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摘 要:文章以民办高校中的三江学院为例,简述了民办高校教学档案管理的工作现状,以及对现有教学档案管理面临的很多新的问题做了简要分析,指出现有教学档案的不足。并从规范和完善教学档案管理制度,改进教学档案管理水平和技术方法,开发教学档案信息资源等方面来进一步理清教学档案管理工作发展思路,为以后提高档案管理的现代化水平,充分发挥教学档案的作用打好基础。
关键词:民办高校教学档案建设
中图分类号:G647 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)08(b)-0221-02
教学档案是教务处档案的重要组成部分,是衡量我们学校教学管理水平和教育质量的重要标志,是教学活动和教学管理工作的真实记载,反映了学校教学过程和实施的基本状况。因此,重视教学档案建设,对教务处而言是十分重要的。
下面以三江学院为例,谈谈民办高校的教学档案建设的现状和发展思路。
1 民办高校教学档案管理工作现状
1.1 以日常工作为重心,督促教学档案建设不断发展
三江学院加强对教学档案建设的领导工作,把教学档案管理列入教务处工作的议事日程,主动了解关心教学档案管理情况,解决工作中的实际问题,并依据上级部门和学校的有关规定,结合实际制定和完善教学档案管理,做到有章可循。
随着日常工作的推动,档案工作也不断发展,档案发展历史更是源远流长,档案发展经历了从无到有、从分散到系统、从低级到高级、从肤浅到深入、从简单到复杂的过程。从开始仅有的学生学籍卡、试卷,到今天集教学研究、实践教学、教学行政和教材保障于一身的教学档案,基础理论与技术研究之间互相交错、互相转化的趋势日渐明显。
当然,随着教学改革的不断深入,档案工作也面临了许多新问题,其发展也给我们带来了不少启示。
1.2 以贯彻落实“十二五”发展规划工作为契机,进一步规范、完善档案管理制度
要做好教学档案管理必须要制定完善立卷归档等教学档案管理制度,从收集档案资料的制度、收集范围、收集途径和奖惩等方面做出明确规定,建立健全档案管理人员的岗位责任制。三江学院教务处以贯彻落实“十二五”发展规划工作为契机,补充、修订了一系列教学档案建设方面的管理办法。如:《教务处档案管理实施办法》、《教务处档案工作流程》、《教务处档案移交目录清单表》、《教务处归档文件装盒细则》、《教务处建档工作时间安排及具体要求》等文件,从归档的基本原则、归档流程、归档范围、管理办法等方面对教务处档案做了规范和完善。在教学档案归档内容方面,结合学校实际情况,主要有教学管理活动中产生的综合性材料,人才培养方案及课程教学、实践教学、教材保障等方面的材料,专业建设与教学实验室建设方面的材料,教学行政、考务管理方面的材料等,管理周期分一学期或一学年。
学生的学籍档案整理也是教学档案中重要的组成部分。由于本、专科学生分散学制不一,牵扯到院(系)和教学管理部门较多,对其科学的管理很不容易。这部分档案因其不够系统、完整而不能很好地提供利用。因此,学籍档案要统一管理、单独管理。因此学生学籍管理过程中形成的文字材料,是学籍档案的重要来源,是全院全部教学档案工作的重要组成部分。三江学院确定专门人员负责学籍档案整理,按照学籍管理工作程序,建立建全学籍材料的形成、积累、整理和归档制度,确保每一项学籍归档文件材料的完整、准确、系统。归档范围主要包括:新生录取名册、学生登记表、学籍卡、原始成绩报告单、在籍学生统计表、学籍变动资料、学生奖惩资料、毕业生资料、各类学历证明存根等。
1.3 以结合本部门工作为抓手,确定一层一级档案员
