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摘要：本文在分析档案管理工作系统化建设对高校意义的基础上，指出了档案工作中存在的几个现实问题，并就完善高校档案工作系统化建设提出了四个方面的建议。
关键词：档案管理 系统化建设 问题 建议
1 高校档案工作系统化建设的意义
高校档案是记录高校教学、科研、基建、人事、资产、党政管理等各个方面工作的原始材料，它不仅使各项工作有据可查，保证高校运行的延续性，而且能为高校管理者做出正确决策提供参考。普通高校招生规模经过连续数年的大幅度扩充，近年不少高校的办学指导方针已经由“扩规模”转为“抓质量”，在这一发展方向的指导下，高等教育学校为促进教育事业的全面协调发展，完成提升办学层次、提高办学质量的任务，在基础设施建设、机构改革、管理創新、工作重心转移等方面均要实行大刀阔斧的改革，这些变化无疑会对高校的档案管理提出更高的要求。在高校全面发展、各职能不断深化和提升的今天，推进高校档案工作系统化建设是高校发展的必然要求和有力保障。
2 目前高校档案工作存在的几个现实问题
2.1 对档案工作的重视程度仍然不够
由于受到高等教育界某些观念的影响，目前在国内高校的领导者和教师群体中，产生了重科研轻教学，重扩张轻管理的不良观念，导致了高校各项工作发展不均衡的局面。个别相关管理者档案意识淡薄，认为抓好档案工作难以在短期见到成果，所以并不重要，就不给予充分的重视，对档案工作缺乏必要的关心和支持。
2.2 档案的收集和整理环节过于放松
档案管理是包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等多个环节的系统工作，其中档案的收集和整理是保证档案完整、确保档案资料对今后工作具有参考价值和借鉴意义的基础。但是很多高校工作人员在日常工作的方方面面中，并没有体现出及时归档的档案意识，经常随意存放，草率处理，导致原始资料不可挽回的损失，给后续工作埋下隐患。
2.3 对档案的实际利用不到位
某些职能部门工作观念陈旧，工作手段老套单一，缺乏活力，在已建立校园信息管理网络的便利条件下，面对大量信息全面、获取方便、传输安全快捷的一手档案资料，不去充分调取利用，却依然用传统方法布置工作，往往导致不必要的重复劳动，事倍功半，造成人力物力等资源的浪费。
3 加强高校档案工作系统化建设的建议
3.1 制定发展规划，逐步完成档案工作的制度化、规范化
推行高校档案工作制度化、规范化，首先要求高校的管理者提高对高校档案的认识，明白档案工作的意义，清楚如果缺少了档案工作的保障，学校的科研、教学、建设等方面的发展就无从谈起。在制定学校中长期发展规划的过程中，将档案工作纳入到与学生培养、基础建设等并行的发展体系中来，以详尽的规划方案推动档案工作发展的规范化过程。同时健全和完善档案工作的各项制度，避免在具体工作中出现以往无章可循，草率行事的情况。
3.2 切实推进档案管理人才队伍建设
决定档案工作成效的最重要因素还是人本身，人才队伍的建设是做好档案系统工作的关键。①首先要建立一支以专职人员为主，各部门兼职人员为辅的档案收集管理队伍。以现有机关档案室（馆）、资料室和各机关部门的专职管理人员队伍为基础，重点在没有单独人员编制的部门，发展办公室管理人员、教学单位的院长助理、主管学生工作的政工干部以及教研室负责人等参与档案管理工作，提高他们的档案意识并养成良好的档案收集习惯。只有动员更多的兼职人员参与档案整体工作，才能真正保证档案部门能够收集到全面、翔实的材料，减轻工作负担。②做好培训，提高人员管理水平。档案部门要把自身素质的提高放在首要位置，努力使档案队伍满足新形势的要求，定期组织学习，加强档案管理人员现代信息技术方面的知识和技能。