图书档案管理现状及改进策略

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  【摘 要】当今社会是一个以新知识为基础,数字化以及信息化为指导的时代,所以,对于图书馆档案的管理也就显得尤为重要的,尽管在此方面已经获得很大的成效,但是,随着新旧知识的不断更替,图书档案的管理工作还存在很多的不足之处,所以,只有不断的迎合社会的发展才可以使其管理工作取得较好成效的关键所在。本文就图书档案的管理工作的近况进行研究,简单介绍进行图书档案管理的意义,并提出几点自己的看法。
  【关键词】图书档案;档案管理;现状;策略
  图书档案管理的重要前提就是对图书馆的资料进行有效管理,这也是图书档案管理工作向更加科学、规范方面迈进的重要环节。但是,有部分图书管理人员在对其进行管理的时候并没有意识到档案管理工作的重要性,导致出现各种各样的问题,最终致使图书档案的管理工作无法顺利进行。所以,加强档案管理的重要性是做好图书管理工作的重要基础。
  一、对图书进行档案管理的意义
  档案管理工作是图书馆进行管理的重要任务,也是管理中最主要的一个部分,不仅如此,图书档案的管理工作也是图书馆进行其它管理工作的重要前提。图书馆的档案管理工作的主要流程就是运用信息控制系统对图书资料进行输入,储存,加工以及输出的过程。由于档案管理对原始资料具有纪录性的特性,因此,在进行资源累积的时候具有迟缓性、依附性以及对社会的保密性。
  1.是统计分析工作的重要前提
  图书档案的管理工作是进行业务数据统计分析工作服软重要前提。图书馆的数据统计分析工作不是由简单的数字累积而成的,是采用科学的手段对数字进行计算以及把以前的记录进行对比、解析,以便找到工作中存在的优缺点,并分析出相对应的改善措施。不仅如此,在进行分析的过程中也可以就目前的情况进行新的观念的提出,能够使图书馆的业务更加的稳定发展。在对图书馆的业务数据进行统计分析的时候要以以前的工作为依照,以完好的系统记录为对比,进行概括、汇总,最终得到科学规范的工作依据,只有这样才可以使以后的工作更好的开展。
  2.能够加深图书馆的服务工作保障
  档案是记载以前资料的原始记录,图书馆的档案管理也是一样,除了记载原始资料以外,也是为每个读者提供由各种实践活动转化成文字资料的服务工作。图书馆的档案都是根据实际的情况编写而成的资料,都如实记录了每项活动的方法以及解决的措施等,是真实的历史写照。在图书馆进行服务工作的时候要把图书的档案管理工作认真的完成,并完好真实的对其进行汇集、整理以及记录整个历程的全部资料,比如:图书馆开展服务项目的思绪、开展的过程、出现的问题以及最后的成效等。只有把图书档案资料的收集、整顿以及存储工作做好才可以使图书馆取得较好的发展,为以后的建设奠定基础,也能够为作为人们研究工作的参照资料,也就是对图书馆未来的规划等工作提供依据,对提升图书馆的管理以及加深图书馆的服务工作保障起到了重要的作用。
  二、图书档案管理近况
  1.图书馆的管理制度欠缺合理性
  就目前而言,有部分图书馆存在管理制度上的科学性以及合理性,甚至在对图书档案进行管理的时候根本不知道该怎么管理,在对这方面的知识也不是很了解,导致管理的效果不是很理想。不仅如此,有一些图书管理人员在工作时间出现玩游戏、打扑克的现象,使管理的工作更难进行。除此之外,有一些图书馆在进行图书档案管理的时候只是按照以前的管理经验、管理方法以及管理制度进行管理,虽然在一定程度上取得了些许成绩,但是,图书馆终归是一个集知识于一体的研究场所,要顺应时代的需求,在管理制度上不能照搬照用,这样只会阻碍图书档案的管理工作,也就体现不出管理制度的合理性以及科学性。
  2.图书档案管理的相关规定只流于形式
  对图书馆的图书档案进行管理不仅可以使国家的财产保存完整,也促使了图书资料的相互流通。从当前来看,尽管每个图书馆都有属于自己的相关规定,但是,在进行实际的图书档案管理的时候,往往不按照规定进行,致使管理的相关规定只流于形式,没有实际的操作性,比如,在新书购买回来之后没有对其进行及时的分类、存储、记录,甚至是在图书还没有进行登记的时候就私自把书借给别人,有一些管理人员在读者还书之后没有按照规定把图书放回原位,而是把图书随便丢放。从上就可以看出,在对图书进行档案管理的时候,相关的规章制度还只是流于形式,缺少实际性。
  3.图书资料的资金投入不多
