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【摘 要】 经济的快速发展以及科技的日新月异都推动着办公方式和办公效率的不断改善。现代化办公自然也就成为了现代企业办公发展的方式，其对于提高办公效率有着非常积极地作用。手机、电脑、传真机等的广泛普及也让企业办公越来越便捷。本文从现代化企业办公效率提升的方法细节入手，简要探讨了效率提升的方式方法，以期能为所需者提供借鉴。
【关键词】 现代化企业;办公效率;方式
信息化的发展让我们的生活越来越方便，同时企业推动着我们的办公条件和方式的转变。信息在我们生活中的传递速度不断增加，随着手机、电脑、传真机等信息传输工具的广泛使用，现代化企业办公效率也将越来越快。
一、完善病毒防范
随着现代化办公条件的发展，企业各类信息的处理以及日常工作的开展已经完全离不开计算机以及网络技术。但是，我们也要看到，网络在发挥其自由性、开放性，不断增大自身应用自由度的时候，网络发展的安全性问题也是日益受到威胁，也有着更高的要求。网络系统的安全一旦遭到威胁，极有可能会让企业的整个系统瘫痪，给企业带来巨大的经济损失。如今病毒是导致局域网安全事件最为重要的原因，因此企业应加强对网络病毒的防范和处理。现在的病毒大多数是蠕虫病毒引起的，网络具有信息交换快速的特性，而蠕虫病毒也利用这个特性快速进行传播。为此，企业在享受现代化办公快速便捷的同时，还需要做好病毒的防范：加强网络管理员的安全管理水平，提高安全意识。由于某些病毒利用的是系统漏洞进行攻击，所以需要在第一时间内保持系统和应用程序的安全性，保持各种操作系统和应用软件的更新。平时局域网要从加强安全意识着手，对日常工作中隐藏的病毒危害增加警觉性;建立病毒检测系统和灾难备份系统。第一时间检测到网络的异常和病毒攻击，尽量把损失减少到最小的范围内。对于数据库和数据系统，必须采用定期备份、多机备份的措施;建立应急响应系统，努力将风险减到最小。由于病毒爆发的突然性，可能在病毒发现的时候已经蔓延到整个网络，所以在突发情况下建立一个紧急响应系统是很有必要的，以便在病毒爆发的第一时间内提供解决方案。尽量少用U盘，避免因U盘的使用而感染病毒。如果电脑上没有安装病毒防护软件，必须安装一个最新版本的防毒软件。可以使用网络版瑞星杀毒软件，便于统一管理，统一维护。及时更新防病毒软件，定期扫描系统是否感染有病毒，养成良好的习惯。
二、“邮件合并”
对于“邮件合并”，其需要在邮件文档固定内容中，对于一些相关的资料和信息进行合并发送，进而批量生成邮件文档。我们可以使用Word自身所带的数据管理功能来达到“邮件合并”。首先，需要建立主文档。主文档要求先制作好固定不变的主体内容，比如说年底评优公告、会议通知、放假通知等等。然后，准备好相应的数据源。数据源是含有标题行的数据记录表，其中包含相关的字段和记录内容，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息，比如会议通知的数据源中应该是各部门主管人员的名字、所属部门等。数据源可以是Word、Excel、Access、Outlook中联系人的记录表，推荐使用Excel制作数据源。
再者，我们需要在主文档中合并数据源。完成好前边的内容之后，我们能够通过邮件合并的功能实现数据源相应字段合并到主文档固定内容，此处的表格就能够记录行数，同时还决定着主文件份数。选择菜单“视图一任务窗格”命令显示它，然后单击它顶部右边下拉按钮，弹出莱单中选择“邮件合并”，切换到“邮件合并”窗格。接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”。第一步：选择文档类型，这里我们采用默认的选择“信函”;单击任务窗格下方的下一步，正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文挡，故采用默认选择“使用当前文档”。单击任务窗格下方的下一步进入“邮件合并向导”第三步：选择收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，打开“选取数据源”对话框。通过该对话框定位到“信函和信封（数据源）”案例文件的存放位置，选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1工作表中，在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮接着弹出“邮件合并收件人”对话框，选择哪些记录要合并到主文档，保持默认全选状态。单击“确定”按钮，返回word编辑窗口;单击下一步进入“邮件合并向导”第四步：撰写信函。这个步骤是邮件合并的核心，将数据源中需要的字段插入到主文档中合适的位置。选中主文档中的“收信人姓名”，单击任务窗格中的“其它项目”链接，打开“插入合并域”对话框，“数据库域”单选框被默认选中，下方的列表中出现了数据源表格中的字段。接下来选中“部门”，单击“插入”按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中，将其它的信息都一一插入，可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来，以便和文档中的普通内容相区别。