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[摘 要]分析了档案管理工作面临的形势，从档案培训、收集、整理、审核、归档入手，加强档案管理、档案专项验收、档案利用等各环节工作，使档案人员组织更加周密，协调全方位，在档案形成、收集、整理、归档等过程中，提高了档案管理人员的业务能力。根据项目动态，适时开展档案服务，细化档案条目，保证了建设项目档案落到实处。建立了档案收集整理、归档、入库三级检查验收工作流程，提高了档案著录数据与纸质档案的质量。要求档案管理必须有新的思路，新的举措，以适应新形势下的管理需求。
[关键词]面临的形势；档案管理；措施
中图分类号：TU71 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）09-0338-01
一、档案管理工作面临的形势
（1）档案项目建设分别处于不同的阶段，如何适应项目建设的实际要求，如何迅速开展竣工档案收集、整理、归档、专项验收，成为档案工作的目标和要求。
（2）管理模式多样化。不同的项目管理模式以及不同的运行单位对档案收集、整理、培训、审核、移交等方面提出不同的要求，增加了档案管理的复杂性和难度。档案管理人员必须要对众多参建者宣贯、讲解、指导。对于这种线性的档案管理，如何能全面覆盖，加强过程控制，对档案管理人员也是一个很大的挑战。由于档案工作人员频繁调动，流动性相当大，参加培训的人员往往不是最终整理归档的人员，给档案收集、整理、编制工作带来一系列问题。
二、建立健全建设项目档案管理制度
为了保证项目收集的竣工资料满足应用需要，向运行单位移交文件符合相关管理标准，在执行集团公司档案管理制度的基础上，根据《石油天然气管道工程建设项目竣工验收手册（试行）》，结合工作实际，编制了适应本单位《建设项目竣工档案编制管理规定》，并根据在档案验收中发现的问题，逐步修改、细化，确保收集更加齐全、完整，满足生产、运行的需要。
2.1梳理管理职能，强化管理责任，突出延伸管理
（1）在建设项目竣工档案编制管理规定中，明确责任、对项目档案管理的职责、范围和目标。
（2）针对总承包管理模式，将项目档案管理纳入招投标、合同中，专门条款明确参建单位必须建立专门的竣工资料管理组织机构，参建单位项目经理是竣工资料第一负责人，必须设立专职竣工资料管理人员，项目竣工验收之前不可替换等要求，从源头强化项目档案的管控职责、管理任务和管理内容等。
（3）延伸管理职能，传递责任和压力。针对管理人员少项目多的特点，转变管理思路，突出强调对项目档案的全过程管理和控制，加强档案指导、培训、过程检查等工作，充分调动监督管理职能。
2.2进行全方位、全覆盖式的培训，宣贯到位
（1）开展全方位、全覆盖培训。每一项目开工前期，档案室联合组织相关科室等所有参建单位进行全方位、全覆盖式的培训，把项目在档案收集、整理、组卷、归档等方面的要求详尽宣贯、讲解，统一规范标准。针对档案保管及安全管理，把加强档案库房管理为出发点，在健全《档案库房管理温湿度记录》制度基础上，制定了《档案库房安全管理标准》、《档案管理安全应急预案》等制度规范，如有特殊情况，及时启动档案管理安全应急预案。通过落实健全有力的档案安全保障措施，有效防范了各种档案安全风险。
（2）继续做好档案收集归档工作。积极主动与机关各部室、所属各单位归档部门联系，制定各类档案归档范围，确保各类档案“应归尽归”，纸质材料与电子文件同步归档，及时对归档人员进行业务指导，按时完成各类档案归档工作。
2.3加强知识管理、提升项目竣工资料管理水平
针对竣工资料审核中的常见问题及部分项目档案验收、提出意见，编制下发《施工竣工资料典型问题》（试行）、《施工竣工资料审核要点》，对项目竣工资料编制过程存在的问题提前警示、防微杜渐，进一步统一细化施工竣工资料编制审核管理要求，全面提高竣工资料编制质量。规范了基层档案归档范围，掌握先进的有效的档案归档管理方法，增强了全体档案员档案管理的现代化意识，提高档案管理水平。
2.4强化过程管控，提升竣工资料同步性管理水平
（1）档案室及相关科室采用组织竣工资料过程检查、召开推进会等方式控制本项目的竣工资料管理工作。对检查中发现问题的单位通报批评或按照合同条款处罚，强化过程管控，提升竣工资料同步性管理水平
（2）严把工程资料审核关，保证竣工资料编制质量。从项目设计要求、施工规范要求三方面深入审查施工单位的竣工资料。严格审核，重视竣工资料，尤其是后期均派出大量技术及设计人员整理检查资料绘制竣工图，极大提升了竣工资料的编制质量。
