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摘 要:重大建设项目档案是重大建设项目的历史记录,是项目设计、建设、管理的基础和依据,具有重大科技、经济价值。文章根据重大建设项目的特点,对重大建设项目档案的平台、构成和编制等进行了研究和分析,对档案的规范管理具有借鉴意义。
关键词:法治档平台分类管理合同管理过程管理
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(a)-0202-01
在重大建设项目管理工作中,紧紧依托依法治档这个平台,狠抓分类管理、合同管理,严格控制项目档案收集、整理、验收三个环节,实现重大建设项目档案管理工作的科学化、精细化和规范化,提高重大建设项目档案管理质效。下面就如何依托依法治档平台健全项目档案管理机制、如何提升档案管理质效及加强过程管理环节控制方法具体分析。
1 依托依法治档平台,健全重大建设项目档案管理机制
重大建设项目档案管理涉及面广,工作难度大。因此,严格依照相关法律、法规和规章,切实履行监督指导职责,逐步健全了重大建设项目档案管理机制。一是加强组织领导,设立专业化管理机构。建立重点建设项目档案工作联席制度,时时沟通衔接,协调解决工作中出现的问题和难题,及时掌握项目立项、建设进度和重点建设项目档案工作情况,形成了主体突出、职责明确、联动共管的长效管理机制,确保重大建设项目档案工作的顺利开展,营造了良好的外部环境;二是加大专项执法检查力度,推动重大建设项目档案工作。相关职能部门要对在建的重大建设项目的档案工作进行专项的执法检查,促使重大建设项目档案工作逐步走上依法管理的轨道;三是建设单位将档案管理工作纳入到工程质量行政领导人责任制和各参建单位工程质量领导人责任制。建立项目建设档案工作领导小组,配备专兼职档案人员,落实档案库房、装具和必备的设备、设施,形成齐抓共管的档案管理网络;四是建立档案资料收集、立卷归档、档案保管、档案利用和档案人员岗位责任制5个工作制度,确保档案工作的有效开展。
2 突出项目特点,狠抓分类管理和合同管理提升质效
2.1 加强项目监控,实行分类管理
本着“突出特点、便于管理”的原则,将纷繁复杂的重大建设项目统一划分为生产性类和非生产性类。其中又将非生产性重大建设项目分为公共工程类和房地产类。将生产性重大建设项目和公共工程重大建设项目纳入重点监控对象,房地产重大建设项目则归口城建档案室,实行统一的专一化管理。在整个的重大建设项目档案管理中,以省、市生產性重大建设项目和公共工程重大建设项目档案管理为突破口,以点带面促进整体重大建设项目档案工作质效的提高。一是加强信息采集。从相关职能部门采集重大建设项目信息,并对进入设计、施工的重大建设项目逐一核对,并按立项设计、施工、年内竣工三类,分别建立重大建设项目台账和重大建设项目管理档案,纳入正常管理;二是严格执行登记制度。严格对开工的重大建设项目以其主管部门为责任人组织登记,实行动态管理。
2.2 规范合同条款,加强合同管理
档案行政主管部门要及时介入立项完备的重大建设项目,监督指导项目建设单位及项目建设管理单位在签订设计、施工及监理等合同、协议时,设立专门条款,明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、时间,以及对应提交文件的整理、归档责任。以合同形式确保项目档案的完整与安全,从而提高对重大建设项目档案管理的重视度和主动性。
3 加强过程管理,严格项目档案收集、整理、验收三个环节控制
3.1 加强收集环节控制
在项目建设期间,档案行政主管部门要指导建设单位编制项目档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表,按立项、设计、施工、竣工四个阶段对全部项目档案资料进行收集,并核对项目档案资料的有效性。同时,要求将项目文件的形成、积累和整理列入了项目建设计划和有关部门及人员的职责范围,并制定相应的检查、控制和考核措施。项目前期文件资料、设备文件资料和会计文件资料由项目建设单位负责收集;勘察、设计文件资料由勘察、设计单位负责收集积累;项目施工文件资料由各施工单位负责收集积累;项目监理文件资料由项目监理单位负责收集积累,确保项目档案完整。
3.2 加强整理环节控制
档案行政主管部门要加强对项目档案资料进行规范整理归档工作的指导。全部项目档案以编制好的项目档案分类方案为依据,先分门类,再分大类。文书档案的整理是以大类设置的二级类目为基本依据,按问题特征并结合其它形式特征的进行组卷;基建档案的整理是以工程性质为基本依据,按单个工程项目进行组卷;设备档案的整理是以生产装置为基本依据,按设备的结构进行组卷;会计档案则是按《会计档案管理办法》的要求进行分类组卷;声像档案是按时间顺序分专题进行整理。
3.3 加强验收环节控制
按程序报请或自行组织重大建设项目档案的验收。在验收前,档案行政主管部门要指导项目建设单位根据《重大建设项目档案验收办法》的要求,组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,对项目档案的基础管理工作,完整、准确、系统、安全情况进行全面自检,确保项目档案一次性验收通过。
