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摘 要:人事档案在人事管理活动中有着极为重要的作用,是能够对职工的德才情况以及成长经历进行有效记录与反映。医院人事档案的内容形式有很多,包括考核表、职称评审聘任表、登记表等,会将每一位医护人员的专业水平、工作经历、科研水平、奖惩情况等进行真实的记录与反映,属于医护人员个人成长的一种“印证”,所以确保医院人事档案材料的完整性与真实性,是医院进行专业人才管理工作的基础,并且还能够最大程度地开发医院人力资源。档案是医院非常重要的资料文献,因此加强档案管理工作,并提高利用率就显得尤为重要。本文就对医院档案管理的特征进行了相关分析,提出了档案管理目前所存在的问题和不足,并给出了相应的解决策略,以期能够推动我国医院档案资源利用率的提升。
关键词:医院;档案管理;档案资源;利用率
医院档案不仅是历史事件的记录,同时还是所有文献资料的集合,其档案资源会涉及患者、医护人员、医学研究等,如果缺乏完善的管理体系,则会给医院以及患者带来较大的损失,对医院的未来发展有着深刻的影响,因此需要对医院档案管理工作进行强化,不断来对档案资料管理效率进行提高,以此为基础来开展各种工作,对医院的发展有着积极作用。
一、医院档案主要管理特征
1.逐渐趋于多元化的管理内容
就目前而言,医院档案管理在整体结构中可以分为业务指导档案、医患关系档案以及人事档案三种。其中业务指导档案主要是包括儿科、内科、外科、妇科、消化科等科室的档案资料;医患关系管理档案主要是记录医师与患者,医院与患者之间的分歧,这样的档案管理不仅能够充分体现出该医院的医疗技术与服务水平,同时还能够将医风展现出来;人事档案主要是包含医师的奖惩信息、聘用信息以及晋升考核信息。所以当前的医院档案有着较多的种类,并且有着多元化的趋势。
2.逐步实现规范法与信息化的管理工作
在步入互联网信息时代后,以往的档案管理已经难以符合目前医院档案管理的实际需求。首先医院在现阶段进行健康管理、疾病预防以及人力资源监督等工作时,通常都会利用计算机等信息设备来记录完整的工作内容,随后将详细的信息记录保存在计算机内,通过与之相应的制作后便能够成为医院档案。除此之外,医院对档案管理技术进行了全方位的改善,并且制定了与之相对应的准则与制度来规范管理工作,而且所有的规章制度有着较高的可行性与合理性,主要是因这些制度是在日常服务中所形成的,职工在工作的过程中,能够以此来进行参考,从而有着比较良好的纪律性。
3.管理工作与医疗文化建设有着密切联系
医院档案管理与医院文化建设的关系能够从多个方面体现出来,首先,医療文化建设是能够在档案管理工作不断发展,并且档案管理工作是能够优化医疗文化内容,所以医院在档案管理工作中会对文化工作进行同步建设,以此来宣传医院的优秀文化,并且能够将良好的作风进行传承,进而最大限度地提高医院职工的责任意识与职业价值观念,从而营造出良好的文化氛围;其次,医疗文化的创新与档案管理工作有着一定的关系,并且能够为后续的文化建设奠定好坚实基础。就目前而言,档案管理工作是能过载医疗文化建设中起到良好的宣传效果,是能够将优秀的文化理念与良好作风进行有效渗透,从而推动医院整体医疗文化建设能够更精准的发展;最后,档案管理是能够为医疗文化建设提供更多的后备军,从而全面提高医院职工的文化素养,而且医院档案还会对医疗文化发展历史进行记载,因此是能够对医院文化传承起到导向作用。
二、医院档案管理所存在的问题和不足
1.档案管理重视程度不够
