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[摘 要]随着国家的不断发展，各行各业对档案的需求量不断增大，越来越受到社会的普遍关注，所以档案管理工作成为了企业发展的重要组成部分。在档案的保管和利用的过程中一定要重视保密工作，保密工作的好坏影响着档案的安全性。档案保密工作有两大职能，一是承担档案资源建设，二是提供档案资源服务，这两大职能是保障国家和人们利益安全的关键。本文通过对档案管理工作过程中问题的分析，探究了做好保密工作的方法，阐述了档案管理工作的重要性。
[关键词]档案管理；保密和利用；有效的措施
中图分类号：G301 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）28-0342-01
档案的管理工作是档案利用的基础，档案在保管和利用的过程中一定要遵循一定的原则，因为原则才是做好档案管理工作的关键。所以，档案要想得到更充分的利用，满足社会的需求，就要处理好保密和利用的关系，积极做好档案的保管工作，保证档案的完整性和安全性。档案记载着国家和个人的重要信息，所以一定要重视保管和保护工作，保证国家和人民的利益不受到损害。
一、档案管理保密工作的意义
档案的保管是为档案利用服务的，而要想其更好的被利用维护国家和社会的利益中，就要保证管理保护的过程中档案的安全性和完整性，尽可能的延长档案的使用寿命，进而为国家日后的发展提供有利的依据[1]。但在向社会提供档案资源的时候，要有一定的原则，不能为了追求更高的利益和效率，而使档案的安全受到威胁。为此国家加大了对档案管理者的监管力度，全面的提高档案管理者的素质来保证档案的安全性。此外，国家也颁布了相应的法规政策，提出严格管理档案的要求，如：档案的保密制度、档案的利用制度、档案公布和开放制度等，这为档案的管理提供了有效的法律依据，国家的这一行为也足够说明了档案管理工作的重要性。
二、档案保密管理过程中存在的问题
由于很多人认为档案保密管理工作是无关紧要的工作，所以对档案保密管理工作认识不足，沒有认识到档案保密管理工作的重要性[2]。实际上，档案的保密管理工作对国家和企业的健康发展起着关键的作用，但目前档案保管保密工作只重视保管工作，而忽略保管保密工作，导致了档案的利用效果不明显。以下阐述了档案保管保密工作中存在的问题。
档案管理库房的管理设施不够健全，建设的结构不合理，也不标准，所以为档案的保管和保密工作带来了很大的弊端。如：档案材料制作不规范，库房防火、防潮、防盗的设施不完善，档案管理的方法也比较落后，大多是采用传统的手工管理方式；档案管理过程中的整理、收集、编辑、保管等工作存在很多的问题；档案管理人员没有意识到档案管理保密工作的重要性，没有积极工作的态度，导致资源的利用率不高，这严重影响了档案利用的服务质量；大多的企业都没有制定相应的制度，没有制度的规范和制约，导致很多无关的人员利用档案的资料信息，严重危害到了档案信息的安全。
三、如何做好档案保管过程中的保密工作
（一）完善库房建设加强管理
库房是档案寄存和保管的重要场所，是档案管理工作的重点。档案库房应从保护档案安全和保密的角度进行分析，然后还要根据国家的要求进行单独的建设。库房要有明确的规划，要与阅览室和办公室严重分开，保证其独立性；库房的门和窗要要安装防盗装置，还要经常性的对库房进行检查，投放一些防鼠、防虫的药品；要控制好库房的温度，避免档案资料因潮湿造成损害的现象。档案库房管理人员要加强管理，与工作无关的人员一律禁止入内，有效的保证档案的安全。
（二）加强档案管理人员的工作
档案管理人员的主要工作是保障档案的安全性和完整性，同时这也是他们的职责。档案管理是一个较为复杂的过程，在这一过程中管理人员一定要做到不乱丢、不乱放，简单来说就是保证档案的完整、全面，有效的防止在档案使用过程中出现资料缺失的现象。档案管理人员要定期的对档案进行检查，一旦发现有损坏，就要及时的进行修补；在管理的过程中要对档案进行细致的分类，方便档案的利用；档案用过之后要放回原来的位置，保证其规范性[3]。
（三）加强对保密档案的管理
档案可以分为两种，一种是涉密档案，另一种是不涉密档案，在日常的管理过程中，一定好将这两中档案分别保管。对涉密档案的管理，要确定管理人员的身份和背景，保证管理人员的素质满足涉密档案管理工作的要求，因为管理人员的素质关系着档案管理的好坏程度。档案人员在生活中一定要注意自己的言行举止，把档案管理工作作为生活中的重点事项。涉密档案的借出和销毁过程一定要进行严格的记录，做到万无一失。
