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为了应对加入WTO后的市场竞争，企业正向规模化、集成化方向快速地发展，企业运用OA网进行管理也逐步得到了普及，文件与图纸的管理正向着电子化发展，但由于伴随OA系统产生的电子文件有着其特殊性，从而决定着它具有完全不同于纸质文件的特点，又由于电子文件的保存与阅读条件的限制，电子文件的归档范围及其保管期限、保管条件、阅读条件都有特别要求，所以，针对电子文件的应用与管理显得尤其重要。