通常情况下,医疗工作是医院各项事务的重点所在,所以医院会将资源和精力集中在医疗水平以及医疗服务上,从而没有关注档案管理的重要性。就目前而言,很多医院的管理者都存在误区,认为档案管理无法为医院带来效益,所以不需要为档案管理工作投入太多的精力,最终导致档案管理的保存与收集工作不够全面和完整,从而导致档案管理的效果欠佳。同时许多医院领导者对档案管理存在误区,没有将先进的管理手段与信息化技术应用到档案管理之中,同时也意识不到档案管理工作的重要性,长此以往,档案管理人员缺少足够的工作热情与积极性,从而导致档案管理工作效率低下。
2.档案管理开发意识不够
档案管理主要是为医院带来间接性的经济收益,但无法给医院带来直接的经济效益,所以许多医院在档案管理工作中,只重视档案管理工作的保存工作与整理工作,而不愿意开发档案管理的基本应用,这种开发意识的缺乏会导致档案管理利用率降低。在信息技术背景下,许多医院开始在档案管理中应用新的管理理念与新的技术手段,但有部分医院依旧通过传统手段来对档案资料进行管理,从而导致档案管理者在大部分时间内重复着做一些没有意义的工作,比如分类归档、资料整理等,不利于医院档案管理的可持续发展。除此之外,某些医院已经开发了符合医院发展的信息化档案管理系统,但由于缺乏开发意识,没有充分考虑多种影响因素,会导致信息化系统存在许多问题。比如有效患者年龄比较大,对医院所开发的系统不会使用,包括问诊系统、问诊平台等,患者在询问以及学习过程中,会导致患者诊疗时间增加,进而在无形之中增加医患之间的矛盾。
3.档案管理缺乏完善制度
就目前而言,非常多的医院在管理档案时,只通过简单的制度来进行,使得各个管理制度缺乏完整性,而且许多岗位职责并未明确,责任无法落实到位,从而会导致档案管理工作的混乱。医院档案记录着医院许多重要信息,如果没有制定完善的制度进行科学管理,而是将档案简单地理解为对资料的归档、对信息的整理以及封存保管等,则会导致档案管理水平低下。
4.档案管理缺少专业人员
医院当前的档案管理工作通常都属于业务人员,或者兼职人员,所以整体素养比较低,无法充分认识到岗位责任,从而使得档案管理工作存在松懈情况。医院缺少相应的人才培训计划,使得多数档案管理人员无法强化自己的专业素养,同时由于进修技术的缺失,所以很难适应信息化管理模式,这种不熟练的操作水平会导致档案管理工作效率的降低。除此之外,与普通企业、事业单位不同,医院档案管理人员所涉及的流程、种类、人员都比较多,在这种情况下,如果档案管理人员不够专业,或者缺少足够的工作经验,则无法提高档案管理的质量。医院对档案管理专业人员的培养不够重视,会导致档案工作无法持续的升级和更新,尤其是在信息化时代的背景下,没有专业工作人员,一些信息化管理技术则很难在医院中推广与应用,对医院档案管理工作的开展有着不利影响。 5.档案管理系统存在安全隐患
目前我国的互联网技术在不断发展与深入,医院的数字档案也得到了快速发展,许多医院都在大力发展数字化档案馆。虽然信息化系统以及信息化手段是能够为档案管理工作带来便捷,但互联网的应用还会带来一定的安全隐患问题。比如有部分不法分子会通过非法的手段来对医院信息系统展开攻击,从而盗取患者与医务人员的相关信息,或者盗取医院的一些科研成果,然后利用所盗取来的信息资源进行非法交易,进而获得巨大利益,在这种情况下,如果档案管理者没有足够的安全意识,则很容易出现安全问题,从而给医院带来巨大的损失。
三、强化档案管理工作的对策
1.提高档案管理意识
档案管理在医院容易受到忽视,因此需要强化宣传力度,使得工作人员建立起相应的管理意识与创新理念,从而能够清晰地了解到医院的良好发展离不开档案资料,档案管理工作是能够为领导决策、改革发展提高数据支持。档案管理人员属于档案的最直接管理者,所以医院可以鼓励档案管理人员主动学习与参考典型事例的相关宣传手段,然后对档案管理的重要性进行大力宣传,并不断提高自身专业素养,不断强化档案监管在医院管理工作中的重要作用。除此之外,医院领导还需要对档案管理部门工作给予足够的支持,对医院未来的档案管理发展方向进行合理的规划,并加大投入,加强医院软件设施与硬件设施,同时还需要转变档案工作人员的服务观念,使得相关工作人员能够对档案管理工作意义进行充分认识,并积极做好档案资料的归类、收集等工作。
