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【摘 要】信息时代，传统的档案管理和手工检索已不适应档案事业发展的要求，更不适应电子文件归档和电子档案管理。本文在分析档案编研工作现状基础上提出应用现代信息技术提高档案编研工作。
【关键词】档案编研 电子化 信息技术
中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）35-202-01
随着计算机和网络的日益普及，计算机管理档案是已成为档案事业的发展必然趋势，档案管理工作的重点逐渐由单纯纸质保管型向电子保管和利用型转变，通过档案的现代化管理，为利用者提供更方便、更快捷的服务，提高档案利用效率。
1.档案编研工作现状及存在问题
在新的历史时期，随着社会经济的不断发展，档案工作也越来越发挥出其独有作用，在这之中档案编研工作尤其突出。它是档案工作的一项重要内容，是提高档案部门工作水平的一个重要途径，对于发展档案事业，具有重要作用。目前档案编研工作存在着三方面问题：一是各个单位对此项工作的认识停留在较为原始状态，缺乏革新意识。如工作中缺乏计划性、目的性，甚至对对编研工作没有根本的认识，所谓“编研”纯属为应付利用，大量为“编”，而“研”的成果却少之又少；二是匮乏编研人才。档案编研具有专业性、知识性和科学性的重要特征，所以要求与之深度和广度相匹配的专业人才，但目前这还没有达到标准，往往一个相应人员只是应付各类档案的日常整理和入库工作，根本没有时间和精力去开展其它工作，更无从谈起档案的编研工作了，这直接导致了档案编研工作的力量不足；三是忽视宣传，导致与利用脱节。利用是档案工作的终极目的，而编研成果是通过利用才能实现其自身价值，然而现在一些档案工作人员对这一点缺乏认识，他们在完成上级要求的编研工作后就将成果束之高阁，并未及时宣传和报道，从而导致编研成果毫无存在意义。
2.档案信息编研电子化
2.1档案编研资料收集电子化
目前，有些单位在办公自动化系统中增加了“档案文献编研管理系统”，编研人员可直接在“档案文献编研管理系统”收集编研资料，直接把编研所需要的材料下载在“档案文献编研管理系统”，构建编研知识仓库，这大大减轻了编研工作人员查找有关资料的劳动强度，提高了工作效率。
档案编研资料的收集方法，可借鉴《文书档案归档类目表》与编研纲要相结合，进行档案编研专题资料的收集。因为，档案分类的方法是人们组织知识的有效方法，其与志书类目设置有着异曲同工的作用。以企业编研《部门志》为例，传统编研大纲的设置，没有参照文书档案分类大纲编制，在编志全过程中，全靠手工查阅档案文献，进行摘录卡片，材料摘抄的时间占编志总体时间的70%以上，所以导致一部企业志书从查阅文献到编辑出版要4～5年时间。而计算机技术广泛应用于档案文献编研领域资料收集，企业编研人员充分依靠档案信息管理系统，利用“档案专题”编制功能，依据编研纲要，通过《文书档案归档类目表》，在海量的档案数据库中可迅速、准确批量查找出用于修志的文件材料。
2.2充分利用现代信息检索技术，提高档案编研资料的占有率
在浩如烟海的档案文献资料中，如何查找出自己想要资料，用传统的方法已不适应形势发展的需要，只有通过信息化，才是解决问题的唯一办法。利用计算机抽词技术可以方便地编制关键词索引、主题索引或分类索引，利用现在比较成熟和先进的全文检索技术，可以方便地查找一句话、一个词，达到对资料的最全面占有、最方便利用。
2.3利用办公自动化技术对档案信息进行编辑加工
