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摘要：本文通过分析目前石油行业工程档案安全管理工作中存在的问题，提出信息化时代背景下建立档案安全体系的重要性及解决措施，进而在一定程度上延长工程档案的使用寿命，确保工程档案实体、电子档案信息的安全性，为档案管理和服务工作做出贡献。
关键词：档案管理 数字化 信息安全
对于档案管理工作来说，档案安全是根本，确保档案实体、档案信息的安全性是档案事业可持续发展的基础[1]。近年来，随着科学技术的迅猛发展和信息技术的广泛应用，工程企业出现了越来越多的电子档案，越来越多的纸质档案也逐渐转变为数字信息存储于计算机中，一方面，档案数字化、信息化是顺应时代的要求；另一方面，档案的数字化、信息化引发的安全问题日益突出，同时传统的档案管理模式自身固有的漏洞和安全隐患，在一定程度上直接威胁到实体档案的安全。基于这一严峻问题，本文提出建立和完善工程档案安全体系显得十分重要。
1 工程档案安全管理工作中存在的问题
1.1 实体档案安全管理工作中存在的问题
毋庸讳言，长期以来，由于工程企业中部分员工档案安全意识淡薄，归档手续不完备，工作人员对档案查阅利用监管不力，防范措施不到位等多种原因已经造成工程声像档案收集缺位、蓝图时有丢失、档案人为损毁等事故，实体档案安全方面存在的各种隐患不容忽视。
①档案类型收集重此薄彼，对档案实体安全构成严重影响。近年来，在工程企业中，普遍存在档案门类归档不全，以及厚此薄彼的现象。
一方面，机关文书档案、会计档案，专业室设计图纸（底图、蓝图）的归档工作受到归档部门的重视注重，对于声像档案、设备档案、照片档案的收集整理归档等遭到不同程度的忽视。在多数情况下，这部分档案都留在经办人员的手中，随着经办人员的变动而无人收管，要么不知去向，要么处于零散状态，进而在一定程度上造成档案严重流失[2]。
另一方面，档案内容归档不完整，缺乏成套性和系统性。
②归档手续不完备，档案原始追溯性得不到保障。长期以来，由于工程企业缺乏归档范围确认制和归档范围备案审批制的档案收集工作运行机制，导致很多归档部门归档手续不完备，以参字号图纸资料归档为例，很多时候归档人员从现场带回的档案资料，拿到档案室归档时，既没有归档移交清单也没有档案交接文据，这种情况在传统的档案管理模式中时有出现，导致档案原始追溯性得不到保障，同时，也给档案管理人员的工作带来很大的不便。
③利用机制不健全，实体档案安全受到严重威胁。由于工程企业中部分员工档案安全意识不强，加上档案工作人员有时疏忽大意，监管不力，造成档案信息损毁、丢失事件时有发生。例如，蓝图被设计人员带到现场后，忘记带回公司，造成遗失；有的档案借出好几年都不见归还，虽然部分企业档案管理部门每三个月就会下发一次催还通知，但经常有借阅人常年出差在外，所以催还通知对他们也起不到约束作用，进而在一定程度上使得档案实体脱离了监督与管理，进一步造成档案在归还时出现破损，但是，没有得到及时的修复。
1.2 电子档案安全管理工作中存在的问题
电子档案与纸质档案具有截然不同的性质，一方面，电子档案的信息与载体彼此分离，其内容存储的位置不固定，往往可以从一个载体转移到另一个载体上，但是内容没有发生任何变化，并且可以通过网络传输电子档案，共享能力比较强大，进而增加了安全隐患。另一方面，电子文件从形成到利用，各个环节都有发生信息更改、丢失的可能性，直接威胁着档案信息的安全。
①电子档案传输过程的信息安全问题。以笔者所在公司为例，目前，电子档案传输的形式主要有两种：
一种是利用磁盘、光盘、磁带等存储介质进行传输，传输前电子图档管理人员先根据利用者的需求，将电子档案复制到存储介质上，由利用者将其送达到目的地（例如：设计人员将刻好的光盘送到现场给业主）。
另一种方式是利用计算机网络技术进行传输（例如，设计图纸电子版存档就是采用局域网传输），与纸质档案相比，网络传输具有一定的优越性，地理、人力等因素对于档案传输不再有任何限制，其传输速度也令纸质档案难以企及。但问题是，技术本身就是一把双刃剑，通过网络传输档案资料时，数据信息容易被他人窃取，对于不宜公开的涉密档案来说，通过网络进行传输时需要给予高度关注[3]。
