论文部分内容阅读
摘要：高职院校教学档案管理工作存在制度不健全、工作人员专业素质偏低和结构不合理、鉴定和保管电子文件技术不足以及教学档案的有效利用率低等问题，要解决这些问题，应更新观念，建立和健全系统有序的管理体制，注重教学档案管理人才的培养，做好教学档案的开发利用工作，开拓创新等。
关键词：高职教学档案问题对策
1 高职教学档案管理工作存在的主要问题
1.1 高职教学档案管理制度不健全有些高职院校在教学档案的收集、归档、借阅、安全保管、提供利用等方面缺乏一套系统的规章制度，教学档案管理人员收集材料玉石不分，材料残缺不全，甚至出现同一教学档案材料重复收集的现象，对有些该归档的材料未能及时归档或归档材料有头无尾，存在破损不清等现象，他们在查f借)阅手续中，不按章办事，把关不严，以致造成混乱。
1.2 高职教学档案管理工作人员结构不合理和素质偏低首先，人员的结构方面。知识结构上，高学历的少，专职教学档案管理人员中具有专业技术职务的人数占整个队伍人数的比例偏低，毕业于教学档案专业学校的更是少之又少，复合型的教学档案管理人才严重缺乏。性别上，女多男少；年龄上，中年的多，年轻的少。其次，人员素质方面。大部分高职教学档案管理工作人员因循守旧，满足现状，他们未能熟练地掌握现代化的管理技术，依旧采取原始的管理方式，凭借老经验、老办法行事，而部分教学档案人员对教学档案工作缺乏热情，放松了对专业知识的学习。
1.3 电子文件的管理与鉴定存在技术上的不足由于电脑的普及，高职教学档案管理工作中大量电子文件的产生，必然带来一系列电子教学档案建设与管理的问题。目前，电子文件已经暴露出其技术上不可回避的缺点，即其原始性与证据性难以确认以及寿命短、读写系统更换频繁、维护其内容的准确性与机密性的难度大大增强，其组成和结构太过复杂等鉴定与保管方面的技术难题。
1.4 高职教学档案缺乏系统性、完整性、可靠性和科学性一些管理不成熟的高职院校，忽视教学档案管理工作的程序化、规范化，缺乏科学性。他们把教学档案工作当作是可有可无的一般性工作，没有充分认识到教学档案工作在整个教学管理和教学研究中的重要作用，具体负责教学档案管理的工作人员基本上是靠其主观理解去开展工作，而有的兼职管理员连教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档原则、以及立卷归档的程序都知之甚少，致使教学档案杂乱而无体系性，残缺而不完整性，有些临时拼凑的材料更缺乏可靠性。
1.5 教学管理事务性与教学档案管理专业性的矛盾教学管理工作具有综合性、事务性和日常性等特点。现阶段高职院校教学档案管理人员大多由秘书兼任，他们身兼数职，日常事务繁忙，加之许多教学管理人员对教学档案业务知识不甚熟悉，而且随着高职院校行政人员的精简和教学管理工作内容的增多，埋头于日常事务的他们没有更多的精力顾及教学档案工作。
1.6 教学档案的有效利用率不高目前，高职院校的教学档案仍然不能为教职工和学生广泛利用，依然被一小部分科研工作者及行政人员垄断，教学档案的价值没有得到最大限度的开掘，教学档案资源被极大浪费，这直接影响了教学档案管理事业健康持续的发展。
2 高职教学档案管理工作的对策
2.1 更新管理人员观念，重新定位管理部门高职院校教学档案管理的上层管理人员以及工作人员应适应不断发展的社会需求，更新服务观念，找准自己的位置，更好更有效地发挥自己的作用；同时，摆正教学档案管理部门在学校中的位置，教学档案管理部门应从上至下重建自己的职业定位，转变服务理念，多方面、宽角度、深层次服务于教学档案利用者。
2.2 建立和健全系统有序的管理体制高职院校，必须制定相关的教学档案管理规章制度，如《教学档案管理细则)等，以确立教学档案工作的基本原则、归档范围，明确教学文件材料的部门立卷与归档、教学档案的管理、教学档案的开发利用等具体要求，制定教学档案工作岗位责任制等。可以实行“三纳入”、“三同步”，即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任。下达教学任务与提出教学文件材料的归档的要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收教学档案材料同步。
