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摘 要：文章从系统需求边界确立、业务梳理和改造、部门协同等方面分享了大连理工大学离校管理与服务系统的需求构建实践，并提出高校信息化建设中多部门、多业务协同系统建设需关注的三个重点。
关键词：离校管理；管理与服务；构建与思考
中图分类号：TP315 文献标志码：B 文章编号：1673-8454（2015）21-0047-04
引言
每年各个高校毕业生在离校时，都需要办理一系列离校手续。办理这些手续涉及多个部门，且办理时间非常集中。在传统的办理过程中，学生须手持高校离校管理部门自制的“报退单”到学校各相关部门单独办理并盖章确认，对于一些学生体量较大的高校，经常会出现排队办理的现象。这种离校报退方式，存在着学生“跑断腿”、办公部门负担重、工作效率低等诸多问题[1]，不但消耗了大量的人力、物力去服务学生的离校工作，而且不能有效地统计、分析学生的离校数据[2]。
为了改变这种状况，很多高校都在努力探寻解决之道。清华大学在2004年建成了毕业生离校事务处理系统，系统充分发挥了信息化系统高效、便捷的特点，优化了离校业务处理流程，大大提高了手续办理的效率，获得了良好的应用效果[1]。2009年复旦大学离校工作服务管理系统上线，以网上跨部门协同工作的方式办理离校手续，采用灵活可配置的离校手续办理方案以及便捷有效的结果反馈方式，体现了以人为本、全力服务于毕业生的理念[3]。2013年北京大学毕业离校系统正式启用，毕业生通过电脑或手机上网即可轻松查看毕业手续办理情况，系统完善了毕业离校工作相关机制，切实解决毕业生办理离校手续时多跑路、排长队的难题，实现毕业生离校工作的信息化、科学化、人性化[4]。离校系统作为跨部门应用的典型案例，对信息集成、数据交换、实时性有很高的要求[5]，信息化程度对离校系统的实施具有很大影响[6]。高校离校系统的成功实施和高校自身的数字校园建设有密切的关联，已有的数字校园建设成果为离校系统的实施奠定了良好的基础[7]-[9]。以北京大学为例，北京大学自实施数字化校园建设工作以来，已逐步建成统一的用户平台、统一的权限平台、数据交换平台等基础设施，为实现跨部门离校系统提供了有力支持[9]。
大连理工大学2009年开始学校的数字校园建设，包括校园综合服务门户、公共数据库及数据交换平台、统一身份认证平台，运行至今已经积累了比较全面的学校基础数据，各大骨干系统也在逐步建设完善中。2012年建成覆盖教学区的无线网络，2013年初步完成学校一卡通建设，当前已经基本具备了离校系统建设的基础条件。与此同时，学生、教师也被传统的离校报退模式所累，对利用信息化手段改善和规范现有离校流程有诸多期待。为了使大连理工大学毕业生离校工作流程合理化、规范化和便捷化，简化手续办理环节，加强部门间的协调配合，为毕业生提供优质的服务，营造热情和谐的毕业离校氛围，学校于2014年启动了离校管理与服务系统的建设工作。不同高校之间离校手续有很多共性，可以互相借鉴，但都各有特色，也不可完全复制。
本文从系统需求边界确立、业务梳理和改造、部门协同等方面介绍了大连理工大学离校管理与服务系统的需求构建实践，并提出高校信息化建设中多部门、多业务协同系统建设需关注的几个重点。
一、需求边界确立