检查确认之后，就可以单击下一步进“邮件合并向导”。第五步：预览信函。可以看到刚才主文档中的带《》符号的字段，变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容。最后，进行打印。打印这一环节也是比较麻烦的。主要是由于打印的页数多。一次性打印经常会碰到卡纸等故障，造成中断。邮件合并后，文档并没有分页，所以需要重新做一文档，使每张都有一固定页码，便于打印或处理。步骤一：执行邮件合并工具条的“合并到新文档”功能，将自动新建一个文档，给文档起文件名。步骤二：利用Word中的查找和替换功能，查找文档中的“分节符”全部替换为“分页符”。执行后可以看到，每张都有独立的页码，这样就可以有选择打印了。
三、移动办公
此处所指的移动办公，主要指的是企业的办公环境和办公模式不用在受到工作时间和地点的限制，这是继实现电脑办公后的又一次“无纸化办公”。移动办公能够让企业员工实现从办公场地中解放，无需再受制于传统办公模式，真正实现随心办公，同时还能够很好的保持企业在市场中的竞争力。企业员工即便是在办公室外、路上甚至是家里都可以做到持续办公，将在很大程度上提高办公效率，从而在日益激烈的商业大潮中保持强劲的竞争力。移动办公的特点就是只要在有效范围之内，有无线局域网就能可以在任何地点实现办公，不用再受传统办公的那种线缆的束缚。例如，当用户在会议中心开会时，可以对自己公司的相关信息进行访问，这无疑有助于他权衡利弊，最终做出正确抉择。很多的企业管理者由于业务上的需求会出门在外，以前的办公模式就是离开了办公室办公就相对困难，但是通过移动办公就可以解决这些问题。通过移动办公可以机场、会堂中心、大旅馆、饭店甚至咖啡厅等地方实现办公。在旅途中的办公人员只须在其便携式电脑中安装上适当的适配卡即可接入当地的有线或无线网络，并进而接入因特网。这样就可以实现随时随地随心办公，而不会因为某些不必要的原因拖慢办公的进度。通过移动办公可以实现企业的远程工作计划可以使其员工在家里就可以进行有效的工作。在家里工作时必须与公司的网络进行高速连接，一旦出现什么紧急的事务要处理就不用浪费时间回到公司处理，在很大的程度上节省了人力和物力，从而提高工作效率。
四、结论
时代的发展让信息化在我们的生产生活中发挥着不可替代的作用和功效，其也不断加速着我们在现代经济社会中的办公速度和效率。不断推动手机、电脑、传真机等传输工具的普及，让我们的现代化办公越来越快捷，越来越便利。
参考文献：
[1]周桂飞，吴启华.优化办公网络提升网络办公效率[J].信息与电脑（理论版）.2011（01）
[2]左丹.办公自动化条件下对电子文件管理的思考[J].兰台世界.2012（05）
[3]龚蕙.突破文件管理桎梏提高企业办公效率[J].办公自动化.2010（06）
【关键词】 现代化企业;办公效率;方式
信息化的发展让我们的生活越来越方便，同时企业推动着我们的办公条件和方式的转变。信息在我们生活中的传递速度不断增加，随着手机、电脑、传真机等信息传输工具的广泛使用，现代化企业办公效率也将越来越快。
一、完善病毒防范
随着现代化办公条件的发展，企业各类信息的处理以及日常工作的开展已经完全离不开计算机以及网络技术。但是，我们也要看到，网络在发挥其自由性、开放性，不断增大自身应用自由度的时候，网络发展的安全性问题也是日益受到威胁，也有着更高的要求。网络系统的安全一旦遭到威胁，极有可能会让企业的整个系统瘫痪，给企业带来巨大的经济损失。如今病毒是导致局域网安全事件最为重要的原因，因此企业应加强对网络病毒的防范和处理。现在的病毒大多数是蠕虫病毒引起的，网络具有信息交换快速的特性，而蠕虫病毒也利用这个特性快速进行传播。为此，企业在享受现代化办公快速便捷的同时，还需要做好病毒的防范：加强网络管理员的安全管理水平，提高安全意识。由于某些病毒利用的是系统漏洞进行攻击，所以需要在第一时间内保持系统和应用程序的安全性，保持各种操作系统和应用软件的更新。平时局域网要从加强安全意识着手，对日常工作中隐藏的病毒危害增加警觉性;建立病毒检测系统和灾难备份系统。第一时间检测到网络的异常和病毒攻击，尽量把损失减少到最小的范围内。对于数据库和数据系统，必须采用定期备份、多机备份的措施;建立应急响应系统，努力将风险减到最小。由于病毒爆发的突然性，可能在病毒发现的时候已经蔓延到整个网络，所以在突发情况下建立一个紧急响应系统是很有必要的，以便在病毒爆发的第一时间内提供解决方案。尽量少用U盘，避免因U盘的使用而感染病毒。如果电脑上没有安装病毒防护软件，必须安装一个最新版本的防毒软件。可以使用网络版瑞星杀毒软件，便于统一管理，统一维护。及时更新防病毒软件，定期扫描系统是否感染有病毒，养成良好的习惯。
二、“邮件合并”
对于“邮件合并”，其需要在邮件文档固定内容中，对于一些相关的资料和信息进行合并发送，进而批量生成邮件文档。我们可以使用Word自身所带的数据管理功能来达到“邮件合并”。首先，需要建立主文档。主文档要求先制作好固定不变的主体内容，比如说年底评优公告、会议通知、放假通知等等。然后，准备好相应的数据源。数据源是含有标题行的数据记录表，其中包含相关的字段和记录内容，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息，比如会议通知的数据源中应该是各部门主管人员的名字、所属部门等。数据源可以是Word、Excel、Access、Outlook中联系人的记录表，推荐使用Excel制作数据源。
