据档案类型进行科学的分类，工作人员在查找资料的过程中只要输入关键词就能够立即获取相关内容。
4 结语
综上所述，企业档案能够对企业的管理决策、资金周转、技术改进、人员管理等工作进行真实且全面的记录，这对于企业来说是非常关键的。档案管理信息化建设能够使档案管理工作的模式、流程得到较大程度的优化。现阶段，随着信息技术和互联网技术的不断发展，企业档案管理信息化建设的水平对企业的发展具有重大的影响，档案管理信息化工作已经成为未来企业档案管理的主要发展方向。
参 考 文 献
[1]刘娟，万诺诺.新时期企业档案信息化建设思考[J].办公室业务，2019（24）：109.
[2]王志平.新形势下企业档案管理信息化建设研究[J].产业与科技论坛，2019，18（23）：260-261.
[3]李智玲，耿丽丽.企业档案信息化建设的机遇与挑战关键研究[J].财富时代，2019（11）：179-180.
[4]赵林华.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].兰台内外，2020（2）：16-17.
[5]李薇.探微新时期档案信息化建设与档案管理思考[J].办公室业务，2020（1）：60-61.
[6]胡林波.新时期事业单位档案管理的创新思路探究[J].科学咨询（教育科研），2018（9）：3.
[7]戴丽红.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].中国管理信息化，2018，21（18）：180-181.
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2021）07-0177-03
0 引言
在企业内部的档案管理环节中，信息化建设是当前企业的关键工作，依托现有的网络技术和通信技术，可以建立一套系统且完备的档案管理体系，从而为企业更好地开展档案工作服务，提升档案的保密性和安全性，降低工作人员的工作压力，实现更加高效的管理。从某种程度上来说，档案信息化建设可以为企业核心竞争力的提升提供源源不断的信息支持。
1 档案管理信息化建设的特点
1.1 数字化
信息化档案管理工作模式与传统人工管理模式相比，其最主要的特点就是能够将纸质的档案信息转化为数字化信息，这样不仅有利于工作人员的查阅，而且方便工作人员开展档案管理。这种数字化的档案管理形式，主要是在数据库的基础上开展的，而数据库则是相关单位借助信息技术建立起来的，它能够对各种档案信息进行有效的整理和科学的分类，使得档案信息的存储更加规范，避免档案管理过程出现混乱，提高了档案管理工作的效率 [1]。
1.2 智能化
信息化档案管理工作具有明显的数字化特征，因此信息化的档案管理具有智能化的搜索及筛选功能，与传统档案管理工作中人工查找与检索方式相比，智能化的搜索及筛选功能会让档案查找与搜索工作变得更加便利。例如，工作人员若想查找某份档案资料，只要在档案管理数据库中输入关键词，就能够快速找出相应的档案资料或者与其相关的档案资料，为档案管理人员节省了不少的时间与精力，使其能够更好地兼顾其他档案管理工作环节。
1.3 实现资源共享
应用信息技术能够帮助工作人员更好地开展档案管理工作，并且档案信息资源也能在企业内部实现共享。相关工作人员通过网络共享的数据库实现档案共享，可以随时随地调阅档案。并且，借助信息化技术的检索功能，能够进一步提升档案信息的查询速度，只要输入关键词就可以对相关信息进行快速检索，使档案信息的查阅速度及数据库信息的提取速度得到了很大程度的提高，进而提升存储及运用档案信息的科学性和高效性。此外，借助信息技术可以使档案信息的传输速度得到很大程度的提升，对信息传送流程进行简化，最大限度地提升档案使用效率，解决以往档案管理中效率较低的问题 [2]。
1.4 提高信息安全性和利用率
企业传统的档案管理方式存在管理方式单一、空间不足及容易受时间因素影响的问题。随着我国社会的不断进步，这种档案管理方式已经不能满足现阶段企业的档案管理需求，很难进一步提升档案信息的利用率 [3]。因此，企业应当对档案管理信息化工作予以足够重视，积极进行档案管理信息化建设，使档案管理工作满足当前社会多元化的需求。以信息技术为依托，让档案管理的收集、处理及存储工作更加安全和高效，还可以对档案信息实施加密处理，进而使档案信息管理工作的安全性和利用率得到进一步提升。
