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摘要：文书档案是社会发展的记载器，随着文书档案管理模式的更新变化，意味着文书档案的科学化管理已具备了充足的基础条件，如何利用更新的管理模式、先进的计算机技术等对文书档案进行科学化管理自然而然地成为重点。基于此，提出文档一体化、基于计算机的文书档案管理等建议，以提高文书档案的科学化管理，并针对当前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，具有较有价值的参考意义。
关键词：文书档案；科学化管理；文档一体化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
引言 档案是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反映了以往单位所遇到的问题处理手段，单位建设进展，领导决策等等。随着文书档案管理模式的更新变化，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。随着科学技术的进步发展，本文提出文档一体化、基于计算机的文书档案处理等建议，以提高文书档案的科学化管理，并针对当前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，并提出档案管理现代化呈现出的新发展趋向，具有较有价值的参考意义。
一、应用信息电子化的文书档案管理的优点
1.办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.電子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
其次，网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。
2.对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、几点应对方法
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
1.信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2提出档案管理工作的要求
2.1 要有高尚的职业道德修养
文书档案工作由于其工作特点以及环境的因素，决定了从事该项工作的人员缺乏活力，一般都是长时间枯燥乏味地工作，正因为这样，往往职员从事该项工作时间不长，缺乏一种积极；另外，由于文书档案工作毕竟是较沉闷，职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误，从而导致了以后所用信息的错误性，影响文书档案信息的质量效果。因此，文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养，应耐得住寂寞、甘于清苦，从而确保文书档案的准确性。
2.2 拥有专业知识，提高档案管理水平
鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。
2.3 做好文书档案管理的基础工作
文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。
四、结束语
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。
参考文献：
[1]徐莉：浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5
[2]裴承志 奥多：办公自动化与文书档案管理[J]．中国冶金教育，2002，2
[3]杨勇 刘晶：关于文书档案一体化的若干认识[J]．大学图书情报学刊，2003，3
[4]周晖蓉．文书档案管理的办公自动化应用[J]．内肛科技，2006，（3）
关键词：文书档案；科学化管理；文档一体化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
引言 档案是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反映了以往单位所遇到的问题处理手段，单位建设进展，领导决策等等。随着文书档案管理模式的更新变化，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。随着科学技术的进步发展，本文提出文档一体化、基于计算机的文书档案处理等建议，以提高文书档案的科学化管理，并针对当前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，并提出档案管理现代化呈现出的新发展趋向，具有较有价值的参考意义。
一、应用信息电子化的文书档案管理的优点
1.办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.電子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
其次，网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。
2.对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、几点应对方法
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
1.信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2提出档案管理工作的要求
2.1 要有高尚的职业道德修养
文书档案工作由于其工作特点以及环境的因素，决定了从事该项工作的人员缺乏活力，一般都是长时间枯燥乏味地工作，正因为这样，往往职员从事该项工作时间不长，缺乏一种积极；另外，由于文书档案工作毕竟是较沉闷，职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误，从而导致了以后所用信息的错误性，影响文书档案信息的质量效果。因此，文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养，应耐得住寂寞、甘于清苦，从而确保文书档案的准确性。
2.2 拥有专业知识，提高档案管理水平
鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。
2.3 做好文书档案管理的基础工作
文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。
四、结束语
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。
参考文献：
[1]徐莉：浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5
[2]裴承志 奥多：办公自动化与文书档案管理[J]．中国冶金教育，2002，2
[3]杨勇 刘晶：关于文书档案一体化的若干认识[J]．大学图书情报学刊，2003，3
[4]周晖蓉．文书档案管理的办公自动化应用[J]．内肛科技，2006，（3）