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摘要通过对加强高校基建档案管理的意义及管理中存在的问题进行分析,就如何做好基建档案管理工作提出对策。
关键词高校;基建档案;档案管理;对策
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)032-0183-01
高校基建档案是高校档案的重要组成部分,是高等学校在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的和积累起来的各类建设项目的有保存价值的文字、图表及声像载体等材料,是各种建筑物、构筑物及地上地下管线等基本建设工程规划、设计、施工和使用、维修活动中的直接记录,包括基建文件档案材料、施工文件档案材料、竣工图纸档案材料。如何科学管理好基建档案资料,充分发挥它的作用,成为摆在每个基建档案管理人员面前刻不容缓的问题。
1加强高校基建档案管理的意义
1.1为高校基本建设发展提供凭证
基建档案不仅记录了学校建设的实际经过,而且记录了人们在建设活动中所取得的经验教训及创造出的成果,因此,基建档案是人们查考过去的情况,掌握历史材料,研究有关事物的发展规律的重要依据和凭证。一套完整的基建档案,从征用土地、实地勘探图纸设计、施工合同、监理合同、施工进程、竣工验收及各类报告、来往文书、图表、数据等都有系统的记录,这些记录将会是考察历史和处理问题的科学依据。
1.2为高校基建科学发展提供了参考
档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。实践证明,学校基础设施的维护与管理是离不开基建档案的。高校基建档案不仅是历史的真实写照,同时原建筑工程地质资料和施工设计图纸是工程改建、扩建,或对破坏后重新恢复的重要依据。特别对那些深埋地下的各种管线及隐蔽工程进行检查和维修时,地面上看不到、摸不着,不能准确判断它们确切的位置和具体走向的情况下,技术人员便可根据相关档案材料去施工。这样既可以减少工作失误,节约时间,而且可以节约经费,提高工作效率。若档案材料不齐全、图物不符,改建、扩建、维修也就无从下手,必然会造成人力、物力和财力的巨大浪费。
1.3为学校维权提供了佐证
由于历史的原因,过去在相关制度方面不完善,在学校权属、土地纠纷等方面,许多高校一直存在着与周边单位或农民地界争议问题。科学管理,充分利用好基本建设档案,能够有效维护产权所有者,解决好这些争议纠纷,可以让档案发挥其独特的功能优势。因为基建档案真实地记载了学校房产、地产以及设备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依据。
2高校基建档案管理工作存在的问题
2.1档案意识不强
一方面学校领导对基建档案认识不足,没有把档案工作放到应有位置,重视基建工程建设进度、质量和资金投入,而忽视基建工程档案管理工作。另一方面,建设、施工、设计、监理各方的职能部门、相关工作人员,档案意识不强,素质不高。他们甚至都不知道资料的收集范围,总以为收集档案材料是分外的事,工作积极性不高,加上管理措施不力,结果是大量重要的资料丢失,严重影响了档案资料的完整性和准确性。
2.2基建档案自身的特殊性易造成归档难
基建档案具有专业性、成套性和效益的潜在性等特点,在一定程度上造成了收集归档难。首先,基建档案专业性要求兼职档案员既要了解档案专业知识,又要熟悉基本建设的相关知识,专业性特点使立卷工作难度大,要求高。目前高校基建部门普遍缺乏既熟悉基建业务又熟悉档案知识的人员,而兼职档案员工作任务繁杂,对基建档案无暇顾及,工作上力不从心。再加上基建项目参建单位的专(兼)职档案人员变动频繁,导致档案收集工作不到位。其次,基建档案形成于基建工程的建设过程中,周期短则数月,长则数年,档案又形成于设计、施工、监理、建设等多个部门,牵扯到很多方面,并且这些方面又环环相扣、联系紧密。其整体性要求易造成收集难。再次,由于基建档案的主要作用是为日后的管理、维修、改建等提供依据,没有立竿见影的效益,其效益的潜在性、滞后性使某些人认为建立基建档案是费时、费力而无效益的劳动,从而造成基建档案无专人管理,丢失严重,导致无法弥补的损失,影响工程后续维护和利用。
2.3高校基建档案提供利用方式单一
建立基建档案的最终目的是为了利用。目前,高校基建档案的提供利用,除个别电话查询外,多为利用者亲自到档案部门说明要利用档案的内容,档案工作人员手工检索,提供档案原件供利用者查询或借阅。这种利用方式有许多弊端,因频繁使用,原件(特别是图纸)易破损,且不能保证其安全。因此传统的档案检索利用方式已满足不了信息社会发展的要求。
3加强高校基建档案管理工作的对策
3.1宣传档案法规,增强基建档案意识