此外，高职院校系(院)处于教学、科研和管理的第一线，是教学档案的最直接的来源。对其资料的收集和整理也应该有一个系统有序的管理体制。系(院)在进行教学档案归档时，可与教学行政主管部门和学校分为三级管理体系，规定相应的教学档案管理范围。系(院)教学档案管理也可制定相应的教学档案管理责任制，让系(院)所有的教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交兼职教学档案员统一汇总后存档。
2.3 注重人才，提高教学档案管理专兼职队伍素质和服务水平首先，建立健全必要的人员进出管理制度以促进教学档案工作稳定持续发展。要把好教学档案工作人员的入口关，引进或招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实教学档案队伍，大胆使用有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，切实稳定教学档案队伍。同时，应加强教学档案干部队伍的政治思想工作，稳定他们的情绪，以保证他们在市场经济条件中各种利益的诱惑下，保持较高的政治修养和敬业精神，从而把教学档案工作做好。其次，要大力提高教学档案管理队伍的素质和服务水平。各级领导者应高度重视和积极支持教学工作，充分重视教学档案工作人员的再教育，学校教学档案室要加强对教学档案管理者的业务培训，组织他们学习教学档案管理基础理论和有关政策条例，以提高他们的管理水平和管理能力。现在各高职院校正大力加强教学档案网络建设，应设法帮助教学档案管理人员熟练掌握电脑操作，掌握网络技术的新知识，掌握数据库技术信息检索技术等方面的专业知识，以帮助他们成为一专多能的教学档案工作人才。继续教育的内容应根据各层次人员的情况，因人而异。而提高外语水平与具备扎实的语言知识，是教学档案工作人员必备的两大条件，可以采取包括短期培训、岗位培训，继续教育等多种形式的培训活动，使教学档案工作人员不断学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构。
2.4 确立教学档案的开放观念，加强教学档案的开发利用教学档案的开放对高职院校的发展具有积极的意义，教学档案的开放是加快教学档案信息流通速度，扩大教学档案交流范围的必要条件。首先，应该确立教学档案的开放观念，增强教学档案工作人员和教学档案的实际和潜在利用老的教学档案开放意识，进行教学档案开放宣传，针对实际需求的变化确定教学档案开放的重点，激发人们利用教学档案的愿望。其次，应该严格划分开放和控制的范围，建立开放型的教学档案馆藏机构，配备开放型的服务设施，最大限度地开发教学档案信息资源，满足各个层次、各种利用者的需要。使教学档案数量充足、门类齐全、内容全面、质量优良、便于利用。教学档案管理部门必须编辑各种形式的参考资料。积极为师生提供优质服务。
2.5 做好技术创新、管理创新和服务创新首先，技术创新是指高职院校教学档案部门要充分利用现代化新技术、新设备，积极熟练地运用电予计算机技术、缩微技术、光盘技术，在日常的教学档案管理工作中，力求在教学档案管理工作的各个环节，最大限度地使用高科技和新成果来优化升级现存的工作流程。其次，管理创新是指在管理方面，要建立和完善一套管理机制，明确奖惩细则，将应恪守的原则规章制度化，大力鼓励创新，通过奖惩来引导和激励多出优秀人才，多出优秀成果，将法制观念贯穿教学档案管理工作的每一个环节。再次，服务创新是指要深化”以人为本，服务于人”的理念，变被动为主动，积极探寻教学档案利用者的需求，开发出大量满足需求的教学档案衍生产品，切实把利用者的要求放在心上，形成新体制下的新的服务理念。