另外，兴趣是最好的老师，有关部门如能加强引导专业技术人员学习业务技能的兴趣，将使他们在工作中达到事半功倍的效果，更好地为学校提供高效率、高质量的服务。③提高人员待遇，稳定人才队伍。因为某些主客观原因，档案管理人员往往存在待遇差，地位低，组织分散化的状况，因此学校应提高档案管理人员的待遇和地位，加强队伍的组织性和规范化，使从业人员具有组织归属感，认为自己的工作虽然默默无闻，但一样对学校提供了不可磨灭的贡献。在职称晋升工作中加大档案专业技术人员中、高级的比例，可以吸引更多的高学历人才加入档案管理队伍，这也是档案管理人员队伍建设的重要手段。
3.3 开发档案资料对实际工作的指导应用价值
高校档案来源于日常工作，同时也对各项工作具有宝贵的现实指导价值，档案资料不应只是常年锁在文件柜里的卷宗。作为高校管理者，在高校发展进程中应该注意参考借鉴档案资料，实现高校事业科学有序的发展，如资产管理部门通过对资产设备的增加、分配、转移、折旧、报废等数据信息的分析整理，可以形成一份某时期学校资产设备的使用报告，为学校下一步的资产战略提供数据支持。再如教务管理部门根据“学生评教成绩”、“课时量”、“青年教师党员班主任工作记录”等资料，可以比较准确地评估新进教师的教学工作情况，帮助学校对有关人才进行合理的配置安排。
3.4 与时俱进，推动档案管理信息化建设
目前国内很多高校都建立了现代教育技术中心以实现教学手段的现代化，档案管理同样也可以借鉴当今先进的计算机技术、网络技术、多媒体技术，用数字工具取代传统落后的管理手段，尽快完成高校档案信息数字化工程。另一方面，各部门应逐步建立和深化数字化档案的工作意识，真正体现出数字化管理高效率、高精度、低成本的优势。
参考文献：
[1]王燕.关于高校档案管理网络体系的构建[J]三门峡职业技术学院学报.2007.12.
[2]伊林，龙政军.新时期做好高校档案工作的思考[J]重庆科技学院学报（社会科学版）No.11.2008.
关键词：档案管理 系统化建设 问题 建议
1 高校档案工作系统化建设的意义
高校档案是记录高校教学、科研、基建、人事、资产、党政管理等各个方面工作的原始材料，它不仅使各项工作有据可查，保证高校运行的延续性，而且能为高校管理者做出正确决策提供参考。普通高校招生规模经过连续数年的大幅度扩充，近年不少高校的办学指导方针已经由“扩规模”转为“抓质量”，在这一发展方向的指导下，高等教育学校为促进教育事业的全面协调发展，完成提升办学层次、提高办学质量的任务，在基础设施建设、机构改革、管理創新、工作重心转移等方面均要实行大刀阔斧的改革，这些变化无疑会对高校的档案管理提出更高的要求。在高校全面发展、各职能不断深化和提升的今天，推进高校档案工作系统化建设是高校发展的必然要求和有力保障。
2 目前高校档案工作存在的几个现实问题
2.1 对档案工作的重视程度仍然不够
由于受到高等教育界某些观念的影响，目前在国内高校的领导者和教师群体中，产生了重科研轻教学，重扩张轻管理的不良观念，导致了高校各项工作发展不均衡的局面。个别相关管理者档案意识淡薄，认为抓好档案工作难以在短期见到成果，所以并不重要，就不给予充分的重视，对档案工作缺乏必要的关心和支持。
2.2 档案的收集和整理环节过于放松
档案管理是包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等多个环节的系统工作，其中档案的收集和整理是保证档案完整、确保档案资料对今后工作具有参考价值和借鉴意义的基础。但是很多高校工作人员在日常工作的方方面面中，并没有体现出及时归档的档案意识，经常随意存放，草率处理，导致原始资料不可挽回的损失，给后续工作埋下隐患。
