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［摘 要］全宗的形成规律决定全宗之间具有客观、内在的历史联系，保持联系是全宗管理中的基本原则和根本性要求，必须以科学的态度和方法努力地认识它、把握它、揭示它、保持它、利用它。
［关键词］档案 全宗 管理
全宗是一个独立的社会组织或个人在其社会活动中形成的全部档案的总和。全宗卷是在管理某个档案全宗过程中形成的能够说明全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷，每个档案全宗都应建立起相应的全宗卷，它是档案管理工作不可缺少的管理工具，也是日后随全宗档案移交的必要工具。
一、全宗的形成、来源、历史背景及建设现状
1.形成、来源及历史背景
“全宗” 的概念产生于19世纪中叶，1834年德国档案学者海因里希·奥古斯特·艾哈德第一次提出类似全宗的概念“一个全宗一般是一种在业务执行过程中产生的已经结束的对历史情况作为证用的汇集”。1841年，法国《内政部第14号通令》中，首次将全宗作为档案分类的主要标准应由于档案整理中，提出“来自一个团体、组织、家庭或个人的全部档案，要集中到一起保存，按其特定的秩序整理各个不同的全宗，……仅仅与一个组织、团体或家庭有关的文件一定不能与别的组织、团体或家庭的档案文件相混合”。 1984年，国际档案理事会编印出版的《档案术语词典》中，对“全宗”作出了解释。1955年，国家档案局发出通知，“改‘芬特’为‘全宗’”，并指出 “一定机关、团体、企业、部队或个人等在其活动所形成的档案材料的总和”。 这标志着“全宗”的法定地位在我国得到确定。1959年，中国人民大学历史档案系根据再版后荷兰《手册》英译本翻译成中文，内部发行。从此，“全宗”、“来源”概念在我国档案界更加广泛的流传，并引起了普遍的关注。
2.建设现状
1995年我国颁布了中华人民共和国行业标准《全宗卷规范》,并要求：档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷，但通过山东省档案检查发现，许多单位部门，甚至一些历史悠久的单位都没有按照《全宗卷规范》积累材料和进行整理,有的虽建立起全宗卷，但却没有按照《全宗卷规范》去做，对全宗卷的内容组成、形成特点及整理的把握上存在着许多问题，把工作重点放在整理全宗本身上，忽视或放弃了对全宗卷的形成、收集和整理，把现已形成的一些内容放入全宗卷，其他尚待收集的内容却不管不问，使全宗卷的内容不齐全完整, 甚至很少, 不能全面地反应立档单位的历史面貌和全宗管理的过程, 尤其是缺少在档案管理各个环节中形成的文件材料,将本应归入全宗卷的文件材料归入到档案中，有的索性两边都归，还有的将检索工具及没有保存价值的文件材料放入全宗卷内, 造成该有的内容没有而不该有的内容却有的混乱状态, 既不利于全宗的连续管理, 又不利于档案的综合利用，特别是牵涉档案整理后资源开发的效果、对全宗本身的研究程度等问题。因此，必须把建立全宗卷问题与该全宗的整理问题作为一个整体和系统来考虑，把全宗卷是全宗档案的档案理念落到实处。
二、全宗、全宗卷的问题分析
档案工作的对象是档案以及形成档案与利用档案的部门和人，这是区别于其他工作的明显标志，近年来，随着企事业单位和大中专院校的发展战略的贯彻实施，为适应信息时代的发展，优化资源配置，许多单位实行优化组合，组合后的单位格局和组织架构发生重大变化，作为科学概念、文化遗产、历史记录的档案，内涵外延都有了不同，从而使档案管理事业也发生了较为显著的变化，由单一的档案实体保管向既管实体档案又进行虚拟档案的控制；工作重点由档案保管转变为开发和提供利用；在业务范围上逐渐延伸到档案材料的形成阶段；为维护档案全宗完整性，便于统一管理，借助网络技术现代化手段进行网络化管理保存档案和提供利用，促使档案工作部门进行改革和职能转变。
1.全宗原则稳定、数量增加
