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一、高校办公室的管理特征分析
(一)日常工作具有周期性、重复性和连续性的特点。办公室日常工作范围很广,是学校办公室的基础性工作,工作周期性比较明显。主要包括以下几个方面文字处理、信息收集处理、信访工作、调查研究、会务工作、对外联系、统计工作、保密工作、印信管理、综合事务管理等大量的政务性和事务性的基础工作。这些工作一般都是处于不断重复和连续的状态之中。
(二)专项工作具有突发性、临时性和不可预见性的特点。办公室专项工作具有突发性、临时性和不可预见性,这都要求办公室具有严格的预案体系,碰到问题,及时科学处理还要有严密的组织和制度,能及时解决河题,出色完成工作任务。例如由于学校的主体是青年学生,难免会出现一些难以预料的突发事件,这些事情的发生都需要办公室刻不容缓地协调处置。二是完成校领导临时交办的专门任务,如临时的来人来访、群体聚集事件临时举行的会议等。此外,重大节假日、重要活动期间、敏感期间,都有很多专项工作。
(三)随机工作具有时间紧、任务重和事关重大的特点。办公室与职能部门不同,办公室没有决策权,只能为决策的制定与实施献计献策。办公室的辅佐地位决定了其工作的随机性,这主要表现在两方面一是作为校领导的辅助层,处于从属地位,办公室必须随时按照校领导的指示和意图办事,不能自行其是。二是办公室又是学校的枢纽,很多工作必须经过这里,每天必须面对与处理一些事先不可能估计到的事情,这些事情一般来说都是时间紧,任务重,又事关重大。
二、高校办公室运用目标管理的可行性
(一)高校办公室管理强调"以人为本"的理念与目标管理的初衷相符
目标管理非常重视人的管理,强调人是管理的核心和动力,强调民主的管理方法,把个人的需求和单位目标结合起来,用"自我控制管理"来代替"压制性管理",能充分调动单位各个成员的积极性,具有明显的先进性。高校办公室管理也强调"以人为本",从尊重人、信任人、发挥人的主观能动性角度进行管理工作,办公室管理要围绕着"人"去制定规范、设计制度、进行决策、规范行为、从事活动,实现"人"的理想。正因为理念的相似,在高校办公室推行目标管理,可以更好地实现"以人为本"的理念,进而强化各成员的目标意识,规范其管理行为,从根本上解决传统管理中"分工难合作、权责难统一、奖惩难把握"的弊端。
(二)高校办公室"重视结果"的管理特征与目标管理特点相符
目标管理是重视成果的管理,通过检查每个部门或个人为整个单位做了多少贡献,为实现整体目标做出了什么成绩,从而正确评价每个部门和每个人,并与奖惩挂钩,这样有利于克服懒散作风。高校办公室管理跟目标管理一样都重视成果,因为办公室工作将是否最终完成任务作为办公室存在价值的体现。根据学校整体目标和任务转化分解而成的办公室目标,既是办公室工作的努力方向,又是学校指导、检查和考核办公室工作的依据。正因为如此办公室管理与目标管理重视成果的特点一致,如果在办公室实行目标管理,不仅使成员看清了奋斗目标和努力方向,提高工作自觉性、责任感和进取心,为完成目标提供动力和行动导向,使工作取得事半功倍的效果。
(三)高校办公室具备实施目标管理的基本条件
高校办公室特殊的职责和任务,使得其管理基础扎实,表现为主要工作有程序可循、考核有标准可依,各项管理制度健全,办公室领导作风民主、决策科学,领导班子团结,职工参政意识强烈、素质良好、关键岗位人员学历高、业务能力强。高校办公室具备了这些基本条件,这些可为目标管理的运用提供良好的基础。
综上所述,目标管理运用在高校办公室管理实践中是切实可行,对充分发挥其管理职能,提高工作效率和工作质量,促进管理工作科学化、制度化、规范化将起着积极的作用。
三、高校办公室目标管理的操作策略
(一)高校办公室目标管理的准备