  在对图书档案进行管理的时候最主要的就是保障图书的质量以及数量,但是,当前对图书的投入资金不是很多,有些必须购买的图书由于资金短缺而不能及时的采购,比如:有些管理人员没有意识到图书资料的重要性,在购买上也舍不得进行大量的投资,尽管有时资金比较充足,但是,用在图书资料上边的资金是少之又少,往往只是走走形式。
  4.对图书资料的管理不到位
  虽然每个图书馆都拥有自己的规章制度,但在对图书资料进行实际管理的时候却管理不到位,把管理制度当摆设,导致出现图书丢失的现象。甚至有部分图书管理人员不好好工作,而是把罚款当作主要的任务,不仅如此,有一些管理人员把大部分的上班时间用于表面上的事情,缺少对图书管理方法的研究,最终导致该职位不能发挥出真正的职责。
  5.计算机进行操作的时候出现卡机等现象
  在图书档案资料管理的时候,由于读者比较多,每天的还书量也就比较频繁的,如果出现还书高峰期,随着工作量的增加,计算机在进行还书过程中往往会发生卡机等现象,导致还书过程的缓慢。在用到条形码进行借书、还书的时候,要按照条形码编排的顺序进行排列。
  6.管理人员在进行借还书的时候工作不认真
  在管理人员处理借还书的时候往往出现各种各样的问题,比如:①由于管理人员在进行还书的过程中由于工作不认真,导致出现还书信息没有及时更新的现象;②在读者进行续借的时候,没有续借成功就再次借出去;③在条形码磨损的情况下,进行手工输入时不够仔细,导致出现错误;④在还书比较多的情况下,工作人员没有对书里边的页面进行查看,导致出现撕毁、乱写等现象。   7.读者方面的问题
  在进行还书的时候往往在读者身上会出现一些问题:①在还书比较多的时候,有一些读者不愿意排队等待就把书随意的放在还书桌上就走了;②有一些图书的数量是比较少的,而有的人借故学习忙不能及时还书,导致有些读者借不到此书;③图书馆的有些书是市面上买不到的而且书的价格也是比较低的,所以,有的读者就借口书找不到了,缴了赔款之后就据为己有;④在图书超过借阅日期的情况下,读者为了减少罚款而找各种理由,假如工作人员没有按照他们的意愿减少罚款就会对其进行谩骂行为;⑤读者在阅读的过程中没有对图书进行爱护,对图书进行乱涂乱画,破坏图书。
  三、完善图书档案管理的改进策略和建议
  1.改善图书馆的信息共享的空间建设
  当前我国已然对信息资源开展了基础的整合工作,一定程度上提升了图书档案的服务水平,能够更加充分得运用信息资源。然而就整合信息资源这项工作来说,仍待进一步的完善。故而需要树立信息共享的空间建设的服务思想,逐步完善相配套的各种设施建设,从而改善整个图书档案的信息共享的空间建设。信息共享的物理层作为活动和学习的主要场地,是以物理形式所存在的,是重要的基础构成;而虚拟层作为信息共享的虚拟存在,能够很好得将实体层与支持层相连;支持层作为整个信息系统的核心所在,涵盖了信息技术、组织管理、文化精神等几个核心内容,能够共同促成整个系统的正常运行。
  2.提高读者对图书档案管理的思想意识
  当前,许多读者对图书档案管理缺乏认识,对图书馆的诸多事宜没有意识,这就需要通过讲座、宣传栏等方式方法来向读者进行宣传,使读者能够明晰如何搜索图书,如何正确得借阅书籍、归还书籍,在这过程中能够遵守图书馆的相关规定,能够正确按照图书的摆放顺序进行图书的安置,还需对图书档案管理的相关工作有所了解,从而能够从思想认识上尊重图书档案管理工作,支持并协助档案管理的开展。此外,图书馆可定期开展一些培训、讲座等,来向读者讲解图书档案的特征、数据资料库的运用等,从而加深读者对图书馆和图书档案管理的认识和掌握。
  3.图书馆要提高藏书的数量和质量
  图书馆需要不断扩充自身的藏书,提高藏书的数量和质量,并在确保研究著作的量的基础上相应补充一些学术原著。此外,要根据实际情况判断各个方向的图书所需的数量,从而实时进行调整;还需要与时俱进,不断增加新的图书以跟上学术发展的需要,适应读者的需求;要做好各方面的图书的合理安排,以及报刊杂志等定期的更新等等。
  4.做好图书馆图书信息的更新
  随着信息时代的发展,图书馆的作用愈加显著。图书馆需要发挥自身的特色,以强烈的文化气息和学术氛围来吸引广大读者的注意,并通过图书馆的一些设施和宣传媒介来向读者传达必要的信息,使读者能够对图书的更新状况等了如指掌。图书馆必须要做好相应的图书信息的更新工作,不断适应时代发展的需要,满足不同读者的阅读需求,并让读者能够第一时间对图书信息有所掌握,从而与图书管理工作想配合,不断推进图书管理工作的进步。