随着时代的发展，单位兼、合、撤、分离等改革促进了业务交叉, 实现了资源共享, 提高了单位层次和经济效益, 这是我国许多单位体制改革的重要模式，单位改革，档案管理工作也要随之发生变化，单位形成的纸质档案、非纸质档案的部门和个人以及档案管理人员在行驶职责权限，处理和解决职能问题活动中形成的材料，只有增或减的数量异动，不会有职能任务的质的变化，而围绕各个部门或个人职能活动形成的档案虽然载体有些不同，但必然有着历史的内在的联系，是自然的，绝不是编造的，在保管和整理过程中，需尊重和坚持全宗原则，保持和体现档案材料之间的内在联系，维护档案的原始性、完整性、系统性，才能有效地提供利用，因此全宗数量增加了。
2.延续的复杂性增强了
全宗是管理档案的基本单位，档案管理的原则是一个全宗不能分散，不同全宗不能混淆，全宗管理的连续性，需要借助于全宗卷，全宗卷的内容存储反映了全宗档案的发展和变化，记录了全宗管理活动,一个全宗的档案，无论是收、整、鉴、管等工作，通常都不是一次完成和一劳永逸的，而是随着全宗管理的不同环节延续而逐渐增加不断积累形成的，随着我国机构改革的不断深化，机关、团体、高校、企事业单位的增、撤、合，更改名称，职权范围和隶属关系的调整等方面的变化，常常影响到全宗的划分，如何正确地区分全宗、进行全宗设置，是档案管理人员需研究的新问题，如以山东理工大学为例，随着山东工程学院、淄博大学（淄博学院、建材学院等）全宗转移而在山东理工大学产生新的档案时, 又记录了山东理工大学的全宗管理活动（既客观反映了不同历史时期的全宗管理的各项工作活动），但是对改组前山东工程学院、淄博大学（淄博学院、建材学院等）全宗的一些管理活动,仍应分别放在山东工程学院、淄博大学（淄博学院、建材学院等）全宗内, 而不应放在山东理工大学全宗内。只有把全宗区分清楚，档案整理的一系列程序才能顺利进行，才能为整个档案工作的各个环节提供科学、条理和系统的体系，便于人们全面系统地查考利用档案，研究历史上单位和个人创造和积累的丰富经验和教训，为各项工作提供系统、准确的凭证和参考资料。
3.内容丰富、方法灵活
改组单位，不仅档案门类众多, 且立档单位与全宗历史考证以及从档案形成开始档案业务管理的各个环节中形成的全宗材料都有所增加, 反映了全宗收、管、用等的各个形成环节,近年来国家对行业标准的推广普及,对档案信息进行实体控制和智能控制的现状及水平，改组单位管理上实行纸质文件和电子文件双套制的保存管理, 这都使全宗卷的内容更加丰富，内容真实齐全的全宗卷，是综合利用档案的辅助材料，也折射出立档单位档案管理工作是否规范，当利用者通过一般性的检索手段，还不能满足需要或发生疑难时，或需要对档案综合利用时，通过查阅全宗卷可以帮助利用者更快更好地达到自己的目的。
4.长久的周期积累性
在实际工作中全宗卷内容广泛,全宗管理历程长，全宗卷不是同时产生或一次性产生的, 是在长期地对全宗管理工作中，一点一滴地积累,到一定的阶段,经过整理定型, 然后进行下一个阶段的积累, 周而复始,由少到多、由简到繁、逐渐积累、不断增加和完善起来的，这个积累的过程伴随着全宗及其管理的无限期延续而一直走下去，是不固定的，因此导致全宗卷内文件材料不断增加, 数量越积越多，但同一卷内不同文件材料数量增长差别多大,最终能达到多少，无法预计, 这给立卷带来极大的不便，所以，整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应补齐或剔除，数量多的可分立一卷或多卷。
三、全宗、全宗卷的解决途径
要整理好档案全宗卷，就必须从全宗材料的具体特点与管理的要求出发，依据《中华人民共和国行业标准全宗卷规范》和《行业档案实体分类法》，制定出《行业档案全宗卷分类方案》，并据此进行全宗卷的立卷与管理工作。
1.注重全宗卷的内容构成
