论文部分内容阅读
【摘 要】 本文分析了信息技术在医院档案管理工作中应用与发展，总结了现代信息技术条件下医院档案管理工作中的特点、类型、产生的原因，并提出了相应的管理措施。本文主要是结合医院档案管理工作实际情况，要求各医疗部门加深对现代信息技术条件下档案管理工作认识和探讨。
近年来，卫生部门对档案管理工作提出了更高的要求。这是由档案本身的价值所决定的。因为，医药卫生科技档案是我国医药卫生科研活动的真实记录，是科学技术的重要载体，也是重要的科技信息资源，是医药卫生科学研究过程中的宝贵财富。它的完整与否、质量的高低、种类的多少、管理的完善程度已经成为衡量医院综合实力不可缺少的重要指标，而作用发挥的关键在于档案的管理。搞好档案管理工作，为医院科技发展服务应从以下方面着手。
1. 更新管理思想
档案管理的理代化建设，必须首先具有现代化的思想。档案管理思想的更新，主要体现在以下三个方面：
1.1更新观念：现代科学技术是社会生产力最活跃和决定性的因素，知识已成为“重要的资本”、“关键的经济资源”。信息成为生产力竞争的关键因素。档案管理工作是一项崇高的工作，是新发展起来的一门独立的档案学科，有它自己的理论和发展规律，我们应当正确评价档案管理工作在社会上的重要地位。为此，在医药卫生界不断深化改革和扩大开放的今天，医药卫生档案工作要顺应时代的潮流，跟上历史前进的步伐，进一步深化改革，必须树立四个观念：一是更新法制观念；二是更新为经济建设服务的观念；三是更新参与观念；四是更新效益观念，进一步增强服务意识，树立档案工作要服从医院全面建设的思想。
1.2质量意识：档案如同一个产品，一个好的产品不是检查出来的，而是生产出来的，同样一卷好的档案案卷不是检查出来的，而是在行政管理、业务管理、医疗、科研当中逐步形成的。所以根据档案形成规律，要对档案形成的全过程加以质量管理，抓形成的每一个环节，将案卷质量检查逐步转移到文件早期质量控制上来。
1.3创新意识：社会科学技术迅速发展，新的知识不断取代旧的知识，档案工作在发展，为使其逐步与国际档案管理接轨，无论在管理方法上或管理手段上都应不断创新，更新知识，在工作的深度和广度上不断开拓。目前对档案管理的旧模式已不能满足，要逐步由保管型向保管服務型转化。克服思想束缚，改变思想僵化的旧面貌，不断创新，开创档案管理的新局面，使档案工作早日达到国家管理水平。
2. 更新管理机构
管理机构现代化的指导思想是为了提高工作效率。在医院中对档案机构现代化的要求应当是：能高效率地开展档案工作，有利于档案信息的形成、收集、存贮、加工、传递、借阅利用。使档案工作与科学管理、医疗、科技活动紧密结合，更好地为医院管理服务。目前，可根据各医院的具体情况，建立起综合档案科或档案资料信息中心，成立不同形式的档案管理网络。如由院领导、各职能科室领导或各职能科室兼职当集员参与的档案管理网，形成层层把关的新型管理机构。
然而，事实上机构的现代化虽是很重要的，也是很容易被人们忽视的问题。由于档案工作发展不平衡，各部门、各系统各有自己的特点，所以档案机构的形式较多。但有一条必须明确的是，档案机构决不能隶属于其它部门之下。据了解，目大、中型医院设立综合档案科或档案资料信息中心的为数不多，其原因：一是多年来领导重视程度不够；二是种种原因档案管理工作发展参差不齐，达标升级活动进展不一。为此，更新档案管理机构也是形势所需。
3. 管理方法现代化
按照辩证唯物主义的观点，有什么样的世界观，就有什么样的方法论。因此，管理思想的现代化必然导致管理方法的更新。
