医院建设项目中的工程变更管理

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  摘要 医院建筑功勇性强,建设复杂,在施工中,工程变更量将直接影响工程投资、进度和质量。文章论述了控制工程变更,应在项目建设的各个阶段采取不同的管理措施。
  关键词 医院建筑 变更洽商 工程管理
  我国医院建设工程多为政府投资项目,医院作为建设单位实施工程管理的职权。现阶段我国政府投资的医院建设项目仍然沿用基建传统体制,实行多方监督管理,普遍存在立项审批程序多、建设周期长、超投资概算的问题。
  医院建设工程变更包括设计变更、进度计划变更、施工条件变更,也包括原招标文件和工程量清单编制中因遗漏而新增加的工程量。工程变更签认后会直接影响工程造价、工程质量、工程进度的增减和变化,有的还会引发合同单位的相互索赔,产生经济纠纷。受国家基本建设管理程序的制约,工程变更需要履行必要的确认手续。施工单位、设备材料供应商为了投标时中标,投标时采用低线报价。中标后签订的合同约定的价格通常不能调整,通过工程变更后调整合同结算价格达到增加利润和降低亏损风险已经成为投标单位的行业潜规则。工程变更其实质演变成“各为其主”的权益博弈。鉴于以上情况,应正确签证工程变更,预防和有效控制工程变更,把工程变更的关键环节作为控制投资的抓手,分析工程变更的原因,采取切实可行而且有效的管理办法,从而发挥国家投资医院建设项目的公共效益,合理控制工程变更以达到有效控制投资概算的目的。
  一、设计图信息表达直接影响工程变更
  医院建筑施工图纸的设计深度通常受到设计单位、设计师对医院建筑设计经验、医院提供的设计条件、设计前期准备和设计消耗时间的不同,在设计过程中普遍缺少医疗工艺设计环节和步骤;加之,建设单位管理医院建筑的专业人员不足,迫于建设开工时间和工程施工招标时间紧等客观情况,通常用于施工招标的施工图纸需要做多版的专业图纸深化设计后才能指导建设施工。设计图信息表达量不足直接关系到工程项目实施中设计变更的数量。
  (一)设计委托书
  建设单位在招标确定设计单位时,建议医院委托专业的医院建筑咨询策划服务公司编制详细的设计委托书。对于原址改扩建的建设项目还应该考虑旧有建筑的拆除,施工阶段维持医院诊疗工作不停顿;为了满足医疗功能的需要必须安排空间腾挪;拟建建筑和现有建筑在建成前后的使用功能关系;拟建建筑实现的医疗功能和工艺流程;建筑的外配套同原有系统的连接;实现医疗功能的医疗气体、配电、通风、供暖、制冷、垂直交通、人流物流出入口设置、建筑物之间的水平连接、施工场地、基础开挖、降水护坡、地质勘察资料、建筑物规划条件、装修标准、限定的投资概算等,对上述内容应逐项进行量化和文字描述。
  设计委托书编制的内容是否精准直接影响设计单位出具施工图纸的质量。实践中,设计委托书设计条件的内容比设计单位自行编制的设计说明书更重要。建设单位应该利用编制设计委托书的机会最大化地反映医疗功能的需求。就设计委托书中的设计条件进行专家咨询和征求医院相关部门意见也是不可缺少的环节。
  (二)建设单位主动参与设计
  设计单位确认后,建设单位要按照设计合同的约定指定专人负责对施工图纸的设计进度和设计中出现的需要补充技术资料和进行专题研究落实的细节问题进行论证。在正式出图前,设计单位要向建设单位相关部门再一次征求意见。杜绝出现大的设计偏差,造成施工中大量设计变更的发生。发达国家把医院设计成果形象地比喻为建筑设计师一半大脑同医院管理者另一半大脑的完美结合后的产物。
  (三)倡导“一体化设计”
  医院建设项目现在普遍实行专业配套二次深化设计的做法,形式上加快了主设计单位的出图时间,第一版施工图纸仅能指导施工招标和主体结构施工。二次深化设计的专业配套图纸与主体结构、其他专业的施工图纸不交图容易发生冲突。甚至有的专业图纸与已经进行施工的图纸相比发生了颠覆性的变化,造成施工单位招标的工程量清单中暂估价增多,投资控制的不确定因素增加,施工中拆改量加大,施工工期延长等。通过“一体化设计”在施工图纸上解决好这些问题,可以减少设计变更的数量。
  (四)设计合同