无论从系统地了解全宗档案状况，还是从研究全宗档案的发展变化情况，全宗卷的建立都是一项十分有益的而不可慢待的工作，建立它，对档案管理工作和档案工作人员都是一个较大的提高，全宗卷的内容一般由两部分构成：一部分是在档案管理和利用过程中产生的文件材料；另一部分是对立档单位的考证及对档案内容进行研究分析编写的材料。同时，关于内容的规范应当遵循两个原则：一是“尊重实践”的原则，要实现档案全宗卷的齐全、完整和真实、准确，要求制定的规范与标准具有较强的可操作性，在全宗卷的收集和整理过程中应该坚持“随时形成、随时整理归档”的原则，还要勤于用文字记录，因为全宗卷内的文件材料是在档案管理过程中产生的，必须及时形成文字记录，才能丰富全宗卷内容，这是不可或缺的重要手段；二是“以利用为中心”的原则，随着档案工作由实体管理向信息管理的转变和社会公众对档案利用需求的发展，我们必须转变原有的档案管理思维模式，转向以用户利用为中心，在整理全宗卷内文件材料实践中，必须紧紧抓住文件材料的形成特点，按照其固有的特点，保持材料之间的历史联系，反映全宗管理的历史面貌，充分认识和分析全宗卷整理与积累、保管与利用之间的关系，做到准确、齐全、规范，以发展的眼光寻求兼顾保管与利用的合理整理方法，实现保管与利用的统一。
2.科学合理的设置全宗卷分类编号
全宗卷材料会随着全宗管理活动的进行与延续，数量逐渐增多，门类也趋繁复。面对这必然出现的情况，靠简单的收集，散装入盒的方法，而不进行整理、分类、分卷，是不可能适应全宗卷的频繁利用的，所以，整理全宗卷时，应根据全宗材料的实际和形成的特点，按照《全宗卷规范》，选择恰当的分类方法，然后按照选定的分类方法进行具体操作，以山东理工大学全宗为例，对全宗卷内的文件材料按其相关问题进行分类、分卷，并加以编号、编目，每个类目积累的材料按照问题——时间进行系统排列，编号模式如图。
3.利用现代化计算机网络技术手段管理利用全宗卷
全宗卷是档案管理不可缺少的一种工具，在档案管理中，全宗卷的管理也是一项重要内容,对于馆藏量大且多个全宗的改组单位，在现有的档案管理数据库中，建立一个全宗卷总库，在总库下再建立每个全宗的子库，选定你所需要的字段输入有关项, 检索到所需要的资料，由于数据库具有方便灵活的计算功能，可以跨全宗的统计出所需要的数据。
4.规范编写全宗指南和立卷说明
改组单位在了解单位历史沿革、主要职能活动、熟悉档案内容的基础上，编写不同全宗的全宗指南,包括改组单位概况、全宗内的档案介绍、立卷依据、原则与方法、全宗内档案内容与成分介绍等方面的内容,由于改组单位合并后全宗增加，有的全宗档案已经终止，这部分全宗的介绍材料要进行重新编写和修改,编写立卷说明要保证其完整性，不同门类的档案，档案类型不同，其立卷方法也不同，在编写立卷说明时，不能仅仅编写一份立卷说明，要将各个门类档案的立卷原则、立卷方法编写清楚，同时也要强调其侧重性，要侧重说明全宗内占较大比例档案的立卷情况。
5.正确划分全宗卷、各类档案及检索工具
全宗卷体现了所有档案管理环节的重要信息，是全宗所有档案信息内涵及其载体运动(管理)的全过程，如何科学地、合理地整理、划分全宗卷，这体现了档案工作者科学管理档案的水平，在实际工作中发现有工作过程而没有形成文字材料或将文件材料归入各类档案中而没有正确地划分到全宗卷内的情况。如：对档案的利用效果、安全检查等工作是经常性的，但是往往没有形成文字材料；档案鉴定领导小组、报告等应放入全宗卷内，而不应归入文书档案内等等；还有的将案卷目录等检索工具作为全宗卷内容的组成部分，是不科学的，检索工具是检索档案信息的手段，服务于档案利用工作；而全宗卷则是档案管理的一种工具，是提供利用的基础，是编制检索目录的依据，是在管理档案过程中形成的以备考的档案材料，它是服务于档案管理工作，二者性质是完全不同的。
全宗卷是档案管理工作中不可缺少的一种工具，是档案全宗的“首卷”，我们必须纠正那种“全宗卷可有可无”的错误观念，规范档案工作各个环节的管理程序，重视管理过程中文件材料的形成，注意从日常全宗管理的各方面收集材料，根据实际整理情况、整理方法、进行记录，前后保持一致，不断充实全宗卷的内容，形成丰富的二次文献。
参考文献：
[1]谭琤培.《当代中国档案学热点评析》.电子科技大学出版社，2003年
[2]米歇尔·迪香,孙纲 译.档案管理中的来源原则 —理论原则和实际问题.档案学参考，1987，1
[3]丁文进,许士平等编译.《档案术语词典》.中国档案出版社，1988年