现代化体现在管理的科学化和高效率，档案管理应逐步向现代化管理型转化。把管理科学的最新成果和其它有关科学的先进理论、技术，移花接木引直到档案管理中来。按照有关档案计算机管理的要求，进行科学的编号、输入、检索。根据本院情况，建立适于自己档案编号系统，科学的档案排列系统，档案索引、主题分析、目录数据的存储等。另外，我们所处的信息时代要求我们的管理方法由被动转向主动，要随时掌握医、教、研的发展动态，有目的、有重点地收集和积累资料。通过计算机网络迅速向各方面提供信息，真正成为医院现代化的档案资料信息中心。档案管理工作向现代化管理型转化主要体现在：
3.1计算机在档案管理中的应用：沿袭数十年带有很大局限性的手工管理方法，无法实现大量档案资料的交叉检索，而只有通过计算机管理方能实现。目前，各单位计算机的工作情况不一，多数单位没有联网，信息不能共享，系统功能单一，局限于单项管理。总之，根据我国国情，从各医院的实际情况出发，讲求实效，立足于应用。为使堆积在档案库房中的大量资料信息进一步开发利用，需广泛应用电子计算机，开发更多更好的档案管理软件，使信息交流网络化、咨询业务智能化，档案管理标准化，档案工作程序化，使每卷档案最大限度的服务于医、教、研工作。
3.2缩微技术的应用：缩微技术就是将档案逐页拍照缩印在胶片上保存，并可通过阅读器放大后阅读，还可通过复印机复机还原。缩微照片可永久保存，节省库存面积。
3.3光盘技术的应用：随着科学技术的发展，计算机的存储介质也发生了变化，如目前采用的激光技术的光盘，可存贮大量信息。同时，具备查询功能。另外，光盘可避免档案纸张霉变，风化及虫蛀，有长期保存、缩小存贮空间等优越性。
4. 更新管理手段
管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志，它包括：
4.1更新保管条件：库房建筑的规格、标准、式样；辅助设施的配套、完善程度；温湿度的监测、控制；安全设备、措施；病虫害的防治；其它保管条件的完善，如防光、防尘、防有害气体等。
4.2更新载体材料：除了传统的纸张外，逐步采用各种新型材料。载体材料的多样化；载体材料的优质化，提高化学稳定性，提高抗腐蚀、褪变能力、延长寿命，降低保管要求；载体材料的小型化、缩微化。 4.3翻怕、复印、装订手段的机械化。
4.4检索手段的自动化：将计算机用于档案管理，人们可以通过自己的终端设备进行自化检索，成倍或几十倍的提高工作效率。
4.5信息交流网络化：计算机管理加上激光、光纤通信及卫星通讯技术。人们可以在广阔的空问迅速的查阅、传递信息，构成档案网络体系，资源共享，提高利用率。
4.6咨询业务智能化：由于计算机技术的采用，可以通过智能终端，实现业务咨询，满足不同类型用户的需要，取代由高水平的管理人员才能够胜任的工作。
4.7档案管理标准化、规范化，对档案材料规格、技术要求、技术术语等逐步标准化、规范化，对档案材料规格、技术要求、技术术语等逐步标准化、规范化，提高互通性、可比性。
4.8管理工程程序化：根据档案管理工作各环节的内在联系和层次结构，将整个档案工作逐级分解，细化出许多“单元”，并按照合理的步骤、有序的节奏，组合排列起来，使之有条不紊的开展下去，提高工作的清晰度和工作效率。
5. 提高档案管理队伍素质
随着档案管理工作现代化的发展，对档案队伍的素质要求相应提高。再好的设想，再全的设施，再有利的条件，如果没有一支高质量的档案队伍素质，“档案管理现代化”只能是一句空话。现代技术，日新月异，各种载体记录要作为档案接收，档案数量急增，档案的利用向深层发展，这些都需要档案管理人员素质要跟上现代化技术发展，为此，一方面加紧培养在职人员，搞好在职教育，另一方面抓紧时机自学成才，使之能够成为具有广博知识和多方才能，懂业务、会管理的专业人才。主要体现在管理人员知识化、专业化、年轻化上。