高职教学档案是衡量高职学校教学管理水平和教育质量及教学水平、文化科技水平的重要标志之一，必须切实做好高职教学档案管理工作，使教学档案在高职院校的建设、发展中充分发挥自己独特的作用和价值，服务师生、服务社会。
关键词：高职教学档案问题对策
1 高职教学档案管理工作存在的主要问题
1.1 高职教学档案管理制度不健全有些高职院校在教学档案的收集、归档、借阅、安全保管、提供利用等方面缺乏一套系统的规章制度，教学档案管理人员收集材料玉石不分，材料残缺不全，甚至出现同一教学档案材料重复收集的现象，对有些该归档的材料未能及时归档或归档材料有头无尾，存在破损不清等现象，他们在查f借)阅手续中，不按章办事，把关不严，以致造成混乱。
1.2 高职教学档案管理工作人员结构不合理和素质偏低首先，人员的结构方面。知识结构上，高学历的少，专职教学档案管理人员中具有专业技术职务的人数占整个队伍人数的比例偏低，毕业于教学档案专业学校的更是少之又少，复合型的教学档案管理人才严重缺乏。性别上，女多男少；年龄上，中年的多，年轻的少。其次，人员素质方面。大部分高职教学档案管理工作人员因循守旧，满足现状，他们未能熟练地掌握现代化的管理技术，依旧采取原始的管理方式，凭借老经验、老办法行事，而部分教学档案人员对教学档案工作缺乏热情，放松了对专业知识的学习。
1.3 电子文件的管理与鉴定存在技术上的不足由于电脑的普及，高职教学档案管理工作中大量电子文件的产生，必然带来一系列电子教学档案建设与管理的问题。目前，电子文件已经暴露出其技术上不可回避的缺点，即其原始性与证据性难以确认以及寿命短、读写系统更换频繁、维护其内容的准确性与机密性的难度大大增强，其组成和结构太过复杂等鉴定与保管方面的技术难题。
1.4 高职教学档案缺乏系统性、完整性、可靠性和科学性一些管理不成熟的高职院校，忽视教学档案管理工作的程序化、规范化，缺乏科学性。他们把教学档案工作当作是可有可无的一般性工作，没有充分认识到教学档案工作在整个教学管理和教学研究中的重要作用，具体负责教学档案管理的工作人员基本上是靠其主观理解去开展工作，而有的兼职管理员连教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档原则、以及立卷归档的程序都知之甚少，致使教学档案杂乱而无体系性，残缺而不完整性，有些临时拼凑的材料更缺乏可靠性。
1.5 教学管理事务性与教学档案管理专业性的矛盾教学管理工作具有综合性、事务性和日常性等特点。现阶段高职院校教学档案管理人员大多由秘书兼任，他们身兼数职，日常事务繁忙，加之许多教学管理人员对教学档案业务知识不甚熟悉，而且随着高职院校行政人员的精简和教学管理工作内容的增多，埋头于日常事务的他们没有更多的精力顾及教学档案工作。
1.6 教学档案的有效利用率不高目前，高职院校的教学档案仍然不能为教职工和学生广泛利用，依然被一小部分科研工作者及行政人员垄断，教学档案的价值没有得到最大限度的开掘，教学档案资源被极大浪费，这直接影响了教学档案管理事业健康持续的发展。
2 高职教学档案管理工作的对策
2.1 更新管理人员观念，重新定位管理部门高职院校教学档案管理的上层管理人员以及工作人员应适应不断发展的社会需求，更新服务观念，找准自己的位置，更好更有效地发挥自己的作用；同时，摆正教学档案管理部门在学校中的位置，教学档案管理部门应从上至下重建自己的职业定位，转变服务理念，多方面、宽角度、深层次服务于教学档案利用者。
2.2 建立和健全系统有序的管理体制高职院校，必须制定相关的教学档案管理规章制度，如《教学档案管理细则)等，以确立教学档案工作的基本原则、归档范围，明确教学文件材料的部门立卷与归档、教学档案的管理、教学档案的开发利用等具体要求，制定教学档案工作岗位责任制等。可以实行“三纳入”、“三同步”，即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任。下达教学任务与提出教学文件材料的归档的要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收教学档案材料同步。
