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随着现代信息技术的飞速发展，信息化建设的不断推进，办公自动化在各行政机关成普及之势。办公自动化，以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各信息，提高办公效率。办公自动化改变了传统的办公手段与方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，从而产生了大量的电子文件。