  医院建筑工程项目设计合同采用通用的示范文本,合同约定的通用条款在实际执行过程中对设计单位失误产生的设计变更应承担的经济责任约定不明确,发生失误后通用条款执行度差;按照设计完成的时间分步支付设计费的做法只能约束设计完成的时间,即便是扣留一定比例的设计费用作为设计责任的经济扣减也显得杯水车薪。约定设计单位提高处理施工过程中出现的设计确认的效率,实行设计单位项目经理负责人制度、参加工地监理会制度,设计单位派驻工地代表等措施在实际工作中有益于工程变更管理。
  二、施工单位招投标中查找设计图纸漏项
  医院建筑施工图纸虽然经过图审机构审查程序,但是,通常是对图纸的消防、节能、环保、规划条件等大指标的核对。施工单位招投标工作中,编制工程量清单时,选用具有医院建筑招标经验的招标代理机构的专业技术人员核对施工图纸工程量;同时,发现施工图纸表达中的遗漏内容后,建设单位应要求设计单位进行补充完善。在施工单位招标前将设计图纸中的遗漏内容进行审核查找。建设单位应该借助编制工程量清单过程中招标代理单位专业工程造价人员的工作,发现设计图纸中的漏项和专业设计不交圈问题。
  三、施工前的施工图纸会审是降低工程变更的重要环节
  施工单位招标确认后、工程开工前,建设单位应该组织医院使用科室、后勤保障部门、施工单位、设计单位、监理单位进行全面的图纸会审。将发现的设计问题及解决办法进行书面分类汇总。各部门单位根据自己的工作职责从以下几个方面查找图纸中的细节问题。
  (一)医疗使用功能
  医院建筑首先要满足医疗使用功能;医疗流程组织有效合理,符合医院防止交叉感染的要求;医院信息化智能化发展需求;医疗使用科室之间如门诊、急诊、住院、医技、后勤保障等建筑空间中的相互功能关系。   (二)基础配套设施
  除其他公共建筑所需要的配套工程外,医院建筑还有其独有的医疗气体、污水处理、医疗垃圾收集处理、变配电、锅炉房、太平间、洗衣房、医疗器械灭菌消毒、营养食堂、道路广场、停车泊位、雨水系统、园林绿化、标识标牌等配套设施,要对这些设施的位置、负荷容量、建筑物预埋预留接口、管线路由、地坪高程进行核对落实。
  (三)新的规范标准颁布对设计的修改
  医院建筑的使用寿命相对较长,随着诊疗技术手段的进步,医院建筑的改建工作潜在存在。新的标准规范的颁布实施和修订,要求医院建设单位重新决策并在设计图纸中进行相应调整。
  (四)投资概算、施工图预算、投标报价的经济性分析
  关于我国医院建筑工程资金的来源,国家投资是主渠道,公立医院自筹资金也纳入国家财政资金管理范畴;国家批准的投资概算原则上不应突破,决算超概算时要履行必要的审批程序进行概算调整。由于工程变更会直接影响工程造价的增减,在施工图会审阶段,建设单位要对收集到的各方意见进行客观的经济分析,在满足医疗使用功能前提下,室外装修、高档装修建筑材料的选用要谨慎。
  1.投资概算经济分析时要认真核对批准的投资概算范围,认真核对工程概算批准文件投资概算核定表中项目名称和科目明细。在实际财务管理中,按照此科目的分类对应建立的资金使用台账,可以动态反映资金使用情况。
  2.施工图预算经济分析时,要将标底编制的工程预算留存,不只是作为招标栏标价格使用,也可以参照其核对施工图纸工程量。
  3.投标报价经济性分析时,重点关注在招标文件中需要二次确认的暂估价和暂估项目部分以及投标单位报价技巧和低报价高索赔的潜规则行为。
  四、工程变更的管理
  在工程实施前虽然采取了多项预防措施,实际工程施工中发生工程变更的情况依然存在,解决好工程变更签证需要建设单位、施工单位、监理单位、设计单位在合同中约定具体可行的确认程序和履行手续。科学有效地管理好工程变更从以下几个方面入手——
  (一)合同管理
  建设单位在同施工单位、设计单位、监理单位签订合同中就工程变更发生时各方的责任、权利、义务要约定明确;无论哪一方提出的工程变更,建设单位可以授权监理工程师对工程变更进行审查,提出监理建议,这一授权在监理合同中必须明确;建设单位将工程变更管理程序、变更的分类(技术变更、经济洽商)、变更建议的内容、变更建议的审查原则及期限、变更的批准权限等进行详细约定;发挥好监理单位的四个控制(投资、工期、质量、安全)、一个管理(合同管理)、一个协调(建设单位与施工单位之间关系的协调工作)的作用。这些在工程变更管理合同中约定的具体办法十分重要。
