论文部分内容阅读
【摘要】高职院校的教学档案发展成为信息化管理模式是一种必然的趋势，目前的高职院校对教学档案信息化的管理意识还是比较弱，并且缺乏先进的档案管理技术和手段，缺乏高素质、高水平的档案管理人，还不能对档案实行合理的开发和利用。为了解决这一些问题，需要学校注重教学档案的信息资源开发利用性价值；建立健全的高职院校教学档案信息化管理制度；建设一支符合高职院校发展需要的档案管理队伍；创新高职院校档案管理的方法和技术手段。
【关键词】教学档案；高职院校；信息化管理
一、教学档案的信息化管理是大部分高职院校改革和发展的必然趋势
教学的档案是管理教学的重要组成，是高职院校进行教学改革、教学研究、教学发展的依据，是在教学实践活动和教学管理中直接形成的有保存价值的图表、文字、声像载体等各种不同形式材料，涉及的内容非常多、范围很广。伴随着高等学校职业教育的迅猛发展，教学档案信息化的管理是很多高职院校改革和发展的必然趋势。原因是：庞大的信息量增大了教学档案管理人的工作强度和难度。近几年，各大高职院校学生的人数和教职员工人数均呈递增的趋势，原来由一位档案人员可以完成的工作现在需要一位专职的档案管理人才可能完成，原来可由4个文件柜装下的一个学年的档案材料现在需要8个文件柜甚至是更多才能够容纳。信息量的大量增加直接导致了人力、财力、物力的增大，而且目前高职院校在教学的资源有限的情况下，在一年半载之内是无法满足教学的档案管理方面需求，基本的条件和设施不到位直接影响了教学档案管理质量。其次，由于行政办公软件以及计算机的应用在各个高职院校的普及，很多的纸质文件、资料都采用电子文档的形式通过行政办公软件来进行传阅和保存。现有的教学档案的管理方面一系列的规章制度均只涉及了纸质文档的管理办法，若是将这部分的电子文档打印成纸质文档然后再进行整理归档，这似乎是太浪费资源，也不符合提倡的“无纸化办公”这个理念。
二、当前高职院校在教学档案信息化管理过程中存在的问题
（1）对教学档案信息化管理的意识较弱。目前高职院校仍然在教学档案信息化管理这方面的制度不够好，与它相关的技术和设备还没有跟上，所以教职员工大都对档案的信息化管理的意识不够强，在档案管理时遇到的新问题没有认真、仔细的研究，仍然按老一套的教学档案管理制度来进行管理，导致教学档案管理这方面出现了很多的漏洞。例如学院下发文件均是采用电子文档通来过行政办公软件公布，有的档案的管理员或者教职員工收到电子文档后而没有及时存档，有的人还甚至认为学院会下发纸质的文件，看完了之后就不再理睬了，一旦再需要这些文件时，只有再次向学院的文件发送部门去索取。（2）缺乏高素质和高水平的档案管理人员。管理技术和手段的提高，对管理人员的素质和水平相应的提出了更高要求。传统的档案管理工作对人员的学识、综合素质相对来说要求较低，甚至在计算机操作上也没有要求。但是档案信息化管理对档案管理人的要求很高。首先，他们需要对高职教育有了解和认识，对所在高职院校的现状和历史有一定的了解认识；其次，熟悉档案管理知识和一些操作的技能；再次，熟悉先进的档案管理技术和手段；最后，他们还需要具备相对较强的信息处理的能力和服务意识。当前高职院校中，能符合以上条件的档案管理人尚属匮乏。
三、强化高职院校教学档案信息化管理的措施
（1）注重教学档案信息资源的价值。档案是历史的事实记载，同时也是新的起点。在高职院校建设好教学的档案时，注意它的信息资源有效的开发和利用，进而深化教学的改革，强化教学的管理，提高教学的质量。比如：将优秀的教师课件、实验报告、电子教案等集合起来，刻录成光盘并收集入库，以供年轻的教师进行学习研究，同时这也为精品课程的建设提供有力依据。高职院校需要充分的借助校园网络这一平台，来加大教学档案信息公开的力度，可以运用网络来实现资源的共享，实行档案信息的远程服务，目的使广大的教职员工进行教学的改革和创新研究时可以少走弯路或者不走弯路，最终提高工作效率。（2）健全教学档案信息化管理制度。建立监督和检查机制，上一级的档案管理部门应该对所管辖的档案部门进行指导、检查、监督，对基层的档案部门提出的问题给与及时处理，在工作中做得不好的地方指出并且督促它按时并按质的完成。（3）建立具有高素质的档案管理队伍。（4）用创新的思维来对高职院校的档案进行管理。
四、结语
对高校的档案进行有效的管理是非常重要的，能够让教学秩序更顺利的进行，学生学习也会更有效率，但是，对档案信息的管理仍需要不断的研究和提高。
