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摘要
人事代理制度是各高校目前普遍采取的一种人事管理制度，但是人事代理人员的档案管理过程中存在很多不规范的操作，容易造成档案更新不及时、材料缺失等问题，给人事档案管理工作带来困难。针对这些现实中存在的问题，可以通过建立人事代理档案规章制度、规范操作程序、信息化平台建设等多种手段来进行弥补。
关键词 高校 人事代理 档案管理
随着事业单位改革不断深入，人事代理制度逐渐成为许多高校所使用的人事管理制度，这是一种市场经济制度下形成的新型的制度。所谓人事代理制度，是指政府人事部门的人才交流机构根据国家有关政策法规，接受用人单位或个人委托，代为管理单位或个人的人事管理业务。人事代理制度实现了人事管理与人才使用相分离，使单位人转变为社会人，有利于用人单位和劳动者各取所需。
人事代理制度在高校中的成长与普遍适用有其存在的时代背景和特殊因素，市场经济制度下，人事代理制度可以使高校掌握一定的用人自主权，减轻大量的人事档案整理工作负担，消除个人对单位的依赖关系，尤其可以帮助高校解决在人才引进、人才分层管理、人事档案管理、户籍挂靠等方面遇到的问题。人事代理制度对个人而言，可以改变过去“人才单位所有”的人身依附关系，实现“单位人”向“社会人”的转变。作为高校制度改革的内容之一，人事代理制度以其特殊性成为某类个人人事管理的普遍做法，并且将更加普遍采用。高校在适应市场经济发展的过程中，深化劳动人事和分配制度的改革，建立高效的人力资源使用机制是必须的。高校实行人事代理制度，实现对聘用人员进行分类管理，建立具有灵活多变的用人机制，使人事代理人员能够更自由地进行择业和发展，使人才流动更加便利和合理，其优势也是其他制度不可比拟的。
一、高校实行人摹代理档案管理工作中存在的问题
高校人事档案是教职工个人信息的重要载体，是高校组织人事部门进行职称晋升、工资定级、干部考察、选拔任用的客观依据和有力凭证，因此，在某些高校对教职工同时实行人事代理和正式事业编制的情况下，人事代理的档案管理工作提出了更高的要求。高校实行人事代理制度后，人事档案管理主体实际上分成了两个部分，一是由学校档案馆对传统体制下的教职工档案进行管理，另一个是由当地人才交流服务中心来对人事代理制度下的教职工档案进行管理。这两个部分人员档案管理划分的常见标准一般有两种，第一种是以学历学位为分界线，如硕士及硕士以下人员实行人事代理，第二种是以时间为分界线，学校根据自身的情况设定一个时间点，时间点之前的人员实施传统的人事管理，时间点之后入校的人员实行人事代理制度，但是，在实际操作中，学历学位、职称、职务、时间点等几个因素都在起作用，比如职称达到副高级别、职务达到副处级别就可以不再实行人事代理制度，其中任何一项标准都是人事代理人员向正式教职工转变的途径。人事代理工作的复杂性决定了人事代理人员的档案管理工作的繁琐性，这就容易产生一系列管理和操作上的问题。
(一)人事代理档案材料没有及时更新补充。
在人事代理人员进入高校工作后，会和在编职工一样每年都会形成新的档案材料，如工资级别调整表、职称晋升评定表格、奖惩材料、年终考核表、职务表等各类入档材料。由于人事处、档案馆、人才交流服务中心三个档案相关部门之间的信息交流不畅，导致很多人事档案材料无法得到及时更新。由于每年都有一定的新进教职工，且分布在不同的时间段，人事处无法及时向档案馆提交准确的人事代理人员名单，档案馆在接收人事档案材料的时候无法判断其档案该按照什么程序处理，经常会造成错误的操作，将人事代理人员的档案编上档号按照传统制度下的人事档案进行管理。
(二)人事档案查阅不便，造成效率低下。
一般来讲，高校人事代理人员的工龄计算、工资定级、职称评定、教师资格认定、年度考核、入党材料等都需要查阅原始档案内容，但是档案管理部门(即人才交流服务中心)和档案查阅部门(高校人事和组织部门)不是一个单位，这就使得在需要对教职工档案进行审核时，必须到档案管理部门查阅，其间会经过繁琐的查阅手续和流程，这必然会使得工作效率下降，增加在档案管理和查阅上的人力、物力和财力，增加工作成本。就个人来说，开具档案证明、户籍证明等材料时，也必须奔走在各个部门之间才能完成，也增加了个人的开支。
