数据时代企业档案信息资源建设研究

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  摘 要:企业在实际发展过程中,需要及时记录下来企业的各种实际动态,从某种角度来说,就形成了企业档案信息。考虑到当前大数据时代环境,本文首先分析了企業档案信息资源的基本概念,分析了具体的特征和大概定义。构建企业档案信息资源十分重要,本文重点研究了企业档案信息资源的各种途径。
  关键词:大数据;时代企业;档案信息;资源建设
  《纽约时报》于2012年便提出了“大数据”这项概念,随着经济全球化的到来,不管是经济、商业还是其他领域,可以重点分析各种数据,并不仅仅依靠各种经验,随着我国经济的迅速发展,我国已经进入大数据时代,通过分析、研究这项数据,可以发掘出自身的实际价值。现阶段,我国已经明确将大数据设定为国家发展目标,努力推进各种信息资源系统,重点布局各种发展战略。法国为了研发大数据市场,已经投入了1150万欧元;韩国也在不断加快推进国际开放型数据中心。为了推进新一轮技术革命进程,需要加大我国信息资源管理力度,加大对电子信息管理工作设备、财务、人缘方面的投入,从而顺应时代的发展需求。
  一、大数据背景下企业信息资源的基本特征
  1.基本概念
  企业在实际发展经营过程中,记录了各项真实的企业档案信息,这也是企业积累各种文化,不断积累各项技术的实际需求,充分反映了当代人的智力水平。就大数据时代背景而言,构建企业档案信息类型多种多样,依据消息的各种来源划分为设备、销售、新品开发人士储备、财务信息、销售资源、企业会议、日常生活、广告文案等各种信息。企业档案最能反应企业的实际经营情况,具体管理企业物、财、人时需要加大管理力度,发挥出企业技术储备的实际作用,具体检测企业实际潜力和发展情况可以加强其力度,及时整理好企业的各类档案资料。
  2.大数据背景下企业档案信息资源的基本特点
  当前,我国社会不断发展变化,与此同时出现了各种各样的挑战和机遇,人们创造出了数以万计的移动设备、计算机和技术人员,包含了各种各样的信息,查阅大数据时代企业档案信息资源的基本特点,方便容纳各种数量繁多、种类不同的资源信息,方便建设各种数字化档案。
  (1)数据资源庞大
  大数据所包含的各类资源比较多,依据IDC的概念,需要分析100TB的各种可行性数据,就企业档案信息而言,大数据容纳了各种信息资源,企业信息资源实际包含的范围十分广泛,形式上也各不相同,数据库、软件、视频、音频、图文共同构成了基本形式。混合体档案信息资源包含了各种类型、各种语种、各种媒体等设备,依次可以划分为文本形式、经营形式、科技形式、人事形式、财务形式。
  (2)动态性和现实性的结合
  科技档案信息资源是企业档案信息的重要组成部分,具备一定的实用功能,能够帮助加快生产的实际效率。就现阶段条件而言,实际记录各种档案时,需要保持它的真实性,精准到各项数据,一旦各种数据存在错误,直接影响到档案信息资源的使用,无法发挥出它的实际使用功能,这是由企业自身档案本身属性决定的。随着我国信息化进程的不断加快,反应企业档案信息的力度也各不相同,绝大部分企业普遍使用文档一体化的管理方法,以南方公司为实例,进行在线归档工作时可以使用OA系统数据,本企业于2013年归档整理了大约有11097份文件,方便整理各种动态数据档案,推动了企业的进步。
  (3)价值密度低,可控性有待提高
  伴随我国大数据时代的到来,更需要加强对企业档案信息资源的管理,数据总量和数据价值并没有多少区别,难以控制数据质量,需要仔细分析这种企业数据档案,进而获取各种有用信息。收集、整理、传递企业档案数据等各个步骤的操作流程直接影响了数据质量。创新管理推动了高质量企业档案各项数据,如果将各种错误数据输入决策系统中,不管其具体方法和各种技术多么先进,都会影响企业自身的行为发展。
  (4)传播迅速、类型多样