参 考 文 献
[1]何强，杨凌云．加强高职院校档案信息化管理对策的研讨[J]．科技信息．2010（33）
[2]王颖，胡祖平．高职院校档案信息化工作的探索与实践[J]．职业．2007（33）
【关键词】教学档案；高职院校；信息化管理
一、教学档案的信息化管理是大部分高职院校改革和发展的必然趋势
教学的档案是管理教学的重要组成，是高职院校进行教学改革、教学研究、教学发展的依据，是在教学实践活动和教学管理中直接形成的有保存价值的图表、文字、声像载体等各种不同形式材料，涉及的内容非常多、范围很广。伴随着高等学校职业教育的迅猛发展，教学档案信息化的管理是很多高职院校改革和发展的必然趋势。原因是：庞大的信息量增大了教学档案管理人的工作强度和难度。近几年，各大高职院校学生的人数和教职员工人数均呈递增的趋势，原来由一位档案人员可以完成的工作现在需要一位专职的档案管理人才可能完成，原来可由4个文件柜装下的一个学年的档案材料现在需要8个文件柜甚至是更多才能够容纳。信息量的大量增加直接导致了人力、财力、物力的增大，而且目前高职院校在教学的资源有限的情况下，在一年半载之内是无法满足教学的档案管理方面需求，基本的条件和设施不到位直接影响了教学档案管理质量。其次，由于行政办公软件以及计算机的应用在各个高职院校的普及，很多的纸质文件、资料都采用电子文档的形式通过行政办公软件来进行传阅和保存。现有的教学档案的管理方面一系列的规章制度均只涉及了纸质文档的管理办法，若是将这部分的电子文档打印成纸质文档然后再进行整理归档，这似乎是太浪费资源，也不符合提倡的“无纸化办公”这个理念。
二、当前高职院校在教学档案信息化管理过程中存在的问题
（1）对教学档案信息化管理的意识较弱。目前高职院校仍然在教学档案信息化管理这方面的制度不够好，与它相关的技术和设备还没有跟上，所以教职员工大都对档案的信息化管理的意识不够强，在档案管理时遇到的新问题没有认真、仔细的研究，仍然按老一套的教学档案管理制度来进行管理，导致教学档案管理这方面出现了很多的漏洞。例如学院下发文件均是采用电子文档通来过行政办公软件公布，有的档案的管理员或者教职員工收到电子文档后而没有及时存档，有的人还甚至认为学院会下发纸质的文件，看完了之后就不再理睬了，一旦再需要这些文件时，只有再次向学院的文件发送部门去索取。（2）缺乏高素质和高水平的档案管理人员。管理技术和手段的提高，对管理人员的素质和水平相应的提出了更高要求。传统的档案管理工作对人员的学识、综合素质相对来说要求较低，甚至在计算机操作上也没有要求。但是档案信息化管理对档案管理人的要求很高。首先，他们需要对高职教育有了解和认识，对所在高职院校的现状和历史有一定的了解认识；其次，熟悉档案管理知识和一些操作的技能；再次，熟悉先进的档案管理技术和手段；最后，他们还需要具备相对较强的信息处理的能力和服务意识。当前高职院校中，能符合以上条件的档案管理人尚属匮乏。
三、强化高职院校教学档案信息化管理的措施
（1）注重教学档案信息资源的价值。档案是历史的事实记载，同时也是新的起点。在高职院校建设好教学的档案时，注意它的信息资源有效的开发和利用，进而深化教学的改革，强化教学的管理，提高教学的质量。比如：将优秀的教师课件、实验报告、电子教案等集合起来，刻录成光盘并收集入库，以供年轻的教师进行学习研究，同时这也为精品课程的建设提供有力依据。高职院校需要充分的借助校园网络这一平台，来加大教学档案信息公开的力度，可以运用网络来实现资源的共享，实行档案信息的远程服务，目的使广大的教职员工进行教学的改革和创新研究时可以少走弯路或者不走弯路，最终提高工作效率。（2）健全教学档案信息化管理制度。建立监督和检查机制，上一级的档案管理部门应该对所管辖的档案部门进行指导、检查、监督，对基层的档案部门提出的问题给与及时处理，在工作中做得不好的地方指出并且督促它按时并按质的完成。（3）建立具有高素质的档案管理队伍。（4）用创新的思维来对高职院校的档案进行管理。
四、结语
对高校的档案进行有效的管理是非常重要的，能够让教学秩序更顺利的进行，学生学习也会更有效率，但是，对档案信息的管理仍需要不断的研究和提高。
参 考 文 献
[1]何强，杨凌云．加强高职院校档案信息化管理对策的研讨[J]．科技信息．2010（33）
[2]王颖，胡祖平．高职院校档案信息化工作的探索与实践[J]．职业．2007（33）