信息化已经成为国家重要的发展战略之一，在着手信息化建设之前，高校须提升信息化建设的战略意识[10]。大连理工大学在考虑建设离校管理与服务系统时，规划把学校主校区、开发区校区、盘锦校区三个校区的本科生、研究生和留学生等学生的毕业离校、非毕业离校都纳入建设体系。盘锦校区是学校新成立的校区，其各项管理规则和制度还在逐步建设和完善之中，校区的离校工作还未开展实施过，相关的操作规程也还未形成。按照惯例，其他校区的各项规则和制度会参照主校区执行，有些例外情况则按照校区实际情况来调整。根据以上情况，学校形成了由主校区教务处、研究生院、国际教育学院牵头的部门，开发区校区、盘锦校区各部门为协助部门，主校区网络与信息化中心为协调部门的离校管理与服务系统建设组织构架体系，并根据学校实际情况采用以下需求构建思路：以主校区的学生离校工作为最初的蓝本，分别由教务处、研究生院与网络与信息化中心共同确立一个初步需求，之后由国际教育学院、开发区校区、盘锦校区参照已形成的需求根据自身实际情况作出修改、调整和完善，最终汇总形成需求。
本科生毕业、停学、休学和退学都需要学生办理离校相关事项，但在教务处的业务系统中，停学、休学和退学部分是纳入到学籍异动业务中，其本身有一套不固定的业务管理模式。这种类型离校发生的时间也很零散，每种类型需要办理的事项也不固定，灵活性太强，较难纳入到系统中完成。研究生则有毕业、结业、退学等离校形式，结业、退学随时都有可能发生，若是退学离校，则学生需要在线下完成7个盖章签字确认环节之后，才能最终进入离校办理工作中，手续繁琐。留学生的离校则更松散，特别是一些来参加短期学习的语言生，有可能随时离开。根据以上的情况，离校管理与服务系统中只纳入学生的毕业离校报退形式，其他离校报退形式采用原有方式进行。盘锦校区离校工作还未开展过，存在太多不确定因素，盘锦校区相关部门以自身实际情况出发，决定这次暂不纳入离校管理与服务系统的建设范围。开发区校区没有留学生，所以不开展相应的离校工作。最终确定了离校管理与服务系统需求的边界范围，具体如表所示。
二、业务梳理改造
离校业务是高校学生一条线管理中很重要的一环，只有信息和流程都梳理清晰后， 才能更容易地开发离校管理与服务系统[11]。学校已有的离校工作模式经过了学校多年的摸索和积累，已经形成了固有的业务流程和业务处理方式。为了更好优化学校毕业生的离校业务办理工作，学校网络与信息化中心结合学校实际，从整体性、全局性出发统筹考虑，在梳理所有离校环节的基础上对部分业务进行合理的信息化改造，使离校工作在整体上和局部环节都得到优化。
关键词：离校管理；管理与服务；构建与思考
中图分类号：TP315 文献标志码：B 文章编号：1673-8454（2015）21-0047-04
引言
每年各个高校毕业生在离校时，都需要办理一系列离校手续。办理这些手续涉及多个部门，且办理时间非常集中。在传统的办理过程中，学生须手持高校离校管理部门自制的“报退单”到学校各相关部门单独办理并盖章确认，对于一些学生体量较大的高校，经常会出现排队办理的现象。这种离校报退方式，存在着学生“跑断腿”、办公部门负担重、工作效率低等诸多问题[1]，不但消耗了大量的人力、物力去服务学生的离校工作，而且不能有效地统计、分析学生的离校数据[2]。
为了改变这种状况，很多高校都在努力探寻解决之道。清华大学在2004年建成了毕业生离校事务处理系统，系统充分发挥了信息化系统高效、便捷的特点，优化了离校业务处理流程，大大提高了手续办理的效率，获得了良好的应用效果[1]。2009年复旦大学离校工作服务管理系统上线，以网上跨部门协同工作的方式办理离校手续，采用灵活可配置的离校手续办理方案以及便捷有效的结果反馈方式，体现了以人为本、全力服务于毕业生的理念[3]。2013年北京大学毕业离校系统正式启用，毕业生通过电脑或手机上网即可轻松查看毕业手续办理情况，系统完善了毕业离校工作相关机制，切实解决毕业生办理离校手续时多跑路、排长队的难题，实现毕业生离校工作的信息化、科学化、人性化[4]。离校系统作为跨部门应用的典型案例，对信息集成、数据交换、实时性有很高的要求[5]，信息化程度对离校系统的实施具有很大影响[6]。高校离校系统的成功实施和高校自身的数字校园建设有密切的关联，已有的数字校园建设成果为离校系统的实施奠定了良好的基础[7]-[9]。以北京大学为例，北京大学自实施数字化校园建设工作以来，已逐步建成统一的用户平台、统一的权限平台、数据交换平台等基础设施，为实现跨部门离校系统提供了有力支持[9]。