②电子档案整理、归档过程的信息安全问题。从2000年至今的十二年间，笔者所在公司电子图归档一直使用《电子图档管理系统》。不可否认，在十年前，这套电子图档系统曾经为公司档案信息化建设进程做出了巨大的贡献，但是，在图档软件日新月异、更新换代迅速的今天，这套系统无疑已经不再适用公司档案信息化发展的步伐，甚至成了阻碍。
电子文件对设备及软件运行环境有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过修改、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题。在公司图档管理工作中，我们经常会发现档案管理部门使用的字型文件与设计人员所使用的字型文件存在差异，验收时就会出现图形显示正常，文字显示却发生错位、变形，甚至出现乱码、空白[4]。
③电子档案保管和利用过程的信息安全问题。由于档案经费投入有限，部分工程企业档案室防磁柜等设备一直都没有得到有效的解决。存储在磁盘、光盘等介质上的电子档案都只是存放在普通的档案柜中，柜、架及库房温湿度均未达到有关标准的要求，也达不到避光、防尘、防变形的要求。但问题是，电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响，不达标的保管条件，很可能导致存储介质失效。
电子档案在给我们的工作带来便利的同时，也存在着一个突出的问题，就是信息的安全性时刻受到威胁。虽然大部分工程企业档案机构建立了专门的电子档案管理制度，包括借阅审批制度、多套备份制度等，但电子档案借阅出去后，缺乏后续的安全监控手段，很可能造成信息泄露，电子信息被复制和更改现象出现，存在安全隐患。 2 建立档案安全体系的措施
2.1 加强档案安全宣传教育，提高全员档案安全意识
在档案管理过程中，通过对档案安全加大宣传教育的力度，帮助档案管理人员树立档案安全意识，尤其是档案安全事关全局、公司，甚至党和国家的根本利益。在日常工作中，充分意识到档案安全是档案工作的生命线，同时也是档案工作者义不容辞的责任。
2.2 积极争取领导重视支持，建立健全档案安全制度
在开展档案工作的过程中，档案安全是重点，需要积极争取领导的重视和支持，在企业安全管理发展规划中，将建设档案安全体系工作纳入其中，同时明确各部门的职责，并与问责制建立联系，做到奖惩分明，进而在一定程度上形成上下贯通的档案安全工作体系[5]。进一步建立和完善，并全面贯彻落实企业节假日安全值班、安全消防管理等各项安全制度，形成用制度规范、按制度办事、靠制度约束的档案安全管理机制[6]。
2.3 强化档案收集整理，加速纸质档案的数字化进程
收集是档案工作的第一要务，要确保档案的安全完整，就必须做好收集整理工作。《中国石油天然气集团公司档案管理手册》前言规定“归档范围确认制与备案审批制，既是对实践经验的总结，也是收集工作的创新发展，为文件材料的归档齐全提供了制度保证。”这就要求，一方面，各归档部门应根据本部门的实际情况，制定出一个按组织机构或人员职能分工的、全面而又有明确针对性的归档范围，并切实执行这种归档范围，以确保文件资料的齐全完整，整理规范。另一方面，档案部门要做到严格监督和检查归档部门提供的档案资料是否齐全、完整，要提高档案材料的收准率和收全率，避免某一门类的档案材料短缺。
近年来，随着科学技术的进步和档案信息化建设进程的不断深入，以信息化带动各项业务工作，促进管理水平和服务能力的提升，更好地为工程企业设计人员利用档案提供服务，已成为档案部门可持续发展的新目标。这就要求我们必须加速纸质档案的数字化进程，例如：将传统的纸质档案目录转变为机读的电子档案目录、将纸质版的荣誉获奖证书、审批表、贡献人员长名单等进行扫描等。
2.4 规范档案利用机制，强化档案安全管理程序
档案管理工作有其独特专业特点和不可替代性，同时它又是一项具管理性、服务性、政治性、科学性和文化性为一体的一项重要工作，对档案资料进行保管和利用，进而在一定程度上确保档案信息的安全性，对于档案管理部门来说，这是其最基本的任务。
对档案资料利用机制进行规范，制定并认真落实涵盖整个利用过程的档案管理规定、档案查/借阅管理制度、档案室目标责任制、首问负责制及保密、库房管理规定等一整套管理制度。做好档案资料的保管、保密工作，对工程档案进行规范化管理，明确分工，完善考核标准，切实加强利用过程的档案安全管理，严抓借阅审批制度，离退休、借调人员离开公司前必须将所借档案归还完毕才能办理相关手续。切实加强档案整理调阅过程监控，认真做好档案出入库核查登记工作；配备档案安全保管库架，防磁柜等，加强电子档案和重要珍贵档案的保管力度。
