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摘 要: 面对信息化发展的新形势、新要求,高职院校的档案管理工作需进行相应的调整。本文认为,需从以下三点着手:调整传统档案工作思维观念,适应学院现代高职教育发展;加快信息化建设,尽快建立自己的网站和软件管理系统;发掘高职学院教育的信息资源,推进档案理念和服务的创新。
关键词: 高职院校 文书档案工作 信息化发展
信息技术的广泛应用,对档案管理产生了全面而深刻的影响。我院教学与管理等诸多部门,载体档案不断涌现,给学院文书档案工作带来了前所未有的挑战。高职院校文书档案工作的信息化发展势在必行。
一、调整传统档案作思维观念,适应学院现代高职教育发展
以纸质文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法正面临着信息技术带来的严峻挑战。以往传统的“小作坊”式的档案管理模式已很难适应学院现代高职教育的发展,挑战不仅仅来自外部,往往也来自于自身。档案工作虽然是后台的工作,但提供服务是档案工作永恒的主题。那么如何让人们改变把档案工作看作是中心工作的认识和态度?档案管理工作者需要进行自我反省与观念上的调整,需要用很大的努力,交叉的思路,把档案工作的落脚点始终放在为学院教育教学发展服务方面,去追寻与学院信息化建设同步发展的举措。为此我认为,学院根据目前档案工作的现状,必须着力从以下四个方面进行调整:1.文书档案作为学院积累原始资料和数据的重要依据,有必要把档案工作纳入学院信息发展的整体规划,以切实加强对档案工作的领导和科学管理。2.必须以档案工作实践经验和相应条件为基础,建立和健全符合档案工作规律和特点的系列标准,使档案管理工作和各项工作业务环节都按标准的要求进行,把档案工作定格在科学管理标准化的轨道上。3.必须主动适应当前信息时代对文件档案信息的需求,如电子文件是属于信息载体、业务记录、活动凭证的珍贵资产,要把着重点转向电子文件的收集归档和档案信息资源开发利用上来。4.必须尽快抓紧档案人才的培养,充实既懂本专业知识又熟悉计算机操作的专门人才,以适应学院档案信息化发展的需要。
二、加快信息化建设,尽快建立自己的网站和软件管理系统
身处信息技术快速发展的时代,我们每个人都强烈地感受到信息技术所带来的巨大冲击,一方面,信息技术为现代档案管理开辟了美好前景,另一方面,信息技术也使得文件和档案管理工作面临着更多、更新、更复杂的难题。在这一形势下,档案信息化建设是学院档案工作适应现代高职教育和社会发展的必然选择。因此,尽快建立自己的网站和档案管理系统,使自己拥有信息化的手段与渠道,建立相应的专业化支持系统(如信息化查询系统),丰富档案信息内容,加速建设信息化档案建设软件系统,尽力推行学院档案工作信息化管理,是当前学院档案工作的重点。在这方面我们以积极的态度,针对学院档案的现状,把开发学院档案信息管理系统作为抓手,遵循国家档案标准,按照兼容传统的案卷为单位的管理规则,支持新的以文件为单位的管理规则,系统采用模版定制技术,实现对各个不同门类档案的管理,如基建、财会、人事、学籍、科研、教学、文书、党政、科技、声像等。不断完善电子文件管理功能,依据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档及电子档案管理规范》的要求,我们探索设计了纯浏览器/服务器(B/S)结构、系统采用纯(B/S)结构,不需要安装任何客户端软件,不限制客户端数量,与其它办公自动化系统能实现无缝整合。同时,灵活管理各门类档案,完善电子文件管理流程,研究完善的授权功能,具有远程数据备份恢复功能,系统采用用户账号加密、数据访问权限控制、数据加密传输等手段保证系统的安全。在档案管理系统的内嵌荣誉管理模块,可查看原件(奖状、证书等),可供展示、下载、打印使用的档案管理软件。系统主要功能为:1.全文管理与全文检索;2.图像、录像、录音等多媒体档案管理;3.内嵌荣誉管理模块,可查看原件(奖状、证书等),可供展示、下载、打印使用。4.档案信息统计;5.自由建库;6.自定义管理界面,用户可以根据不同类别档案的需要,定制管理界面中的内容;7具有对电子文件全文附件全文检索的功能,以及检索准确等特点;8.数据远程备份与恢复;9.安全通信保证系统数据的安全。我们设想通过此套管理系统的应用,可以实现学院综合档案信息化。
三、加强基础档案资源建设须有广泛性和前瞻性
