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【摘 要】本文对供水管线电子档案工作存在的问题进行了分析、探讨和研究，笔者认为可采取如下对策措施和应对方法：创新思维，转变观念；优势互补，共同发展；夯实基础，理顺关系；规范管理，注重质量。总之，要在继续做好纸质档案的同时，创新电子档案工作思路和工作方法，更好地发挥其记录历史、服务企业和贡献社会的作用。
【关键词】供水管线 电子档案 分析研究
随着计算机技术的迅速发展，在数字设备中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在网络上传送的电子文件应运而生。对供水企业来说，与此相关联的供水管线电子档案即可以动态地反映地下管线现状。而且由于电子档案是立体的，动态的，故能大大提高利用效率和工作质量，节省大量人力、物力和财力。但是，目前供水管线电子档案在收集存档和安全保管等方面，尚存在着技术和管理等方面亟待解决的问题。笔者认为可以从以下几个方面加以认识和理解。
一、纸质档案和电子档案的关系
纸质档案作为原始记录和凭证，具有不可更改性，且保管年限较长，例如在供水管线历史档案中绝大多数是通过纸质档案来保存的；电子档案则较易于更改，且不留任何痕迹。同时，由于电子档案的保管受到技术等因素的影响，当电子档案赖以支撑的系统设备出现故障时，电子档案作用就不能发挥，纸质档案此时更能体现其不可替代的作用；纸质档案相对来说比较安全，易于保管，保密性比较好，对保管条件要求远不如电子档案。诸如此类，供水管线纸质档案与电子档案如何相互并存应当引起各方重视。
二、电子档案存档的时间界定和存档价值
由于供水管线工程的快速发展，供水管线电子档案经常处于更新调整状态之中，现在存档的信息数据，在一定的时间，甚至更短的时间内，原有的信息数据就可能会得到更新即失去利用价值，对其数据存档的必要性有待研究。合理确定存档的时间节点，既能适当保存历史数据，满足资料存档的需要，方便日后工作研究和数据分析，又能优化电子档案数量和质量，提高档案工作质量，以达到提供及时高效的服务的目的。
三、新旧系统兼容和对接
任何在计算机等数字设备中生成的数据，都需要由相应设备进行阅读和处理。随着计算机系统升级换代速度的加快，再过若干年或更短的时间，对于管线电子档案来说，依靠原有设备存档的数据会因系统版本的不兼容，在新设备上就会出现不支持原有数据的情况，从而难以上机阅读，那么原有存档的信息数据就空有其外壳，成为无用的摆设，完全不能发挥其应有的价值和作用，由此造成信息资源的严重浪费。
四、电子档案信息的安全保管
电子档案有其自身的不足和缺陷，在计算机设备出现故障或发生地震、水灾等不可抗拒的因素时，其安全保管问题值得关注。目前，通常可采用备份、异地保管的方式，确保电子档案的安全。但由于供水管线电子档案的随时更新，这里需要特别解决电子档案何时备份的问题，是按年度备份，或者按季度备份，或者其他时间节点备份。总之，需要掌握合理的电子档案备份时间，特别是通过建立两套或多套电子档案备份文件，当一地因意外引起电子档案不可使用时，可以使用另一地的备份文件进行电子档案的恢复，从而有效保证供水管线电子信息的安全性。
笔者结合工作实际，通过对供水管线电子档案存在问题的探讨和研究，认为可采取如下对策措施和应对方法：
（一）创新思维，转变观念
电子档案是档案信息化建设和档案管理现代化的需要。各级领导、各有关职能部门和档案人员要引起高度重视，转变观念，创新思维，并且将电子档案工作规范和要求落实到实际工作中去。在档案工作领域，虽然传统的纸质档案依然发挥了档案应有的价值和作用，但是，电子档案对传统的档案理念和模式，对档案收集归档业务，特别是对档案工作者带来的无形冲击有目共睹，其发展前景不可限量。
（二）优势互补，共同发展