采用数字化信息复制技术在编研过程中对档案原件信息进行复制转录。目前，档案信息转录手段已从人工抄写、静电复印等方式发展到数字化信息复制技术的应用。数字化信息复制技术采用图像扫描纸质载体档案信息的方法，应用汉字自动识别技术对纸质载体档案信息进行数字化加工，也可对批量电子文件进行快速复制与迁移，同时借助电子编辑软件校改加工档案文字。电子编辑技术使档案文献编辑工作告别纸与笔的传统操作方式，应用文字和图像处理软件对档案文稿添加标点、拟制标题、校改文字、加按作序以及对整部汇编进行编排和版面设计。目前，电子影像综合处理系统不仅可以对输入的图像进行裁剪、拼接、图文迭入、窗口编辑等，还具有将旧档案字迹增强的功效。对于字迹褪色、反差小或字迹扩散、湮化的档案，可通过对扫描参数的反复修改（调节亮度、加重对比度）清除或减轻字迹扩散部分的痕迹，提高清晰度，增强辨识校改图像、文字的科学性和准确性。
2.4档案编研信息多媒体组织方式
多媒体技术是一种把多样化的信息媒体集成的技术，它能够同时获取、编辑、存储和展现两种以上不同类型信息媒体，不同介质多元统一的整合，是档案编研信息传播的进一步发展。在档案编研工作中引入多媒体技术，可将文字、声音、图像等各种类型的单媒体档案信息整合到一起，对同一事物进行多种形式的表现，实现视听上的综合性。传统手工编研过程中，文字、声音、图像通过文书、声像档案的归档流程分别处理，分开保管，单独分类提供利用。档案编研信息多媒体组织方式库则能有机地将文本、图形、图像、声音等多种信息建立起逻辑连接，集成为一个具有实时交互性特征的综合信息系统。
3.编研成果发布多样化
编研成果加工完成之后，可以运用多种信息技术手段来发布，从而满足不同用户的各种需要。具体而言，有如下发布方式。
3.1系统平台发布
档案管理系统平台和办公自动化系统实现了文档一体化数据共享，档案部门将经过有序加工整理的各类档案专题数据库存贮在档案信息管理系统中，通过办公自动化局域网系统向办公人员提供专题档案查询或自助查询服务。
3.2档案网站发布
档案网站是档案信息资源利用与共享的基层平台，也是档案专题数据库发布的主要阵地。国家档案局官方网站《网上展览》栏目，链接了全国各省（市）公共档案馆的网上展览专题，使具有悠久历史传统的档案编研工作跟上时代的步伐，与现代科学技术同步发展，同时增强了其社会服务性。
3.3电视传媒发布
档案编研成果可通过电视传媒的专题栏目进行发布。如北京卫视的《档案》栏目，通过解密档案中的历史秘密，探寻解读各种历史人物和事件的缘由脉络，告诉观众一个又一个惊人的事件和传奇背后的真实故事。
3.4电子杂志发布
档案电子杂志的技术是以电子多媒体形式产生的，它集合了声音、图像、动画、视频等元素综合而形成的数字杂志。档案编研部门将档案专题以电子杂志的方式进行编辑，它具有可视性、交互性、多样性、娱乐性、传播速度快等特点。
3.5举办展览
在信息化的环境下，举办档案专题数据库展览，通过展板、投影仪、音视频播放等形式，向社会各界人士提供多媒体的档案信息展览服务。如高校档案部门紧扣实物档案直观性强的特点，加大对实物档案的宣传力度，增加宣传教育的时效性，抓住学校评估、校庆、领导视察、招生、接待来访等一系列机会，举办包括实物档案在内的精品档案展览，展示学校在各项竞赛性活动以及评估、达标、验收活动中获得的证书、锦旗、奖杯、奖牌；展示本校专家学者及科研人员在教学、科研中形成的具有较大影响作用的专利、成果和论著等，使实物档案在服务教学科研、提高学校知名度等方面发挥积极作用。
4.结语
现代信息技术的发展为档案编研工作提供了发展机遇，应用计算机条件下档案文献编研，其巨大的信息容量和交互式的阅读方式可以满足档案利用者的各种信息需求。为此，档案工作者应努力提高自身的素质，改变落后的工作方式，推动档案文献编研事业的发展。
参考文献：