[4]刘国能.档案工作的根本法则.档案学研究，2002，4
[5]档案界网站：http/www.danganj.net/bbs/viewthread.phptid
［关键词］档案 全宗 管理
全宗是一个独立的社会组织或个人在其社会活动中形成的全部档案的总和。全宗卷是在管理某个档案全宗过程中形成的能够说明全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷，每个档案全宗都应建立起相应的全宗卷，它是档案管理工作不可缺少的管理工具，也是日后随全宗档案移交的必要工具。
一、全宗的形成、来源、历史背景及建设现状
1.形成、来源及历史背景
“全宗” 的概念产生于19世纪中叶，1834年德国档案学者海因里希·奥古斯特·艾哈德第一次提出类似全宗的概念“一个全宗一般是一种在业务执行过程中产生的已经结束的对历史情况作为证用的汇集”。1841年，法国《内政部第14号通令》中，首次将全宗作为档案分类的主要标准应由于档案整理中，提出“来自一个团体、组织、家庭或个人的全部档案，要集中到一起保存，按其特定的秩序整理各个不同的全宗，……仅仅与一个组织、团体或家庭有关的文件一定不能与别的组织、团体或家庭的档案文件相混合”。 1984年，国际档案理事会编印出版的《档案术语词典》中，对“全宗”作出了解释。1955年，国家档案局发出通知，“改‘芬特’为‘全宗’”，并指出 “一定机关、团体、企业、部队或个人等在其活动所形成的档案材料的总和”。 这标志着“全宗”的法定地位在我国得到确定。1959年，中国人民大学历史档案系根据再版后荷兰《手册》英译本翻译成中文，内部发行。从此，“全宗”、“来源”概念在我国档案界更加广泛的流传，并引起了普遍的关注。
2.建设现状
1995年我国颁布了中华人民共和国行业标准《全宗卷规范》,并要求：档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷，但通过山东省档案检查发现，许多单位部门，甚至一些历史悠久的单位都没有按照《全宗卷规范》积累材料和进行整理,有的虽建立起全宗卷，但却没有按照《全宗卷规范》去做，对全宗卷的内容组成、形成特点及整理的把握上存在着许多问题，把工作重点放在整理全宗本身上，忽视或放弃了对全宗卷的形成、收集和整理，把现已形成的一些内容放入全宗卷，其他尚待收集的内容却不管不问，使全宗卷的内容不齐全完整, 甚至很少, 不能全面地反应立档单位的历史面貌和全宗管理的过程, 尤其是缺少在档案管理各个环节中形成的文件材料,将本应归入全宗卷的文件材料归入到档案中，有的索性两边都归，还有的将检索工具及没有保存价值的文件材料放入全宗卷内, 造成该有的内容没有而不该有的内容却有的混乱状态, 既不利于全宗的连续管理, 又不利于档案的综合利用，特别是牵涉档案整理后资源开发的效果、对全宗本身的研究程度等问题。因此，必须把建立全宗卷问题与该全宗的整理问题作为一个整体和系统来考虑，把全宗卷是全宗档案的档案理念落到实处。
二、全宗、全宗卷的问题分析
档案工作的对象是档案以及形成档案与利用档案的部门和人，这是区别于其他工作的明显标志，近年来，随着企事业单位和大中专院校的发展战略的贯彻实施，为适应信息时代的发展，优化资源配置，许多单位实行优化组合，组合后的单位格局和组织架构发生重大变化，作为科学概念、文化遗产、历史记录的档案，内涵外延都有了不同，从而使档案管理事业也发生了较为显著的变化，由单一的档案实体保管向既管实体档案又进行虚拟档案的控制；工作重点由档案保管转变为开发和提供利用；在业务范围上逐渐延伸到档案材料的形成阶段；为维护档案全宗完整性，便于统一管理，借助网络技术现代化手段进行网络化管理保存档案和提供利用，促使档案工作部门进行改革和职能转变。
1.全宗原则稳定、数量增加
