高职院校教学管理流程的重组与优化

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  [摘要]教学管理是高等学校管理的重要组成部分,优化教学管理是提高教育教学质量的重要一环。借鉴业务流程重组的理念和思想,优化教学组织结构、课程结构、教学过程管理和管理手段是实现高职教学管理最优化的有效途径。
  [关键词]高职院校 教学管理 重组 优化
  [作者简介]姜凌(1958- ),女,湖南宁远人,永州职业技术学院机电技术系副主任,副教授,研究方向为高校教育教学管理。(湖南永州425100)
  [中图分类号]G642.0[文献标识码]A[文章编号]1004-3985(2009)02-0039-02
  
  教学管理是管理者依据一定的教学思想,遵循教学规律和管理规律,对教学过程进行计划、组织、指挥、协调、控制,以实现教育目标的过程。教学管理是高等学校管理的重要组成部分,是实现正常教学秩序、提高教学质量的基本保证。随着职业教育的发展和产业结构的调整,基于学年制管理模式,管理流程的周期性静态,信息技术的利用效率低,管理工作依赖人工操作来完成,忽视教学环节的跟踪与质量监控,缺少完整、公正、高效的教学质量评价体系,管理职能高度集中,机构设置重复,层级结构过多,分工过细,职责不明确等传统的高校教学管理模式已不适应知识经济社会信息化数字化的要求。因此,必须用系统的流程观点、以信息技术为支撑进行改革。企业流程再造理论的原理及方法就是解决这一问题的有效途径。
  