[1]赵广琴；基于知识管理下企业档案的开发利用[J]；广东档案；2010.04
[2]沈丽华；发挥科技档案信息在科研课题研究中的作用[J]；科技档案；2007.03
【关键词】档案编研 电子化 信息技术
中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）35-202-01
随着计算机和网络的日益普及，计算机管理档案是已成为档案事业的发展必然趋势，档案管理工作的重点逐渐由单纯纸质保管型向电子保管和利用型转变，通过档案的现代化管理，为利用者提供更方便、更快捷的服务，提高档案利用效率。
1.档案编研工作现状及存在问题
在新的历史时期，随着社会经济的不断发展，档案工作也越来越发挥出其独有作用，在这之中档案编研工作尤其突出。它是档案工作的一项重要内容，是提高档案部门工作水平的一个重要途径，对于发展档案事业，具有重要作用。目前档案编研工作存在着三方面问题：一是各个单位对此项工作的认识停留在较为原始状态，缺乏革新意识。如工作中缺乏计划性、目的性，甚至对对编研工作没有根本的认识，所谓“编研”纯属为应付利用，大量为“编”，而“研”的成果却少之又少；二是匮乏编研人才。档案编研具有专业性、知识性和科学性的重要特征，所以要求与之深度和广度相匹配的专业人才，但目前这还没有达到标准，往往一个相应人员只是应付各类档案的日常整理和入库工作，根本没有时间和精力去开展其它工作，更无从谈起档案的编研工作了，这直接导致了档案编研工作的力量不足；三是忽视宣传，导致与利用脱节。利用是档案工作的终极目的，而编研成果是通过利用才能实现其自身价值，然而现在一些档案工作人员对这一点缺乏认识，他们在完成上级要求的编研工作后就将成果束之高阁，并未及时宣传和报道，从而导致编研成果毫无存在意义。
2.档案信息编研电子化
2.1档案编研资料收集电子化
目前，有些单位在办公自动化系统中增加了“档案文献编研管理系统”，编研人员可直接在“档案文献编研管理系统”收集编研资料，直接把编研所需要的材料下载在“档案文献编研管理系统”，构建编研知识仓库，这大大减轻了编研工作人员查找有关资料的劳动强度，提高了工作效率。
档案编研资料的收集方法，可借鉴《文书档案归档类目表》与编研纲要相结合，进行档案编研专题资料的收集。因为，档案分类的方法是人们组织知识的有效方法，其与志书类目设置有着异曲同工的作用。以企业编研《部门志》为例，传统编研大纲的设置，没有参照文书档案分类大纲编制，在编志全过程中，全靠手工查阅档案文献，进行摘录卡片，材料摘抄的时间占编志总体时间的70%以上，所以导致一部企业志书从查阅文献到编辑出版要4～5年时间。而计算机技术广泛应用于档案文献编研领域资料收集，企业编研人员充分依靠档案信息管理系统，利用“档案专题”编制功能，依据编研纲要，通过《文书档案归档类目表》，在海量的档案数据库中可迅速、准确批量查找出用于修志的文件材料。
2.2充分利用现代信息检索技术，提高档案编研资料的占有率
在浩如烟海的档案文献资料中，如何查找出自己想要资料，用传统的方法已不适应形势发展的需要，只有通过信息化，才是解决问题的唯一办法。利用计算机抽词技术可以方便地编制关键词索引、主题索引或分类索引，利用现在比较成熟和先进的全文检索技术，可以方便地查找一句话、一个词，达到对资料的最全面占有、最方便利用。
2.3利用办公自动化技术对档案信息进行编辑加工