在教学档案管理工作中,必须要明确一层一级档案员,责任到人。包括档案员的人员组成、工作职责、归档时间安排以及具体要求邓。各级档案员主要负责本部门档案材料的收集、归类、装订、移交及保管工作,各部门要设置专用档案资料柜,使教学档案材料保管做到集中、妥善、安全。三江学院教务处在教学资料的搜集过程中提出,在结合本科室工作的基础上,各部门要进行相应的调整和重新定位,在埋头苦干的同时,应当多一些思考,从根本上转变观念,各级档案员都要注意培养创新意识、创新精神和创新能力,提高教务处档案工作的自身价值,不仅要熟悉档案业务的各个环节、步骤,还应掌握各种载体档案的科学管理方法,努力使各级的档案员成为一专多能的管理人员。
1.4 以教务处办公秩序为基础,建立教学档案室和学籍档案室
民办高校的教务处应突出档案工作的重要性和保密性,分别设立教学档案室和学籍档案室,按照档案归类的范围和要求,实行专人管理,使教学档案能更好地服务于教学活动。这样可更好地方便查找,让这些整理好的文字記录反过来为教学和管理中的各项工作服务,反映出一段时间内学校教学水平的高低以及管理的好坏,从而发现当前工作的不足,及时调整计划,促进教学质量的提高。
1.5 以教学活动的形成为依据,进行原始资料搜集
原始资料搜集是搞好教学档案的最基础工作,没有原始资料采集的全面性和真实性,就没有教学档案的科学性和参考指导性。由于教学活动的多样性,参与人员的多方位性,并且它又是一个动态过程,因此,教学活动的原始资料收集工作是十分复杂和难做的,只有参与教学活动的教师和教务处全体人员的高度重视和积极参与,才能收到良好效果。比如,每学期期末考试结束后,就应建立相应档案,内容应包括试题试卷、考场记录、试卷与成绩分析等信息资料。这样不但可以及时做好学期结束工作,还可以供下一学期考试工作借鉴,不断提高考务工作的管理水平。在归档时,各级档案员都进行认真核对,交接双方签字之后方可完成归档工作。
1.6 以档案提供的素材为前提,加强对教学档案的整理、管理和使用
教学档案的整理是根据教务处制定的分类目录进行的,并按照学校档案分级管理的要求归档。由于教学档案的特殊性,原始资料来源庞杂繁多,形式多样,因此在分类整理过程中,筛选那些对教学质量和教学管理水平和效果影响较大的因素和问题归类建档,并做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐,通过整理使每卷档案达到完整、真实、实用,随着教学改革的深化和教学管理工作的加强,教学档案的建档目录也予以相应调整。经过分类整理的教学档案便于借阅使用,一般很少涉及密级问题,并且信息大多来自实际教学活动,具有直接参考价值。因此在档案的管理问题上我们要求,档案要集中存放,专人管理;资料借阅必须办理登记手续,并限期归还,归还时由管理人员当面清点清楚,并在借阅登记本上进行注销,放回原来的位置,严防丢失。同时,教务处应组织专人定期到各部门进行检查教学档案,并通报检查结果,对做得好的予以口头表扬和鼓励,做的不完善的教学资料限期整改。
2 现有教学档案工作的不足
随着教学改革的不断深入,教学档案管理面临很多新的问题,这些材料的完成对今后的教务处的档案工作提出了更高要求,促进教学档案往纵深处发展。特别是本科教学水平评估的材料直接反映了民办高校本科教学工作的状态、过程和水平,材料科学化、规范化、具体化,充分展示学校本科教学工作的评建成果。本科教学水平评估的支撑材料一般由教务处牵头完成,评估材料的收集、整理、撰写、归档规范统一,数据统计符合评估方案及指标内涵说明的要求,材料目录的设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要符合统一的规范要求。根据总结的经验,认为现有教学档案的不足主要表现在以下几方面。