大连理工大学2009年开始学校的数字校园建设，包括校园综合服务门户、公共数据库及数据交换平台、统一身份认证平台，运行至今已经积累了比较全面的学校基础数据，各大骨干系统也在逐步建设完善中。2012年建成覆盖教学区的无线网络，2013年初步完成学校一卡通建设，当前已经基本具备了离校系统建设的基础条件。与此同时，学生、教师也被传统的离校报退模式所累，对利用信息化手段改善和规范现有离校流程有诸多期待。为了使大连理工大学毕业生离校工作流程合理化、规范化和便捷化，简化手续办理环节，加强部门间的协调配合，为毕业生提供优质的服务，营造热情和谐的毕业离校氛围，学校于2014年启动了离校管理与服务系统的建设工作。不同高校之间离校手续有很多共性，可以互相借鉴，但都各有特色，也不可完全复制。
本文从系统需求边界确立、业务梳理和改造、部门协同等方面介绍了大连理工大学离校管理与服务系统的需求构建实践，并提出高校信息化建设中多部门、多业务协同系统建设需关注的几个重点。
一、需求边界确立
信息化已经成为国家重要的发展战略之一，在着手信息化建设之前，高校须提升信息化建设的战略意识[10]。大连理工大学在考虑建设离校管理与服务系统时，规划把学校主校区、开发区校区、盘锦校区三个校区的本科生、研究生和留学生等学生的毕业离校、非毕业离校都纳入建设体系。盘锦校区是学校新成立的校区，其各项管理规则和制度还在逐步建设和完善之中，校区的离校工作还未开展实施过，相关的操作规程也还未形成。按照惯例，其他校区的各项规则和制度会参照主校区执行，有些例外情况则按照校区实际情况来调整。根据以上情况，学校形成了由主校区教务处、研究生院、国际教育学院牵头的部门，开发区校区、盘锦校区各部门为协助部门，主校区网络与信息化中心为协调部门的离校管理与服务系统建设组织构架体系，并根据学校实际情况采用以下需求构建思路：以主校区的学生离校工作为最初的蓝本，分别由教务处、研究生院与网络与信息化中心共同确立一个初步需求，之后由国际教育学院、开发区校区、盘锦校区参照已形成的需求根据自身实际情况作出修改、调整和完善，最终汇总形成需求。
本科生毕业、停学、休学和退学都需要学生办理离校相关事项，但在教务处的业务系统中，停学、休学和退学部分是纳入到学籍异动业务中，其本身有一套不固定的业务管理模式。这种类型离校发生的时间也很零散，每种类型需要办理的事项也不固定，灵活性太强，较难纳入到系统中完成。研究生则有毕业、结业、退学等离校形式，结业、退学随时都有可能发生，若是退学离校，则学生需要在线下完成7个盖章签字确认环节之后，才能最终进入离校办理工作中，手续繁琐。留学生的离校则更松散，特别是一些来参加短期学习的语言生，有可能随时离开。根据以上的情况，离校管理与服务系统中只纳入学生的毕业离校报退形式，其他离校报退形式采用原有方式进行。盘锦校区离校工作还未开展过，存在太多不确定因素，盘锦校区相关部门以自身实际情况出发，决定这次暂不纳入离校管理与服务系统的建设范围。开发区校区没有留学生，所以不开展相应的离校工作。最终确定了离校管理与服务系统需求的边界范围，具体如表所示。
二、业务梳理改造
离校业务是高校学生一条线管理中很重要的一环，只有信息和流程都梳理清晰后， 才能更容易地开发离校管理与服务系统[11]。学校已有的离校工作模式经过了学校多年的摸索和积累，已经形成了固有的业务流程和业务处理方式。为了更好优化学校毕业生的离校业务办理工作，学校网络与信息化中心结合学校实际，从整体性、全局性出发统筹考虑，在梳理所有离校环节的基础上对部分业务进行合理的信息化改造，使离校工作在整体上和局部环节都得到优化。