相关涉档人员应根据实际工作需要和电子档案的特点，掌握供水管线电子档案的业务流程和形成规律，研究电子档案和纸质档案的异同，全力攻克技术难关，着力解决管理难题，不断完善电子档案的收集、分类、编目、保管、利用等基础工作，尤其是要确保电子档案的信息安全、保管保密和规范化管理。真正发挥电子档案的传递速度快、查询利用便捷、共享范围广、节约资源的优势，扬长避短，形成电子档案和纸质档案互为补充，相互依存的良好局面。
（三）夯实基础，理顺关系
由于供水管线纸质档案历史悠久，其管理在理论和实践上比较成熟，有一整套更为完善的收集、整理、归档、保管等管理方法和手段，而且由于思维定势、阅读习惯、文化水平、年龄差异等多种原因，管线纸质档案仍将维持一定的利用需求。其各项配套保障措施需要逐步完善，但是任何时候决不能放弃纸质档案，否则会造成档案资源的散失或残缺不全，给未来档案保存和利用造成难以估量的损失。
（四）规范管理，注重质量
城市供水企业担负着全市城市经济建设和人民生活的供水重任，积淀了丰富的具有给排水专业特色的管线纸质档案资源，再现了一幅幅活活生生的管线工程建设的历史原貌。所以供水管线纸质档案形成质量应有充分保证。工程文件必须为原件，且内容及其深度必须符合有关技术规范、标准和规程。工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。以上这些既是纸质档案长久安全保管和发挥凭证依据作用的坚实基础，又是电子档案实现高效优质服务的根本保证。
综上所述，目前供水管线电子档案和纸质档案同时并存于供水企业的日常档案工作中。伴随着现代科技的快速发展，电子档案的重要性日益凸现，应用前景十分广阔，将对档案工作产生极为深远的影响。为了适应新形势的要求，我们要在继续做好管线纸质档案的同时，创新电子档案工作思路和工作方法，使其共同担负起记录历史、服务企业、贡献社会的神圣职责。
参考文献：
[1]建设工程文件归档整理规范[M].中国建筑工业出版社，2002 ：1-13
[2]科技档案案卷构成的一般要求[M].中国标准出版社，2009：1-10
[3]城市地下管线工程档案管理办法.建设部颁布，2 005年5 月1日施行
[4]城市供水行业2 010 年技术进步发展规划及2 020 年远景目标[M]. 中国建筑工业出版社，2 005 ：6 - 41
作者简介：
刘斌，男，1968年7月出生，汉族，江苏南京，南京水务集团有限公司，馆员，大学本科，长期从事供水企业档案管理工作。
【关键词】供水管线 电子档案 分析研究
随着计算机技术的迅速发展，在数字设备中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在网络上传送的电子文件应运而生。对供水企业来说，与此相关联的供水管线电子档案即可以动态地反映地下管线现状。而且由于电子档案是立体的，动态的，故能大大提高利用效率和工作质量，节省大量人力、物力和财力。但是，目前供水管线电子档案在收集存档和安全保管等方面，尚存在着技术和管理等方面亟待解决的问题。笔者认为可以从以下几个方面加以认识和理解。
一、纸质档案和电子档案的关系
纸质档案作为原始记录和凭证，具有不可更改性，且保管年限较长，例如在供水管线历史档案中绝大多数是通过纸质档案来保存的；电子档案则较易于更改，且不留任何痕迹。同时，由于电子档案的保管受到技术等因素的影响，当电子档案赖以支撑的系统设备出现故障时，电子档案作用就不能发挥，纸质档案此时更能体现其不可替代的作用；纸质档案相对来说比较安全，易于保管，保密性比较好，对保管条件要求远不如电子档案。诸如此类，供水管线纸质档案与电子档案如何相互并存应当引起各方重视。
二、电子档案存档的时间界定和存档价值
由于供水管线工程的快速发展，供水管线电子档案经常处于更新调整状态之中，现在存档的信息数据，在一定的时间，甚至更短的时间内，原有的信息数据就可能会得到更新即失去利用价值，对其数据存档的必要性有待研究。合理确定存档的时间节点，既能适当保存历史数据，满足资料存档的需要，方便日后工作研究和数据分析，又能优化电子档案数量和质量，提高档案工作质量，以达到提供及时高效的服务的目的。
三、新旧系统兼容和对接
