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[摘要]：数字档案室是一种集计算机多媒体技术、图像处理技术、数据库技术、网络技术以及与缩微技术结合等多种先进技术于一身的新型档案室。也即应用现代计算机技术，将室藏档案信息转化为二进制数字存储起来，采用数字方式进行处理，并通过网络进行传输。建设基层数字档案不仅得做好数字档案室基础建设工作，包括局域网建设、信息资源网站建设等，更重要的是在数字档案室建立过程中应做好管理体系的建设，包括制度的建立、档案队伍的建设和数字化档案室建设的规划工作等。
[关键词]：数字档案室、制度、档案队伍、规划
中图分类号：G27 文献标识码：G 文章编号：1009-914X（2012）12- 0318 -01
档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物，是社会主义先进文化事业的重要组成部分，它作为社会一种基础性信息资源，是认识和把握事物发展规律的钥匙，不仅具有维护历史的真实面貌的作用，而且还起着凭证作用和参考作用。但随着社会信息化进程的加快，办公环境的自动化，加上人们快节奏的生活状态，传统档案室已远不能满足人们的要求，也对档案工作也提出了更高的要求——建立基层数字档案室。数字档案室是一种集计算机多媒体技术、图像处理技术、数据库技术、网络技术以及与缩微技术结合等多种先进技术于一身的新型档案室。即应用现代计算机技术，将室藏档案信息转化为二进制数字存储起来，采用数字方式进行处理，并通过网络进行传输。
数字档案室在推动档案现代管理工作中具有重要意义，不仅提高了工作效能、管理质量，还提高了人们的利用效能。只有实现档案数字化，才能使档案管理从封闭走向开放。传统的档案存在形式不仅工作难度大、保护成本高，而且查阅不方便，归档程序繁琐、资料保存限制多、查找检索费时耗力、人工处理误差大等缺点。而数字档案室在档案的日常管理、分类和查询等工作都由专门的系统来完成，同时将众多的档案目录用计算机编目录的方式进行管理，实现手工检索向计算机检索全面过渡，大大提高了工作效率，它通过扫描仪将纸质档案信息录入到计算机数据库中，通过检索词进行查找信息，更快捷更方便，同事存储空间小，维护方便，还可实时同步备份，还可将各种纸质、图片、声像资料等转换成数字化的信息，通过网络，具有便于查询、实现资源共享等特点，为利用者提供及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，并且还可以多种语言、文字形式进行传播中国悠久历史文化。
信息时代的产物正全方位地影响着人类的生产和活动，对国民经济和社会发展产生了深刻影响，如何更好的建设基层数字档案室，不仅得做好数字档案室基础建设工作，包括局域网建设、信息资源网站建设等，而网站建设一般包括域名申请、服务器配置、網站规划、网页设计、系统配置、主页发布、数据库系统开发、网站宣传等内容，还包括计算机技术、信息存贮技术、多媒体技术、数据库技术、网络通讯技术、安全技术等技术的支持。更重要的是在数字档案室建立过程中应有做好管理体系的建设。
一、加强制度的建立
在建设基层数字档案室时，应做好对档案制度的建立，只有一套完善的制度，才能使档案管理更标准化、规范化，才能建立起统一的档案管理平台和网络系统。数字化建设是为了信息化，为了档案信息资源的利用，以实现更方便快捷的运作模式，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因此，对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有更高的要求。尤其是在基层档案室的建立过程中，应该坚持规范性原则，严格制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现互不兼容，重复建设等现象发生。使档案信息数字化建设真正适应信息化的要求，用制度为具体的实施提供强有力的保障。
二、加强档案队伍的建设
