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“电子文件”这一概念出现于20世纪90年代初期．由于文件信息用数字形式表达．也有人称之为“数字文件”。国际档案理事会对电子文件的定义是：“以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡／带之上的文件／档案．它的内容只能通过机器来利用……”。简单地说，电子文件就是指由计算机生成和处理．以数字代码形式记录信息的文件。