任何在计算机等数字设备中生成的数据，都需要由相应设备进行阅读和处理。随着计算机系统升级换代速度的加快，再过若干年或更短的时间，对于管线电子档案来说，依靠原有设备存档的数据会因系统版本的不兼容，在新设备上就会出现不支持原有数据的情况，从而难以上机阅读，那么原有存档的信息数据就空有其外壳，成为无用的摆设，完全不能发挥其应有的价值和作用，由此造成信息资源的严重浪费。
四、电子档案信息的安全保管
电子档案有其自身的不足和缺陷，在计算机设备出现故障或发生地震、水灾等不可抗拒的因素时，其安全保管问题值得关注。目前，通常可采用备份、异地保管的方式，确保电子档案的安全。但由于供水管线电子档案的随时更新，这里需要特别解决电子档案何时备份的问题，是按年度备份，或者按季度备份，或者其他时间节点备份。总之，需要掌握合理的电子档案备份时间，特别是通过建立两套或多套电子档案备份文件，当一地因意外引起电子档案不可使用时，可以使用另一地的备份文件进行电子档案的恢复，从而有效保证供水管线电子信息的安全性。
笔者结合工作实际，通过对供水管线电子档案存在问题的探讨和研究，认为可采取如下对策措施和应对方法：
（一）创新思维，转变观念
电子档案是档案信息化建设和档案管理现代化的需要。各级领导、各有关职能部门和档案人员要引起高度重视，转变观念，创新思维，并且将电子档案工作规范和要求落实到实际工作中去。在档案工作领域，虽然传统的纸质档案依然发挥了档案应有的价值和作用，但是，电子档案对传统的档案理念和模式，对档案收集归档业务，特别是对档案工作者带来的无形冲击有目共睹，其发展前景不可限量。
（二）优势互补，共同发展
相关涉档人员应根据实际工作需要和电子档案的特点，掌握供水管线电子档案的业务流程和形成规律，研究电子档案和纸质档案的异同，全力攻克技术难关，着力解决管理难题，不断完善电子档案的收集、分类、编目、保管、利用等基础工作，尤其是要确保电子档案的信息安全、保管保密和规范化管理。真正发挥电子档案的传递速度快、查询利用便捷、共享范围广、节约资源的优势，扬长避短，形成电子档案和纸质档案互为补充，相互依存的良好局面。
（三）夯实基础，理顺关系
由于供水管线纸质档案历史悠久，其管理在理论和实践上比较成熟，有一整套更为完善的收集、整理、归档、保管等管理方法和手段，而且由于思维定势、阅读习惯、文化水平、年龄差异等多种原因，管线纸质档案仍将维持一定的利用需求。其各项配套保障措施需要逐步完善，但是任何时候决不能放弃纸质档案，否则会造成档案资源的散失或残缺不全，给未来档案保存和利用造成难以估量的损失。
（四）规范管理，注重质量
城市供水企业担负着全市城市经济建设和人民生活的供水重任，积淀了丰富的具有给排水专业特色的管线纸质档案资源，再现了一幅幅活活生生的管线工程建设的历史原貌。所以供水管线纸质档案形成质量应有充分保证。工程文件必须为原件，且内容及其深度必须符合有关技术规范、标准和规程。工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。以上这些既是纸质档案长久安全保管和发挥凭证依据作用的坚实基础，又是电子档案实现高效优质服务的根本保证。
综上所述，目前供水管线电子档案和纸质档案同时并存于供水企业的日常档案工作中。伴随着现代科技的快速发展，电子档案的重要性日益凸现，应用前景十分广阔，将对档案工作产生极为深远的影响。为了适应新形势的要求，我们要在继续做好管线纸质档案的同时，创新电子档案工作思路和工作方法，使其共同担负起记录历史、服务企业、贡献社会的神圣职责。
参考文献：
[1]建设工程文件归档整理规范[M].中国建筑工业出版社，2002 ：1-13
[2]科技档案案卷构成的一般要求[M].中国标准出版社，2009：1-10
[3]城市地下管线工程档案管理办法.建设部颁布，2 005年5 月1日施行
[4]城市供水行业2 010 年技术进步发展规划及2 020 年远景目标[M]. 中国建筑工业出版社，2 005 ：6 - 41
作者简介：
刘斌，男，1968年7月出生，汉族，江苏南京，南京水务集团有限公司，馆员，大学本科，长期从事供水企业档案管理工作。