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摘要:重庆市秘书从业人员结构近年来得到较大优化,从调查数据来看,秘书从业人员存在着女性化、年轻化、非专业化等不平衡现象,存在业务素质参差不齐、实践能力不足、竞争意识不强、后续培训不足等问题。
关键词:重庆市;秘书从业人员;现状;职业认识
中图分类号:H31 文献标识码:A文章编号:1812-2485(2009)06-0001-0001
一、秘书岗位的地位在重庆市党政企事业单位中举足轻重
秘书是一个为本机关、本单位领导工作直接服务,承上启下、协调左右的综合办事机构,是上情下达、下情上达的枢纽,其主要职责是辅助管理、综合服务;主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等等。秘书工作越来越成为各级领导了解情况、把握趋势、制定计划、科学决策、推动工作的重要手段。充分认识秘书工作的重要性,对于确保各级领导正确决策,提高办事效率,推动事业发展,具有十分重要的意义。另外,秘书从业人员要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务,需要沟通上下左右,联系四面八方,处于“门面”和“窗口”的地位,代表着单位的形象。
通过抽样问卷调查和网络问卷调查的方法,调查对象为重庆市党政机关、事业单位、社会团体、国有企业和非公有制企业,共有594家单位参与调查,其中非公有制企业占424家,党政机关47家,社会团体5家,事业单位118家。此次调查也显示,设置秘书岗位的占521家,占总数的87.71%,其主要人员分布在行政办公室、党委办公室、人力资源部门及相关的业务部门。秘书岗位仍然是许多单位部门必设的岗位之一,秘书岗位的地位在重庆市企事业单位中仍然具有举足轻重的地位。
二、重庆市秘书从业人员的现状调查情况
经过对问卷的综合、归纳、分析,情况如下:
(一)秘书从业人员对秘书职业的认识
1、地位:当一份工作做就好,无所谓。
“您认为做好秘书有社会地位么?”有39.7%的人认为秘书就是一份工作,当作一份工作做就好,对于社会地位抱无所谓的态度,有26.8%的人认为秘书接近领导的机会多,晋升的机会就多。但有35.6%的秘书也担忧正是与领导接触的时间多,优点缺点领导都看在眼里,晋升道路不一定顺利。
2、苦恼:工作繁琐,薪水低,压力大。
“您觉得秘书的薪水多少合理?” 调查显示,44.1%的秘书月薪1001-2000元;20.6%的秘书是2001-3000元,70.4%的秘书认为2000-3000元才是合理的报酬。59.9%的秘书认为是繁琐的事务性工作,秘书要在复杂而繁琐的小事情间,处理协调各方面的关系,承受更多心理压力。干的是管家活,拿的却是“丫环”的钱。
3、前景:倾向做行政主管,有机会也跳槽。
秘书工作因为接触到业务的各个方面,在职业转换中,特别是企事业单位的内部换岗具有很好的优势。在“您认为秘书将来的职位发展方向是什么”的问题中,选择行政主管的比例最高,是38.5%;其次分别是经理助理20.3%;人力资源经理11.3%;部门经理11.3%;办公室主任8.6%。37.9%的人也认为如果有机会也跳槽。
4、转型:专业背景是基石,复合型知识结构是前途。
“您除了具有所学专业,还有什么知识背景?”有40.4%的人认为好的秘书最好具备本行业的专业知识背景。有43.5%的秘书除了所学专业知识,还具备管理学、公共关系学、营销学等知识背景。这是以往的秘书从业人员所不具备的。以往的秘书只要形象气质好、组织协调能力强、能熟练使用电脑及各种办公设备就行,而现在更强调业务背景,如生产部秘书职位要求有化工或理工科背景,还应该具备营销学知识;公关部门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识和一定的实践经验还应该具备管理学知识。因此,这部分秘书从业人员转型基础必须具备复合型知识结构与复合型能力结构,前途才会更远大。