在数字档案室管理体系中，人起着至关重要的作用，他是做好一切事情的主体，所以在数字档案室建设过程中，一定要加强档案队伍的建设，不仅需要具有高领域的专业人才，也需要数字化的管理人才。专业人才做好数字化的硬件系统，管理人才做好软件系统，以提高软实力。在队伍建设中，可不定期组织档案信息管理人员和信息技术专门人员进行业务和技能培训，让他们逐步掌握计算机操作、数据录入、网络管理、数据库建设等方面的知识，并且能够在工作中加以运用，除了业务和技能上的知识需要把握外，还应注重对管理人员在数字化档案管理中的一些相关法律知识的教育和培训，这就要求不仅得具有良好的业务素质，也得具有良好的政治素质。尤其是网络的安全教育，档案管理人员一定要做好管理系统的安全保护问题，防止机密数据信息的泄漏。
三、做好数字化档案室建设的规划工作
档案数字化建设是一项系统工程，任务艰巨而复杂，因此在建设过程中，必须积极面对各种困难，制定切实可行的实施方案。在进行方案制定时，要理顺档案管理业务流程。要把数字档案室建设的相关要求融入单位信息化建设的各个环节。一份完整的实施方案应该包括四部分内容：现状分析、实施目标、实施要素和保障系统。因此，在制定档案数字化建设实施方案时，首先应该进行调查研究，对本部门的现状进行全面分析与把握，对制度方面、硬件方面、技术方面和人才方面进行调查研究。在明确档案数字化建设可行的基础上，建设领导小组，以制定具体的实施目标，进而确定长远目标以及阶段性目标。明确目标后，要制定方案中具有主体地位的实施要素，如档案目录数字化建设项目、档案全文信息数字化建设项目、数字化档案信息局域网服务项目、数字化档案信息广域网服务项目等。建立保障体系是为了数字化档案室建设的顺利进行，如建设管理体制、运行机制和投入保障机制等。
当前现代科技迅猛发展，形势逼人，建立档案数字化管理体系是市场经济建设、社会发展的迫切需要，也是企业可持续发展的要求。档案数字化建设是一项复杂的、庞大的系统工程，也是一项长期的、艰巨的战略任务。但是在运用以上管理体系时，不能简单地实行“照搬主义”，而必须根据单位的发展历程和发展方向，结合企业的生产经营活动和可持续发展的要求，以企业内如局域网为平台，建立一套属于自己的数字化管理系统。
参考文献：
[1]石英，档案数字化管理对策探析[J]，重庆工贸职业技术学院学报，2010，（02）
[2]赵春晖，浅谈当今档案数字化建设[J]，黑龙江科技信息，2007
[关键词]：数字档案室、制度、档案队伍、规划
中图分类号：G27 文献标识码：G 文章编号：1009-914X（2012）12- 0318 -01
档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物，是社会主义先进文化事业的重要组成部分，它作为社会一种基础性信息资源，是认识和把握事物发展规律的钥匙，不仅具有维护历史的真实面貌的作用，而且还起着凭证作用和参考作用。但随着社会信息化进程的加快，办公环境的自动化，加上人们快节奏的生活状态，传统档案室已远不能满足人们的要求，也对档案工作也提出了更高的要求——建立基层数字档案室。数字档案室是一种集计算机多媒体技术、图像处理技术、数据库技术、网络技术以及与缩微技术结合等多种先进技术于一身的新型档案室。即应用现代计算机技术，将室藏档案信息转化为二进制数字存储起来，采用数字方式进行处理，并通过网络进行传输。
数字档案室在推动档案现代管理工作中具有重要意义，不仅提高了工作效能、管理质量，还提高了人们的利用效能。只有实现档案数字化，才能使档案管理从封闭走向开放。传统的档案存在形式不仅工作难度大、保护成本高，而且查阅不方便，归档程序繁琐、资料保存限制多、查找检索费时耗力、人工处理误差大等缺点。而数字档案室在档案的日常管理、分类和查询等工作都由专门的系统来完成，同时将众多的档案目录用计算机编目录的方式进行管理，实现手工检索向计算机检索全面过渡，大大提高了工作效率，它通过扫描仪将纸质档案信息录入到计算机数据库中，通过检索词进行查找信息，更快捷更方便，同事存储空间小，维护方便，还可实时同步备份，还可将各种纸质、图片、声像资料等转换成数字化的信息，通过网络，具有便于查询、实现资源共享等特点，为利用者提供及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，并且还可以多种语言、文字形式进行传播中国悠久历史文化。