  从某种角度说,我国企业信息档案资源种类繁多,一般来说以文本为主,普遍是简单、单一的各种结构,随着我国传感器和互联网的迅速发展,出现了各种不同类型的结构型数据,非结构化数据并不具备各类基础结构特点,表结构不能准确反应出来。具体记录企业档案各类资源信息时,也需要强化各种数据储存结构,便于存储、处理各种档案信息数据资源。
  我国受大数据时代的影响,档案信息资源呈现不断增长的趋势,与此同时,更需要开发各类数据客户端,推动我国网络的进步。于是企业传播各种信息,速度越来越快,传播范围也不断扩大,在网上随便发布一条档案信息,几秒钟就能传达到地球另一端。企业档案信息容纳了各种资源,加大了管理的难度。
  二、建设大数据时代企业档案信息的多种方法
  关于《政府工作报告》文件中,强调了调整产业结构的各种方法,在此过程中,提出了大数据这个概念,随着我国经济的迅速发展,未来新兴产业包括了新材料、新能源、移动通信、集成电路、设计制造等多种因素,推动了我国未来新兴产业的发展。利用和开发各种数据资源,应该加强对企业信息资源的建设。我国档案局于2014年颁布了《改进和强化新形势档案工作意见》,为了发挥出档案的最大作用,需要强化档案信息开发力度,努力发挥出档案信息化的具体优势,不断拓展档案信息资源的利用开发力度,推动和强化我国信息档案资源建设。
  1.强化大数据企业档案信息
  随着我国经济速度的迅速发展,大数据也在不断强化,绝大部分企业对大数据价值观理念不够清晰,通过分析一项实验数据发现:将近50%的人关注大数据话题,40%的调查者并不明白大数据的具体含义,30%的人理解比较片面。其中,有一个普遍的错误观点,只有像京东、阿里巴巴、Google、Facebook这样的大企业才会关心大数据这种技术,部分人甚至认为大数据只是炒作而已,“信息爆炸”这种现象一直存在着。
  当前,人们对大数据认识并不充足,管理企业档案工作明显跟不上时代的发展,从某种角度来说,人们为了方便、快捷地处理各项数据,便提出了大数据这种理念,这是一个循序渐进、不断发展的过程,企业积极使用大数等各项技术、政策十分必要。   2.为了保证档案信息的齐全,可以采取“四抓”的方法
  (1)做好各种源头工作
  实际建设企业档案时,需要遵循国家颁布的各项档案管理规章制度,严格制定与之相关的措施,建立健全档案管理制度,按照一定的原则,分类归纳各类档案,集中管理各类档案资料,保证编制档案的规范化、标准化,保证企业档案资源的完整。
  (2)做好各种接收工作
  企业接收各类档案时,完全需要依据《档案法》的相关规定,积极划分各种等级制度,按时接收各类档案,参考实际收集范围,与此同时,需要做好合并、撤销单位,按时接收各种财产、积极保管本单位的档案,做好各种普查工作和阶段征收工作。对于那些特殊档案,企业档案部门需要克服各种困难,建立各种接收制度,强化各项管理和整理制度。
  (3)做好各种征集工作
  就征集工作而言,可以参考各种文献资料和企业历史档案。具体建设企业档案馆时,可以采用技术部门、车间深入、公告采集等多种方法,大量收集和本单位研究资料相关的人物档案和典型事例,同时,积极收集证件、票据、印迹、徽章、公务礼品、奖杯、牌匾等各种物品。
  三、构建各种人才队伍,强化档案信息化的人才、技术支持
  建设企业各种档案时,可以使用云平台技术,它的内容比较丰富,具备了统一管理、精準计算、虚拟化设计、储存海量、调度自然等多种特征,为了努力构建云计算软硬件,有效整合各种项目资源,不断提升扩展率和利用率,减少实际运营成本,创新数字档案管理方法。
  四、总结
  企业各种档案信息资源可以反应出企业的实际生产经营情况,完整真实记录了企业的每项活动,促进了我国企业的健康发展。受大数据时代背景的影响,各地更应该强化企业档案信息资源建设,努力拓展各项企业档案工作服务,鼓励使用企业档案云平台,方便监管企业各项数据资源,不断提高企业经济效益,推动我国企业的快速发展,带动我国国民经济的稳定增长。
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