首先,应大力宣传档案法规,加强法制观念。高校要利用各种形式,广泛宣传档案法规,做到依法治档,使各基建档案相关部门认识到基建档案工作的重要性。其次,应进一步强化学校基建部门领导的档案意识。学校基建部门是学校基本建设项目的直接管理单位,肩负着全校房屋建设和旧房修缮维护的重任。从而学校基建部门领导者的档案意识是搞好学校基建档案收集工作的保证。同时学校档案部门也要与基建部门等其他相关职能部门及时联系、及时沟通,建立完善的机制和健全的基建档案归档制度。在基建项目立项时,应将档案工作纳入到工程的各个阶段,纳入基建人员职责范围之中。基建管理部门作为基建档案归档单位和使用单位,应当自觉提高各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。并加强制度建设,有合理科学的工作流程,形成人人尊重制度,个个按章办事的风气,经常性督促检查,确保基建档案工作做好。
3.2明确各方职责,建立基建档案收集的网络体系
面对基建档案收集、归档难这一现实问题,应明确工程建设各方职责,责任到人,建立一个层次分明、责任明确的档案工作网络体系。其具体做法:一是明确学校内部档案工作的职责。由于工程建设大多以基建部门或为新校区建设成立的基建工程指挥部负责,因此,基建档案应明确由基建部门或新校区基建工程建设指挥部为主,学校档案部门负责业务指导和验收入库的内部管理模式。二是明确建设、施工、设计、监理等各方职责。建立基建档案收集责任制度,档案收集检查监督制度等。如文件、计划、报告、总结等由文书负责收集;合同、协议、审批手续等由负责印章管理人员来收集;预决算由预算人员收集;施工记录、验收记录、隐蔽工程记录等由施工人员收集;项目决算,固定资产投资等由审计人员收集;最后由档案员负责汇总,所形成的档案就会不漏、不缺,有资料、有分析,否则让哪一个人来完成这项工作都是难以胜任的。三是基建档案收集与工程拨款挂钩。在施工合同、设计合同和监理合同中,应依据国家有关规定对基建档案工作提出的具体要求,在明确结算工程款时,设计、施工、监理各方负责的档案资料必须经验收合格后方可支付,从经济上对各方予以约束。
3.3加强硬件建设,实现档案信息化管理
传统的基建档案资料主要以纸质、实物为载体,不便于管理和使用,且易损坏。随着计算机在各行各业的普及,档案管理也从传统型管理转向现代化管理,从经验管理向科学管理过渡,逐步采用先进技术管理。在设备配备上要加大投入力度,添置和更新计算机、工程复印机、扫描仪等硬件设施,采用科学、先进的应用软件来进行档案信息的存储和利用,并结合计算机网络技术与多媒体技术,实现基建档案收集、归档和利用的现代化。
参考文献
[1]张家妹.新形势下加强高校基建档案管理的思考[J].西安邮电学院学报,2009,6.
[2]黄维川.浅析高校基建档案管理工作[J].云南档案,2009,1.
关键词高校;基建档案;档案管理;对策
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)032-0183-01
高校基建档案是高校档案的重要组成部分,是高等学校在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的和积累起来的各类建设项目的有保存价值的文字、图表及声像载体等材料,是各种建筑物、构筑物及地上地下管线等基本建设工程规划、设计、施工和使用、维修活动中的直接记录,包括基建文件档案材料、施工文件档案材料、竣工图纸档案材料。如何科学管理好基建档案资料,充分发挥它的作用,成为摆在每个基建档案管理人员面前刻不容缓的问题。
1加强高校基建档案管理的意义
1.1为高校基本建设发展提供凭证
基建档案不仅记录了学校建设的实际经过,而且记录了人们在建设活动中所取得的经验教训及创造出的成果,因此,基建档案是人们查考过去的情况,掌握历史材料,研究有关事物的发展规律的重要依据和凭证。一套完整的基建档案,从征用土地、实地勘探图纸设计、施工合同、监理合同、施工进程、竣工验收及各类报告、来往文书、图表、数据等都有系统的记录,这些记录将会是考察历史和处理问题的科学依据。
1.2为高校基建科学发展提供了参考
档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。实践证明,学校基础设施的维护与管理是离不开基建档案的。高校基建档案不仅是历史的真实写照,同时原建筑工程地质资料和施工设计图纸是工程改建、扩建,或对破坏后重新恢复的重要依据。特别对那些深埋地下的各种管线及隐蔽工程进行检查和维修时,地面上看不到、摸不着,不能准确判断它们确切的位置和具体走向的情况下,技术人员便可根据相关档案材料去施工。这样既可以减少工作失误,节约时间,而且可以节约经费,提高工作效率。若档案材料不齐全、图物不符,改建、扩建、维修也就无从下手,必然会造成人力、物力和财力的巨大浪费。
1.3为学校维权提供了佐证
由于历史的原因,过去在相关制度方面不完善,在学校权属、土地纠纷等方面,许多高校一直存在着与周边单位或农民地界争议问题。科学管理,充分利用好基本建设档案,能够有效维护产权所有者,解决好这些争议纠纷,可以让档案发挥其独特的功能优势。因为基建档案真实地记载了学校房产、地产以及设备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依据。