2 企业档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 技术投入缺乏，管理人员紧缺
当前，企业开展档案信息化建设的过程中，由于技术投入有限，导致信息化建设工作水平不高，并且在构建数字化体系内容上缺少核心技术，导致信息化建设效率得不到有效提高。此外，在管理人员方面，现有的管理人员不足，专业性的管理人员比较少。以上问题的存在在一定程度上导致档案信息化建设工作的开展受到阻碍。
2.2 信息化水平较低
档案信息化管理的过程中需要科学准则的指导，然而在传统的企业档案管理过程中，大部分的重要文档在电脑当中的存放较为混乱，缺乏科学的分类管理，导致企业在检索相关信息时花费了大量的时间，工作效率极低。档案管理信息化水平低会造成企业资源的浪费，为企业带来一定的损失。信息化水平较低的问题与企业的管理制度不完善有着密切的关系 [4]。
2.3 档案管理人员业务能力参差不齐
随着我国科技水平的不断提升，信息技术也取得了很大的进步，企业对信息化建设工作也越来越重视，从事档案管理的员工也逐渐增多。因此，企业必须建立一支专业的管理队伍开展档案管理工作。但是，目前很多企业的档案管理人员专业能力不强，业务水平参差不齐，无法高效地开展管理工作。同时，有些企业的档案管理人员是兼职的状态，人员变动频繁，进行工作对接的过程中经常出现信息遗漏的问题，大大降低了档案管理工作的效率。
2.4 重视程度不够
现阶段，企业在进行档案管理信息化建设时，相关领导还没有认识到该项工作的重要性，这就对档案管理信息化建设工作形成很大的阻碍。有一些企业虽然建立了信息化档案管理平台，但是没有重视对平台的更新与维护，对平台运行的稳定性造成了很大的影响 [5]。
2.5 档案管理信息化的配套设施不够完善
我国企业开展档案管理工作的过程中，普遍存在档案管理部门人员流动性大的问题，而且档案管理部门的配套设施不完善，导致很对档案材料的收集和整理不够全面，而且有部分企业的管理层对这项工作不够重视，落实程度不够，导致档案管理工作的效率不高 [6]。
3 企業档案管理信息化建设的创新路径
3.1 树立正确的建设理念，充分认识档案信息化建设的重要性
现阶段，对于企业的领导来说，想要使其了解档案信息化建设的重要性，必须从两个方面着手：首先要对企业的领导进行专业培训，企业领导必须充分了解企业信息化建设内容，虽然不要求具备很高的专业性，但是应该要有所了解，只有这样，才能推动企业档案信息化建设进程，才能够对员工进行更好的管理。其次要让企业领导认识到档案信息化建设缓慢对企业的危害性，让其时刻保持较高的警惕性，督促档案信息化建设工作的开展，进而提高企业的档案管理水平。 3.2 增强基础设施建设
现阶段，随着我国科技水平的不断提升，信息化技术的发展为社会的不同行业带来了很大的便利，同时进一步推动了企业的发展与进步，特别是在管理中应用信息化技术，能够提升企业的工作效率。因此，企业应当重视档案信息化管理的基础设施建设，提升建设力度，同时要注意做好后续的系统维护工作。在开展信息化建设的过程中，要注重基础设计，选择先进的硬件和软件，更新落后的管理设备和管理软件，通过对基础设施的积极改进使档案管理工作满足社会发展需求，最大限度地发挥档案信息化的作用。此外，企业应当加大资金投入，不断对档案数据库进行完善，增强数据信息的安全性，通过完善的硬件和软件设施不断优化管理系统[7]。
3.3 加强文书处理和归档的数字化管理
文书管理作为基础性工作，其效率与档案管理工作成效有着紧密联系，企业现阶段已经普遍应用计算机进行文件登记工作。要想进一步提升工作效率，就需要对传输文件结合批办次序在局域网当中进行传阅，同时对催办时间进行预设。如果文件无法按照预定时间规划，催办程序就会向承办人发送提醒信息。在完成文件处理以后，系统还会自动安排预归档，确保文件材料准确且完整归档。
3.4 注重档案管理团队建设
对于档案管理团队的建设工作来说，首先需要对工作人员进行专业培训，主要包括信息技术、网络技术、计算机技术及企业软件等方面的培训，以此提高工作人员的综合素质。同时，要提高档案管理人员的工作责任心和安全意识。其次要积极引进档案管理信息化方面的专业人才，要求他们不仅掌握足够的档案管理知识，还要熟悉信息化技术，同时对相关法律法规也要有较全面的认知。通过以上措施，不断完善企业档案管理人员结构，切实提升企业档案管理信息化建设水平。
3.5 构建科学的档案管理体系