5.1要有良好的个人素质
5.1.1必须懂专业知识：档案是知识的载体，档案工作贯穿于医疗、科研活动的全过程。以我院为例，研究一个新课题，上一个新项目，都有调研、考查研究、试验、应用几个步骤，每一个步骤都形成档案，档案人员只有对本单位的专业、学科有丰富的知识，才能将档案工作与科研、医疗活动有面的结合起来。
5.1.2必须懂档案学知识：档案工作者，既是科技管理工作者，也是档案管理工作者。檔案是一门新兴的科学，有其系统的理论。一个好的科研人员，要想做好档案工作，必须学习档案学理论，懂得档案工作规律。
5.1.3要有组织才能：档案工作者，也是管理人员。在开展工作时，要与诸多部门打交道，要与广大医务人员和管理人员交往，要有大量的组织协调事宜。只有具备人员的素质，有较高的组织才能和管理艺术，才能在复杂的环境中开展工作，并取得好的效果。
档案队伍在个人素质方面应当具有广博的知识和多方面的才能，同时要思想活跃，思维敏捷，善于进取，勤于探索，做到革命化、知识化、年轻化、专业化、多能化，博奕化的“T”型人材。
5.2要有合理的人才群体结构：档案工作是一项知识密集型劳动，档案工作队伍必须有一个结构、层次合理的人材群体，才能胜任档案工作。各类人员的知识结构、专业结构、年龄结构、素质结构要有一个合理的比例。将不同类和特点的人才，按照优化原则组织在一起，扬长避短，各显其能，发挥人才“杂交”优势，会产生新的活力。
6. 充分发挥作用
档案之所以珍贵，因为它蕴藏了丰富的思想和技术诀窍，它的价值和转化价值具有特殊的、深大的诱惑力。但是，科学研究在一定过程中，形成成果进入档案后，如果不充分发挥这种价值，就如同一堆废纸；同时，随着科技的发展，周期的缩短，档案也会随时间慢慢贬值。因此，充分利用档案的价值，已经是医院科管人员不可忽视、亟待解决的问题。我们充分认识到，首先，它可以指导医院的科学研究工作，我们将科技档案及时为科技人员借用，使其理解和认识已进行过的科学研究。同时，经过综合分析，严密研究，旁引边证，为医院的管理和科学研究指明了方向，避免在资源有限的情况下造成不必要的人、财、物的浪费，从而减少了科学研究、决策过程中的迂回和重复；另一方面，我们经过对档案的综合和归纳，为医院的决策群体提供决策依据，使他们在制定科研投入、医院资源搭配实施必要的倾斜和扶持时做出合理与正确的决断。再者，档案毕竟是科学研究的结晶，是一种软科学资源，如果将这种资源充分开发利用，从而在医院的医疗、科研腾飞中发挥其重要作用，把医院的各项管理和建设推上一个新的台阶。
7. 强化保密意识
科学技术是科技工作者在进行科学研究这种特殊的社会活动过程中所产生的对社会进步起推动作用的结晶。因此，科学技术首先应为社会发展起促进作用，是以全人类的共同进步为目的的。但是，在一定的社会条件和社会环境下，它应有自己的独特的群体属性。随着社会主义市场经济的日益发展，医院必须形成自己独特的技术特色，才能在激烈的市场竞争中得以生存和发展。所以，在另一方面，科学研究在取得成果，进入档案后，必须妥善保存，严格保密，防止特色技术的流失与扩散。显而易见，科学技术之所以有其特殊的价值，除了它本身的内容外，还应当是它的独特性。在市场经济日益发展、知识产权日益重要的社会环境下，保护这种独特性、个别性、专有性，是新形势赋予档案工作者的任务和职责，也是医院在竞争中立于不败之地的最基本的条件。
总之，医院在改革中应从实际情况出发，解放思想、抓住机遇，走自己的路，实行全方位、多维、立体化档案管理。克服盲目性和片面性，提倡科学性，积极开展达标升级活动，开创医药卫生档案工作新局面，使医院档案工作在积累中得到应用，在应用中得到补充，为医院各项工作腾飞和现代化建设服务。