目标管理有一定程序可以参照,但是要把它真正有效地付诸实施,需要做好思想准备、组织准备和文件准备。其一是思想准备。就是进行宣传动员,宣讲目标的内容、解释制定目标的依据、说明目标各项指标的要求,使办公室每位职工都充分理解目标的内容和意义,从而统一思想,明确目标,使目标化为自觉行动。可以通过组织教职员工学习有关目标管理的理论,使目标管理深入人心,使办公室职工对学校的发展目标和办公室工作目标有统一的认识,牢固树立运用目标管理的信念。其二是组织准备。就是建立适应于目标管理的组织结构。这就需要做好定岗、定员、定责工作,这是开展目标管理的基础工作。定岗就是将办公室内部所要设置的岗位确定下来,定员是根据办公室内部所设岗位,综合考虑现有人员和不同岗位的工作量来确定人员分布,定责就是要明确每个岗位的职责,谁上岗谁就承担责任。每个岗位的职责要表述准确、恰当。其三是文件准备。是指目标管理体系和保证目标管理工作正常运行的规章制度,这是实行目标管理可靠的法规保障。要做好办公室目标管理方案的设计。通过认真调研,综合分析情况,研究制定《办公室目标管理办法试行》、《办公室目标管理实施细则》等文件。建立相应的配套制度。建立目标考核制度、目标奖惩制度等,建立有效的管理信息系统,为目标的制订、执行、控管和考评等工作提供保障。
(二)高校办公室目标体系的设定
1、设立目标的原则
其一是明确性原则。办公室目标要尽可能制定得明确,要事先规定目标的工作量,达成日期、责任人等,这样才能够保证对目标执行过程的有效指导以及对其结果的准确检查。其二是可度量原则。办公室目标应该是可以度量的,对于比较难以度量的目标,可先采取定性评价,用陈述的方式尽可能地把目标描述得具体、详尽、清楚,对于大量日常性工作目标则要精简,使用概况或归类的方式进行表述,防止一般目标过多过滥的倾向。其三是现实性原则。办公室制定目标时必须实事求是、可以实现,保证目标管理最终真正落到实处,切实提高目标管理的有效性。其四是时限性原则。办公室目标在实施的过程中要有严格的时间控制,并在计划中把握其实施进程的持续性和渐进性。如果没有事先约定时间限制,每个人就会对工作完成时间有不同理解,因此,要强调每一个目标的完成都有一个简单明确的时间期限。
2、科学设立目标体系
首先是制定办公室整体目标。办公室应根据学校发展规划和实际情况、根据学校年度的工作计划和工作实际,由办公室领导和科长共同确定办公室的总体工作目标。办公室要设立三级目标管理模式,即办公室设立总体目标,各科室设立二级目标,工作人员设立三级目标。基本要求是各级目标相互呼应,工作任务层层分解,工作责任步步明确。各科室制定具体目标要以办公室的总目标为前提,依据自身实际进一步将办公室目标落实。在制定时,凡是能够直接用数量定目标的工作任务,直接用数量定目标,如全年撰写调研报告、上报材料、学校年度工作计划总结和大事记的起草和整理、收集和上报信息数量、内部刊物发行期篇数等工作,都可以直接用数字定目标。凡是无法用数量表述的,可按工作进程和实施效果,以计算完成率方法确定工作目标,如催办工作完成率和督办工作完成情况、决策文件的传达率等。办公室目标草案形成后,按顺序分别印发给办公室各个副职、各科室负责人以及每位工作人员,分层次开展目标体系讨论,广泛征求大家的意见与建议,引导职工共同参与目标制作。
(三)高校办公室目标管理的实施
在目标实施过程中,要按照目标管理任务书,授予相应的权力,进行适当的控制,保证个人职责的履行、科室任务的完成和办公室目标的实现。
1、实行有效的授权
授权是指拥有权限的上级授予下级实现目标所需要的权限。目标管理中的激励和自主管理依赖于真正的授权,把一定的权力和责任授给下属,会使下属产生较强的工作意愿。授权要做到权限与目标相对应,同时上级授权者对被授权者的实施情况及行使的职务权限是否妥当要担负监督的责任。下放的应该是用于某项工作的权利,是在某些条件下处理问题的权利,而不是无限制的权利。
2、实行有效的控制
控制就是根据目标运行中的变化而寻求的新方法。办公室目标推行控制过程根据目标任务以及产生变化的外部信息,修正控制标准,指导下属进行工作。要定期根据目标衡量执行情况,即把实绩与标准进行比较,及时纠正执行中产生的偏差。当然,办公室要注意完善工作机制,修订《办公室工作规范》、《办公室工作人员守则》等规章制度,确保办公室工作规范运作。实行严格的考勤制度、值班制度、检查制度等,保证各项工作正常、有序、高效运行。对于工作失误,实行责任倒究制,层层追究责任。此外,还要根据岗位需要,实行挂牌上岗、公开承诺制度,设立办公室工作作风意见箱和投诉电话,多层面地对工作进行监督。