5、培训:还是一片空白,有兴趣参加业务培训。
“有参加过秘书工作方面的培训么?” 有45.9%的秘书从业人员坦言没有参加过专业培训,大多都是摸着石头过河,一边工作一边学习。“对秘书提高素质的培训有兴趣么?”55.3%的秘书从业人员表示有兴趣参加提高业务能力的培训,但这方面的培训还不多,跟不上需求。
(二)秘书从业人员现状的基本特点
1、性别差异较大,明显地有女性化趋势。在重庆市秘书人员中,在党政机关中的秘书从业人员中男性所占比例较大,男女性别比例悬殊大。在企事业单位女性秘书数量大,与未来秘书行业发展的男女比例适当趋势要求相关甚远。
2、年龄结构年轻化。 35岁以下的秘书人员占59.3%,36-40岁秘书人员占15.9%,41-49岁秘书人员占9.3%,50岁以上的占2.5%,秘书人员中75.2%为40岁以下的中青年,比例适合秘书工作人员的年龄要求。
3、学历结构趋优。全市专科以上秘书占87%,其中本科,研究生占33.9%,高中以下学历只占13%。 从第一学历看,具有专科以上学历的占36.2%。全市秘书队伍学历结构逐步优化,整体业务素质不断提高。
4、素质结构较高。全市秘书人员中中共党员所占比例较大,党团员所比例占90%以上。党政机关、事业单位相当部分秘书人员都获得了秘书职业资格证书,整体素质较高。企业秘书从业人员极少比例获得秘书职业资格证书。
5、党政机关、事业单位秘书从业人员队伍相对稳定,企业秘书从业人员流动性逐渐加强。 从秘书队伍的现状来看,党政机关、事业单位秘书队伍是进少出少。 从事秘书工作5年以上的占78%,5年以下的只占22%,而且流动逐年减少。 企业单位86%的秘书从业人员则希望有机会晋升或者寻找机会转型。
三、重庆秘书从业人员存在的问题
(一)秘书队伍自身存在的问题
1、业务素质参差不齐,有非秘书专业倾向。 目前,在岗秘书从业人员,从文化程度看,从初中,高中,大专,本科到研究生多层次均有,参差不齐。据调查,重庆市党政机关、事业单位的秘书人员大都是从基层単位或者是从教师中选拔的人才,这些人员或者是在写作能力上,或者是在组织协调能力上比较突出,但因为大都没有接受过系统的秘书理论教育,其知识结构和能力素质往往表现出种种不适应,不是法律,经济等方面的知识欠缺,就是运用现代管理知识和现代科学技术处理信息的能力不足。从知识结构看,企业单位秘书从业人员杂家多,专家少,缺乏相应的专业水平。许多单位招聘或选用秘书人员,并不是非秘书专业不可,他们看重是否具有良好的文字运用能力、组织协调社交能力和办公室事务能力。76%是非秘书专业出身,53%不具备秘书资格证书。这些非秘书专业毕业从事秘书工作的从业人员,虽然了解熟悉本单位、部门的业务,但缺乏秘书专业训练,适应秘书岗位需要较长的时间。而且秘书继续教育跟不上,没有专门的培训机构、培训教材和师资,没有比较完善的专门培训体制,也是影响秘书人员业务素质提高的重要原因之一。
2、实践能力不足。 在秘书人员中,有基层工作经验或领导岗位经历的秘书人员所占比例较小, 绝大多数没有在基层工作或锻炼过,大多数是直接从学校毕业上岗的,加之缺少在基层锻炼的机会,大多数秘书人员担任管理者或领导者能力不足。目前,在秘书队伍中既具有较高的业务素质,又具有较强的综合协调,管理创新能力,既具有秘书才能,又具有现代领导才能的复合型,高素质秘书人才相当缺乏,这与市场经济和现代行政管理对秘书人才的要求极不相适应。