四、如何做好档案利用过程中的保密工作
（一）加强监督工作
档案的管理工作是为档案利用服务的。在档案利用的过程中一定要加强监督的力度，尽量杜绝利用时出现泄密的行为，这样既能使得档案得到了充分的利用，又有效的保护了档案的完整和安全，为以后的工作提供便利。加强监督的手段有以下几种方法：第一，建立完善的档案管理制度。档案的利用制度主要有阅览制度、借阅制度、保密制度等，这些制度可以根据实际情况用不同方法进行手续办理，可以有效的保证档案的安全和完整[4]。第二，组建素质高的档案管理队伍。责任心强、专业素质高的档案管理队伍，总会把工作放在最主要的位置，熟悉档案管理的过程和内容，会在工作的过程中不断的积累经验，从而不断提高自身的监管能力。第三，掌握好利用的方向。档案管理人员要充分的了解档案利用者的目的和动机，加强对档案的监护力度。档案的利用者在查阅资料时，管理人员可以在现场进行监督，防止乱涂、乱撕的现象发生，如果发现问题一定要进行及时的制止。
（二）梳理好档案保密、安全和利用的关系
档案的管理人员要履行好自己的义务，保守企业的秘密[5]。在传统的档案管理的过程中，管理人员过分的注重对档案保密，而忽视了档案的利用，这就会导致档案的利用价值不断的下降，久而久之这些档案就会成为一堆废纸；同时企业的领导也不能认识到档案的作用，对档案的利用率就会下降。而档案的利用一定要在保密的前提下才能利用，毫无节制的利用会为企业带来严重的危害，造成不必要的经济损失，由此可见，档案的保密和利用是非常重要的环节，一定要加强重视。
结束语
要想做好档案的保密和利用工作，企业就要全方位的考虑各方面影响因素，首先企业要建立完善的监管制度，用制度来制约利用者的行为；其次，要提高管理人员的综合素质，因为管理人员的素质是保证档案安全的关键因素；最后要协调好档案保密和利用的关系，充分的发挥档案的价值。
参考文献
[1] 宋桂玲，薛洪敏.关于档案在保管和利用时怎样做好保密工作的探讨[J].科学与财富，2014（9）：131-131.
[2] 邵丹丹.在档案保管和利用过程中如何做好保密工作[J].活力，2013（3）：61.
[3] 冯雪梅.在档案保管利用过程中如何做好保密工作[J].陕西档案，2012（5）：38-38.
[4] 张晶.档案保管和利用过程中的保密工作[J].黑龙江档案，2013，（2）：150.
[5] 任善军.论档案保管利用过程中的保密工作[J].赤子，2013（12）：203-203.
[关键词]档案管理；保密和利用；有效的措施
中图分类号：G301 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）28-0342-01
档案的管理工作是档案利用的基础，档案在保管和利用的过程中一定要遵循一定的原则，因为原则才是做好档案管理工作的关键。所以，档案要想得到更充分的利用，满足社会的需求，就要处理好保密和利用的关系，积极做好档案的保管工作，保证档案的完整性和安全性。档案记载着国家和个人的重要信息，所以一定要重视保管和保护工作，保证国家和人民的利益不受到损害。
一、档案管理保密工作的意义
档案的保管是为档案利用服务的，而要想其更好的被利用维护国家和社会的利益中，就要保证管理保护的过程中档案的安全性和完整性，尽可能的延长档案的使用寿命，进而为国家日后的发展提供有利的依据[1]。但在向社会提供档案资源的时候，要有一定的原则，不能为了追求更高的利益和效率，而使档案的安全受到威胁。为此国家加大了对档案管理者的监管力度，全面的提高档案管理者的素质来保证档案的安全性。此外，国家也颁布了相应的法规政策，提出严格管理档案的要求，如：档案的保密制度、档案的利用制度、档案公布和开放制度等，这为档案的管理提供了有效的法律依据，国家的这一行为也足够说明了档案管理工作的重要性。
二、档案保密管理过程中存在的问题
由于很多人认为档案保密管理工作是无关紧要的工作，所以对档案保密管理工作认识不足，沒有认识到档案保密管理工作的重要性[2]。实际上，档案的保密管理工作对国家和企业的健康发展起着关键的作用，但目前档案保管保密工作只重视保管工作，而忽略保管保密工作，导致了档案的利用效果不明显。以下阐述了档案保管保密工作中存在的问题。
