1 电子文件管理情况。调查结果显示：对本校形成的电子文件进行了归档保存的有4所高校，占受访高校的36.36％。保存电子文件的主要载体有磁带(1所学校25盘)、磁盘(2所学校43盘)、光盘(3所学校203盘)和其他(1所学校8盘)。这表明我省高校档案机构中的电子文件管理还没有真正开展起来。
　　
　　2 电子文件格式与保管情况。该项目包括电子文件格式、电子文件数量、电子文件保存地和电子文件保存方式4大项。设立本指标的目的是为了掌握高校档案机构工作人员对本单位电子文件形成格式与保管情况的了解掌控程度。
　　
　　3　电子文件格式。调查结果显示：有5所学校的档案工作者对本校形成电子文件的格式有所了解，不到受访高校的50％。在我们经过事先了解列入调查表中的10种常用电子文件格式中，受访者只列出了其中4种，列出1种的有3所学校，列出两种的有2所学校。其中：TXT(1所学校)、DOC(3所学校)、JPEG/TIFF(2所学校)、DBF(1所学校)。
　　
　　4　电子文件数量。调查结果显示：已经保存的电子文件中，单种格式的电子文件数量超过10000条以上的有1所学校1种(DBF)，其他均没有超过2000条，1000条以上的有l所学校2种(DOC、JPEG/TIFF)，500至1000条的有1所学校1种(JPEG/IIFF)，500条以下的有3所学校3种(TXT、DOC、JPEG/TIFF)。这表明我省高校在控制内的电子文件格式与数量都十分有限。
　　
　　5 电子文件保存地。调查结果显示：单独保存在档案(室)馆的有2所学校，保存在形成部门的有1所学校，同时保存在档案(室)馆与形成部门的有1所学校，没有说明情况的有1所学校。
　　
　　6　电子文件保存方式。调查结果显示：在电子文件的保存方式上，脱机硬盘保存的有3所学校，同机保存的有1所学校，没有说明情况的有1所学校。这表明我省高校的电子文件保存方式以脱机硬盘保存为主，安全性较高。
　　
　　7　主要部门设备及操作系统数量情况。该项目包括设备名称及型号、设备数量、操作系统和用途4大项。从受访者回复的情况看，有6个单位的档案工作者对此问题进行了回答。占54.5％。
　　
　　7.1 设备名称及型号。在回答此问题的6个单位中，准确写出设备名称及型号的4个，占2/3。另外2个单位只是笼统地填上“计算机”“打印机”“传真机”等等。从随后的重点调查中我们发现，高校档案工作者对计算机及相关外部设备名称型号并不熟悉，能够准确写出设备名称及型号的单位，是由专门负责设备或技术管理的同志代为填写的。
　　
　　7.2　设备数量。调查显示，回复调查的6个学校中：所有学校校(党)办公室都配置有计算机及相应硬件设备。83.3％学校的图书馆、教务处、人事处、学生处、总务处、招生就业办配置有计算机及相应硬件设备，66.7％学校的科研处配置有计算机及相应硬件设备。50％档案馆(室)、基建办配置有计算机及相应硬件设备。
　　
　　7.3　操作系统。根据对回复的5个学校47个部门的统计，使用WindowsXP的有46个，使用Windows2000的7个，使用Windows98的2个。WindowsXP是目前高校使用的主要操作系统。如果情况反映真实的话，高校电子文件管理的操作系统平台相对较为单一，易于使用与管理。
　　
　　7.4 用途。从回复的情况看，只有一个学校填写了“独立服务器”“客户机”这样的大类用途。没有一个学校的档案管理人员对本学校各个部门计算机的用途心中有数。
　　
　　8　主要部门应用系统名称及数量情况。该项目包括应用系统名称、版本、数量、主要功能、性能评价和后台数据库管理系统名称、版本和数量2大项8个小项。
　　
　　8.1 从回答的完整性看。对上述8个问题全部给予回答的只有1个学校，回答4个问题的有2个学校。回答2个问题的有2个学校。对后台数据库管理系统名称、版本和数量有所了解，并给予回答的只有1个学校。
　　
　　8.2　从应用系统的使用部门看。所有学校校(党)办公室都配置有应用软件系统。83.3％学校的图书馆、人事处、总务处、招生就业办配置有应用软件系统。66.7％学校的教务处、学生处配置有应用软件系统。33％学校的档案馆(室)配置有应用软件系统。16.6％学校的科研处配置有应用软件系统。
　　从回复的情况看，最多的学校有应用软件系统18套(种)，最少的也有3套(种)。有的单位一个部门最多就同时使用4套(种)应用软件。
　　
　　8.3　从应用软件的来源看。全部应用软件中商品化软件超过了60％，系统统一要求配备的近40％。自行开发的只有5％左右。
　　
　　(作者单位：开封大学 来稿日期：2007-11-27组稿：吴雁平)