一是部门档案意识不够强。由于有些部门意识缺乏,导致一些部门不能主动归档,或者归档质量不好。二是档案管理制度不甚健全。虽然借本科教学水平评估的大好时机清理、规范了各类教学档案,取得了长足的进步,但从目前的档案管理现状来看,仍存在着档案管理制度不健全的问题,没能建立规范的立卷制度。三是档案收集不够系统。教学档案管理收集不够系统、完整,使一些宝贵的教学档案信息资源浪费,没有得到有效的管理与利用。四是档案现代化管理工作不够理想。随着时代的发展,社会信息化程度越来越高。目前档案管理现代化尚处于起步阶段,我们必须做好基础工作,加强管理,提高档案管理的现代化水平,充分发挥教学档案的作用。
3 教学檔案管理工作发展思路
从目前教务处档案管理工作的实际情况来看,不论从思想认识上,还是工作状态和成果上,尚有待进一步改善和提高。
3.1 要进一步规范和完善教学档案管理制度
教学档案管理工作作为一种动态的保存方式,要考虑到它与其他工作的相互作用,并结合学校教育教学实践的有关特性和思想理念制定和完善教学档案管理的各项规章制度,进一步明确教学档案管理员的工作职责,要有强烈的责任心,逐渐形成良好的运行机制。
3.2 要进一步改进教学档案管理水平和技术方法
教学档案管理员要掌握计算机和现代化的科学技术手段,对教学档案实行有效管理,使档案更加系统化、管理更加规范化,要逐步形成纸质档案、声像档案和电子档案并存的新格局。
3.3 要进一步开发教学档案信息资源
任何再重要、再核心的教学档案,只有向学校各部门和广大师生提供有效、便捷、优质服务的开放利用,其内在价值和实际效用才能得以最大化。我们要在教学档案的利用上下功夫,提供有针对性的信息资料,使档案在教学管理、学生管理等方面发挥及时、准确、有效的作用。
教学档案承担着为教学提供重要依据和借鉴的功能,能记载学校开展教学活动的全过程和基本状况。因此必须进一步加强教学档案的建设和管理,促进教学工作水平的提高。
参考文献
[1] 王斌,张秀娟.高职院校教学档案管理现状调查[J].湖北水利水电职业技术学院学报,2008,4.
[2] 成小芬.高校学籍档案管理中的问题及对策[J].淮海工学院学报(社会科学版),2010,12.
[3] 伊明.论高校教学档案管理的现状与创新途径[J].考试周刊,2011,4.
[4] 荆振勤,贾树梅.论高校二级学院教学档案管理中存在的问题与对策[J].晋中学院学报,2010,6.
关键词:民办高校教学档案建设
中图分类号:G647 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)08(b)-0221-02
教学档案是教务处档案的重要组成部分,是衡量我们学校教学管理水平和教育质量的重要标志,是教学活动和教学管理工作的真实记载,反映了学校教学过程和实施的基本状况。因此,重视教学档案建设,对教务处而言是十分重要的。
下面以三江学院为例,谈谈民办高校的教学档案建设的现状和发展思路。
1 民办高校教学档案管理工作现状
1.1 以日常工作为重心,督促教学档案建设不断发展
三江学院加强对教学档案建设的领导工作,把教学档案管理列入教务处工作的议事日程,主动了解关心教学档案管理情况,解决工作中的实际问题,并依据上级部门和学校的有关规定,结合实际制定和完善教学档案管理,做到有章可循。
随着日常工作的推动,档案工作也不断发展,档案发展历史更是源远流长,档案发展经历了从无到有、从分散到系统、从低级到高级、从肤浅到深入、从简单到复杂的过程。从开始仅有的学生学籍卡、试卷,到今天集教学研究、实践教学、教学行政和教材保障于一身的教学档案,基础理论与技术研究之间互相交错、互相转化的趋势日渐明显。
当然,随着教学改革的不断深入,档案工作也面临了许多新问题,其发展也给我们带来了不少启示。
1.2 以贯彻落实“十二五”发展规划工作为契机,进一步规范、完善档案管理制度