2.健全档案管理制度
在档案管理中,实现规范化管理的关键是完善档案管理制度,同时档案管理的完善是能够降低工作的随意性,从而能够促使档案管理工作健康有序进行,对档案管理工作的可持续发展有着积极作用。医院首先需要明确工作人员的相关职责与职能,对管理系统进行科学合理的建设,同时还需要完善管理规章制度,这样是能够统一医疗事务与管理工作的步伐;其次,在制定好相应的规章制度后,还需要要求工作人员严格执行规定展开工作,并在后期的管理工作中,根据实际情况来对规章制度进行合理的调整,使其管理模式能够不断得到优化。而且医院还需要加强档案管理工作的考核工作与评价工作,根据管理制度、管理效率、实际需求等内容来设计全面的工作标准;最后,档案管理者还需要对自身的思想与态度进行规范,对自身的工作内容进行充分了解,同时积极学习各项信息技术,并在认真负责的工作态度下不断改进管理方式,在共享资料后,使得医院各个部门都能够根据实际需要来提取资料,有助于使用效率的提升。
3.开发档案管理应用
在新时代发展背景下,档案管理工作需要重视对信息化的建设,在档案管理工作中引入信息管理系统以及数字信息设备,充分发挥计算机作用,从而全方位地监控档案资料的收集與整理,这样是能够将档案管理的质量与效果有效提升,并且还能够将其现代化与规范化。通过信息技术来管理档案资料,是能够帮助管理者更加快速地进行整理与编制。管理者在查找文件时,只需要在检索中填入关键词便能够检索到相应文件,使得查找的效率极大提升,不仅能够节约时间,同时还能够节省人力、物力和财力。
4.提高管理人员素养
档案管理工作缺乏统一的标准与程序,其年度考核也没有纳入档案管理工作,使得医院档案资料经常出现丢失等情况,同时整理和分类也缺乏相应的规范性。医院可以根据档案工作的基本需求与医院的总要求来制定年度学习计划,并将其纳入年终考核中,鼓励工作人员按照学术要求展开进修学习,不断提高工作人员的管理水平与专业素养。医院档案管理工作的可持续发展离不开高素质管理团队,所以医院需要加强档案管理团队的专业能力,在医院整体人才培育体系中纳入档案管理人员的培养,进而不断提高档案管理水平与效果。
5.加强医院档案信息的安全管理
首先,医院需要对档案管理人员的安全知识进行定期的培训,使得患者能够对档案管理工作中可能会出现的安全隐患进行全面了解,同时医院还需要制定科学合理的运行制度来确保医院档案资料的安全性。医院档案管理人员在对大数据进行运用时,还需要对档案信息的潜在价值进行深入挖掘,并将档案信息做好相应的备份,以此来确保档案信息的安全性。除此之外,针对计算机系统所存在的漏洞,需要配备与之相对应的杀毒软件以及防火墙,从而对病毒的入侵进行有效阻断,并最大限度地排查网络漏洞,进而对档案信息的安全进行保证。
四、结束语
简而言之,档案信息资料不仅能够总结和归纳以期工作,同时还能够为医院后续工作内容提高数据参考,因此对医院的良好发展有着积极作用。为了提升档案资源利用率,医院需要对管理机制进行完善与健全,同时对档案工作的管理意识进行培养,并不断促进信息化管理,这样是能够充分发挥档案资源的作用与价值,进而提高医院档案的管理水平。
参考文献:
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[2]王欢.基于大数据背景下的医院档案管理优化策略[J].办公室业务,2021
[3]李晓丽.大数据背景下医院档案管理信息化建设初探[J].中国档案,2020