2.3 对档案的实际利用不到位
某些职能部门工作观念陈旧，工作手段老套单一，缺乏活力，在已建立校园信息管理网络的便利条件下，面对大量信息全面、获取方便、传输安全快捷的一手档案资料，不去充分调取利用，却依然用传统方法布置工作，往往导致不必要的重复劳动，事倍功半，造成人力物力等资源的浪费。
3 加强高校档案工作系统化建设的建议
3.1 制定发展规划，逐步完成档案工作的制度化、规范化
推行高校档案工作制度化、规范化，首先要求高校的管理者提高对高校档案的认识，明白档案工作的意义，清楚如果缺少了档案工作的保障，学校的科研、教学、建设等方面的发展就无从谈起。在制定学校中长期发展规划的过程中，将档案工作纳入到与学生培养、基础建设等并行的发展体系中来，以详尽的规划方案推动档案工作发展的规范化过程。同时健全和完善档案工作的各项制度，避免在具体工作中出现以往无章可循，草率行事的情况。
3.2 切实推进档案管理人才队伍建设
决定档案工作成效的最重要因素还是人本身，人才队伍的建设是做好档案系统工作的关键。①首先要建立一支以专职人员为主，各部门兼职人员为辅的档案收集管理队伍。以现有机关档案室（馆）、资料室和各机关部门的专职管理人员队伍为基础，重点在没有单独人员编制的部门，发展办公室管理人员、教学单位的院长助理、主管学生工作的政工干部以及教研室负责人等参与档案管理工作，提高他们的档案意识并养成良好的档案收集习惯。只有动员更多的兼职人员参与档案整体工作，才能真正保证档案部门能够收集到全面、翔实的材料，减轻工作负担。②做好培训，提高人员管理水平。档案部门要把自身素质的提高放在首要位置，努力使档案队伍满足新形势的要求，定期组织学习，加强档案管理人员现代信息技术方面的知识和技能。另外，兴趣是最好的老师，有关部门如能加强引导专业技术人员学习业务技能的兴趣，将使他们在工作中达到事半功倍的效果，更好地为学校提供高效率、高质量的服务。③提高人员待遇，稳定人才队伍。因为某些主客观原因，档案管理人员往往存在待遇差，地位低，组织分散化的状况，因此学校应提高档案管理人员的待遇和地位，加强队伍的组织性和规范化，使从业人员具有组织归属感，认为自己的工作虽然默默无闻，但一样对学校提供了不可磨灭的贡献。在职称晋升工作中加大档案专业技术人员中、高级的比例，可以吸引更多的高学历人才加入档案管理队伍，这也是档案管理人员队伍建设的重要手段。
3.3 开发档案资料对实际工作的指导应用价值
高校档案来源于日常工作，同时也对各项工作具有宝贵的现实指导价值，档案资料不应只是常年锁在文件柜里的卷宗。作为高校管理者，在高校发展进程中应该注意参考借鉴档案资料，实现高校事业科学有序的发展，如资产管理部门通过对资产设备的增加、分配、转移、折旧、报废等数据信息的分析整理，可以形成一份某时期学校资产设备的使用报告，为学校下一步的资产战略提供数据支持。再如教务管理部门根据“学生评教成绩”、“课时量”、“青年教师党员班主任工作记录”等资料，可以比较准确地评估新进教师的教学工作情况，帮助学校对有关人才进行合理的配置安排。
3.4 与时俱进，推动档案管理信息化建设
目前国内很多高校都建立了现代教育技术中心以实现教学手段的现代化，档案管理同样也可以借鉴当今先进的计算机技术、网络技术、多媒体技术，用数字工具取代传统落后的管理手段，尽快完成高校档案信息数字化工程。另一方面，各部门应逐步建立和深化数字化档案的工作意识，真正体现出数字化管理高效率、高精度、低成本的优势。
参考文献：
[1]王燕.关于高校档案管理网络体系的构建[J]三门峡职业技术学院学报.2007.12.
[2]伊林，龙政军.新时期做好高校档案工作的思考[J]重庆科技学院学报（社会科学版）No.11.2008.