2高校基建档案管理工作存在的问题
2.1档案意识不强
一方面学校领导对基建档案认识不足,没有把档案工作放到应有位置,重视基建工程建设进度、质量和资金投入,而忽视基建工程档案管理工作。另一方面,建设、施工、设计、监理各方的职能部门、相关工作人员,档案意识不强,素质不高。他们甚至都不知道资料的收集范围,总以为收集档案材料是分外的事,工作积极性不高,加上管理措施不力,结果是大量重要的资料丢失,严重影响了档案资料的完整性和准确性。
2.2基建档案自身的特殊性易造成归档难
基建档案具有专业性、成套性和效益的潜在性等特点,在一定程度上造成了收集归档难。首先,基建档案专业性要求兼职档案员既要了解档案专业知识,又要熟悉基本建设的相关知识,专业性特点使立卷工作难度大,要求高。目前高校基建部门普遍缺乏既熟悉基建业务又熟悉档案知识的人员,而兼职档案员工作任务繁杂,对基建档案无暇顾及,工作上力不从心。再加上基建项目参建单位的专(兼)职档案人员变动频繁,导致档案收集工作不到位。其次,基建档案形成于基建工程的建设过程中,周期短则数月,长则数年,档案又形成于设计、施工、监理、建设等多个部门,牵扯到很多方面,并且这些方面又环环相扣、联系紧密。其整体性要求易造成收集难。再次,由于基建档案的主要作用是为日后的管理、维修、改建等提供依据,没有立竿见影的效益,其效益的潜在性、滞后性使某些人认为建立基建档案是费时、费力而无效益的劳动,从而造成基建档案无专人管理,丢失严重,导致无法弥补的损失,影响工程后续维护和利用。
2.3高校基建档案提供利用方式单一
建立基建档案的最终目的是为了利用。目前,高校基建档案的提供利用,除个别电话查询外,多为利用者亲自到档案部门说明要利用档案的内容,档案工作人员手工检索,提供档案原件供利用者查询或借阅。这种利用方式有许多弊端,因频繁使用,原件(特别是图纸)易破损,且不能保证其安全。因此传统的档案检索利用方式已满足不了信息社会发展的要求。
3加强高校基建档案管理工作的对策
3.1宣传档案法规,增强基建档案意识
首先,应大力宣传档案法规,加强法制观念。高校要利用各种形式,广泛宣传档案法规,做到依法治档,使各基建档案相关部门认识到基建档案工作的重要性。其次,应进一步强化学校基建部门领导的档案意识。学校基建部门是学校基本建设项目的直接管理单位,肩负着全校房屋建设和旧房修缮维护的重任。从而学校基建部门领导者的档案意识是搞好学校基建档案收集工作的保证。同时学校档案部门也要与基建部门等其他相关职能部门及时联系、及时沟通,建立完善的机制和健全的基建档案归档制度。在基建项目立项时,应将档案工作纳入到工程的各个阶段,纳入基建人员职责范围之中。基建管理部门作为基建档案归档单位和使用单位,应当自觉提高各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。并加强制度建设,有合理科学的工作流程,形成人人尊重制度,个个按章办事的风气,经常性督促检查,确保基建档案工作做好。
3.2明确各方职责,建立基建档案收集的网络体系
面对基建档案收集、归档难这一现实问题,应明确工程建设各方职责,责任到人,建立一个层次分明、责任明确的档案工作网络体系。其具体做法:一是明确学校内部档案工作的职责。由于工程建设大多以基建部门或为新校区建设成立的基建工程指挥部负责,因此,基建档案应明确由基建部门或新校区基建工程建设指挥部为主,学校档案部门负责业务指导和验收入库的内部管理模式。二是明确建设、施工、设计、监理等各方职责。建立基建档案收集责任制度,档案收集检查监督制度等。如文件、计划、报告、总结等由文书负责收集;合同、协议、审批手续等由负责印章管理人员来收集;预决算由预算人员收集;施工记录、验收记录、隐蔽工程记录等由施工人员收集;项目决算,固定资产投资等由审计人员收集;最后由档案员负责汇总,所形成的档案就会不漏、不缺,有资料、有分析,否则让哪一个人来完成这项工作都是难以胜任的。三是基建档案收集与工程拨款挂钩。在施工合同、设计合同和监理合同中,应依据国家有关规定对基建档案工作提出的具体要求,在明确结算工程款时,设计、施工、监理各方负责的档案资料必须经验收合格后方可支付,从经济上对各方予以约束。
3.3加强硬件建设,实现档案信息化管理
传统的基建档案资料主要以纸质、实物为载体,不便于管理和使用,且易损坏。随着计算机在各行各业的普及,档案管理也从传统型管理转向现代化管理,从经验管理向科学管理过渡,逐步采用先进技术管理。在设备配备上要加大投入力度,添置和更新计算机、工程复印机、扫描仪等硬件设施,采用科学、先进的应用软件来进行档案信息的存储和利用,并结合计算机网络技术与多媒体技术,实现基建档案收集、归档和利用的现代化。
参考文献
[1]张家妹.新形势下加强高校基建档案管理的思考[J].西安邮电学院学报,2009,6.
[2]黄维川.浅析高校基建档案管理工作[J].云南档案,2009,1.