随着时代的发展，单位兼、合、撤、分离等改革促进了业务交叉, 实现了资源共享, 提高了单位层次和经济效益, 这是我国许多单位体制改革的重要模式，单位改革，档案管理工作也要随之发生变化，单位形成的纸质档案、非纸质档案的部门和个人以及档案管理人员在行驶职责权限，处理和解决职能问题活动中形成的材料，只有增或减的数量异动，不会有职能任务的质的变化，而围绕各个部门或个人职能活动形成的档案虽然载体有些不同，但必然有着历史的内在的联系，是自然的，绝不是编造的，在保管和整理过程中，需尊重和坚持全宗原则，保持和体现档案材料之间的内在联系，维护档案的原始性、完整性、系统性，才能有效地提供利用，因此全宗数量增加了。
2.延续的复杂性增强了
全宗是管理档案的基本单位，档案管理的原则是一个全宗不能分散，不同全宗不能混淆，全宗管理的连续性，需要借助于全宗卷，全宗卷的内容存储反映了全宗档案的发展和变化，记录了全宗管理活动,一个全宗的档案，无论是收、整、鉴、管等工作，通常都不是一次完成和一劳永逸的，而是随着全宗管理的不同环节延续而逐渐增加不断积累形成的，随着我国机构改革的不断深化，机关、团体、高校、企事业单位的增、撤、合，更改名称，职权范围和隶属关系的调整等方面的变化，常常影响到全宗的划分，如何正确地区分全宗、进行全宗设置，是档案管理人员需研究的新问题，如以山东理工大学为例，随着山东工程学院、淄博大学（淄博学院、建材学院等）全宗转移而在山东理工大学产生新的档案时, 又记录了山东理工大学的全宗管理活动（既客观反映了不同历史时期的全宗管理的各项工作活动），但是对改组前山东工程学院、淄博大学（淄博学院、建材学院等）全宗的一些管理活动,仍应分别放在山东工程学院、淄博大学（淄博学院、建材学院等）全宗内, 而不应放在山东理工大学全宗内。只有把全宗区分清楚，档案整理的一系列程序才能顺利进行，才能为整个档案工作的各个环节提供科学、条理和系统的体系，便于人们全面系统地查考利用档案，研究历史上单位和个人创造和积累的丰富经验和教训，为各项工作提供系统、准确的凭证和参考资料。
3.内容丰富、方法灵活
改组单位，不仅档案门类众多, 且立档单位与全宗历史考证以及从档案形成开始档案业务管理的各个环节中形成的全宗材料都有所增加, 反映了全宗收、管、用等的各个形成环节,近年来国家对行业标准的推广普及,对档案信息进行实体控制和智能控制的现状及水平，改组单位管理上实行纸质文件和电子文件双套制的保存管理, 这都使全宗卷的内容更加丰富，内容真实齐全的全宗卷，是综合利用档案的辅助材料，也折射出立档单位档案管理工作是否规范，当利用者通过一般性的检索手段，还不能满足需要或发生疑难时，或需要对档案综合利用时，通过查阅全宗卷可以帮助利用者更快更好地达到自己的目的。
4.长久的周期积累性
在实际工作中全宗卷内容广泛,全宗管理历程长，全宗卷不是同时产生或一次性产生的, 是在长期地对全宗管理工作中，一点一滴地积累,到一定的阶段,经过整理定型, 然后进行下一个阶段的积累, 周而复始,由少到多、由简到繁、逐渐积累、不断增加和完善起来的，这个积累的过程伴随着全宗及其管理的无限期延续而一直走下去，是不固定的，因此导致全宗卷内文件材料不断增加, 数量越积越多，但同一卷内不同文件材料数量增长差别多大,最终能达到多少，无法预计, 这给立卷带来极大的不便，所以，整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应补齐或剔除，数量多的可分立一卷或多卷。
三、全宗、全宗卷的解决途径
要整理好档案全宗卷，就必须从全宗材料的具体特点与管理的要求出发，依据《中华人民共和国行业标准全宗卷规范》和《行业档案实体分类法》，制定出《行业档案全宗卷分类方案》，并据此进行全宗卷的立卷与管理工作。
1.注重全宗卷的内容构成