3、竞争意识不强。 社会发展要求秘书人员树立强烈的竞争意识,然而在实际工作中,秘书的竞争意识出现了不同程度的淡化。一方面,是社会上对秘书工作存在偏见,有些人习惯将秘书的职业角色定位为舞文弄墨的“吹鼓手”,有的甚至把某些领导出了问题的责任推到秘书身上,以致秘书的公众形象欠佳,秘书职业缺乏应有的吸引力,进而直接影响了秘书人员竞争意识的确立;另一方面,秘书职位的卑微与领导地位的权威形成鲜明对比,使一些心理素质较差的秘书容易滋生自卑心理,造成工作上缺少动力和热情,瞻前顾后,缺乏信心;再者,秘书时常处于被领导,被支配的从属地位,很少有独立自主大胆的开展工作的舞台,导致自主意识淡化,依附心理增强。
(二)客观环境方面存在的问题
1、评价机制不佳。 长期以来,在评价秘书时,没有将秘书与其他行政干部相区别,忽视了秘书工作的特殊性。 对秘书人员的评价往往由其服务对象的个人印象和好恶决定,存在着很大随意性。 这种评价方式带来的直接后果是秘书的工作积极性遭到挫伤,以致有人感叹:今生错当秘书,来世不做嫁衣。
2、激励机制不活。 在市场经济条件下,秘书工作人员落入低收入阶层,尽管他们在工作中扛大梁,挑重担,任劳任怨,但得到的报酬与他们付出的劳动代价却落差很大。 由于秘书职业资格证书普及不足,在评价秘书工作绩效时,往往忽视秘书工作的特殊性,尤其文字秘书人员工作实绩的隐形性得不到认可,加之激励机制不活,得失反差明显。
3、环境待遇不好。 无论是工作环境,还是政治、经济待遇,以至家庭后顾之忧的解决,由于市场化、感情化的因素增多,秘书人员的许多实际问题不可能都依靠领导、単位解决,往往是“埋头苦干”地搞,不如“东奔西走”的跑,由此产生了心理不平衡。
(三)国家秘书职业资格证书的普及和认可不容乐观
调查显示,党政机关、事业单位相当部分秘书人员获得了秘书职业资格证书,整体素质较高;企业秘书从业人员79%的比例未获得秘书职业资格证书,秘书职业资格证书的普及不容乐观。
秘书职业资格制度是国家对秘书职业实行的一种法定的职业许可制度。秘书职业资格一经取得,在全国范围内不受地域,时间的限制,具有普遍适用的效力,非依法律规定不得丧失和撤销。秘书工作是一项技术性、专业性很强的工作,其技术性、专业性的特点日益被人们所认识。比如公文写作,计算机的操作与运用等,既有规范性、格式化的要求,又要发挥个人的聪明才智,一般工作人员难以胜任。但目前,高素质的秘书人才在一些地方和単位相当缺乏,秘书队伍建设的现状与社会对秘书队伍的要求存在较大差距。秘书工作职业化是当前国际秘书工作的特点之一,在一些发达国家,秘书工作已成为一种社会职业,与医生,教员,律师一样是很受人们重视和尊敬的。 而在我国,秘书工作还是一种没有被大众承认的职业,人们对部分秘书人员的尊敬,不是因为对那种职业的尊敬,而是对秘书所处位置的尊敬。作为服务于领导及领导集团的秘书队伍,其工作方法,思维方式及政策制度等也必须与国际接轨,实现接轨的基本途径就是实现秘书职业化,以及为此建立的秘书职业资格制度来督促秘书从业人员整体素质的提高。
因此,要提高秘书队伍的整体素质,充分调动秘书工作人员的积极性,促使秘书队伍的管理与建设走上规范化轨道,必须以国家法律形式,实行秘书职业资格制度,这对我国秘书队伍的管理与建设必将产生积极的作用和深远的影响。实施秘书职业资格制度后,要获得相应的秘书资格,就必须通过相应的考试,考核后才能录用,否则,就会被淘汰。单位在招聘秘书从业人员时应该优先考虑持有秘书资格证书的人员。只有这样才能有利于提高秘书人员的综合素质和工作水平。
参考资料:
[1] 陈合宜.秘书学[M].广州:暨南大学出版社,2002.6.
[2] 邱卫东.杨敏.论学校思想政治工作中的人力资源开发[J].重庆教育学院学报,2002.3 .
[3] 朱永新.人力资源管理心理学[M].华东师范大学出版社,2003.11.41.