要做好教学档案管理必须要制定完善立卷归档等教学档案管理制度,从收集档案资料的制度、收集范围、收集途径和奖惩等方面做出明确规定,建立健全档案管理人员的岗位责任制。三江学院教务处以贯彻落实“十二五”发展规划工作为契机,补充、修订了一系列教学档案建设方面的管理办法。如:《教务处档案管理实施办法》、《教务处档案工作流程》、《教务处档案移交目录清单表》、《教务处归档文件装盒细则》、《教务处建档工作时间安排及具体要求》等文件,从归档的基本原则、归档流程、归档范围、管理办法等方面对教务处档案做了规范和完善。在教学档案归档内容方面,结合学校实际情况,主要有教学管理活动中产生的综合性材料,人才培养方案及课程教学、实践教学、教材保障等方面的材料,专业建设与教学实验室建设方面的材料,教学行政、考务管理方面的材料等,管理周期分一学期或一学年。
学生的学籍档案整理也是教学档案中重要的组成部分。由于本、专科学生分散学制不一,牵扯到院(系)和教学管理部门较多,对其科学的管理很不容易。这部分档案因其不够系统、完整而不能很好地提供利用。因此,学籍档案要统一管理、单独管理。因此学生学籍管理过程中形成的文字材料,是学籍档案的重要来源,是全院全部教学档案工作的重要组成部分。三江学院确定专门人员负责学籍档案整理,按照学籍管理工作程序,建立建全学籍材料的形成、积累、整理和归档制度,确保每一项学籍归档文件材料的完整、准确、系统。归档范围主要包括:新生录取名册、学生登记表、学籍卡、原始成绩报告单、在籍学生统计表、学籍变动资料、学生奖惩资料、毕业生资料、各类学历证明存根等。
1.3 以结合本部门工作为抓手,确定一层一级档案员
在教学档案管理工作中,必须要明确一层一级档案员,责任到人。包括档案员的人员组成、工作职责、归档时间安排以及具体要求邓。各级档案员主要负责本部门档案材料的收集、归类、装订、移交及保管工作,各部门要设置专用档案资料柜,使教学档案材料保管做到集中、妥善、安全。三江学院教务处在教学资料的搜集过程中提出,在结合本科室工作的基础上,各部门要进行相应的调整和重新定位,在埋头苦干的同时,应当多一些思考,从根本上转变观念,各级档案员都要注意培养创新意识、创新精神和创新能力,提高教务处档案工作的自身价值,不仅要熟悉档案业务的各个环节、步骤,还应掌握各种载体档案的科学管理方法,努力使各级的档案员成为一专多能的管理人员。
1.4 以教务处办公秩序为基础,建立教学档案室和学籍档案室
民办高校的教务处应突出档案工作的重要性和保密性,分别设立教学档案室和学籍档案室,按照档案归类的范围和要求,实行专人管理,使教学档案能更好地服务于教学活动。这样可更好地方便查找,让这些整理好的文字記录反过来为教学和管理中的各项工作服务,反映出一段时间内学校教学水平的高低以及管理的好坏,从而发现当前工作的不足,及时调整计划,促进教学质量的提高。
1.5 以教学活动的形成为依据,进行原始资料搜集
原始资料搜集是搞好教学档案的最基础工作,没有原始资料采集的全面性和真实性,就没有教学档案的科学性和参考指导性。由于教学活动的多样性,参与人员的多方位性,并且它又是一个动态过程,因此,教学活动的原始资料收集工作是十分复杂和难做的,只有参与教学活动的教师和教务处全体人员的高度重视和积极参与,才能收到良好效果。比如,每学期期末考试结束后,就应建立相应档案,内容应包括试题试卷、考场记录、试卷与成绩分析等信息资料。这样不但可以及时做好学期结束工作,还可以供下一学期考试工作借鉴,不断提高考务工作的管理水平。在归档时,各级档案员都进行认真核对,交接双方签字之后方可完成归档工作。
1.6 以档案提供的素材为前提,加强对教学档案的整理、管理和使用