（3）档案管理人员充分利用信息现代化高效、及时、便捷等优势，通过工程文件流转系统、会议、电话、通讯群组、一对一培训等各种方式，及时了解资料搜集编制过程中存在的难点、疑点问题，发现问题马上解决，保障工程建设过程中竣工文件整理顺利进行，与工程建设同步。
（4）高度重视验收环节，严把质量关。按照档案要求编制完成的各类资料，依次按照施工单位自检、档案部门验收顺序，逐级上报复核、整改，最终达到要求方可归档。多层级审核制度更有利于发现问题，保证竣工档案齐全性、完整性和准确性。
（5）加强竣工资料合同管理，以法律手段约束承包商。不断总结各项目工程竣工资料的管理经验，在项目招标文件中，增加了承包商负责制定竣工档案编制工作程序和工作计划、管理责任、竣工资料编制及管理人员数量及资质要求、对竣工资料的过程检查步骤、竣工图协调与管理细则、竣工资料提交和归档及违约处罚条款等非常详细的管理要求，对承包商起到了良好的约束作用。采取经济措施控制档案归档，所有合同均有档案归档条款。规定支付合同尾款时，支付申请单必须有档案部门的签字，且必须附档案归档交接文据，否则不予支付。
（6）纳入绩效考核是落实档案工作责任的有力手段。通过考核，大大提高了对竣工资料的重视程度，同时也可以使档案部门及时了解现场竣工资料进度、存在问题，有效进行业务指导。档案室通过对各单位归档资料的及时性、完整性、符合性进行评分，通过档案保存安全性、利用及时性等方面对档案工作进行考评。通过考核，对档案工作高度重视，都将档案工作列为基础管理工作的重要内容来抓，有效促进了档案工作上水平。
三、结论及认识
全过程跟踪项目档案，建立了档案室与建设单位良好的沟通协调机制及三检查制度，提高档案归档质量。档案室提前参与，靠前指导，
（1）档案工作要做到“三个转变”。“结果”管理到“过程”管理的转变；“被动”接收到“主动”服务的转变；“管家”服务向“专家”服務的转变，不断提升建设项目档案业务水平
（2）加强制度建设，做到档案工作有规可依。按照“谁产生、谁负责、谁主管、谁考核”的原则，在油田建设项目相关管理制度中，增加了档案管理内容，形成了全面有效的档案管理体系。
（3）强化档案产生单位的主体责任，将档案工作落到实处，建立了联系紧密的工作机制，既分工明确，又紧密结合。将档案工作纳入到建设项目管理各个环节。
（4）加快完成档案数字化，结合档案工作要点，制定档案数字化实施方案，以建设项目档案数字化为重点，创新工作方法，提高档案数字化完成率。促进了建设项目档案及时归档。利用档案时，只提供电子档案，尽量减少档案实体利用，以加大实体档案保护力度
参考文献
[1] 刘萌.文书与档案管理[M].电子工业出版社，1998.
[关键词]面临的形势；档案管理；措施
中图分类号：TU71 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）09-0338-01
一、档案管理工作面临的形势
（1）档案项目建设分别处于不同的阶段，如何适应项目建设的实际要求，如何迅速开展竣工档案收集、整理、归档、专项验收，成为档案工作的目标和要求。
（2）管理模式多样化。不同的项目管理模式以及不同的运行单位对档案收集、整理、培训、审核、移交等方面提出不同的要求，增加了档案管理的复杂性和难度。档案管理人员必须要对众多参建者宣贯、讲解、指导。对于这种线性的档案管理，如何能全面覆盖，加强过程控制，对档案管理人员也是一个很大的挑战。由于档案工作人员频繁调动，流动性相当大，参加培训的人员往往不是最终整理归档的人员，给档案收集、整理、编制工作带来一系列问题。
二、建立健全建设项目档案管理制度
为了保证项目收集的竣工资料满足应用需要，向运行单位移交文件符合相关管理标准，在执行集团公司档案管理制度的基础上，根据《石油天然气管道工程建设项目竣工验收手册（试行）》，结合工作实际，编制了适应本单位《建设项目竣工档案编制管理规定》，并根据在档案验收中发现的问题，逐步修改、细化，确保收集更加齐全、完整，满足生产、运行的需要。
2.1梳理管理职能，强化管理责任，突出延伸管理
（1）在建设项目竣工档案编制管理规定中，明确责任、对项目档案管理的职责、范围和目标。
（2）针对总承包管理模式，将项目档案管理纳入招投标、合同中，专门条款明确参建单位必须建立专门的竣工资料管理组织机构，参建单位项目经理是竣工资料第一负责人，必须设立专职竣工资料管理人员，项目竣工验收之前不可替换等要求，从源头强化项目档案的管控职责、管理任务和管理内容等。
（3）延伸管理职能，传递责任和压力。针对管理人员少项目多的特点，转变管理思路，突出强调对项目档案的全过程管理和控制，加强档案指导、培训、过程检查等工作，充分调动监督管理职能。