作者简介：单 勇（1962—），男，山东菏泽人，菏泽市中医医院馆员。研究方向：图书情报。
（作者单位：菏泽市中医医院）
近年来，卫生部门对档案管理工作提出了更高的要求。这是由档案本身的价值所决定的。因为，医药卫生科技档案是我国医药卫生科研活动的真实记录，是科学技术的重要载体，也是重要的科技信息资源，是医药卫生科学研究过程中的宝贵财富。它的完整与否、质量的高低、种类的多少、管理的完善程度已经成为衡量医院综合实力不可缺少的重要指标，而作用发挥的关键在于档案的管理。搞好档案管理工作，为医院科技发展服务应从以下方面着手。
1. 更新管理思想
档案管理的理代化建设，必须首先具有现代化的思想。档案管理思想的更新，主要体现在以下三个方面：
1.1更新观念：现代科学技术是社会生产力最活跃和决定性的因素，知识已成为“重要的资本”、“关键的经济资源”。信息成为生产力竞争的关键因素。档案管理工作是一项崇高的工作，是新发展起来的一门独立的档案学科，有它自己的理论和发展规律，我们应当正确评价档案管理工作在社会上的重要地位。为此，在医药卫生界不断深化改革和扩大开放的今天，医药卫生档案工作要顺应时代的潮流，跟上历史前进的步伐，进一步深化改革，必须树立四个观念：一是更新法制观念；二是更新为经济建设服务的观念；三是更新参与观念；四是更新效益观念，进一步增强服务意识，树立档案工作要服从医院全面建设的思想。
1.2质量意识：档案如同一个产品，一个好的产品不是检查出来的，而是生产出来的，同样一卷好的档案案卷不是检查出来的，而是在行政管理、业务管理、医疗、科研当中逐步形成的。所以根据档案形成规律，要对档案形成的全过程加以质量管理，抓形成的每一个环节，将案卷质量检查逐步转移到文件早期质量控制上来。
1.3创新意识：社会科学技术迅速发展，新的知识不断取代旧的知识，档案工作在发展，为使其逐步与国际档案管理接轨，无论在管理方法上或管理手段上都应不断创新，更新知识，在工作的深度和广度上不断开拓。目前对档案管理的旧模式已不能满足，要逐步由保管型向保管服務型转化。克服思想束缚，改变思想僵化的旧面貌，不断创新，开创档案管理的新局面，使档案工作早日达到国家管理水平。
2. 更新管理机构
管理机构现代化的指导思想是为了提高工作效率。在医院中对档案机构现代化的要求应当是：能高效率地开展档案工作，有利于档案信息的形成、收集、存贮、加工、传递、借阅利用。使档案工作与科学管理、医疗、科技活动紧密结合，更好地为医院管理服务。目前，可根据各医院的具体情况，建立起综合档案科或档案资料信息中心，成立不同形式的档案管理网络。如由院领导、各职能科室领导或各职能科室兼职当集员参与的档案管理网，形成层层把关的新型管理机构。
然而，事实上机构的现代化虽是很重要的，也是很容易被人们忽视的问题。由于档案工作发展不平衡，各部门、各系统各有自己的特点，所以档案机构的形式较多。但有一条必须明确的是，档案机构决不能隶属于其它部门之下。据了解，目大、中型医院设立综合档案科或档案资料信息中心的为数不多，其原因：一是多年来领导重视程度不够；二是种种原因档案管理工作发展参差不齐，达标升级活动进展不一。为此，更新档案管理机构也是形势所需。
3. 管理方法现代化
按照辩证唯物主义的观点，有什么样的世界观，就有什么样的方法论。因此，管理思想的现代化必然导致管理方法的更新。