采用数字化信息复制技术在编研过程中对档案原件信息进行复制转录。目前，档案信息转录手段已从人工抄写、静电复印等方式发展到数字化信息复制技术的应用。数字化信息复制技术采用图像扫描纸质载体档案信息的方法，应用汉字自动识别技术对纸质载体档案信息进行数字化加工，也可对批量电子文件进行快速复制与迁移，同时借助电子编辑软件校改加工档案文字。电子编辑技术使档案文献编辑工作告别纸与笔的传统操作方式，应用文字和图像处理软件对档案文稿添加标点、拟制标题、校改文字、加按作序以及对整部汇编进行编排和版面设计。目前，电子影像综合处理系统不仅可以对输入的图像进行裁剪、拼接、图文迭入、窗口编辑等，还具有将旧档案字迹增强的功效。对于字迹褪色、反差小或字迹扩散、湮化的档案，可通过对扫描参数的反复修改（调节亮度、加重对比度）清除或减轻字迹扩散部分的痕迹，提高清晰度，增强辨识校改图像、文字的科学性和准确性。
2.4档案编研信息多媒体组织方式
多媒体技术是一种把多样化的信息媒体集成的技术，它能够同时获取、编辑、存储和展现两种以上不同类型信息媒体，不同介质多元统一的整合，是档案编研信息传播的进一步发展。在档案编研工作中引入多媒体技术，可将文字、声音、图像等各种类型的单媒体档案信息整合到一起，对同一事物进行多种形式的表现，实现视听上的综合性。传统手工编研过程中，文字、声音、图像通过文书、声像档案的归档流程分别处理，分开保管，单独分类提供利用。档案编研信息多媒体组织方式库则能有机地将文本、图形、图像、声音等多种信息建立起逻辑连接，集成为一个具有实时交互性特征的综合信息系统。
3.编研成果发布多样化
编研成果加工完成之后，可以运用多种信息技术手段来发布，从而满足不同用户的各种需要。具体而言，有如下发布方式。
3.1系统平台发布
档案管理系统平台和办公自动化系统实现了文档一体化数据共享，档案部门将经过有序加工整理的各类档案专题数据库存贮在档案信息管理系统中，通过办公自动化局域网系统向办公人员提供专题档案查询或自助查询服务。
3.2档案网站发布
档案网站是档案信息资源利用与共享的基层平台，也是档案专题数据库发布的主要阵地。国家档案局官方网站《网上展览》栏目，链接了全国各省（市）公共档案馆的网上展览专题，使具有悠久历史传统的档案编研工作跟上时代的步伐，与现代科学技术同步发展，同时增强了其社会服务性。
3.3电视传媒发布
档案编研成果可通过电视传媒的专题栏目进行发布。如北京卫视的《档案》栏目，通过解密档案中的历史秘密，探寻解读各种历史人物和事件的缘由脉络，告诉观众一个又一个惊人的事件和传奇背后的真实故事。
3.4电子杂志发布
档案电子杂志的技术是以电子多媒体形式产生的，它集合了声音、图像、动画、视频等元素综合而形成的数字杂志。档案编研部门将档案专题以电子杂志的方式进行编辑，它具有可视性、交互性、多样性、娱乐性、传播速度快等特点。
3.5举办展览
在信息化的环境下，举办档案专题数据库展览，通过展板、投影仪、音视频播放等形式，向社会各界人士提供多媒体的档案信息展览服务。如高校档案部门紧扣实物档案直观性强的特点，加大对实物档案的宣传力度，增加宣传教育的时效性，抓住学校评估、校庆、领导视察、招生、接待来访等一系列机会，举办包括实物档案在内的精品档案展览，展示学校在各项竞赛性活动以及评估、达标、验收活动中获得的证书、锦旗、奖杯、奖牌；展示本校专家学者及科研人员在教学、科研中形成的具有较大影响作用的专利、成果和论著等，使实物档案在服务教学科研、提高学校知名度等方面发挥积极作用。
4.结语
现代信息技术的发展为档案编研工作提供了发展机遇，应用计算机条件下档案文献编研，其巨大的信息容量和交互式的阅读方式可以满足档案利用者的各种信息需求。为此，档案工作者应努力提高自身的素质，改变落后的工作方式，推动档案文献编研事业的发展。
参考文献：
[1]赵广琴；基于知识管理下企业档案的开发利用[J]；广东档案；2010.04
[2]沈丽华；发挥科技档案信息在科研课题研究中的作用[J]；科技档案；2007.03