2.2进行全方位、全覆盖式的培训，宣贯到位
（1）开展全方位、全覆盖培训。每一项目开工前期，档案室联合组织相关科室等所有参建单位进行全方位、全覆盖式的培训，把项目在档案收集、整理、组卷、归档等方面的要求详尽宣贯、讲解，统一规范标准。针对档案保管及安全管理，把加强档案库房管理为出发点，在健全《档案库房管理温湿度记录》制度基础上，制定了《档案库房安全管理标准》、《档案管理安全应急预案》等制度规范，如有特殊情况，及时启动档案管理安全应急预案。通过落实健全有力的档案安全保障措施，有效防范了各种档案安全风险。
（2）继续做好档案收集归档工作。积极主动与机关各部室、所属各单位归档部门联系，制定各类档案归档范围，确保各类档案“应归尽归”，纸质材料与电子文件同步归档，及时对归档人员进行业务指导，按时完成各类档案归档工作。
2.3加强知识管理、提升项目竣工资料管理水平
针对竣工资料审核中的常见问题及部分项目档案验收、提出意见，编制下发《施工竣工资料典型问题》（试行）、《施工竣工资料审核要点》，对项目竣工资料编制过程存在的问题提前警示、防微杜渐，进一步统一细化施工竣工资料编制审核管理要求，全面提高竣工资料编制质量。规范了基层档案归档范围，掌握先进的有效的档案归档管理方法，增强了全体档案员档案管理的现代化意识，提高档案管理水平。
2.4强化过程管控，提升竣工资料同步性管理水平
（1）档案室及相关科室采用组织竣工资料过程检查、召开推进会等方式控制本项目的竣工资料管理工作。对检查中发现问题的单位通报批评或按照合同条款处罚，强化过程管控，提升竣工资料同步性管理水平
（2）严把工程资料审核关，保证竣工资料编制质量。从项目设计要求、施工规范要求三方面深入审查施工单位的竣工资料。严格审核，重视竣工资料，尤其是后期均派出大量技术及设计人员整理检查资料绘制竣工图，极大提升了竣工资料的编制质量。
（3）档案管理人员充分利用信息现代化高效、及时、便捷等优势，通过工程文件流转系统、会议、电话、通讯群组、一对一培训等各种方式，及时了解资料搜集编制过程中存在的难点、疑点问题，发现问题马上解决，保障工程建设过程中竣工文件整理顺利进行，与工程建设同步。
（4）高度重视验收环节，严把质量关。按照档案要求编制完成的各类资料，依次按照施工单位自检、档案部门验收顺序，逐级上报复核、整改，最终达到要求方可归档。多层级审核制度更有利于发现问题，保证竣工档案齐全性、完整性和准确性。
（5）加强竣工资料合同管理，以法律手段约束承包商。不断总结各项目工程竣工资料的管理经验，在项目招标文件中，增加了承包商负责制定竣工档案编制工作程序和工作计划、管理责任、竣工资料编制及管理人员数量及资质要求、对竣工资料的过程检查步骤、竣工图协调与管理细则、竣工资料提交和归档及违约处罚条款等非常详细的管理要求，对承包商起到了良好的约束作用。采取经济措施控制档案归档，所有合同均有档案归档条款。规定支付合同尾款时，支付申请单必须有档案部门的签字，且必须附档案归档交接文据，否则不予支付。
（6）纳入绩效考核是落实档案工作责任的有力手段。通过考核，大大提高了对竣工资料的重视程度，同时也可以使档案部门及时了解现场竣工资料进度、存在问题，有效进行业务指导。档案室通过对各单位归档资料的及时性、完整性、符合性进行评分，通过档案保存安全性、利用及时性等方面对档案工作进行考评。通过考核，对档案工作高度重视，都将档案工作列为基础管理工作的重要内容来抓，有效促进了档案工作上水平。
三、结论及认识
全过程跟踪项目档案，建立了档案室与建设单位良好的沟通协调机制及三检查制度，提高档案归档质量。档案室提前参与，靠前指导，
（1）档案工作要做到“三个转变”。“结果”管理到“过程”管理的转变；“被动”接收到“主动”服务的转变；“管家”服务向“专家”服務的转变，不断提升建设项目档案业务水平
（2）加强制度建设，做到档案工作有规可依。按照“谁产生、谁负责、谁主管、谁考核”的原则，在油田建设项目相关管理制度中，增加了档案管理内容，形成了全面有效的档案管理体系。
（3）强化档案产生单位的主体责任，将档案工作落到实处，建立了联系紧密的工作机制，既分工明确，又紧密结合。将档案工作纳入到建设项目管理各个环节。
（4）加快完成档案数字化，结合档案工作要点，制定档案数字化实施方案，以建设项目档案数字化为重点，创新工作方法，提高档案数字化完成率。促进了建设项目档案及时归档。利用档案时，只提供电子档案，尽量减少档案实体利用，以加大实体档案保护力度
参考文献
[1] 刘萌.文书与档案管理[M].电子工业出版社，1998.