现代化体现在管理的科学化和高效率，档案管理应逐步向现代化管理型转化。把管理科学的最新成果和其它有关科学的先进理论、技术，移花接木引直到档案管理中来。按照有关档案计算机管理的要求，进行科学的编号、输入、检索。根据本院情况，建立适于自己档案编号系统，科学的档案排列系统，档案索引、主题分析、目录数据的存储等。另外，我们所处的信息时代要求我们的管理方法由被动转向主动，要随时掌握医、教、研的发展动态，有目的、有重点地收集和积累资料。通过计算机网络迅速向各方面提供信息，真正成为医院现代化的档案资料信息中心。档案管理工作向现代化管理型转化主要体现在：
3.1计算机在档案管理中的应用：沿袭数十年带有很大局限性的手工管理方法，无法实现大量档案资料的交叉检索，而只有通过计算机管理方能实现。目前，各单位计算机的工作情况不一，多数单位没有联网，信息不能共享，系统功能单一，局限于单项管理。总之，根据我国国情，从各医院的实际情况出发，讲求实效，立足于应用。为使堆积在档案库房中的大量资料信息进一步开发利用，需广泛应用电子计算机，开发更多更好的档案管理软件，使信息交流网络化、咨询业务智能化，档案管理标准化，档案工作程序化，使每卷档案最大限度的服务于医、教、研工作。
3.2缩微技术的应用：缩微技术就是将档案逐页拍照缩印在胶片上保存，并可通过阅读器放大后阅读，还可通过复印机复机还原。缩微照片可永久保存，节省库存面积。
3.3光盘技术的应用：随着科学技术的发展，计算机的存储介质也发生了变化，如目前采用的激光技术的光盘，可存贮大量信息。同时，具备查询功能。另外，光盘可避免档案纸张霉变，风化及虫蛀，有长期保存、缩小存贮空间等优越性。
4. 更新管理手段
管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志，它包括：
4.1更新保管条件：库房建筑的规格、标准、式样；辅助设施的配套、完善程度；温湿度的监测、控制；安全设备、措施；病虫害的防治；其它保管条件的完善，如防光、防尘、防有害气体等。
4.2更新载体材料：除了传统的纸张外，逐步采用各种新型材料。载体材料的多样化；载体材料的优质化，提高化学稳定性，提高抗腐蚀、褪变能力、延长寿命，降低保管要求；载体材料的小型化、缩微化。 4.3翻怕、复印、装订手段的机械化。
4.4检索手段的自动化：将计算机用于档案管理，人们可以通过自己的终端设备进行自化检索，成倍或几十倍的提高工作效率。
4.5信息交流网络化：计算机管理加上激光、光纤通信及卫星通讯技术。人们可以在广阔的空问迅速的查阅、传递信息，构成档案网络体系，资源共享，提高利用率。
4.6咨询业务智能化：由于计算机技术的采用，可以通过智能终端，实现业务咨询，满足不同类型用户的需要，取代由高水平的管理人员才能够胜任的工作。
4.7档案管理标准化、规范化，对档案材料规格、技术要求、技术术语等逐步标准化、规范化，对档案材料规格、技术要求、技术术语等逐步标准化、规范化，提高互通性、可比性。
4.8管理工程程序化：根据档案管理工作各环节的内在联系和层次结构，将整个档案工作逐级分解，细化出许多“单元”，并按照合理的步骤、有序的节奏，组合排列起来，使之有条不紊的开展下去，提高工作的清晰度和工作效率。
5. 提高档案管理队伍素质
随着档案管理工作现代化的发展，对档案队伍的素质要求相应提高。再好的设想，再全的设施，再有利的条件，如果没有一支高质量的档案队伍素质，“档案管理现代化”只能是一句空话。现代技术，日新月异，各种载体记录要作为档案接收，档案数量急增，档案的利用向深层发展，这些都需要档案管理人员素质要跟上现代化技术发展，为此，一方面加紧培养在职人员，搞好在职教育，另一方面抓紧时机自学成才，使之能够成为具有广博知识和多方才能，懂业务、会管理的专业人才。主要体现在管理人员知识化、专业化、年轻化上。
5.1要有良好的个人素质