教学档案的整理是根据教务处制定的分类目录进行的,并按照学校档案分级管理的要求归档。由于教学档案的特殊性,原始资料来源庞杂繁多,形式多样,因此在分类整理过程中,筛选那些对教学质量和教学管理水平和效果影响较大的因素和问题归类建档,并做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐,通过整理使每卷档案达到完整、真实、实用,随着教学改革的深化和教学管理工作的加强,教学档案的建档目录也予以相应调整。经过分类整理的教学档案便于借阅使用,一般很少涉及密级问题,并且信息大多来自实际教学活动,具有直接参考价值。因此在档案的管理问题上我们要求,档案要集中存放,专人管理;资料借阅必须办理登记手续,并限期归还,归还时由管理人员当面清点清楚,并在借阅登记本上进行注销,放回原来的位置,严防丢失。同时,教务处应组织专人定期到各部门进行检查教学档案,并通报检查结果,对做得好的予以口头表扬和鼓励,做的不完善的教学资料限期整改。
2 现有教学档案工作的不足
随着教学改革的不断深入,教学档案管理面临很多新的问题,这些材料的完成对今后的教务处的档案工作提出了更高要求,促进教学档案往纵深处发展。特别是本科教学水平评估的材料直接反映了民办高校本科教学工作的状态、过程和水平,材料科学化、规范化、具体化,充分展示学校本科教学工作的评建成果。本科教学水平评估的支撑材料一般由教务处牵头完成,评估材料的收集、整理、撰写、归档规范统一,数据统计符合评估方案及指标内涵说明的要求,材料目录的设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要符合统一的规范要求。根据总结的经验,认为现有教学档案的不足主要表现在以下几方面。
一是部门档案意识不够强。由于有些部门意识缺乏,导致一些部门不能主动归档,或者归档质量不好。二是档案管理制度不甚健全。虽然借本科教学水平评估的大好时机清理、规范了各类教学档案,取得了长足的进步,但从目前的档案管理现状来看,仍存在着档案管理制度不健全的问题,没能建立规范的立卷制度。三是档案收集不够系统。教学档案管理收集不够系统、完整,使一些宝贵的教学档案信息资源浪费,没有得到有效的管理与利用。四是档案现代化管理工作不够理想。随着时代的发展,社会信息化程度越来越高。目前档案管理现代化尚处于起步阶段,我们必须做好基础工作,加强管理,提高档案管理的现代化水平,充分发挥教学档案的作用。
3 教学檔案管理工作发展思路
从目前教务处档案管理工作的实际情况来看,不论从思想认识上,还是工作状态和成果上,尚有待进一步改善和提高。
3.1 要进一步规范和完善教学档案管理制度
教学档案管理工作作为一种动态的保存方式,要考虑到它与其他工作的相互作用,并结合学校教育教学实践的有关特性和思想理念制定和完善教学档案管理的各项规章制度,进一步明确教学档案管理员的工作职责,要有强烈的责任心,逐渐形成良好的运行机制。
3.2 要进一步改进教学档案管理水平和技术方法
教学档案管理员要掌握计算机和现代化的科学技术手段,对教学档案实行有效管理,使档案更加系统化、管理更加规范化,要逐步形成纸质档案、声像档案和电子档案并存的新格局。
3.3 要进一步开发教学档案信息资源
任何再重要、再核心的教学档案,只有向学校各部门和广大师生提供有效、便捷、优质服务的开放利用,其内在价值和实际效用才能得以最大化。我们要在教学档案的利用上下功夫,提供有针对性的信息资料,使档案在教学管理、学生管理等方面发挥及时、准确、有效的作用。
教学档案承担着为教学提供重要依据和借鉴的功能,能记载学校开展教学活动的全过程和基本状况。因此必须进一步加强教学档案的建设和管理,促进教学工作水平的提高。
参考文献
[1] 王斌,张秀娟.高职院校教学档案管理现状调查[J].湖北水利水电职业技术学院学报,2008,4.
[2] 成小芬.高校学籍档案管理中的问题及对策[J].淮海工学院学报(社会科学版),2010,12.
[3] 伊明.论高校教学档案管理的现状与创新途径[J].考试周刊,2011,4.
[4] 荆振勤,贾树梅.论高校二级学院教学档案管理中存在的问题与对策[J].晋中学院学报,2010,6.