2.5 加强信息化过程管理，确保档案信息安全保密
在新的历史时期，对于工程企业档案部门来说，档案信息化建设是一项基础性业务工作，同时也是档案工作向现代化迈进的必由之路[7]。因此，对档案加强信息化管理，这是建设档案安全体系的一项重要内容。我们要全面贯彻并严格执行国家档案局、集团公司有关“非公开的档案信息一律不得上外网，认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保信息化过程中的档案信息安全保密。
总之，工程档案安全体系建设是一项长期而艰巨的任务，随着信息化进程的不断深入，影响档案安全的因素会越来越复杂。目前各工程企业档案安全管理工作中虽然还存在很多问题，但我们相信，在各级领导的大力支持下，经过档案工作者不懈努力，工程档案的寿命一定能够最大限度地延长，进而在一定程度上确保了工程档案实体与电子档案信息的安全性，为工程档案的长期安全保管和快速有效提供利用做出应有的贡献。
参考文献：
[1]杨冬权.国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话.
[2]白擒虎.建立健全档案安全体系的重要性[A].
[3]时连旗.浅谈电子档案信息安全管理[J].经营管理，2011，33（2）：37-38.
[4]蒋亚玲.工程设计电子文件的归档与管理[Z].河北：中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司档案室，2011.
[5]王洁.档案安全保护 责任重于泰山[J].科技风，2011（9）：272.
[6]丁海斌.论信息化时代电子文档的信息安全[J].辽宁大学学报，2003（3）.
[7]周玲.试论档案的现代化管理[J].公共管理，2011（9）：124.
作者简介：
柳丹（1988-），女，现在中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司工作，大学本科学历，助理经济师，研究方向：工程档案管理。
关键词：档案管理 数字化 信息安全
对于档案管理工作来说，档案安全是根本，确保档案实体、档案信息的安全性是档案事业可持续发展的基础[1]。近年来，随着科学技术的迅猛发展和信息技术的广泛应用，工程企业出现了越来越多的电子档案，越来越多的纸质档案也逐渐转变为数字信息存储于计算机中，一方面，档案数字化、信息化是顺应时代的要求；另一方面，档案的数字化、信息化引发的安全问题日益突出，同时传统的档案管理模式自身固有的漏洞和安全隐患，在一定程度上直接威胁到实体档案的安全。基于这一严峻问题，本文提出建立和完善工程档案安全体系显得十分重要。
1 工程档案安全管理工作中存在的问题
1.1 实体档案安全管理工作中存在的问题
毋庸讳言，长期以来，由于工程企业中部分员工档案安全意识淡薄，归档手续不完备，工作人员对档案查阅利用监管不力，防范措施不到位等多种原因已经造成工程声像档案收集缺位、蓝图时有丢失、档案人为损毁等事故，实体档案安全方面存在的各种隐患不容忽视。
①档案类型收集重此薄彼，对档案实体安全构成严重影响。近年来，在工程企业中，普遍存在档案门类归档不全，以及厚此薄彼的现象。
一方面，机关文书档案、会计档案，专业室设计图纸（底图、蓝图）的归档工作受到归档部门的重视注重，对于声像档案、设备档案、照片档案的收集整理归档等遭到不同程度的忽视。在多数情况下，这部分档案都留在经办人员的手中，随着经办人员的变动而无人收管，要么不知去向，要么处于零散状态，进而在一定程度上造成档案严重流失[2]。
另一方面，档案内容归档不完整，缺乏成套性和系统性。
②归档手续不完备，档案原始追溯性得不到保障。长期以来，由于工程企业缺乏归档范围确认制和归档范围备案审批制的档案收集工作运行机制，导致很多归档部门归档手续不完备，以参字号图纸资料归档为例，很多时候归档人员从现场带回的档案资料，拿到档案室归档时，既没有归档移交清单也没有档案交接文据，这种情况在传统的档案管理模式中时有出现，导致档案原始追溯性得不到保障，同时，也给档案管理人员的工作带来很大的不便。