此外，高职院校系(院)处于教学、科研和管理的第一线，是教学档案的最直接的来源。对其资料的收集和整理也应该有一个系统有序的管理体制。系(院)在进行教学档案归档时，可与教学行政主管部门和学校分为三级管理体系，规定相应的教学档案管理范围。系(院)教学档案管理也可制定相应的教学档案管理责任制，让系(院)所有的教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交兼职教学档案员统一汇总后存档。
2.3 注重人才，提高教学档案管理专兼职队伍素质和服务水平首先，建立健全必要的人员进出管理制度以促进教学档案工作稳定持续发展。要把好教学档案工作人员的入口关，引进或招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实教学档案队伍，大胆使用有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，切实稳定教学档案队伍。同时，应加强教学档案干部队伍的政治思想工作，稳定他们的情绪，以保证他们在市场经济条件中各种利益的诱惑下，保持较高的政治修养和敬业精神，从而把教学档案工作做好。其次，要大力提高教学档案管理队伍的素质和服务水平。各级领导者应高度重视和积极支持教学工作，充分重视教学档案工作人员的再教育，学校教学档案室要加强对教学档案管理者的业务培训，组织他们学习教学档案管理基础理论和有关政策条例，以提高他们的管理水平和管理能力。现在各高职院校正大力加强教学档案网络建设，应设法帮助教学档案管理人员熟练掌握电脑操作，掌握网络技术的新知识，掌握数据库技术信息检索技术等方面的专业知识，以帮助他们成为一专多能的教学档案工作人才。继续教育的内容应根据各层次人员的情况，因人而异。而提高外语水平与具备扎实的语言知识，是教学档案工作人员必备的两大条件，可以采取包括短期培训、岗位培训，继续教育等多种形式的培训活动，使教学档案工作人员不断学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构。
2.4 确立教学档案的开放观念，加强教学档案的开发利用教学档案的开放对高职院校的发展具有积极的意义，教学档案的开放是加快教学档案信息流通速度，扩大教学档案交流范围的必要条件。首先，应该确立教学档案的开放观念，增强教学档案工作人员和教学档案的实际和潜在利用老的教学档案开放意识，进行教学档案开放宣传，针对实际需求的变化确定教学档案开放的重点，激发人们利用教学档案的愿望。其次，应该严格划分开放和控制的范围，建立开放型的教学档案馆藏机构，配备开放型的服务设施，最大限度地开发教学档案信息资源，满足各个层次、各种利用者的需要。使教学档案数量充足、门类齐全、内容全面、质量优良、便于利用。教学档案管理部门必须编辑各种形式的参考资料。积极为师生提供优质服务。
2.5 做好技术创新、管理创新和服务创新首先，技术创新是指高职院校教学档案部门要充分利用现代化新技术、新设备，积极熟练地运用电予计算机技术、缩微技术、光盘技术，在日常的教学档案管理工作中，力求在教学档案管理工作的各个环节，最大限度地使用高科技和新成果来优化升级现存的工作流程。其次，管理创新是指在管理方面，要建立和完善一套管理机制，明确奖惩细则，将应恪守的原则规章制度化，大力鼓励创新，通过奖惩来引导和激励多出优秀人才，多出优秀成果，将法制观念贯穿教学档案管理工作的每一个环节。再次，服务创新是指要深化”以人为本，服务于人”的理念，变被动为主动，积极探寻教学档案利用者的需求，开发出大量满足需求的教学档案衍生产品，切实把利用者的要求放在心上，形成新体制下的新的服务理念。
高职教学档案是衡量高职学校教学管理水平和教育质量及教学水平、文化科技水平的重要标志之一，必须切实做好高职教学档案管理工作，使教学档案在高职院校的建设、发展中充分发挥自己独特的作用和价值，服务师生、服务社会。