  一、高职院校教学管理流程的重组
  
  高职教学管理流程的重组,是借鉴业务流程重组的概念和方法,对教学管理决策系统、教学状况信息反馈系统、教学过程监控系统进行的重组和优化。所谓业务流程重组,即BPR(Business Process Reengineering)是20世纪90年代建立并得到迅速发展和广泛实施的一种新的管理思想,最初于1990年由美国的迈克尔·哈默(Michael Hammer)提出,在20世纪90年代中期引入到我国学术界,而后随着我国BPR应用热潮的兴起而逐渐被国内企业所熟悉。根据哈默的定义,BPR就是对企业的业务流程(Process)进行根本性(Fundamental)的再思考和彻底性(Radical)的再设计,从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性地(Dramatic)改善。显然,BPR强调以业务流程为改造对象和中心,以关心客户的需求和满意度为目标,对现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计,利用先进的制造技术、信息技术以及现代化的管理手段,最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成,以打破传统的职能型组织结构(Function-Organization),建立全新的过程型组织结构(Process-Oriented Organization),从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面的巨大改善。把这个概念引用到高职院校教学管理的业务流程的改造中来,其重组模式应该是:以教学管理作业流程为中心,打破金字塔状的组织结构,使教学的管理业务能适应信息社会的高效率和快节奏,满足学校内部和外部对相关教学管理信息的需求。BPR经营理念的核心在于通过改造,提高工作效率和服务质量,满足广大客户的需要,最终提高社会和客户的满意度,提升企业的核心竞争力。在这里,学校的客户就是学生或学生家长。由于流程重组过程处于管理学的心脏地位,所以BPR与并行工程、敏捷制造一样特别强调过程,即如何将企业的各部门、各环节通过过程的重建组成一个有机的整体,使之成为一个具有共同目标的系统,实现资源共享以及各部门之间的高度协调。联系教学业务的实际,我们发现,基于BPR的教学管理流程重组和优化改造大有可为。
  1.高职院校教学管理流程重组的范围。高职院校教学管理的业务流程重组,首先要从全局着眼,调整战略,制订计划,确认重组的形式、内容、目的等,然后落实措施,各项完成。这里把重组的范围简要概括如下:
  项目——教学管理模式。在所有教学管理的基本模式中,都必须基于服务目的,进行新的整合,使形式简洁,任务明确,便于操作,易于达到目标。
  形式——合作。指学校内部各部门之间的合作。
  内容——包括专业建设与管理、教学计划管理、教学运行管理、教学质量管理与教学评价、教师队伍管理、教学基本建设(实验室、实训基地和教材、教学制度等)、教学考务管理、科研管理、教学档案管理等。
  产品——教学管理服务。
  对象——师生。师生是服务对象。
  目的——服务。通过管理服务,满足师生要求,实现对师生的优质服务。
  目标——学生、家长和社会对服务满意,这不仅是指对教学管理模式的满意,也是指对学校的满意。
  在这个基本框架里,通过学校内部各部门间的管理协调,形成齐抓共管,酿造出优质的服务产品,提供给服务对象,其目的是给师生提供优质的服务。最终目标是学生、家长和社会满意度的提高。这种具有教学管理业务流程重组特点的模式改革,促成了教学管理模式的优化和品质提升,对提高服务质量,提升高职院校的核心竞争力,具有极为重要的意义。
  2.高职院校教学管理流程重组的工作流程。对教学管理流程进行重组,就是把多个人从事的活动进行合并,实现流程的自动化运转,去掉冗余程序,减少工作推诿扯皮的现象,提高工作效率,使教学管理中许多复杂的问题程序化、数据化、高效化,从而为学校师生提供优质服务并提高他们的满意度。而整个业务流程重组的方案、措施和实施过程,必须紧紧扣住教学管理现代化这个主题。基于BPR的教学管理信息化建设的基本思路是:首先要进行教学管理流程重组,再根据流程需要建设网络环境支持系统与应用系统,并进行组织方面的重组,以确保信息化建设在正确方向指引下顺利、高效、低成本地实施。其主要步骤有:
  第一,明确目标。必须对高职教学管理的自身结构和优劣态势有明确的理解,以及对高职教育发展的规律和理念、其他高校所采取的创造性活动、自身技术能力等方面准确了解和把握。
  第二,过程分析与设计。采用系统分析方法,从信息化、网络化和数字化的能力视角,对当前管理结构和管理流程进行分析和描述,寻求过程之间的数据流程和传递、控制关系,建立新过程的设计参数及标准、数据模型和过程模型,再造出新流程框架。
  第三,系统建设。针对新的管理流程进行系统建设,可以引进也可以自主开发,包括结构调整、软件应用等。教学管理有其固有的规律和模式,更会随环境、需求等的变化,而不断改变过程,调整方式。因此,高职教学管理系统的建设要具有动态性、可扩充性,便于二次修改。
  第四,再设计和再实施。最终目标是为教学管理提供能产生创造性绩效的新过程,而不是设计、编码和测试信息系统。过程再造是实施——改进——再实施——再改进的过程,信息系统建设也是不会终止的,只有不断再造才能应用于实际。
  第五,教学管理流程运行结构。在这个结构流程里,着重列出几个基本范畴,包括机构、内容、形式、目的、对象和结果。其中,教学管理的机构是教务处、各系、各教研室,直接体现到教师的作用发挥上。但同时这些结构又各自以计划、操作、控制等形式体现出教学管理的内容,包括教学常规管理、教务管理、考务管理和质量管理。这些管理内容,当然又有计划、措施、排课、选课、考试、学籍、教学、实践、教材、成绩等方面的管理。这个结构流程的目的,亦即教学管理的目的是为师生服务。把目标锁定在对师生的服务上,是一种职能转变和管理创新。这样,整个管理流程结构,体现了高职教学管理的服务理念、人才培养目标和手段的现代化。
  