[4] 陈江平.乌鲁木齐地区秘书人员状况调查与对策研究[J].乌鲁木齐职业大学学报,2006.3.
关键词:重庆市;秘书从业人员;现状;职业认识
中图分类号:H31 文献标识码:A文章编号:1812-2485(2009)06-0001-0001
一、秘书岗位的地位在重庆市党政企事业单位中举足轻重
秘书是一个为本机关、本单位领导工作直接服务,承上启下、协调左右的综合办事机构,是上情下达、下情上达的枢纽,其主要职责是辅助管理、综合服务;主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等等。秘书工作越来越成为各级领导了解情况、把握趋势、制定计划、科学决策、推动工作的重要手段。充分认识秘书工作的重要性,对于确保各级领导正确决策,提高办事效率,推动事业发展,具有十分重要的意义。另外,秘书从业人员要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务,需要沟通上下左右,联系四面八方,处于“门面”和“窗口”的地位,代表着单位的形象。
通过抽样问卷调查和网络问卷调查的方法,调查对象为重庆市党政机关、事业单位、社会团体、国有企业和非公有制企业,共有594家单位参与调查,其中非公有制企业占424家,党政机关47家,社会团体5家,事业单位118家。此次调查也显示,设置秘书岗位的占521家,占总数的87.71%,其主要人员分布在行政办公室、党委办公室、人力资源部门及相关的业务部门。秘书岗位仍然是许多单位部门必设的岗位之一,秘书岗位的地位在重庆市企事业单位中仍然具有举足轻重的地位。
二、重庆市秘书从业人员的现状调查情况
经过对问卷的综合、归纳、分析,情况如下:
(一)秘书从业人员对秘书职业的认识
1、地位:当一份工作做就好,无所谓。
“您认为做好秘书有社会地位么?”有39.7%的人认为秘书就是一份工作,当作一份工作做就好,对于社会地位抱无所谓的态度,有26.8%的人认为秘书接近领导的机会多,晋升的机会就多。但有35.6%的秘书也担忧正是与领导接触的时间多,优点缺点领导都看在眼里,晋升道路不一定顺利。
2、苦恼:工作繁琐,薪水低,压力大。
“您觉得秘书的薪水多少合理?” 调查显示,44.1%的秘书月薪1001-2000元;20.6%的秘书是2001-3000元,70.4%的秘书认为2000-3000元才是合理的报酬。59.9%的秘书认为是繁琐的事务性工作,秘书要在复杂而繁琐的小事情间,处理协调各方面的关系,承受更多心理压力。干的是管家活,拿的却是“丫环”的钱。
3、前景:倾向做行政主管,有机会也跳槽。
秘书工作因为接触到业务的各个方面,在职业转换中,特别是企事业单位的内部换岗具有很好的优势。在“您认为秘书将来的职位发展方向是什么”的问题中,选择行政主管的比例最高,是38.5%;其次分别是经理助理20.3%;人力资源经理11.3%;部门经理11.3%;办公室主任8.6%。37.9%的人也认为如果有机会也跳槽。
4、转型:专业背景是基石,复合型知识结构是前途。
“您除了具有所学专业,还有什么知识背景?”有40.4%的人认为好的秘书最好具备本行业的专业知识背景。有43.5%的秘书除了所学专业知识,还具备管理学、公共关系学、营销学等知识背景。这是以往的秘书从业人员所不具备的。以往的秘书只要形象气质好、组织协调能力强、能熟练使用电脑及各种办公设备就行,而现在更强调业务背景,如生产部秘书职位要求有化工或理工科背景,还应该具备营销学知识;公关部门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识和一定的实践经验还应该具备管理学知识。因此,这部分秘书从业人员转型基础必须具备复合型知识结构与复合型能力结构,前途才会更远大。
