人事档案是以个人为立卷单位，按照一定的原则和方法加工整理过的个人全部材料。人事档案是一个组织了解人、任用人的主要依据，只有将反映一个人的详细经历和德才表现情况的全部材料集中起来，整理成专册，才便于历史地、全面地了解这个人，进而正确地使用这个人。我们可以设想，例如把一个人不同时期或不同问题的材料分散保存在不同单位或者若干档案全宗中，那么这个人的完整材料就会被割裂和肢解，一旦某个组织要了解这个人的全部情况时，就会像大海捞针，不仅工作量大，效率很低，而且会很难找全，甚至会漏掉重要的档案材料，给人事工作带来不便。上述做法，完全破坏了人事档案的成套性，影响了对一个人的全部了解。
　　人事档案是各级组织在了解人、使用人的过程中形成的，是经过组织认可的个人材料。众所周知，人事工作的中心任务就是用人，任人唯贤，知人善任。为了达到“知人”的目的，组织上要经常有目的地通过本人，或通过有关单位的有关人员采取各种形式了解该人的经历及德才表现情况等。比如，组织上定期或不定期地布置填写履历表、登记表、鉴定表、学习工作总结，思想汇报以及对有关政治、经济、时事问题的专题报告等。再比如，组织上为了审查某人的政治历史问题或所犯错误问题，就要通过有关人员、有关单位和知情人了解情况，索要证明材料，再根据这些材料和有关政策，对其做出适当的审查结论和处理决定。再者，组织上对个人的考察、考核，也形成了考察、考核材料。所有上述材料，均属于人事档案材料。研究这些材料，可以使我们认识到人事档案在产生来源方面的两个重要特征：一是它是组织上在知人、任人过程中产生的，而非其他过程中产生的。二是它是经过组织形成的，或者是由组织认可的材料，不是由个人私自搞的材料，也不是有头无尾或者手续不全的材料。
　　三是人事档案是个人经历、思想品德、业务能力等情况的真实记录，是一个人本来面目的客观反映。真实性是人事档案的生命。人事档案的真实性，具体表现在归档的材料必须真实可靠，实事求是，完全符合该人的实际情况。由于人事档案是了解人、使用人的重要依据，要做到知人善任，选贤任能，用其所长，除了直接考察了解其现实表现以外，还必须要了解该人的历史情况，考察其过去有什么经历，有什么专长，做出过哪些贡献，有过哪些失误这些均要依靠人事档案。
　　我们还应当看到，人事档案材料不真实，不仅误事，甚至害人。如果人事档案里留下了诬蔑不实的材料，就等于给人留下了隐患。“文化大革命”中，许多冤假错案就是由人事档案中的诬蔑性记录引起的，致使大批的干部和群众蒙受不白之冤，有的含恨死去。党的十一届三中全会以后，各级党组织拨乱反正，落实党的政策，平反冤假错案，并在全国范围内清理了人事档案中的诬蔑不实的材料，维护了人事档案的真实性，从而调动了广大干部群众的积极性。
　　四是人事档案是手续完备、具有使用价值和保存价值的个人材料，在日常的人事档案材料的收集鉴别工作中，经常会遇到一个棘手的问题，即有些材料手续不全。例如，有的呈报表有呈报意见，无批准机关意见。有的履历表没有组织审核签署意见或没有盖章，有的政历审查结论和处分决定没有审批意见，等等。这样的材料，从本质上看，不具有或不完全具有人事档案的可靠性，所以它不能作为了解人和使用人的依据，也就不具有人事档案的价值。因此，这样的个人材料不是人事档案材料，或者说它还没有完全转化为人事档案材料，有的只能作为备查的材料，有的可以作为反映工作承办过程的材料存入机关文书档案。如果有的材料确实已经审批，由于经办人员责任心不强或不熟悉业务，而没有签署意见和盖章的，可以补办手续，这种补办手续的过程就是完成向人事档案转化的过程。
　　对于那些已经手续完备的个人材料是否一定是人事档案呢？也不一定。上述仅仅能作为转化为人事档案的条件之一。是否能转化为人事档案，关键还要看这些材料是否具有使用价值和保存价值。人事档案材料的一个基本要求就是精炼实用，要符合这个要求，就必须对材料的价值进行认真鉴别，必须去粗取精，将那些没有保存价值及使用价值的个人材料剔出。例如，重份材料，无关的调查证明材料，或者同一问题一个人写了多次证明的部分材料，本人多次写的内容相同的检查交代材料等等，都属于没有使用价值和保存价值的材料。这些材料虽然也都是在了解人、使用人过程中形成的真实的个人材料，手续也是完备的，但没有什么作用，归入人事档案，纯属一种浪费。
　　五是人事档案是各级各单位的人事部门集中统一保管的保密的个人材料。一般来说，人事档案是组织上在考察了解和使用人的过程中产生和形成的，它记载着有关知情人为组织提供的情况，这些材料的内容，只能由组织上掌握和使用。这些情况如果扩散出去，就可能产生消极因素，不利于安定团结，不利于党的工作。另外，人事档案是人事工作的工具，所以它必须按照人员管理范围由人事部门分级集中，统一保管。这是人事档案管理工作的基本原则，也是人事档案区别于其他档案的显著标志之一。任何个人不得保管人事档案，人事档案也不宜在业务部门、行政部门保管。