  (二)审查程序和内容
  建设单位的内部管理程序和认定变更的流程也要在施工、监理委托、设计委托合同中进行明确规定,监理工程师按期限提出监理审查意见后建设单位驻工地工程师代表组织专业工程师或专家对工程变更进行论证,形成阶段性初步审核意见后按照程序上报。工程变更批准后,建设单位驻工地工程师通知监理工程师下达工程变更令并组织实施。
  工程变更审查的内容:招标文件、投标文件、合同条款矛盾或不符合时如何重新认定;对工期、投资、质量的影响及补救措施;技术要求、施工条件是否符合;新增工程量、投资和投标时工程量清单的增减关系在决算时如何确定;可能引起的合同纠纷和索赔风险。
  五、工程变更在医院建设工程管理中的实践
  (一)建章立制
  建设单位对工程变更的管理应制定可操作的规章制度,制定审核工程变更的流程,定期组织工程变更例会,以会议纪要的方式解决工程变更分歧,严格工程变更审查审批程序和履行必要的手续。工程变更的原因要有充分的事实依据,坚持客观、公正、合理的原则,因过失责任引发的工程变更要进行明确的界定。杜绝因未提到时间、地点、原因的模棱两可的责任不清的简单理由就实施工程变更。提出工程变更的单位必须同时提交引起投资增减的书面经济分析说明;监理单位配备注册造价工程师,对工程变更后的经济洽商进行初步审核并提出书面监理意见。
  (二)及时签证
  以北京大学第三医院改扩建项目为例,2011年12月竣工验收的门急诊医技楼(44278m2)和运动医学楼(32800m2)及其配套工程中,甲方为主的公开招标35项,施工单位材料设备采购公开招标42项,正式签订的合同149份、协议26份,专业分包施工单位16家,共签证工程变更1287份,建设工期约5年时间。
  在整个建设过程中,工程变更的及时签证非常重要,但难点是经济洽商的确认。建设单位迫使施工单位接受不平等的“霸王条款”;施工单位以变更为借口追求利润最大化;“各为其主”的博弈结果只能采用“公平、合理”的办法解决问题。
  医院作为国家投资的建设管理单位要严格执行工程项目财务管理和决算审计制度;投资概算控制工作非常重要,合理使用国家建设资金贯穿建设项目管理始末;在工程变更发生的过程中及时确认经济洽商比要求施工单位先按照工程变更实施竣工决算时再商定增减资金更为重要。常有这样的情况出现,看似将经济风险转嫁给了施工单位,但最终会造成竣工结算时的索赔风险,这十分不利于动态控制投资。我们的做法是,投标报价中有综合单价的采用其价格,暂无价格参照时由施工单位重新组价,监理单位初步审定后提交医院建设单位,医院依据其上报的增加投资的金额按照40%~50%比例资金随工程进度款支付,并在合同中约定最终结算以审计单位审核为准。这样既减轻了施工单位增加资金的压力又保证了建设单位在竣工结算时按照国有资金建设项目实施审计制度的权益,将“事中认价”和“事后审计”进行了有机的结合。
  (三)资料收集
  工程变更资料的收集整理工作要体现及时性,不主张在竣工结算时再补充工程变更资料,因为保证工程变更资料的完整性和原始性非常重要。北京大学第三医院改扩建项目采取的是以工程变更发生时间为顺序,以月为时间单位进行资料汇总,建设单位统一编号造册装订。该工程项目共装订汇总工程变更资料95册。建设单位、监理单位、施工单位、决算审计单位各持有一套完整资料。建设单位通过汇总工程变更资料及时掌握工程投资变化情况,达到控制投资概算的目的。
  六、结束语
  医院建设项目投资大,建设周期长,工程变更管理难。医院建筑的医疗功能性需求专业性强、制约条件多;国家投资管理程序严格,工程变更数量大会直接影响投资概算。医院作为建设管理单位,要在保证国家投资达到预期效益的前提下,借助工程变更,最大化地利用好国家投资政策支持,合理提高工程建设装修档次和标准,控制工程变更数量,降低工程变更后投资增加总量。要做到这一切,就要求医院建设管理部门对工程变更做到“有理、有据、有度”的管理。 (编辑 吕志新)
  参考文献
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