5、培训:还是一片空白,有兴趣参加业务培训。
“有参加过秘书工作方面的培训么?” 有45.9%的秘书从业人员坦言没有参加过专业培训,大多都是摸着石头过河,一边工作一边学习。“对秘书提高素质的培训有兴趣么?”55.3%的秘书从业人员表示有兴趣参加提高业务能力的培训,但这方面的培训还不多,跟不上需求。
(二)秘书从业人员现状的基本特点
1、性别差异较大,明显地有女性化趋势。在重庆市秘书人员中,在党政机关中的秘书从业人员中男性所占比例较大,男女性别比例悬殊大。在企事业单位女性秘书数量大,与未来秘书行业发展的男女比例适当趋势要求相关甚远。
2、年龄结构年轻化。 35岁以下的秘书人员占59.3%,36-40岁秘书人员占15.9%,41-49岁秘书人员占9.3%,50岁以上的占2.5%,秘书人员中75.2%为40岁以下的中青年,比例适合秘书工作人员的年龄要求。
3、学历结构趋优。全市专科以上秘书占87%,其中本科,研究生占33.9%,高中以下学历只占13%。 从第一学历看,具有专科以上学历的占36.2%。全市秘书队伍学历结构逐步优化,整体业务素质不断提高。
4、素质结构较高。全市秘书人员中中共党员所占比例较大,党团员所比例占90%以上。党政机关、事业单位相当部分秘书人员都获得了秘书职业资格证书,整体素质较高。企业秘书从业人员极少比例获得秘书职业资格证书。
5、党政机关、事业单位秘书从业人员队伍相对稳定,企业秘书从业人员流动性逐渐加强。 从秘书队伍的现状来看,党政机关、事业单位秘书队伍是进少出少。 从事秘书工作5年以上的占78%,5年以下的只占22%,而且流动逐年减少。 企业单位86%的秘书从业人员则希望有机会晋升或者寻找机会转型。
三、重庆秘书从业人员存在的问题
(一)秘书队伍自身存在的问题
1、业务素质参差不齐,有非秘书专业倾向。 目前,在岗秘书从业人员,从文化程度看,从初中,高中,大专,本科到研究生多层次均有,参差不齐。据调查,重庆市党政机关、事业单位的秘书人员大都是从基层単位或者是从教师中选拔的人才,这些人员或者是在写作能力上,或者是在组织协调能力上比较突出,但因为大都没有接受过系统的秘书理论教育,其知识结构和能力素质往往表现出种种不适应,不是法律,经济等方面的知识欠缺,就是运用现代管理知识和现代科学技术处理信息的能力不足。从知识结构看,企业单位秘书从业人员杂家多,专家少,缺乏相应的专业水平。许多单位招聘或选用秘书人员,并不是非秘书专业不可,他们看重是否具有良好的文字运用能力、组织协调社交能力和办公室事务能力。76%是非秘书专业出身,53%不具备秘书资格证书。这些非秘书专业毕业从事秘书工作的从业人员,虽然了解熟悉本单位、部门的业务,但缺乏秘书专业训练,适应秘书岗位需要较长的时间。而且秘书继续教育跟不上,没有专门的培训机构、培训教材和师资,没有比较完善的专门培训体制,也是影响秘书人员业务素质提高的重要原因之一。
2、实践能力不足。 在秘书人员中,有基层工作经验或领导岗位经历的秘书人员所占比例较小, 绝大多数没有在基层工作或锻炼过,大多数是直接从学校毕业上岗的,加之缺少在基层锻炼的机会,大多数秘书人员担任管理者或领导者能力不足。目前,在秘书队伍中既具有较高的业务素质,又具有较强的综合协调,管理创新能力,既具有秘书才能,又具有现代领导才能的复合型,高素质秘书人才相当缺乏,这与市场经济和现代行政管理对秘书人才的要求极不相适应。