综上,依托一个平台,狠抓两项管理,控制三个环节,是提高重大建设项目档案管理质效的科学途径。
关键词:法治档平台分类管理合同管理过程管理
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(a)-0202-01
在重大建设项目管理工作中,紧紧依托依法治档这个平台,狠抓分类管理、合同管理,严格控制项目档案收集、整理、验收三个环节,实现重大建设项目档案管理工作的科学化、精细化和规范化,提高重大建设项目档案管理质效。下面就如何依托依法治档平台健全项目档案管理机制、如何提升档案管理质效及加强过程管理环节控制方法具体分析。
1 依托依法治档平台,健全重大建设项目档案管理机制
重大建设项目档案管理涉及面广,工作难度大。因此,严格依照相关法律、法规和规章,切实履行监督指导职责,逐步健全了重大建设项目档案管理机制。一是加强组织领导,设立专业化管理机构。建立重点建设项目档案工作联席制度,时时沟通衔接,协调解决工作中出现的问题和难题,及时掌握项目立项、建设进度和重点建设项目档案工作情况,形成了主体突出、职责明确、联动共管的长效管理机制,确保重大建设项目档案工作的顺利开展,营造了良好的外部环境;二是加大专项执法检查力度,推动重大建设项目档案工作。相关职能部门要对在建的重大建设项目的档案工作进行专项的执法检查,促使重大建设项目档案工作逐步走上依法管理的轨道;三是建设单位将档案管理工作纳入到工程质量行政领导人责任制和各参建单位工程质量领导人责任制。建立项目建设档案工作领导小组,配备专兼职档案人员,落实档案库房、装具和必备的设备、设施,形成齐抓共管的档案管理网络;四是建立档案资料收集、立卷归档、档案保管、档案利用和档案人员岗位责任制5个工作制度,确保档案工作的有效开展。
2 突出项目特点,狠抓分类管理和合同管理提升质效
2.1 加强项目监控,实行分类管理
本着“突出特点、便于管理”的原则,将纷繁复杂的重大建设项目统一划分为生产性类和非生产性类。其中又将非生产性重大建设项目分为公共工程类和房地产类。将生产性重大建设项目和公共工程重大建设项目纳入重点监控对象,房地产重大建设项目则归口城建档案室,实行统一的专一化管理。在整个的重大建设项目档案管理中,以省、市生產性重大建设项目和公共工程重大建设项目档案管理为突破口,以点带面促进整体重大建设项目档案工作质效的提高。一是加强信息采集。从相关职能部门采集重大建设项目信息,并对进入设计、施工的重大建设项目逐一核对,并按立项设计、施工、年内竣工三类,分别建立重大建设项目台账和重大建设项目管理档案,纳入正常管理;二是严格执行登记制度。严格对开工的重大建设项目以其主管部门为责任人组织登记,实行动态管理。
2.2 规范合同条款,加强合同管理
档案行政主管部门要及时介入立项完备的重大建设项目,监督指导项目建设单位及项目建设管理单位在签订设计、施工及监理等合同、协议时,设立专门条款,明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、时间,以及对应提交文件的整理、归档责任。以合同形式确保项目档案的完整与安全,从而提高对重大建设项目档案管理的重视度和主动性。
3 加强过程管理,严格项目档案收集、整理、验收三个环节控制
3.1 加强收集环节控制
在项目建设期间,档案行政主管部门要指导建设单位编制项目档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表,按立项、设计、施工、竣工四个阶段对全部项目档案资料进行收集,并核对项目档案资料的有效性。同时,要求将项目文件的形成、积累和整理列入了项目建设计划和有关部门及人员的职责范围,并制定相应的检查、控制和考核措施。项目前期文件资料、设备文件资料和会计文件资料由项目建设单位负责收集;勘察、设计文件资料由勘察、设计单位负责收集积累;项目施工文件资料由各施工单位负责收集积累;项目监理文件资料由项目监理单位负责收集积累,确保项目档案完整。
3.2 加强整理环节控制
档案行政主管部门要加强对项目档案资料进行规范整理归档工作的指导。全部项目档案以编制好的项目档案分类方案为依据,先分门类,再分大类。文书档案的整理是以大类设置的二级类目为基本依据,按问题特征并结合其它形式特征的进行组卷;基建档案的整理是以工程性质为基本依据,按单个工程项目进行组卷;设备档案的整理是以生产装置为基本依据,按设备的结构进行组卷;会计档案则是按《会计档案管理办法》的要求进行分类组卷;声像档案是按时间顺序分专题进行整理。
3.3 加强验收环节控制
按程序报请或自行组织重大建设项目档案的验收。在验收前,档案行政主管部门要指导项目建设单位根据《重大建设项目档案验收办法》的要求,组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,对项目档案的基础管理工作,完整、准确、系统、安全情况进行全面自检,确保项目档案一次性验收通过。
综上,依托一个平台,狠抓两项管理,控制三个环节,是提高重大建设项目档案管理质效的科学途径。