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[14]章文. 加强医院综合档案管理开发医院档案信息资源[J]. 中外企业家, 2015
[15]张文辉. 加强医院综合档案管理开发医院档案信息资源[J]. 中国管理信息化, 2015
[16]许薇娜. 强化医院档案管理提升档案利用率[J]. 健康必读, 2020
(作者单位:济南市中医医院)
关键词:医院;档案管理;档案资源;利用率
医院档案不仅是历史事件的记录,同时还是所有文献资料的集合,其档案资源会涉及患者、医护人员、医学研究等,如果缺乏完善的管理体系,则会给医院以及患者带来较大的损失,对医院的未来发展有着深刻的影响,因此需要对医院档案管理工作进行强化,不断来对档案资料管理效率进行提高,以此为基础来开展各种工作,对医院的发展有着积极作用。
一、医院档案主要管理特征
1.逐渐趋于多元化的管理内容
就目前而言,医院档案管理在整体结构中可以分为业务指导档案、医患关系档案以及人事档案三种。其中业务指导档案主要是包括儿科、内科、外科、妇科、消化科等科室的档案资料;医患关系管理档案主要是记录医师与患者,医院与患者之间的分歧,这样的档案管理不仅能够充分体现出该医院的医疗技术与服务水平,同时还能够将医风展现出来;人事档案主要是包含医师的奖惩信息、聘用信息以及晋升考核信息。所以当前的医院档案有着较多的种类,并且有着多元化的趋势。
2.逐步实现规范法与信息化的管理工作
在步入互联网信息时代后,以往的档案管理已经难以符合目前医院档案管理的实际需求。首先医院在现阶段进行健康管理、疾病预防以及人力资源监督等工作时,通常都会利用计算机等信息设备来记录完整的工作内容,随后将详细的信息记录保存在计算机内,通过与之相应的制作后便能够成为医院档案。除此之外,医院对档案管理技术进行了全方位的改善,并且制定了与之相对应的准则与制度来规范管理工作,而且所有的规章制度有着较高的可行性与合理性,主要是因这些制度是在日常服务中所形成的,职工在工作的过程中,能够以此来进行参考,从而有着比较良好的纪律性。
3.管理工作与医疗文化建设有着密切联系
医院档案管理与医院文化建设的关系能够从多个方面体现出来,首先,医療文化建设是能够在档案管理工作不断发展,并且档案管理工作是能够优化医疗文化内容,所以医院在档案管理工作中会对文化工作进行同步建设,以此来宣传医院的优秀文化,并且能够将良好的作风进行传承,进而最大限度地提高医院职工的责任意识与职业价值观念,从而营造出良好的文化氛围;其次,医疗文化的创新与档案管理工作有着一定的关系,并且能够为后续的文化建设奠定好坚实基础。就目前而言,档案管理工作是能过载医疗文化建设中起到良好的宣传效果,是能够将优秀的文化理念与良好作风进行有效渗透,从而推动医院整体医疗文化建设能够更精准的发展;最后,档案管理是能够为医疗文化建设提供更多的后备军,从而全面提高医院职工的文化素养,而且医院档案还会对医疗文化发展历史进行记载,因此是能够对医院文化传承起到导向作用。
二、医院档案管理所存在的问题和不足
1.档案管理重视程度不够
通常情况下,医疗工作是医院各项事务的重点所在,所以医院会将资源和精力集中在医疗水平以及医疗服务上,从而没有关注档案管理的重要性。就目前而言,很多医院的管理者都存在误区,认为档案管理无法为医院带来效益,所以不需要为档案管理工作投入太多的精力,最终导致档案管理的保存与收集工作不够全面和完整,从而导致档案管理的效果欠佳。同时许多医院领导者对档案管理存在误区,没有将先进的管理手段与信息化技术应用到档案管理之中,同时也意识不到档案管理工作的重要性,长此以往,档案管理人员缺少足够的工作热情与积极性,从而导致档案管理工作效率低下。