  二、高职院校教学管理流程的优化
  
  1.优化组织结构,提高教学管理效率。传统的教学管理模式是以“劳动分工论”为理论基础建立起来的,其组织形式自上而下呈金字塔形的层次结构,形成一种严格的等级体系。由于分工过细、分层过多、多层管理、重复设置、机构臃肿,进而导致教学管理内部信息传递迟缓、反馈严重滞后、管理效率下降。同时,由于各部门之间实行分块管理,容易形成本位主义,难以实现教学管理工作的全局最优化。随着对传统教学管理流程的重组,依照管理流程再造的思想,教学管理的组织结构也应该满足流程的要求,每一个部门应该对应着一个教学环节所涉及的流程,由流程来决定该部门的管理职能与业务内容。各部门对自己的业务全面负责,实行全过程管理,真正实现机构不重叠,业务不重复,服务到基层。这样就要求我们的教学管理组织结构从“职能型”转变为“流程型”,教学管理组织方式以管理流程为指导,根据教与学的工作流和信息流的合理流向重新确定管理机构的设置。利用现代化管理技术,建立扁平化的教学管理组织,实现信息共享,提高教学管理的效率。
  2.优化课程结构,培养应用型人才。课程设置是高职教育极具现实意义的改革内容,是培养应用型人才的基本保证。依照业务流程重组强调以业务流程为改造对象和中心、以关心客户的需求和满意度为目标的思想,高职院校课程开发应以学生的需求和培养应用型人才为出发点,优化课程结构。课程开发结合学制的长短与区域社会经济发展水平、专业技术的内涵与认知规律、人才培养的目标与规格、培养的模式与途径、生源的基础与发展并与行(企)业的实际需求紧密联系。课程改革的基本思路:课程开发——从单一主体转向多元主体。课程目标——从“一般技术目标”转向“岗位就业目标”,形成“一般素质——职业能力——岗位技术”三位一体的课程目标模式;课程内容——从“知识本位”转向“职业能力本位”。课程结构——从“刚性”转向“弹性”。课程实施——从“封闭型”转向“开放型”。课程开发的工作流程:职业分析、目标分解、构建课程、课程评鉴。在具体操作过程中要注意:(1)职业教育课程要达到什么目标;(2)为了实现这一目标,应当开发哪些课程;(3)这些课程应当按照什么结构来组织;(4)每门课程的具体目标是什么,为了实现这一目标,应当包含哪些内容;(5)这些课程内容应当按照什么逻辑来组织;(6)教师如何实施这些课程;(7)如何评价学生学习这些课程的结果。
  3.优化教学过程管理,提高教学质量。首先,改革经验型管理方式,科学规范教学管理的全过程。传统的教学管理完全依赖于人工管理,由于缺乏细致、完整、系统的流程控制,大部分的管理工作都是由管理人员依据自己以往的工作经验来进行处理的。当管理人员出现变动时,将直接影响到部分工作的处理流程以及管理的科学性、规范性和系统性。实施科学规范教学管理的全过程,必须采用现代先进的管理模式,通过科学的手段完成对整个教学管理流程的整理、重构,制定出详尽、严格的流程控制规范,并以此为基础完成对综合教学管理信息系统的设计和实现。通过该管理信息系统的推行和使用从根本上实现对整个教学管理过程的规范化。其次,优化实践教学过程管理,提高学生动手能力和技能。实践教学包括实验、实习、社会实践和社会调查等。实践教学是培养学生的智能、动手能力和技能,获得生产技术、管理知识、增长独立工作能力的重要环节。实践性教学内容是高职教学有别于其他院校教学的重要特点。实践性教学环节的管理,要严格依据专业教学计划及教学大纲中对实践环节的要求进行教学,要特别重视实践教学内容的改革,增开综合性、创造性、应用性强的实验项目,加强现场模拟教学的组织和设计,训练学生的基本技能和应用能力,规范实践教学考核办法,保证实践教学质量。社会实践的组织和安排,强调要发挥学生的主动性,在满足基本要求的前提下,允许学生自行选择。最后,优化育人过程管理,树立优良教风和学风。学风是学生思想品质、学习精神和综合素质的重要体现。在学生管理工作中,要通过思想建设、组织建设、制度建设和环境建设,促进各具特色的良好学风的养成。在学生日常生活中,要开展生动活泼的学风建设活动,开展丰富多彩的文体活动,形成院系齐抓共管、教师以身作则、学生努力进取的良好的教与学的环境。使高职院校在教育思想、教育管理、教师队伍、教材建设和教育环境等方面达到较高水平。
  4.优化管理手段,实现教学管理现代化。和信息数字技术一样,教学管理也是一种手段,信息数字技术与教学管理整合的结果也仍然是一种手段,使用这一手段的目的,是充分利用现代信息技术的优势,促使教学管理任务的更好完成,达到高职院校教育教学的目标。显然,这种整合模式,应该成为高职院校教学管理人员获取信息、探索问题、合作管理、解决问题和构建管理服务体系的认知工具、服务工具。信息数字技术与教学管理的有机整合,要求在先进的教育思想指导下,把以计算机及网络技术为核心的信息数字技术作为促进高职院校教学管理人员工作自主服务的认知工具、情感激励工具、教学管理优良环境的创设工具,使各种教学管理资源、教学管理要素和教学管理环节,经过组合、重构,相互融合,在整体优化的基础上产生聚集效应,从而促成传统的以人事管理为中心的教学管理结构和过程模式的根本性变革,提高了整个教学管理信息的利用程度,实现对整个教学管理流程的控制,使传统的管理方式转化为以学生为中心的高效能的管理机制和模式,使管理服务层面创新精神,实现教学管理现代化。
  教学管理流程的重组与优化是一个系统工程,其过程是渐进的、逐步完善和不断发展的。这需要高职院校从自身的实际出发,合理规划,分步实施,逐步建立起富有自身特色的现代化教学管理模式,以教学管理信息化、网络化、数字化来展现教学管理的现代化。
  
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