  5.图书馆要注重阅读氛围的营造
  图书馆的阅读氛围至关重要,直接关系到读者阅读书籍的兴趣和心理感受。图书馆要切实做好氛围营造的相关工作,一是灯光的营造,需要适合人的阅读习惯,不能太过昏暗;二是墙体文化的营造,要体现出图书文化的氛围,营造出朴素、儒雅等文化气息,可辅以字画、绿植等进行墙体的装饰;三是图书馆的座位设置,要有充足的可供读者阅读和休息的座位,并以舒适、安静为诉求进行规划和布置,从而使读者能够在轻松的氛围下进行图书的阅读;四是注意保持安静的读书环境,禁止图书馆内大声喧哗,接打电话等行为,图书管理人员需做好这方面的管理和监督职责。
  6.着力提升馆内工作人员的工作和服务水平
  图书馆需要完善相应的用人制度,通过规章制度来约束和管理工作人员,使工作人员有章可循,切实做好本职工作的同时,注重日常的自我提高,以便更加优质得为读者服务。此外,可以通过定期开展培训和教育,内部交流等形式,让馆内各工作人员共同学习和提升。还可以通过设置意见箱,反馈邮箱等形式来广纳谏言,让读者多提建议和建议,不断督促和监督工作人员进步,提升服务水平。
  7.与时俱进,建立现代化的数字档案馆
  随着时代的发展和现代信息科技的不断进步,图书档案管理工作也需与时俱进,建立现代化的数字档案馆。数字档案馆是在当今信息科技发展的背景下兴起的一种新的技术形式,可以借助信息科技,将纷繁复杂的信息和资料进行处理和整合,从而实现资料的长期存放和实时获取,为读者提供更加快色便利的服务。数字化的发展,使得信息更加传送方便,更加多媒体,较之传统形式的档案管理,能够减轻不少工作强度。随着该项技术的不断进步,解决了越来越多传统档案管理所难以解决的问题,从而使得资料和档案的存放和管理更加顺利。数字档案馆的建立能够极大得满足读者的使用需求,且不受空间、时间的约束,随时随地可以获取想要的信息。这是时代发展的必然趋势,也是提升档案管理工作的有效途径。
  四、图书档案管理发展的趋势
  1.不断完善信息共享的平台
  信息共享的空间于上世纪末被提出,指的是借助图书馆这一平台,以综合数字环境为基础进行规划和设计的,结合虚拟、空间以及多种形式的服务而形成的平台和场所。信息共享的最终目的是借助各种信息和资源,通过现代化的信息技术,由专业的工作人员将图书馆的各项工作纳入到整个学习和研究当中,以提升读者的阅读兴趣和素养,并以此来加强读者之间的交流、合作和学习进步。当前,我国在信息共享这方面还有待加强,IC平台还有待提高,为满足如今读者不断增长的阅读需求和交流需要,我们必须要不断完善信息共享的平台建设。
  2.不断完善各种设施的配套服务
  图书馆需要为了满足读者不断变化和增长的阅读需求和心理需要,而不断去建立和完善各项配套的设施和服务。随着现代科技的进步,广大读者已不再满足于传统形式的纸质介质的书籍阅读,而通过计算机和网络能够随时随地得实现图书阅读,以及远程即可学习,是读者们的心愿和追求。图书馆必须不断做好各种设施的建设,完善配套服务,提升图书档案的管理水平,充分利用各种图书资源,为广大读者提供更优质的学习平台。
  3.不断培养高素质人才,提升图书馆工作人员的专业素质水平
  图书档案管理的工作需要不断进步,而图书馆的工作人员也需要随着时代的发展而不断进步。一些优秀大学的图书馆,之所以享誉内外,不仅与其有着丰富的馆藏,现代化的图书管理和图书信息平台有关,还与其高素质水平的工作团队息息相关。而许多图书馆目前面临严重的人才匮乏问题,亟待改善当前的现状。图书馆需要一方面引进一些高素质、懂专业的人才,一方面要对现有的工作人员开展定期的培训和教育,使工作人员能够顺应图书管理工作的变化和更新。
  五、结束语
  在图书档案管理不断与时俱进的当前,我国在图书档案管理方面仍然有很长的一段路要走,尽管道路坎坷而艰难,但是只有不断改革和创新,才能跟上社会的发展和需求。图书档案的信息化建设是一项重大的举措,对于图书档案管理来说意义巨大,必须引以为重,尽可能通过各种科学有效的措施来完善图书档案的管理工作,提升我国图书档案管理的水平,从而使图书馆的发展能够惠及越来越多的读者。
  参考文献
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