2.档案管理开发意识不够
档案管理主要是为医院带来间接性的经济收益,但无法给医院带来直接的经济效益,所以许多医院在档案管理工作中,只重视档案管理工作的保存工作与整理工作,而不愿意开发档案管理的基本应用,这种开发意识的缺乏会导致档案管理利用率降低。在信息技术背景下,许多医院开始在档案管理中应用新的管理理念与新的技术手段,但有部分医院依旧通过传统手段来对档案资料进行管理,从而导致档案管理者在大部分时间内重复着做一些没有意义的工作,比如分类归档、资料整理等,不利于医院档案管理的可持续发展。除此之外,某些医院已经开发了符合医院发展的信息化档案管理系统,但由于缺乏开发意识,没有充分考虑多种影响因素,会导致信息化系统存在许多问题。比如有效患者年龄比较大,对医院所开发的系统不会使用,包括问诊系统、问诊平台等,患者在询问以及学习过程中,会导致患者诊疗时间增加,进而在无形之中增加医患之间的矛盾。
3.档案管理缺乏完善制度
就目前而言,非常多的医院在管理档案时,只通过简单的制度来进行,使得各个管理制度缺乏完整性,而且许多岗位职责并未明确,责任无法落实到位,从而会导致档案管理工作的混乱。医院档案记录着医院许多重要信息,如果没有制定完善的制度进行科学管理,而是将档案简单地理解为对资料的归档、对信息的整理以及封存保管等,则会导致档案管理水平低下。
4.档案管理缺少专业人员
医院当前的档案管理工作通常都属于业务人员,或者兼职人员,所以整体素养比较低,无法充分认识到岗位责任,从而使得档案管理工作存在松懈情况。医院缺少相应的人才培训计划,使得多数档案管理人员无法强化自己的专业素养,同时由于进修技术的缺失,所以很难适应信息化管理模式,这种不熟练的操作水平会导致档案管理工作效率的降低。除此之外,与普通企业、事业单位不同,医院档案管理人员所涉及的流程、种类、人员都比较多,在这种情况下,如果档案管理人员不够专业,或者缺少足够的工作经验,则无法提高档案管理的质量。医院对档案管理专业人员的培养不够重视,会导致档案工作无法持续的升级和更新,尤其是在信息化时代的背景下,没有专业工作人员,一些信息化管理技术则很难在医院中推广与应用,对医院档案管理工作的开展有着不利影响。 5.档案管理系统存在安全隐患
目前我国的互联网技术在不断发展与深入,医院的数字档案也得到了快速发展,许多医院都在大力发展数字化档案馆。虽然信息化系统以及信息化手段是能够为档案管理工作带来便捷,但互联网的应用还会带来一定的安全隐患问题。比如有部分不法分子会通过非法的手段来对医院信息系统展开攻击,从而盗取患者与医务人员的相关信息,或者盗取医院的一些科研成果,然后利用所盗取来的信息资源进行非法交易,进而获得巨大利益,在这种情况下,如果档案管理者没有足够的安全意识,则很容易出现安全问题,从而给医院带来巨大的损失。
三、强化档案管理工作的对策
1.提高档案管理意识
档案管理在医院容易受到忽视,因此需要强化宣传力度,使得工作人员建立起相应的管理意识与创新理念,从而能够清晰地了解到医院的良好发展离不开档案资料,档案管理工作是能够为领导决策、改革发展提高数据支持。档案管理人员属于档案的最直接管理者,所以医院可以鼓励档案管理人员主动学习与参考典型事例的相关宣传手段,然后对档案管理的重要性进行大力宣传,并不断提高自身专业素养,不断强化档案监管在医院管理工作中的重要作用。除此之外,医院领导还需要对档案管理部门工作给予足够的支持,对医院未来的档案管理发展方向进行合理的规划,并加大投入,加强医院软件设施与硬件设施,同时还需要转变档案工作人员的服务观念,使得相关工作人员能够对档案管理工作意义进行充分认识,并积极做好档案资料的归类、收集等工作。
2.健全档案管理制度