档案管理库房的管理设施不够健全，建设的结构不合理，也不标准，所以为档案的保管和保密工作带来了很大的弊端。如：档案材料制作不规范，库房防火、防潮、防盗的设施不完善，档案管理的方法也比较落后，大多是采用传统的手工管理方式；档案管理过程中的整理、收集、编辑、保管等工作存在很多的问题；档案管理人员没有意识到档案管理保密工作的重要性，没有积极工作的态度，导致资源的利用率不高，这严重影响了档案利用的服务质量；大多的企业都没有制定相应的制度，没有制度的规范和制约，导致很多无关的人员利用档案的资料信息，严重危害到了档案信息的安全。
三、如何做好档案保管过程中的保密工作
（一）完善库房建设加强管理
库房是档案寄存和保管的重要场所，是档案管理工作的重点。档案库房应从保护档案安全和保密的角度进行分析，然后还要根据国家的要求进行单独的建设。库房要有明确的规划，要与阅览室和办公室严重分开，保证其独立性；库房的门和窗要要安装防盗装置，还要经常性的对库房进行检查，投放一些防鼠、防虫的药品；要控制好库房的温度，避免档案资料因潮湿造成损害的现象。档案库房管理人员要加强管理，与工作无关的人员一律禁止入内，有效的保证档案的安全。
（二）加强档案管理人员的工作
档案管理人员的主要工作是保障档案的安全性和完整性，同时这也是他们的职责。档案管理是一个较为复杂的过程，在这一过程中管理人员一定要做到不乱丢、不乱放，简单来说就是保证档案的完整、全面，有效的防止在档案使用过程中出现资料缺失的现象。档案管理人员要定期的对档案进行检查，一旦发现有损坏，就要及时的进行修补；在管理的过程中要对档案进行细致的分类，方便档案的利用；档案用过之后要放回原来的位置，保证其规范性[3]。
（三）加强对保密档案的管理
档案可以分为两种，一种是涉密档案，另一种是不涉密档案，在日常的管理过程中，一定好将这两中档案分别保管。对涉密档案的管理，要确定管理人员的身份和背景，保证管理人员的素质满足涉密档案管理工作的要求，因为管理人员的素质关系着档案管理的好坏程度。档案人员在生活中一定要注意自己的言行举止，把档案管理工作作为生活中的重点事项。涉密档案的借出和销毁过程一定要进行严格的记录，做到万无一失。
四、如何做好档案利用过程中的保密工作
（一）加强监督工作
档案的管理工作是为档案利用服务的。在档案利用的过程中一定要加强监督的力度，尽量杜绝利用时出现泄密的行为，这样既能使得档案得到了充分的利用，又有效的保护了档案的完整和安全，为以后的工作提供便利。加强监督的手段有以下几种方法：第一，建立完善的档案管理制度。档案的利用制度主要有阅览制度、借阅制度、保密制度等，这些制度可以根据实际情况用不同方法进行手续办理，可以有效的保证档案的安全和完整[4]。第二，组建素质高的档案管理队伍。责任心强、专业素质高的档案管理队伍，总会把工作放在最主要的位置，熟悉档案管理的过程和内容，会在工作的过程中不断的积累经验，从而不断提高自身的监管能力。第三，掌握好利用的方向。档案管理人员要充分的了解档案利用者的目的和动机，加强对档案的监护力度。档案的利用者在查阅资料时，管理人员可以在现场进行监督，防止乱涂、乱撕的现象发生，如果发现问题一定要进行及时的制止。
（二）梳理好档案保密、安全和利用的关系
档案的管理人员要履行好自己的义务，保守企业的秘密[5]。在传统的档案管理的过程中，管理人员过分的注重对档案保密，而忽视了档案的利用，这就会导致档案的利用价值不断的下降，久而久之这些档案就会成为一堆废纸；同时企业的领导也不能认识到档案的作用，对档案的利用率就会下降。而档案的利用一定要在保密的前提下才能利用，毫无节制的利用会为企业带来严重的危害，造成不必要的经济损失，由此可见，档案的保密和利用是非常重要的环节，一定要加强重视。
结束语
要想做好档案的保密和利用工作，企业就要全方位的考虑各方面影响因素，首先企业要建立完善的监管制度，用制度来制约利用者的行为；其次，要提高管理人员的综合素质，因为管理人员的素质是保证档案安全的关键因素；最后要协调好档案保密和利用的关系，充分的发挥档案的价值。
参考文献
[1] 宋桂玲，薛洪敏.关于档案在保管和利用时怎样做好保密工作的探讨[J].科学与财富，2014（9）：131-131.
[2] 邵丹丹.在档案保管和利用过程中如何做好保密工作[J].活力，2013（3）：61.
[3] 冯雪梅.在档案保管利用过程中如何做好保密工作[J].陕西档案，2012（5）：38-38.
[4] 张晶.档案保管和利用过程中的保密工作[J].黑龙江档案，2013，（2）：150.
[5] 任善军.论档案保管利用过程中的保密工作[J].赤子，2013（12）：203-203.