3、竞争意识不强。 社会发展要求秘书人员树立强烈的竞争意识,然而在实际工作中,秘书的竞争意识出现了不同程度的淡化。一方面,是社会上对秘书工作存在偏见,有些人习惯将秘书的职业角色定位为舞文弄墨的“吹鼓手”,有的甚至把某些领导出了问题的责任推到秘书身上,以致秘书的公众形象欠佳,秘书职业缺乏应有的吸引力,进而直接影响了秘书人员竞争意识的确立;另一方面,秘书职位的卑微与领导地位的权威形成鲜明对比,使一些心理素质较差的秘书容易滋生自卑心理,造成工作上缺少动力和热情,瞻前顾后,缺乏信心;再者,秘书时常处于被领导,被支配的从属地位,很少有独立自主大胆的开展工作的舞台,导致自主意识淡化,依附心理增强。
(二)客观环境方面存在的问题
1、评价机制不佳。 长期以来,在评价秘书时,没有将秘书与其他行政干部相区别,忽视了秘书工作的特殊性。 对秘书人员的评价往往由其服务对象的个人印象和好恶决定,存在着很大随意性。 这种评价方式带来的直接后果是秘书的工作积极性遭到挫伤,以致有人感叹:今生错当秘书,来世不做嫁衣。
2、激励机制不活。 在市场经济条件下,秘书工作人员落入低收入阶层,尽管他们在工作中扛大梁,挑重担,任劳任怨,但得到的报酬与他们付出的劳动代价却落差很大。 由于秘书职业资格证书普及不足,在评价秘书工作绩效时,往往忽视秘书工作的特殊性,尤其文字秘书人员工作实绩的隐形性得不到认可,加之激励机制不活,得失反差明显。
3、环境待遇不好。 无论是工作环境,还是政治、经济待遇,以至家庭后顾之忧的解决,由于市场化、感情化的因素增多,秘书人员的许多实际问题不可能都依靠领导、単位解决,往往是“埋头苦干”地搞,不如“东奔西走”的跑,由此产生了心理不平衡。
(三)国家秘书职业资格证书的普及和认可不容乐观
调查显示,党政机关、事业单位相当部分秘书人员获得了秘书职业资格证书,整体素质较高;企业秘书从业人员79%的比例未获得秘书职业资格证书,秘书职业资格证书的普及不容乐观。
秘书职业资格制度是国家对秘书职业实行的一种法定的职业许可制度。秘书职业资格一经取得,在全国范围内不受地域,时间的限制,具有普遍适用的效力,非依法律规定不得丧失和撤销。秘书工作是一项技术性、专业性很强的工作,其技术性、专业性的特点日益被人们所认识。比如公文写作,计算机的操作与运用等,既有规范性、格式化的要求,又要发挥个人的聪明才智,一般工作人员难以胜任。但目前,高素质的秘书人才在一些地方和単位相当缺乏,秘书队伍建设的现状与社会对秘书队伍的要求存在较大差距。秘书工作职业化是当前国际秘书工作的特点之一,在一些发达国家,秘书工作已成为一种社会职业,与医生,教员,律师一样是很受人们重视和尊敬的。 而在我国,秘书工作还是一种没有被大众承认的职业,人们对部分秘书人员的尊敬,不是因为对那种职业的尊敬,而是对秘书所处位置的尊敬。作为服务于领导及领导集团的秘书队伍,其工作方法,思维方式及政策制度等也必须与国际接轨,实现接轨的基本途径就是实现秘书职业化,以及为此建立的秘书职业资格制度来督促秘书从业人员整体素质的提高。
因此,要提高秘书队伍的整体素质,充分调动秘书工作人员的积极性,促使秘书队伍的管理与建设走上规范化轨道,必须以国家法律形式,实行秘书职业资格制度,这对我国秘书队伍的管理与建设必将产生积极的作用和深远的影响。实施秘书职业资格制度后,要获得相应的秘书资格,就必须通过相应的考试,考核后才能录用,否则,就会被淘汰。单位在招聘秘书从业人员时应该优先考虑持有秘书资格证书的人员。只有这样才能有利于提高秘书人员的综合素质和工作水平。
参考资料:
[1] 陈合宜.秘书学[M].广州:暨南大学出版社,2002.6.
[2] 邱卫东.杨敏.论学校思想政治工作中的人力资源开发[J].重庆教育学院学报,2002.3 .
[3] 朱永新.人力资源管理心理学[M].华东师范大学出版社,2003.11.41.
[4] 陈江平.乌鲁木齐地区秘书人员状况调查与对策研究[J].乌鲁木齐职业大学学报,2006.3.