再者，我们需要在主文档中合并数据源。完成好前边的内容之后，我们能够通过邮件合并的功能实现数据源相应字段合并到主文档固定内容，此处的表格就能够记录行数，同时还决定着主文件份数。选择菜单“视图一任务窗格”命令显示它，然后单击它顶部右边下拉按钮，弹出莱单中选择“邮件合并”，切换到“邮件合并”窗格。接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”。第一步：选择文档类型，这里我们采用默认的选择“信函”;单击任务窗格下方的下一步，正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文挡，故采用默认选择“使用当前文档”。单击任务窗格下方的下一步进入“邮件合并向导”第三步：选择收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，打开“选取数据源”对话框。通过该对话框定位到“信函和信封（数据源）”案例文件的存放位置，选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1工作表中，在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮接着弹出“邮件合并收件人”对话框，选择哪些记录要合并到主文档，保持默认全选状态。单击“确定”按钮，返回word编辑窗口;单击下一步进入“邮件合并向导”第四步：撰写信函。这个步骤是邮件合并的核心，将数据源中需要的字段插入到主文档中合适的位置。选中主文档中的“收信人姓名”，单击任务窗格中的“其它项目”链接，打开“插入合并域”对话框，“数据库域”单选框被默认选中，下方的列表中出现了数据源表格中的字段。接下来选中“部门”，单击“插入”按钮后，数据源中该字段就合并到了主文档中，将其它的信息都一一插入，可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来，以便和文档中的普通内容相区别。检查确认之后，就可以单击下一步进“邮件合并向导”。第五步：预览信函。可以看到刚才主文档中的带《》符号的字段，变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容。最后，进行打印。打印这一环节也是比较麻烦的。主要是由于打印的页数多。一次性打印经常会碰到卡纸等故障，造成中断。邮件合并后，文档并没有分页，所以需要重新做一文档，使每张都有一固定页码，便于打印或处理。步骤一：执行邮件合并工具条的“合并到新文档”功能，将自动新建一个文档，给文档起文件名。步骤二：利用Word中的查找和替换功能，查找文档中的“分节符”全部替换为“分页符”。执行后可以看到，每张都有独立的页码，这样就可以有选择打印了。
三、移动办公
此处所指的移动办公，主要指的是企业的办公环境和办公模式不用在受到工作时间和地点的限制，这是继实现电脑办公后的又一次“无纸化办公”。移动办公能够让企业员工实现从办公场地中解放，无需再受制于传统办公模式，真正实现随心办公，同时还能够很好的保持企业在市场中的竞争力。企业员工即便是在办公室外、路上甚至是家里都可以做到持续办公，将在很大程度上提高办公效率，从而在日益激烈的商业大潮中保持强劲的竞争力。移动办公的特点就是只要在有效范围之内，有无线局域网就能可以在任何地点实现办公，不用再受传统办公的那种线缆的束缚。例如，当用户在会议中心开会时，可以对自己公司的相关信息进行访问，这无疑有助于他权衡利弊，最终做出正确抉择。很多的企业管理者由于业务上的需求会出门在外，以前的办公模式就是离开了办公室办公就相对困难，但是通过移动办公就可以解决这些问题。通过移动办公可以机场、会堂中心、大旅馆、饭店甚至咖啡厅等地方实现办公。在旅途中的办公人员只须在其便携式电脑中安装上适当的适配卡即可接入当地的有线或无线网络，并进而接入因特网。这样就可以实现随时随地随心办公，而不会因为某些不必要的原因拖慢办公的进度。通过移动办公可以实现企业的远程工作计划可以使其员工在家里就可以进行有效的工作。在家里工作时必须与公司的网络进行高速连接，一旦出现什么紧急的事务要处理就不用浪费时间回到公司处理，在很大的程度上节省了人力和物力，从而提高工作效率。
四、结论
时代的发展让信息化在我们的生产生活中发挥着不可替代的作用和功效，其也不断加速着我们在现代经济社会中的办公速度和效率。不断推动手机、电脑、传真机等传输工具的普及，让我们的现代化办公越来越快捷，越来越便利。
参考文献：
[1]周桂飞，吴启华.优化办公网络提升网络办公效率[J].信息与电脑（理论版）.2011（01）
[2]左丹.办公自动化条件下对电子文件管理的思考[J].兰台世界.2012（05）
[3]龚蕙.突破文件管理桎梏提高企业办公效率[J].办公自动化.2010（06）