③利用机制不健全，实体档案安全受到严重威胁。由于工程企业中部分员工档案安全意识不强，加上档案工作人员有时疏忽大意，监管不力，造成档案信息损毁、丢失事件时有发生。例如，蓝图被设计人员带到现场后，忘记带回公司，造成遗失；有的档案借出好几年都不见归还，虽然部分企业档案管理部门每三个月就会下发一次催还通知，但经常有借阅人常年出差在外，所以催还通知对他们也起不到约束作用，进而在一定程度上使得档案实体脱离了监督与管理，进一步造成档案在归还时出现破损，但是，没有得到及时的修复。
1.2 电子档案安全管理工作中存在的问题
电子档案与纸质档案具有截然不同的性质，一方面，电子档案的信息与载体彼此分离，其内容存储的位置不固定，往往可以从一个载体转移到另一个载体上，但是内容没有发生任何变化，并且可以通过网络传输电子档案，共享能力比较强大，进而增加了安全隐患。另一方面，电子文件从形成到利用，各个环节都有发生信息更改、丢失的可能性，直接威胁着档案信息的安全。
①电子档案传输过程的信息安全问题。以笔者所在公司为例，目前，电子档案传输的形式主要有两种：
一种是利用磁盘、光盘、磁带等存储介质进行传输，传输前电子图档管理人员先根据利用者的需求，将电子档案复制到存储介质上，由利用者将其送达到目的地（例如：设计人员将刻好的光盘送到现场给业主）。
另一种方式是利用计算机网络技术进行传输（例如，设计图纸电子版存档就是采用局域网传输），与纸质档案相比，网络传输具有一定的优越性，地理、人力等因素对于档案传输不再有任何限制，其传输速度也令纸质档案难以企及。但问题是，技术本身就是一把双刃剑，通过网络传输档案资料时，数据信息容易被他人窃取，对于不宜公开的涉密档案来说，通过网络进行传输时需要给予高度关注[3]。
②电子档案整理、归档过程的信息安全问题。从2000年至今的十二年间，笔者所在公司电子图归档一直使用《电子图档管理系统》。不可否认，在十年前，这套电子图档系统曾经为公司档案信息化建设进程做出了巨大的贡献，但是，在图档软件日新月异、更新换代迅速的今天，这套系统无疑已经不再适用公司档案信息化发展的步伐，甚至成了阻碍。
电子文件对设备及软件运行环境有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过修改、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题。在公司图档管理工作中，我们经常会发现档案管理部门使用的字型文件与设计人员所使用的字型文件存在差异，验收时就会出现图形显示正常，文字显示却发生错位、变形，甚至出现乱码、空白[4]。
③电子档案保管和利用过程的信息安全问题。由于档案经费投入有限，部分工程企业档案室防磁柜等设备一直都没有得到有效的解决。存储在磁盘、光盘等介质上的电子档案都只是存放在普通的档案柜中，柜、架及库房温湿度均未达到有关标准的要求，也达不到避光、防尘、防变形的要求。但问题是，电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响，不达标的保管条件，很可能导致存储介质失效。
电子档案在给我们的工作带来便利的同时，也存在着一个突出的问题，就是信息的安全性时刻受到威胁。虽然大部分工程企业档案机构建立了专门的电子档案管理制度，包括借阅审批制度、多套备份制度等，但电子档案借阅出去后，缺乏后续的安全监控手段，很可能造成信息泄露，电子信息被复制和更改现象出现，存在安全隐患。 2 建立档案安全体系的措施
2.1 加强档案安全宣传教育，提高全员档案安全意识
在档案管理过程中，通过对档案安全加大宣传教育的力度，帮助档案管理人员树立档案安全意识，尤其是档案安全事关全局、公司，甚至党和国家的根本利益。在日常工作中，充分意识到档案安全是档案工作的生命线，同时也是档案工作者义不容辞的责任。
2.2 积极争取领导重视支持，建立健全档案安全制度
在开展档案工作的过程中，档案安全是重点，需要积极争取领导的重视和支持，在企业安全管理发展规划中，将建设档案安全体系工作纳入其中，同时明确各部门的职责，并与问责制建立联系，做到奖惩分明，进而在一定程度上形成上下贯通的档案安全工作体系[5]。进一步建立和完善，并全面贯彻落实企业节假日安全值班、安全消防管理等各项安全制度，形成用制度规范、按制度办事、靠制度约束的档案安全管理机制[6]。