5.1.1必须懂专业知识：档案是知识的载体，档案工作贯穿于医疗、科研活动的全过程。以我院为例，研究一个新课题，上一个新项目，都有调研、考查研究、试验、应用几个步骤，每一个步骤都形成档案，档案人员只有对本单位的专业、学科有丰富的知识，才能将档案工作与科研、医疗活动有面的结合起来。
5.1.2必须懂档案学知识：档案工作者，既是科技管理工作者，也是档案管理工作者。檔案是一门新兴的科学，有其系统的理论。一个好的科研人员，要想做好档案工作，必须学习档案学理论，懂得档案工作规律。
5.1.3要有组织才能：档案工作者，也是管理人员。在开展工作时，要与诸多部门打交道，要与广大医务人员和管理人员交往，要有大量的组织协调事宜。只有具备人员的素质，有较高的组织才能和管理艺术，才能在复杂的环境中开展工作，并取得好的效果。
档案队伍在个人素质方面应当具有广博的知识和多方面的才能，同时要思想活跃，思维敏捷，善于进取，勤于探索，做到革命化、知识化、年轻化、专业化、多能化，博奕化的“T”型人材。
5.2要有合理的人才群体结构：档案工作是一项知识密集型劳动，档案工作队伍必须有一个结构、层次合理的人材群体，才能胜任档案工作。各类人员的知识结构、专业结构、年龄结构、素质结构要有一个合理的比例。将不同类和特点的人才，按照优化原则组织在一起，扬长避短，各显其能，发挥人才“杂交”优势，会产生新的活力。
6. 充分发挥作用
档案之所以珍贵，因为它蕴藏了丰富的思想和技术诀窍，它的价值和转化价值具有特殊的、深大的诱惑力。但是，科学研究在一定过程中，形成成果进入档案后，如果不充分发挥这种价值，就如同一堆废纸；同时，随着科技的发展，周期的缩短，档案也会随时间慢慢贬值。因此，充分利用档案的价值，已经是医院科管人员不可忽视、亟待解决的问题。我们充分认识到，首先，它可以指导医院的科学研究工作，我们将科技档案及时为科技人员借用，使其理解和认识已进行过的科学研究。同时，经过综合分析，严密研究，旁引边证，为医院的管理和科学研究指明了方向，避免在资源有限的情况下造成不必要的人、财、物的浪费，从而减少了科学研究、决策过程中的迂回和重复；另一方面，我们经过对档案的综合和归纳，为医院的决策群体提供决策依据，使他们在制定科研投入、医院资源搭配实施必要的倾斜和扶持时做出合理与正确的决断。再者，档案毕竟是科学研究的结晶，是一种软科学资源，如果将这种资源充分开发利用，从而在医院的医疗、科研腾飞中发挥其重要作用，把医院的各项管理和建设推上一个新的台阶。
7. 强化保密意识
科学技术是科技工作者在进行科学研究这种特殊的社会活动过程中所产生的对社会进步起推动作用的结晶。因此，科学技术首先应为社会发展起促进作用，是以全人类的共同进步为目的的。但是，在一定的社会条件和社会环境下，它应有自己的独特的群体属性。随着社会主义市场经济的日益发展，医院必须形成自己独特的技术特色，才能在激烈的市场竞争中得以生存和发展。所以，在另一方面，科学研究在取得成果，进入档案后，必须妥善保存，严格保密，防止特色技术的流失与扩散。显而易见，科学技术之所以有其特殊的价值，除了它本身的内容外，还应当是它的独特性。在市场经济日益发展、知识产权日益重要的社会环境下，保护这种独特性、个别性、专有性，是新形势赋予档案工作者的任务和职责，也是医院在竞争中立于不败之地的最基本的条件。
总之，医院在改革中应从实际情况出发，解放思想、抓住机遇，走自己的路，实行全方位、多维、立体化档案管理。克服盲目性和片面性，提倡科学性，积极开展达标升级活动，开创医药卫生档案工作新局面，使医院档案工作在积累中得到应用，在应用中得到补充，为医院各项工作腾飞和现代化建设服务。
作者简介：单 勇（1962—），男，山东菏泽人，菏泽市中医医院馆员。研究方向：图书情报。
（作者单位：菏泽市中医医院）