无论从系统地了解全宗档案状况，还是从研究全宗档案的发展变化情况，全宗卷的建立都是一项十分有益的而不可慢待的工作，建立它，对档案管理工作和档案工作人员都是一个较大的提高，全宗卷的内容一般由两部分构成：一部分是在档案管理和利用过程中产生的文件材料；另一部分是对立档单位的考证及对档案内容进行研究分析编写的材料。同时，关于内容的规范应当遵循两个原则：一是“尊重实践”的原则，要实现档案全宗卷的齐全、完整和真实、准确，要求制定的规范与标准具有较强的可操作性，在全宗卷的收集和整理过程中应该坚持“随时形成、随时整理归档”的原则，还要勤于用文字记录，因为全宗卷内的文件材料是在档案管理过程中产生的，必须及时形成文字记录，才能丰富全宗卷内容，这是不可或缺的重要手段；二是“以利用为中心”的原则，随着档案工作由实体管理向信息管理的转变和社会公众对档案利用需求的发展，我们必须转变原有的档案管理思维模式，转向以用户利用为中心，在整理全宗卷内文件材料实践中，必须紧紧抓住文件材料的形成特点，按照其固有的特点，保持材料之间的历史联系，反映全宗管理的历史面貌，充分认识和分析全宗卷整理与积累、保管与利用之间的关系，做到准确、齐全、规范，以发展的眼光寻求兼顾保管与利用的合理整理方法，实现保管与利用的统一。
2.科学合理的设置全宗卷分类编号
全宗卷材料会随着全宗管理活动的进行与延续，数量逐渐增多，门类也趋繁复。面对这必然出现的情况，靠简单的收集，散装入盒的方法，而不进行整理、分类、分卷，是不可能适应全宗卷的频繁利用的，所以，整理全宗卷时，应根据全宗材料的实际和形成的特点，按照《全宗卷规范》，选择恰当的分类方法，然后按照选定的分类方法进行具体操作，以山东理工大学全宗为例，对全宗卷内的文件材料按其相关问题进行分类、分卷，并加以编号、编目，每个类目积累的材料按照问题——时间进行系统排列，编号模式如图。
3.利用现代化计算机网络技术手段管理利用全宗卷
全宗卷是档案管理不可缺少的一种工具，在档案管理中，全宗卷的管理也是一项重要内容,对于馆藏量大且多个全宗的改组单位，在现有的档案管理数据库中，建立一个全宗卷总库，在总库下再建立每个全宗的子库，选定你所需要的字段输入有关项, 检索到所需要的资料，由于数据库具有方便灵活的计算功能，可以跨全宗的统计出所需要的数据。
4.规范编写全宗指南和立卷说明
改组单位在了解单位历史沿革、主要职能活动、熟悉档案内容的基础上，编写不同全宗的全宗指南,包括改组单位概况、全宗内的档案介绍、立卷依据、原则与方法、全宗内档案内容与成分介绍等方面的内容,由于改组单位合并后全宗增加，有的全宗档案已经终止，这部分全宗的介绍材料要进行重新编写和修改,编写立卷说明要保证其完整性，不同门类的档案，档案类型不同，其立卷方法也不同，在编写立卷说明时，不能仅仅编写一份立卷说明，要将各个门类档案的立卷原则、立卷方法编写清楚，同时也要强调其侧重性，要侧重说明全宗内占较大比例档案的立卷情况。
5.正确划分全宗卷、各类档案及检索工具
全宗卷体现了所有档案管理环节的重要信息，是全宗所有档案信息内涵及其载体运动(管理)的全过程，如何科学地、合理地整理、划分全宗卷，这体现了档案工作者科学管理档案的水平，在实际工作中发现有工作过程而没有形成文字材料或将文件材料归入各类档案中而没有正确地划分到全宗卷内的情况。如：对档案的利用效果、安全检查等工作是经常性的，但是往往没有形成文字材料；档案鉴定领导小组、报告等应放入全宗卷内，而不应归入文书档案内等等；还有的将案卷目录等检索工具作为全宗卷内容的组成部分，是不科学的，检索工具是检索档案信息的手段，服务于档案利用工作；而全宗卷则是档案管理的一种工具，是提供利用的基础，是编制检索目录的依据，是在管理档案过程中形成的以备考的档案材料，它是服务于档案管理工作，二者性质是完全不同的。
全宗卷是档案管理工作中不可缺少的一种工具，是档案全宗的“首卷”，我们必须纠正那种“全宗卷可有可无”的错误观念，规范档案工作各个环节的管理程序，重视管理过程中文件材料的形成，注意从日常全宗管理的各方面收集材料，根据实际整理情况、整理方法、进行记录，前后保持一致，不断充实全宗卷的内容，形成丰富的二次文献。
参考文献：
[1]谭琤培.《当代中国档案学热点评析》.电子科技大学出版社，2003年
[2]米歇尔·迪香,孙纲 译.档案管理中的来源原则 —理论原则和实际问题.档案学参考，1987，1
[3]丁文进,许士平等编译.《档案术语词典》.中国档案出版社，1988年
[4]刘国能.档案工作的根本法则.档案学研究，2002，4
[5]档案界网站：http/www.danganj.net/bbs/viewthread.phptid