信息时代的产物正全方位地影响着人类的生产和活动，对国民经济和社会发展产生了深刻影响，如何更好的建设基层数字档案室，不仅得做好数字档案室基础建设工作，包括局域网建设、信息资源网站建设等，而网站建设一般包括域名申请、服务器配置、網站规划、网页设计、系统配置、主页发布、数据库系统开发、网站宣传等内容，还包括计算机技术、信息存贮技术、多媒体技术、数据库技术、网络通讯技术、安全技术等技术的支持。更重要的是在数字档案室建立过程中应有做好管理体系的建设。
一、加强制度的建立
在建设基层数字档案室时，应做好对档案制度的建立，只有一套完善的制度，才能使档案管理更标准化、规范化，才能建立起统一的档案管理平台和网络系统。数字化建设是为了信息化，为了档案信息资源的利用，以实现更方便快捷的运作模式，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因此，对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有更高的要求。尤其是在基层档案室的建立过程中，应该坚持规范性原则，严格制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现互不兼容，重复建设等现象发生。使档案信息数字化建设真正适应信息化的要求，用制度为具体的实施提供强有力的保障。
二、加强档案队伍的建设
在数字档案室管理体系中，人起着至关重要的作用，他是做好一切事情的主体，所以在数字档案室建设过程中，一定要加强档案队伍的建设，不仅需要具有高领域的专业人才，也需要数字化的管理人才。专业人才做好数字化的硬件系统，管理人才做好软件系统，以提高软实力。在队伍建设中，可不定期组织档案信息管理人员和信息技术专门人员进行业务和技能培训，让他们逐步掌握计算机操作、数据录入、网络管理、数据库建设等方面的知识，并且能够在工作中加以运用，除了业务和技能上的知识需要把握外，还应注重对管理人员在数字化档案管理中的一些相关法律知识的教育和培训，这就要求不仅得具有良好的业务素质，也得具有良好的政治素质。尤其是网络的安全教育，档案管理人员一定要做好管理系统的安全保护问题，防止机密数据信息的泄漏。
三、做好数字化档案室建设的规划工作
档案数字化建设是一项系统工程，任务艰巨而复杂，因此在建设过程中，必须积极面对各种困难，制定切实可行的实施方案。在进行方案制定时，要理顺档案管理业务流程。要把数字档案室建设的相关要求融入单位信息化建设的各个环节。一份完整的实施方案应该包括四部分内容：现状分析、实施目标、实施要素和保障系统。因此，在制定档案数字化建设实施方案时，首先应该进行调查研究，对本部门的现状进行全面分析与把握，对制度方面、硬件方面、技术方面和人才方面进行调查研究。在明确档案数字化建设可行的基础上，建设领导小组，以制定具体的实施目标，进而确定长远目标以及阶段性目标。明确目标后，要制定方案中具有主体地位的实施要素，如档案目录数字化建设项目、档案全文信息数字化建设项目、数字化档案信息局域网服务项目、数字化档案信息广域网服务项目等。建立保障体系是为了数字化档案室建设的顺利进行，如建设管理体制、运行机制和投入保障机制等。
当前现代科技迅猛发展，形势逼人，建立档案数字化管理体系是市场经济建设、社会发展的迫切需要，也是企业可持续发展的要求。档案数字化建设是一项复杂的、庞大的系统工程，也是一项长期的、艰巨的战略任务。但是在运用以上管理体系时，不能简单地实行“照搬主义”，而必须根据单位的发展历程和发展方向，结合企业的生产经营活动和可持续发展的要求，以企业内如局域网为平台，建立一套属于自己的数字化管理系统。
参考文献：
[1]石英，档案数字化管理对策探析[J]，重庆工贸职业技术学院学报，2010，（02）
[2]赵春晖，浅谈当今档案数字化建设[J]，黑龙江科技信息，2007