信息技术对档案信息化建设工作有着十分重要的作用，能为其提供有力的技术支撑。因此，企业应该对信息化技术予以重视，对档案建设与管理工作进行创新，结合自身实际情况建立健全档案管理制度，规划好档案的归档时间与保存时间，进而使资料得到更好的保存。在对档案资料进行整理与保管的过程中，应该对相关工作流程进行规范，将管理责任落实到个人。同时，应该对档案工作方式进行创新，构建科学的档案管理体系，使企业档案资料可以得到充分利用，通过信息化技术使档案资源得到进一步整合，进而提高企业管理效率。
3.6 健全档案管理信息系统
结合企业档案信息化管理实际情况，需要构建统一的档案信息化管理系统，并在前期把采集到的档案数据信息录入系统当中。该系统在设计方面，应当将数据采集加工、信息查询、系统维护、系统帮助及用户权限分配等子模块进行组合，同时通过互联网技术实现档案管理系统和企业不同部门之间的互联，以此达到档案信息自动化管理的目的。在这当中，数据采集加工模块包括不同业务部门的数据信息，而信息查询应当结合不同用户的权限配置予以其相应的查询范围。系统维护主要是让档案后台管理人员应用的，可以帮助他们结合系统后期运行时出现的问题进行更新与维护。
3.7 保障档案数据的安全性
在进行企业档案管理信息化建设的过程中，由于大部分工作是在网络中进行的，所以保证档案数据的安全性是非常重要的。企业需要采取相应的安全措施，相关工作人员也需要时刻保持警惕性，通过数据备份及身份认证等方式防止黑客与病毒对信息系统的侵害。企业应当建立健全档案网络信息安全制度并予以落实，提升档案管理信息化建设的质量和效率。此外，企业需要确保硬件设施的运行安全，要定期对服务器和网络运行状态进行检查，还要完善数据备份工作，防止受外界因素影响造成数据丢失。企业需要重视网络安全问题，通过在网络平台设置报警系统、及时处理网络安全问题及提高防火墙技术水平等方式提升档案管理工作的安全性。系统的技术人员要设置用户使用权限，避免用戶超越权限操作，落实身份认证工作。
3.8 构建数字化档案信息数据库
在档案信息化管理过程中，要想让档案管理工作人员在海量的信息数据迅速、便捷地查找到想要的档案，就一定要对数字化档案信息数据库进行科学化的设计和建设：①档案工作人员应当借助计算机技术和互联网技术把纸质档案转变为数字化档案。②结合相应的规范对信息化处理的档案信息、资料进行调整与优化，建立数字化档案目录数据库，让档案信息变得更加清晰，让工作人员能够明确查找方向，进而能够快速、便捷地查找资料，同时可以缓解办公系统内存不够的问题。③根据档案管理信息化的内容实施科学的档案分类管理，将档案划分成不同类别，建立具备一定开放性的档案信息数据库，以此达到档案共享的目的，让不同部门之间的档案实现互通共享，进而让档案的应用价值得到提升。比如，工作人员在进行数字化档案信息数据库的建设过程中，通过电子设备对纸质档案进行扫描，同时把所有的档案录入数据库，然后根据档案类型进行科学的分类，工作人员在查找资料的过程中只要输入关键词就能够立即获取相关内容。
4 结语
综上所述，企业档案能够对企业的管理决策、资金周转、技术改进、人员管理等工作进行真实且全面的记录，这对于企业来说是非常关键的。档案管理信息化建设能够使档案管理工作的模式、流程得到较大程度的优化。现阶段，随着信息技术和互联网技术的不断发展，企业档案管理信息化建设的水平对企业的发展具有重大的影响，档案管理信息化工作已经成为未来企业档案管理的主要发展方向。
参 考 文 献
[1]刘娟，万诺诺.新时期企业档案信息化建设思考[J].办公室业务，2019（24）：109.
[2]王志平.新形势下企业档案管理信息化建设研究[J].产业与科技论坛，2019，18（23）：260-261.
[3]李智玲，耿丽丽.企业档案信息化建设的机遇与挑战关键研究[J].财富时代，2019（11）：179-180.
[4]赵林华.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].兰台内外，2020（2）：16-17.
[5]李薇.探微新时期档案信息化建设与档案管理思考[J].办公室业务，2020（1）：60-61.
[6]胡林波.新时期事业单位档案管理的创新思路探究[J].科学咨询（教育科研），2018（9）：3.
[7]戴丽红.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].中国管理信息化，2018，21（18）：180-181.