(四)高校办公室目标管理的考评
办公室在目标实施结束后,将所取得的成果与原来的目标进行比较,对目标实现情况和科室、成员的工作状况进行衡量,并以此为依据对科室、成员进行奖罚,以便目标管理在一个更高的起点上循环,这是目标管理非常重要的一个阶段。这就需要建立有效的成果考评体系。首先要确保考核标准清晰明确,避免产生歧义或困惑;其次是考核标准应客观,标准之间要协调一致,不能相互冲突;最后是是考核方法要符合办公室的实际情况,符合考核对象的特点。因此,办公室在设计考核方法时,要紧紧围绕各项具体工作目标来制定,明确相关数据的来源渠道,明确定性指标的认定方式,并对不同指标设定不同的分值,以体现各目标的重要程度。此外,对定性指标、定量指标要分别采取不同的考核方式,力求考核工作合情合理。为了保证每学期、每学年考核顺利实施,办公室必须有专人采取兼职的方式负责这项工作。考评主要采用听取汇报、检查各类记录本、召开座谈会、个别走访等方法。办公室只考核科室,由科室考核个人。办公室对科室的考核程序第一步是自评,各科室据实写出自评报告,确定自评等级。第二步是办公室领导考评,到各科室,采取听、看、议、评的方式进行实地考评。重点是"看",看取得的工作实绩和原始材料,然后按考核原则对各科室工作进行集体评议,综合评定考核等级。再以科室为单位进行集体讨论、民主评议,以增进评估的效度和信度。最后由办公室对目标成果作综合评定。为了保证考核的严肃性和准确性,考核要实事求是,不能弄虚作假,更不能照顾"关系",渗入个人感情色彩,打"人情分"、"报复分"。
参考文献:
[1]孙旭东,赵映振.高校办公室管理工作的新特点与新举措[J].中国高等教育,2003,20.
[2]童晓明,斯荣喜.改进和创新高校办公室工作的几点思考[J].浙江大学学报,2005,4.
[3]许硕.浅谈新形势下高校办公室工作[J].辽宁省交通高等专科学校学报,2003,3.
[4]别荣海.目标管理:高校内部管理改革的必然趋势[J].河南理工大学学报,2004,5.
[5]李丽华.试析高校目标管理现状与努力方向[J].广西大学学报, 2007,s1,111.
(一)日常工作具有周期性、重复性和连续性的特点。办公室日常工作范围很广,是学校办公室的基础性工作,工作周期性比较明显。主要包括以下几个方面文字处理、信息收集处理、信访工作、调查研究、会务工作、对外联系、统计工作、保密工作、印信管理、综合事务管理等大量的政务性和事务性的基础工作。这些工作一般都是处于不断重复和连续的状态之中。
(二)专项工作具有突发性、临时性和不可预见性的特点。办公室专项工作具有突发性、临时性和不可预见性,这都要求办公室具有严格的预案体系,碰到问题,及时科学处理还要有严密的组织和制度,能及时解决河题,出色完成工作任务。例如由于学校的主体是青年学生,难免会出现一些难以预料的突发事件,这些事情的发生都需要办公室刻不容缓地协调处置。二是完成校领导临时交办的专门任务,如临时的来人来访、群体聚集事件临时举行的会议等。此外,重大节假日、重要活动期间、敏感期间,都有很多专项工作。
(三)随机工作具有时间紧、任务重和事关重大的特点。办公室与职能部门不同,办公室没有决策权,只能为决策的制定与实施献计献策。办公室的辅佐地位决定了其工作的随机性,这主要表现在两方面一是作为校领导的辅助层,处于从属地位,办公室必须随时按照校领导的指示和意图办事,不能自行其是。二是办公室又是学校的枢纽,很多工作必须经过这里,每天必须面对与处理一些事先不可能估计到的事情,这些事情一般来说都是时间紧,任务重,又事关重大。
二、高校办公室运用目标管理的可行性
(一)高校办公室管理强调"以人为本"的理念与目标管理的初衷相符
目标管理非常重视人的管理,强调人是管理的核心和动力,强调民主的管理方法,把个人的需求和单位目标结合起来,用"自我控制管理"来代替"压制性管理",能充分调动单位各个成员的积极性,具有明显的先进性。高校办公室管理也强调"以人为本",从尊重人、信任人、发挥人的主观能动性角度进行管理工作,办公室管理要围绕着"人"去制定规范、设计制度、进行决策、规范行为、从事活动,实现"人"的理想。正因为理念的相似,在高校办公室推行目标管理,可以更好地实现"以人为本"的理念,进而强化各成员的目标意识,规范其管理行为,从根本上解决传统管理中"分工难合作、权责难统一、奖惩难把握"的弊端。