(三)代理机构与用人单位权责不明，代理机构服务不到位。
由于涉及档案形成与管理的各个部门之间权责不明，导致在实际工作中会形成互相推拖责任、效率低下、信息安全程度不高等特点。在现实中，代理机构不但对档案更新没有做实质性的具体工作，而且每年还会收取价格不菲的代理费用，这对于高校来说是一项财政负担。人事档案工作的动态性很强，需要及时更新档案材料，每年具体性的档案管理工作实际上还是由高校的档案管理人员在办理，各种档案交接与移送都会产生许多问题，而这些问题的责任承担者大多在用人单位一方。
二、高校人事代理档案管理的对策分析
针对以上现实中存在的各种问题，在综合一些地方档案管理先进经验的基础上，笔者提出以下建议。
(一)采取合理有效的档案分类管理办法，防止档案形成过程中的遗漏。
高校人事代理人员进校前形成的档案材料存放于人才代理机构，进校后形成的新材料可以另外单独形成新档案由高校档案馆负责统一管理，这样做的好处是一方面节约了档案跨单位查阅、补充中浪费的人力、物力，另一方面也方便了对人事代理人员档案的统一管理。在人事代理人员工作流动时，可以将人才代理机构与高校档案馆的材料合并之后再转移，也减少了当前情况可能出现的档案材料缺失的可能性。
(二)形成合理有效的档案操作流程，保障人事代理工作的规范化。
高校和人事代理机构之间要有权责明晰的职责范围，建立及时准确的信息反馈制度，可以采用现代化信息网络平台来推进高校和人事代理机构之间的信息共享与交流协作。人事代理机构必须要强化服务意识，做好人事代理人员档案的收集、整理、保管、保密、开具证明等多项服务工作；而高校要积极对人事代理人员在职期间形成韵入党、职称、工资证明、考核等新形成的材料进行整理与补充，保证人事档案的完整性、及时性与真实性。
(三)人事代理机构强化服务意识，提高档案管理工作水平。
人事代理机构的档案工作规范与否，与档案管理人员的素质有
人事代理制度是各高校目前普遍采取的一种人事管理制度，但是人事代理人员的档案管理过程中存在很多不规范的操作，容易造成档案更新不及时、材料缺失等问题，给人事档案管理工作带来困难。针对这些现实中存在的问题，可以通过建立人事代理档案规章制度、规范操作程序、信息化平台建设等多种手段来进行弥补。
关键词 高校 人事代理 档案管理
随着事业单位改革不断深入，人事代理制度逐渐成为许多高校所使用的人事管理制度，这是一种市场经济制度下形成的新型的制度。所谓人事代理制度，是指政府人事部门的人才交流机构根据国家有关政策法规，接受用人单位或个人委托，代为管理单位或个人的人事管理业务。人事代理制度实现了人事管理与人才使用相分离，使单位人转变为社会人，有利于用人单位和劳动者各取所需。
人事代理制度在高校中的成长与普遍适用有其存在的时代背景和特殊因素，市场经济制度下，人事代理制度可以使高校掌握一定的用人自主权，减轻大量的人事档案整理工作负担，消除个人对单位的依赖关系，尤其可以帮助高校解决在人才引进、人才分层管理、人事档案管理、户籍挂靠等方面遇到的问题。人事代理制度对个人而言，可以改变过去“人才单位所有”的人身依附关系，实现“单位人”向“社会人”的转变。作为高校制度改革的内容之一，人事代理制度以其特殊性成为某类个人人事管理的普遍做法，并且将更加普遍采用。高校在适应市场经济发展的过程中，深化劳动人事和分配制度的改革，建立高效的人力资源使用机制是必须的。高校实行人事代理制度，实现对聘用人员进行分类管理，建立具有灵活多变的用人机制，使人事代理人员能够更自由地进行择业和发展，使人才流动更加便利和合理，其优势也是其他制度不可比拟的。
一、高校实行人摹代理档案管理工作中存在的问题