作为一种重要的信息资源,高职院校档案是学校发展记忆的基石,高校档案的质量和完整程度在很大程度上影响到学院整个教育事业的发展和社会记忆的留存。学院档案工作只有积极介入,全程跟踪,才能产生良好的实际效果。我院在制定归档范围内容时,都特别明确了学院的重大活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作等档案材料的范围和期限。近几年,学院紧紧围绕“深化改革、质量第一”的发展主题,着力实施课程改革和建设,在行政服务质量保障体系建设、人力资源管理与开发、“节约型”校园建设、校本研究、和谐校园创建等方面取得很大发展,教学成果方面也取得了骄人业绩:我院共建成江苏省特色专业2个,全国化工职业技术教育示范专业2个,国家精品课程2门,江苏省精品课程2门,教育部专业教育指导委员会精品课程7门,国家精品教材2本,江苏省精品教材3本,全国示范性实训基地1个,江苏省示范性实训基地4个,石油和化工行业职业教育与培训全国示范性实训基地2个;同时获得“江苏省和谐校园”、江苏省高校创建“文明食堂”和“文明宿舍”先进单位等荣誉称号。所有这些宝贵资料,都是具有历史保存价值的典型资源,我们都将其作为永久档案妥善保管,为学院的历史发展储备优质的档案资源。
四、发掘学院教育资源,推进档案服务创新
推进学院档案服务创新,永远是我们的起点。提高档案工作人员的素质和能力是当务之急。我认为可以从以下几个方面扎实推进:1.人员素质是重要条件。学院的档案服务有着一定的广度和深度,服务质量的好坏取决于档案人员的综合素质,因此必须建设一支具有较高专业素质和综合实力,管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队,这是把档案事业做强的重要基础和有力保障。2.开展在线服务。充分利用信息化手段,采用主动的、现代化的档案服务方式,如将建立起的学院档案网站,进行充分的利用服务,可以通过信息汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者在学院局域网上进行快速通讯和信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。3.力求新颖性。要积极发掘学院内部的文化资源,注意与和谐校园人文建设的链接;做到档案室与校史室相互衔接和补充,为学院发展提供强大的精神动力;充分利用学院的文化资源在重大社会活动中的宣传展示契机,如利用党和国家领导人来院考察、全国高职教育高峰论坛等重要的社会活动的机会,将学院辉煌五十年的影像资料,学生、教师的回忆文集的电子信息,以及有关校史等的文字、图片资料和实物都进行充分的展示。
总之,只有积极应对学院现代高职教育发展,加快档案信息化建设的步伐,并根据工作实际不断完善和改进档案信息管理系统,发掘高职学院教育资源,推进档案理念和服务的创新,我院“数字化校园建设工程”才能更加规范地实现。
参考文献:
[1]新华文摘,2008,(18).
[2]中国档案,2008,(5、8).
[3]学校与档案,2008,(10、11).
[4]中国教育新闻网.
关键词: 高职院校 文书档案工作 信息化发展
信息技术的广泛应用,对档案管理产生了全面而深刻的影响。我院教学与管理等诸多部门,载体档案不断涌现,给学院文书档案工作带来了前所未有的挑战。高职院校文书档案工作的信息化发展势在必行。
一、调整传统档案作思维观念,适应学院现代高职教育发展
以纸质文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法正面临着信息技术带来的严峻挑战。以往传统的“小作坊”式的档案管理模式已很难适应学院现代高职教育的发展,挑战不仅仅来自外部,往往也来自于自身。档案工作虽然是后台的工作,但提供服务是档案工作永恒的主题。那么如何让人们改变把档案工作看作是中心工作的认识和态度?档案管理工作者需要进行自我反省与观念上的调整,需要用很大的努力,交叉的思路,把档案工作的落脚点始终放在为学院教育教学发展服务方面,去追寻与学院信息化建设同步发展的举措。为此我认为,学院根据目前档案工作的现状,必须着力从以下四个方面进行调整:1.文书档案作为学院积累原始资料和数据的重要依据,有必要把档案工作纳入学院信息发展的整体规划,以切实加强对档案工作的领导和科学管理。2.必须以档案工作实践经验和相应条件为基础,建立和健全符合档案工作规律和特点的系列标准,使档案管理工作和各项工作业务环节都按标准的要求进行,把档案工作定格在科学管理标准化的轨道上。3.必须主动适应当前信息时代对文件档案信息的需求,如电子文件是属于信息载体、业务记录、活动凭证的珍贵资产,要把着重点转向电子文件的收集归档和档案信息资源开发利用上来。4.必须尽快抓紧档案人才的培养,充实既懂本专业知识又熟悉计算机操作的专门人才,以适应学院档案信息化发展的需要。
二、加快信息化建设,尽快建立自己的网站和软件管理系统