在档案管理中,实现规范化管理的关键是完善档案管理制度,同时档案管理的完善是能够降低工作的随意性,从而能够促使档案管理工作健康有序进行,对档案管理工作的可持续发展有着积极作用。医院首先需要明确工作人员的相关职责与职能,对管理系统进行科学合理的建设,同时还需要完善管理规章制度,这样是能够统一医疗事务与管理工作的步伐;其次,在制定好相应的规章制度后,还需要要求工作人员严格执行规定展开工作,并在后期的管理工作中,根据实际情况来对规章制度进行合理的调整,使其管理模式能够不断得到优化。而且医院还需要加强档案管理工作的考核工作与评价工作,根据管理制度、管理效率、实际需求等内容来设计全面的工作标准;最后,档案管理者还需要对自身的思想与态度进行规范,对自身的工作内容进行充分了解,同时积极学习各项信息技术,并在认真负责的工作态度下不断改进管理方式,在共享资料后,使得医院各个部门都能够根据实际需要来提取资料,有助于使用效率的提升。
3.开发档案管理应用
在新时代发展背景下,档案管理工作需要重视对信息化的建设,在档案管理工作中引入信息管理系统以及数字信息设备,充分发挥计算机作用,从而全方位地监控档案资料的收集與整理,这样是能够将档案管理的质量与效果有效提升,并且还能够将其现代化与规范化。通过信息技术来管理档案资料,是能够帮助管理者更加快速地进行整理与编制。管理者在查找文件时,只需要在检索中填入关键词便能够检索到相应文件,使得查找的效率极大提升,不仅能够节约时间,同时还能够节省人力、物力和财力。
4.提高管理人员素养
档案管理工作缺乏统一的标准与程序,其年度考核也没有纳入档案管理工作,使得医院档案资料经常出现丢失等情况,同时整理和分类也缺乏相应的规范性。医院可以根据档案工作的基本需求与医院的总要求来制定年度学习计划,并将其纳入年终考核中,鼓励工作人员按照学术要求展开进修学习,不断提高工作人员的管理水平与专业素养。医院档案管理工作的可持续发展离不开高素质管理团队,所以医院需要加强档案管理团队的专业能力,在医院整体人才培育体系中纳入档案管理人员的培养,进而不断提高档案管理水平与效果。
5.加强医院档案信息的安全管理
首先,医院需要对档案管理人员的安全知识进行定期的培训,使得患者能够对档案管理工作中可能会出现的安全隐患进行全面了解,同时医院还需要制定科学合理的运行制度来确保医院档案资料的安全性。医院档案管理人员在对大数据进行运用时,还需要对档案信息的潜在价值进行深入挖掘,并将档案信息做好相应的备份,以此来确保档案信息的安全性。除此之外,针对计算机系统所存在的漏洞,需要配备与之相对应的杀毒软件以及防火墙,从而对病毒的入侵进行有效阻断,并最大限度地排查网络漏洞,进而对档案信息的安全进行保证。
四、结束语
简而言之,档案信息资料不仅能够总结和归纳以期工作,同时还能够为医院后续工作内容提高数据参考,因此对医院的良好发展有着积极作用。为了提升档案资源利用率,医院需要对管理机制进行完善与健全,同时对档案工作的管理意识进行培养,并不断促进信息化管理,这样是能够充分发挥档案资源的作用与价值,进而提高医院档案的管理水平。
参考文献:
[1]甘英文.新医改背景下大数据对医院档案管理的影响及对策研究[J].兰台内外,2021
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[9]徐芳.医院档案管理质量保障体系建设研究[J].管理观察,2019
[10]郭丽娜.当前医院档案管理信息化建设中存在的问题分析及对策[J].世界最新医学信息文摘,2019
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[16]许薇娜. 强化医院档案管理提升档案利用率[J]. 健康必读, 2020
(作者单位:济南市中医医院)