2.3 强化档案收集整理，加速纸质档案的数字化进程
收集是档案工作的第一要务，要确保档案的安全完整，就必须做好收集整理工作。《中国石油天然气集团公司档案管理手册》前言规定“归档范围确认制与备案审批制，既是对实践经验的总结，也是收集工作的创新发展，为文件材料的归档齐全提供了制度保证。”这就要求，一方面，各归档部门应根据本部门的实际情况，制定出一个按组织机构或人员职能分工的、全面而又有明确针对性的归档范围，并切实执行这种归档范围，以确保文件资料的齐全完整，整理规范。另一方面，档案部门要做到严格监督和检查归档部门提供的档案资料是否齐全、完整，要提高档案材料的收准率和收全率，避免某一门类的档案材料短缺。
近年来，随着科学技术的进步和档案信息化建设进程的不断深入，以信息化带动各项业务工作，促进管理水平和服务能力的提升，更好地为工程企业设计人员利用档案提供服务，已成为档案部门可持续发展的新目标。这就要求我们必须加速纸质档案的数字化进程，例如：将传统的纸质档案目录转变为机读的电子档案目录、将纸质版的荣誉获奖证书、审批表、贡献人员长名单等进行扫描等。
2.4 规范档案利用机制，强化档案安全管理程序
档案管理工作有其独特专业特点和不可替代性，同时它又是一项具管理性、服务性、政治性、科学性和文化性为一体的一项重要工作，对档案资料进行保管和利用，进而在一定程度上确保档案信息的安全性，对于档案管理部门来说，这是其最基本的任务。
对档案资料利用机制进行规范，制定并认真落实涵盖整个利用过程的档案管理规定、档案查/借阅管理制度、档案室目标责任制、首问负责制及保密、库房管理规定等一整套管理制度。做好档案资料的保管、保密工作，对工程档案进行规范化管理，明确分工，完善考核标准，切实加强利用过程的档案安全管理，严抓借阅审批制度，离退休、借调人员离开公司前必须将所借档案归还完毕才能办理相关手续。切实加强档案整理调阅过程监控，认真做好档案出入库核查登记工作；配备档案安全保管库架，防磁柜等，加强电子档案和重要珍贵档案的保管力度。
2.5 加强信息化过程管理，确保档案信息安全保密
在新的历史时期，对于工程企业档案部门来说，档案信息化建设是一项基础性业务工作，同时也是档案工作向现代化迈进的必由之路[7]。因此，对档案加强信息化管理，这是建设档案安全体系的一项重要内容。我们要全面贯彻并严格执行国家档案局、集团公司有关“非公开的档案信息一律不得上外网，认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保信息化过程中的档案信息安全保密。
总之，工程档案安全体系建设是一项长期而艰巨的任务，随着信息化进程的不断深入，影响档案安全的因素会越来越复杂。目前各工程企业档案安全管理工作中虽然还存在很多问题，但我们相信，在各级领导的大力支持下，经过档案工作者不懈努力，工程档案的寿命一定能够最大限度地延长，进而在一定程度上确保了工程档案实体与电子档案信息的安全性，为工程档案的长期安全保管和快速有效提供利用做出应有的贡献。
参考文献：
[1]杨冬权.国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话.
[2]白擒虎.建立健全档案安全体系的重要性[A].
[3]时连旗.浅谈电子档案信息安全管理[J].经营管理，2011，33（2）：37-38.
[4]蒋亚玲.工程设计电子文件的归档与管理[Z].河北：中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司档案室，2011.
[5]王洁.档案安全保护 责任重于泰山[J].科技风，2011（9）：272.
[6]丁海斌.论信息化时代电子文档的信息安全[J].辽宁大学学报，2003（3）.
[7]周玲.试论档案的现代化管理[J].公共管理，2011（9）：124.
作者简介：
柳丹（1988-），女，现在中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司工作，大学本科学历，助理经济师，研究方向：工程档案管理。