身处信息技术快速发展的时代,我们每个人都强烈地感受到信息技术所带来的巨大冲击,一方面,信息技术为现代档案管理开辟了美好前景,另一方面,信息技术也使得文件和档案管理工作面临着更多、更新、更复杂的难题。在这一形势下,档案信息化建设是学院档案工作适应现代高职教育和社会发展的必然选择。因此,尽快建立自己的网站和档案管理系统,使自己拥有信息化的手段与渠道,建立相应的专业化支持系统(如信息化查询系统),丰富档案信息内容,加速建设信息化档案建设软件系统,尽力推行学院档案工作信息化管理,是当前学院档案工作的重点。在这方面我们以积极的态度,针对学院档案的现状,把开发学院档案信息管理系统作为抓手,遵循国家档案标准,按照兼容传统的案卷为单位的管理规则,支持新的以文件为单位的管理规则,系统采用模版定制技术,实现对各个不同门类档案的管理,如基建、财会、人事、学籍、科研、教学、文书、党政、科技、声像等。不断完善电子文件管理功能,依据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档及电子档案管理规范》的要求,我们探索设计了纯浏览器/服务器(B/S)结构、系统采用纯(B/S)结构,不需要安装任何客户端软件,不限制客户端数量,与其它办公自动化系统能实现无缝整合。同时,灵活管理各门类档案,完善电子文件管理流程,研究完善的授权功能,具有远程数据备份恢复功能,系统采用用户账号加密、数据访问权限控制、数据加密传输等手段保证系统的安全。在档案管理系统的内嵌荣誉管理模块,可查看原件(奖状、证书等),可供展示、下载、打印使用的档案管理软件。系统主要功能为:1.全文管理与全文检索;2.图像、录像、录音等多媒体档案管理;3.内嵌荣誉管理模块,可查看原件(奖状、证书等),可供展示、下载、打印使用。4.档案信息统计;5.自由建库;6.自定义管理界面,用户可以根据不同类别档案的需要,定制管理界面中的内容;7具有对电子文件全文附件全文检索的功能,以及检索准确等特点;8.数据远程备份与恢复;9.安全通信保证系统数据的安全。我们设想通过此套管理系统的应用,可以实现学院综合档案信息化。
三、加强基础档案资源建设须有广泛性和前瞻性
作为一种重要的信息资源,高职院校档案是学校发展记忆的基石,高校档案的质量和完整程度在很大程度上影响到学院整个教育事业的发展和社会记忆的留存。学院档案工作只有积极介入,全程跟踪,才能产生良好的实际效果。我院在制定归档范围内容时,都特别明确了学院的重大活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作等档案材料的范围和期限。近几年,学院紧紧围绕“深化改革、质量第一”的发展主题,着力实施课程改革和建设,在行政服务质量保障体系建设、人力资源管理与开发、“节约型”校园建设、校本研究、和谐校园创建等方面取得很大发展,教学成果方面也取得了骄人业绩:我院共建成江苏省特色专业2个,全国化工职业技术教育示范专业2个,国家精品课程2门,江苏省精品课程2门,教育部专业教育指导委员会精品课程7门,国家精品教材2本,江苏省精品教材3本,全国示范性实训基地1个,江苏省示范性实训基地4个,石油和化工行业职业教育与培训全国示范性实训基地2个;同时获得“江苏省和谐校园”、江苏省高校创建“文明食堂”和“文明宿舍”先进单位等荣誉称号。所有这些宝贵资料,都是具有历史保存价值的典型资源,我们都将其作为永久档案妥善保管,为学院的历史发展储备优质的档案资源。
四、发掘学院教育资源,推进档案服务创新
推进学院档案服务创新,永远是我们的起点。提高档案工作人员的素质和能力是当务之急。我认为可以从以下几个方面扎实推进:1.人员素质是重要条件。学院的档案服务有着一定的广度和深度,服务质量的好坏取决于档案人员的综合素质,因此必须建设一支具有较高专业素质和综合实力,管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队,这是把档案事业做强的重要基础和有力保障。2.开展在线服务。充分利用信息化手段,采用主动的、现代化的档案服务方式,如将建立起的学院档案网站,进行充分的利用服务,可以通过信息汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者在学院局域网上进行快速通讯和信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。3.力求新颖性。要积极发掘学院内部的文化资源,注意与和谐校园人文建设的链接;做到档案室与校史室相互衔接和补充,为学院发展提供强大的精神动力;充分利用学院的文化资源在重大社会活动中的宣传展示契机,如利用党和国家领导人来院考察、全国高职教育高峰论坛等重要的社会活动的机会,将学院辉煌五十年的影像资料,学生、教师的回忆文集的电子信息,以及有关校史等的文字、图片资料和实物都进行充分的展示。
总之,只有积极应对学院现代高职教育发展,加快档案信息化建设的步伐,并根据工作实际不断完善和改进档案信息管理系统,发掘高职学院教育资源,推进档案理念和服务的创新,我院“数字化校园建设工程”才能更加规范地实现。
参考文献:
[1]新华文摘,2008,(18).
[2]中国档案,2008,(5、8).
[3]学校与档案,2008,(10、11).
[4]中国教育新闻网.