(二)高校办公室"重视结果"的管理特征与目标管理特点相符
目标管理是重视成果的管理,通过检查每个部门或个人为整个单位做了多少贡献,为实现整体目标做出了什么成绩,从而正确评价每个部门和每个人,并与奖惩挂钩,这样有利于克服懒散作风。高校办公室管理跟目标管理一样都重视成果,因为办公室工作将是否最终完成任务作为办公室存在价值的体现。根据学校整体目标和任务转化分解而成的办公室目标,既是办公室工作的努力方向,又是学校指导、检查和考核办公室工作的依据。正因为如此办公室管理与目标管理重视成果的特点一致,如果在办公室实行目标管理,不仅使成员看清了奋斗目标和努力方向,提高工作自觉性、责任感和进取心,为完成目标提供动力和行动导向,使工作取得事半功倍的效果。
(三)高校办公室具备实施目标管理的基本条件
高校办公室特殊的职责和任务,使得其管理基础扎实,表现为主要工作有程序可循、考核有标准可依,各项管理制度健全,办公室领导作风民主、决策科学,领导班子团结,职工参政意识强烈、素质良好、关键岗位人员学历高、业务能力强。高校办公室具备了这些基本条件,这些可为目标管理的运用提供良好的基础。
综上所述,目标管理运用在高校办公室管理实践中是切实可行,对充分发挥其管理职能,提高工作效率和工作质量,促进管理工作科学化、制度化、规范化将起着积极的作用。
三、高校办公室目标管理的操作策略
(一)高校办公室目标管理的准备
目标管理有一定程序可以参照,但是要把它真正有效地付诸实施,需要做好思想准备、组织准备和文件准备。其一是思想准备。就是进行宣传动员,宣讲目标的内容、解释制定目标的依据、说明目标各项指标的要求,使办公室每位职工都充分理解目标的内容和意义,从而统一思想,明确目标,使目标化为自觉行动。可以通过组织教职员工学习有关目标管理的理论,使目标管理深入人心,使办公室职工对学校的发展目标和办公室工作目标有统一的认识,牢固树立运用目标管理的信念。其二是组织准备。就是建立适应于目标管理的组织结构。这就需要做好定岗、定员、定责工作,这是开展目标管理的基础工作。定岗就是将办公室内部所要设置的岗位确定下来,定员是根据办公室内部所设岗位,综合考虑现有人员和不同岗位的工作量来确定人员分布,定责就是要明确每个岗位的职责,谁上岗谁就承担责任。每个岗位的职责要表述准确、恰当。其三是文件准备。是指目标管理体系和保证目标管理工作正常运行的规章制度,这是实行目标管理可靠的法规保障。要做好办公室目标管理方案的设计。通过认真调研,综合分析情况,研究制定《办公室目标管理办法试行》、《办公室目标管理实施细则》等文件。建立相应的配套制度。建立目标考核制度、目标奖惩制度等,建立有效的管理信息系统,为目标的制订、执行、控管和考评等工作提供保障。
(二)高校办公室目标体系的设定
1、设立目标的原则
其一是明确性原则。办公室目标要尽可能制定得明确,要事先规定目标的工作量,达成日期、责任人等,这样才能够保证对目标执行过程的有效指导以及对其结果的准确检查。其二是可度量原则。办公室目标应该是可以度量的,对于比较难以度量的目标,可先采取定性评价,用陈述的方式尽可能地把目标描述得具体、详尽、清楚,对于大量日常性工作目标则要精简,使用概况或归类的方式进行表述,防止一般目标过多过滥的倾向。其三是现实性原则。办公室制定目标时必须实事求是、可以实现,保证目标管理最终真正落到实处,切实提高目标管理的有效性。其四是时限性原则。办公室目标在实施的过程中要有严格的时间控制,并在计划中把握其实施进程的持续性和渐进性。如果没有事先约定时间限制,每个人就会对工作完成时间有不同理解,因此,要强调每一个目标的完成都有一个简单明确的时间期限。
2、科学设立目标体系