高校人事档案是教职工个人信息的重要载体，是高校组织人事部门进行职称晋升、工资定级、干部考察、选拔任用的客观依据和有力凭证，因此，在某些高校对教职工同时实行人事代理和正式事业编制的情况下，人事代理的档案管理工作提出了更高的要求。高校实行人事代理制度后，人事档案管理主体实际上分成了两个部分，一是由学校档案馆对传统体制下的教职工档案进行管理，另一个是由当地人才交流服务中心来对人事代理制度下的教职工档案进行管理。这两个部分人员档案管理划分的常见标准一般有两种，第一种是以学历学位为分界线，如硕士及硕士以下人员实行人事代理，第二种是以时间为分界线，学校根据自身的情况设定一个时间点，时间点之前的人员实施传统的人事管理，时间点之后入校的人员实行人事代理制度，但是，在实际操作中，学历学位、职称、职务、时间点等几个因素都在起作用，比如职称达到副高级别、职务达到副处级别就可以不再实行人事代理制度，其中任何一项标准都是人事代理人员向正式教职工转变的途径。人事代理工作的复杂性决定了人事代理人员的档案管理工作的繁琐性，这就容易产生一系列管理和操作上的问题。
(一)人事代理档案材料没有及时更新补充。
在人事代理人员进入高校工作后，会和在编职工一样每年都会形成新的档案材料，如工资级别调整表、职称晋升评定表格、奖惩材料、年终考核表、职务表等各类入档材料。由于人事处、档案馆、人才交流服务中心三个档案相关部门之间的信息交流不畅，导致很多人事档案材料无法得到及时更新。由于每年都有一定的新进教职工，且分布在不同的时间段，人事处无法及时向档案馆提交准确的人事代理人员名单，档案馆在接收人事档案材料的时候无法判断其档案该按照什么程序处理，经常会造成错误的操作，将人事代理人员的档案编上档号按照传统制度下的人事档案进行管理。
(二)人事档案查阅不便，造成效率低下。
一般来讲，高校人事代理人员的工龄计算、工资定级、职称评定、教师资格认定、年度考核、入党材料等都需要查阅原始档案内容，但是档案管理部门(即人才交流服务中心)和档案查阅部门(高校人事和组织部门)不是一个单位，这就使得在需要对教职工档案进行审核时，必须到档案管理部门查阅，其间会经过繁琐的查阅手续和流程，这必然会使得工作效率下降，增加在档案管理和查阅上的人力、物力和财力，增加工作成本。就个人来说，开具档案证明、户籍证明等材料时，也必须奔走在各个部门之间才能完成，也增加了个人的开支。
(三)代理机构与用人单位权责不明，代理机构服务不到位。
由于涉及档案形成与管理的各个部门之间权责不明，导致在实际工作中会形成互相推拖责任、效率低下、信息安全程度不高等特点。在现实中，代理机构不但对档案更新没有做实质性的具体工作，而且每年还会收取价格不菲的代理费用，这对于高校来说是一项财政负担。人事档案工作的动态性很强，需要及时更新档案材料，每年具体性的档案管理工作实际上还是由高校的档案管理人员在办理，各种档案交接与移送都会产生许多问题，而这些问题的责任承担者大多在用人单位一方。
二、高校人事代理档案管理的对策分析
针对以上现实中存在的各种问题，在综合一些地方档案管理先进经验的基础上，笔者提出以下建议。
(一)采取合理有效的档案分类管理办法，防止档案形成过程中的遗漏。
高校人事代理人员进校前形成的档案材料存放于人才代理机构，进校后形成的新材料可以另外单独形成新档案由高校档案馆负责统一管理，这样做的好处是一方面节约了档案跨单位查阅、补充中浪费的人力、物力，另一方面也方便了对人事代理人员档案的统一管理。在人事代理人员工作流动时，可以将人才代理机构与高校档案馆的材料合并之后再转移，也减少了当前情况可能出现的档案材料缺失的可能性。
(二)形成合理有效的档案操作流程，保障人事代理工作的规范化。
高校和人事代理机构之间要有权责明晰的职责范围，建立及时准确的信息反馈制度，可以采用现代化信息网络平台来推进高校和人事代理机构之间的信息共享与交流协作。人事代理机构必须要强化服务意识，做好人事代理人员档案的收集、整理、保管、保密、开具证明等多项服务工作；而高校要积极对人事代理人员在职期间形成韵入党、职称、工资证明、考核等新形成的材料进行整理与补充，保证人事档案的完整性、及时性与真实性。
(三)人事代理机构强化服务意识，提高档案管理工作水平。
人事代理机构的档案工作规范与否，与档案管理人员的素质有