首先是制定办公室整体目标。办公室应根据学校发展规划和实际情况、根据学校年度的工作计划和工作实际,由办公室领导和科长共同确定办公室的总体工作目标。办公室要设立三级目标管理模式,即办公室设立总体目标,各科室设立二级目标,工作人员设立三级目标。基本要求是各级目标相互呼应,工作任务层层分解,工作责任步步明确。各科室制定具体目标要以办公室的总目标为前提,依据自身实际进一步将办公室目标落实。在制定时,凡是能够直接用数量定目标的工作任务,直接用数量定目标,如全年撰写调研报告、上报材料、学校年度工作计划总结和大事记的起草和整理、收集和上报信息数量、内部刊物发行期篇数等工作,都可以直接用数字定目标。凡是无法用数量表述的,可按工作进程和实施效果,以计算完成率方法确定工作目标,如催办工作完成率和督办工作完成情况、决策文件的传达率等。办公室目标草案形成后,按顺序分别印发给办公室各个副职、各科室负责人以及每位工作人员,分层次开展目标体系讨论,广泛征求大家的意见与建议,引导职工共同参与目标制作。
(三)高校办公室目标管理的实施
在目标实施过程中,要按照目标管理任务书,授予相应的权力,进行适当的控制,保证个人职责的履行、科室任务的完成和办公室目标的实现。
1、实行有效的授权
授权是指拥有权限的上级授予下级实现目标所需要的权限。目标管理中的激励和自主管理依赖于真正的授权,把一定的权力和责任授给下属,会使下属产生较强的工作意愿。授权要做到权限与目标相对应,同时上级授权者对被授权者的实施情况及行使的职务权限是否妥当要担负监督的责任。下放的应该是用于某项工作的权利,是在某些条件下处理问题的权利,而不是无限制的权利。
2、实行有效的控制
控制就是根据目标运行中的变化而寻求的新方法。办公室目标推行控制过程根据目标任务以及产生变化的外部信息,修正控制标准,指导下属进行工作。要定期根据目标衡量执行情况,即把实绩与标准进行比较,及时纠正执行中产生的偏差。当然,办公室要注意完善工作机制,修订《办公室工作规范》、《办公室工作人员守则》等规章制度,确保办公室工作规范运作。实行严格的考勤制度、值班制度、检查制度等,保证各项工作正常、有序、高效运行。对于工作失误,实行责任倒究制,层层追究责任。此外,还要根据岗位需要,实行挂牌上岗、公开承诺制度,设立办公室工作作风意见箱和投诉电话,多层面地对工作进行监督。
(四)高校办公室目标管理的考评
办公室在目标实施结束后,将所取得的成果与原来的目标进行比较,对目标实现情况和科室、成员的工作状况进行衡量,并以此为依据对科室、成员进行奖罚,以便目标管理在一个更高的起点上循环,这是目标管理非常重要的一个阶段。这就需要建立有效的成果考评体系。首先要确保考核标准清晰明确,避免产生歧义或困惑;其次是考核标准应客观,标准之间要协调一致,不能相互冲突;最后是是考核方法要符合办公室的实际情况,符合考核对象的特点。因此,办公室在设计考核方法时,要紧紧围绕各项具体工作目标来制定,明确相关数据的来源渠道,明确定性指标的认定方式,并对不同指标设定不同的分值,以体现各目标的重要程度。此外,对定性指标、定量指标要分别采取不同的考核方式,力求考核工作合情合理。为了保证每学期、每学年考核顺利实施,办公室必须有专人采取兼职的方式负责这项工作。考评主要采用听取汇报、检查各类记录本、召开座谈会、个别走访等方法。办公室只考核科室,由科室考核个人。办公室对科室的考核程序第一步是自评,各科室据实写出自评报告,确定自评等级。第二步是办公室领导考评,到各科室,采取听、看、议、评的方式进行实地考评。重点是"看",看取得的工作实绩和原始材料,然后按考核原则对各科室工作进行集体评议,综合评定考核等级。再以科室为单位进行集体讨论、民主评议,以增进评估的效度和信度。最后由办公室对目标成果作综合评定。为了保证考核的严肃性和准确性,考核要实事求是,不能弄虚作假,更不能照顾"关系",渗入个人感情色彩,打"人情分"、"报复分"。
参考文献:
[1]孙旭东,赵映振.高校办公室管理工作的新特点与新举措[J].中国高等教育,2003,20.
[2]童晓明,斯荣喜.改进和创新高校办公室工作的几点思考[J].浙江大学学报,2005,4.
[3]许硕.浅谈新形势下高校办公室工作[J].辽宁省交通高等专科学校学报,2003,3.
[4]别荣海.目标管理:高校内部管理改革的必然趋势[J].河南理工大学学报,2004,5.
[5]李丽华.试析高校目标管理现状与努力方向[J].广西大学学报, 2007,s1,111.