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【摘 要】建设信息化和数字化校园已成为高职院校未来发展的方向和必然趋势，而办公自动化系统建设正是高职院校信息化建设的重要组成部分。OA管理系统能有效的推动院校的自身建设、改革和发展，为提高工作效率和工作质量、规范管理和制定、降低办公成本、领导决策执行等方面提供了更优质的服务，从而为高职院校的信息化全面建设打下了坚实的基础。
【关键词】Office Automation；办公自动化；高职院校；教学管理
随着高速网络和信息化时代的来临，每时每刻大量的信息需要被及时接收和处理，这无疑提高了对信息共享速度、资源使用效率和管理水平的要求，尤其在教学、科研及行政管理等服务对象、管理部门众多的机构。依靠过去复杂、低效的手工模式已然无法完成高职院校的教学、科研、办公及管理所要承担的任务和需求。作为提高工作效率、规范办公制度、降低办公成本、方便领导决策的重要工具，办公自动化（Office Automation， OA）系统在促进高职院校管理信息化、网络化的过程中发挥至关重要的作用。
一、OA系统概述
OA是Office Automation的缩写，即办公自动化，是指办公信息处理的自动化。它利用先进的计算机科学、通信网络技术以及办公管理方法，基于工作流的概念，使员工的各种办公业务活动逐步通过计算机系统和各种先进办公设备来协助完成，达到充分利用信息资源共享，高效地协同工作，改变过去复杂、低效率的手工办公方式，实现办公信息化，信息采集、信息传递、信息处理、辅助决策，促进办公业务活动规范化和制度化，为管理和决策者提高工作效率和质量，降低管理和运维成本。
OA系统充分利用网络信息资源，以学校办公信息的采集和处理为中心，覆盖学校日常办公各个方面，通过系统存储、处理和发布学校办公信息，把信息化建设推向深入，使学校日常办公实现电子化、自动化和网络化。一套综合的OA系统基本上集人事管理系统、财务管理系统、教务管理系统、学生管理系统以及设备管理系统等一系列的管理系统为一体，通过在高职院校内部各个行政部门、教学单位、师生之间建立一个有效的信息交流和流程管理的统一平台，提供协同工作和实现工作流程自动化的运作机制。
二、OA建设发展的建议和策略
高校办公自动化系统的建设应着眼于顺应现代行政办公和满足学校的实际情况的需求，总体上要体现出操作方便、信息共享、切合实际、功能完整、安全高效、设置灵活、智能决策等特点。
1、提高重视力度，规范管理机制
领导层的策略和重视力度是学校办公自动化系统建设的持续动力和关键，管理的规范化是办公自动化系统正常运行的基础和保障。学校的办公自动化建设是一项庞大、复杂、技术和综合性均较强的系统工程，涉及到各院系、部门的日常工作，既需要提升网络办公的意识，形成办公自动化的办公文化，同时也需要技术、专业团队和资金的支持，保障系统按时按需的建设和改进，而这些都离不开领导层的决策。建全长期、规范、科学的管理机制，明确责任和权限，确保办公系统的建设有条不紊、高质高效的进行，同时，规范办公人员的使用对OA系统的应用和推广也起到重要作用。
2、提高专业技能，加强队伍建设
办公自动化是人、机器和信息三者合一的交互系统，在系统中，人是主导，机器是工具，而信息是目的，只有在人的干预和控制下才能实现办公自动化。因此，在OA的应用、维护和管理中，一支具备专业技术的教育管理队伍是必不可少的。而建设这样的队伍又需要从两方面入手：一是以开发维护为导向的技术队伍。所建设的OA系统无论是购自成熟的产品还是自研开发都需要培养熟知OA系统关键技术的专业人才，他们不仅需熟悉各种办公设备操作和维护，还具备网站建设、数据库管理、计算机网络和系统等专业知识，同时，人才的储备也为系统升级和改进提供技术基础。二是以办公应用为目的的管理队伍。只有从管理层切实推广应用，才能彻底的转变办公方式，促进基层部门的应用水平提升，同时也借此提高学校自身的管理水平，为全面实行自动化办公奠定了基础。
3、提升软硬服务，消除部门壁垒
办公自动化系统的最终目的是提供高效优质的办公服务，在建设和开发办公系统时，需坚持“以人为本”的服务管理理念，用专业的技术水平来提升优质的服务体验。根据各部门的办公流程和管理方式的需求开发相应的子系统和功能软件，使其界面“友好”、操作方便，并考虑到可移植性和互操作性，结构灵活、便于扩充维护，并兼顾与其他应用软件的前后兼容和平滑过渡。这样既保证了整体系统的统一性、完整性，又考虑了各职能部门、院系的信息及操作的独立性，通过融合各个网络，充分利用校园网，扩大信息共享，使各项信息能及时准确地流传，保证各部门通过网络了解并及时处理相关信息，实现协同办公和资源统一管理，以此消除部门和院系之间的壁垒，提高办公的效率。
4、依靠技术管理，加强安全防范
校园网络因其服务性和开放性，很容易遭到病毒入侵、非法窃取、数据库破坏等安全性问题，造成信息泄露、数据丢失甚至系统瘫痪，这无疑要求我们的网络具备健全的安全策略、灾难抵抗和恢复能力。由于高校的技术支持存在局限性，因此在办公自动化建设的过程中，需要从两方面的入手，首先要强化安全管理，提高高校全体行政管理人员的保密意识，制定有关的使用、授权、录入、保密等制度，通过权限分层、按需申请、网络监督等措施，在网络内部构建一道“防火墙”，从自身内部防止安全问题；另一方面，要借用各种技术手段，如设置身份验证、采用数据加密、权限申请审查、数据库保护、防火墙建立、防病毒软件安装以及数据和系统备份等方式确保信息系统安全。而这些技术的使用、管理和维护也需要依靠相应的专业技术团队。
5、切合实际应用，避免盲目跟风
办公自动化系统的建设必须充分考虑到院校的特点，使之具有实用性、可扩充性和安全性。办公自动化系统是为学校的建设和发展服务的，必须结合学校的规模、教学特点、教研楼分配、硬件基础、财政计划等情况，随着学校的发展按需建设，达到满足当前需求，迎合未来要求，不能人云亦云，盲目跟风。在办公自动化系统建设初期，必需制定一份详细的、长期的改造、升级的计划，先建设一套满足日常办公的功能系统，比如教学计划安排、教研室和会议室管理、个人信息管理、邮件系统等，然后根据需求增加申请审批流程、项目监督管理、财务报销申请、即时语音及远程会议等功能。只有按需建设、先简后繁，才能节省建设、开发和维护成本，将人力、资金的效能最大化。
三、结束语
实施办公自动化，是学校信息化建设的必经阶段，是高校持续发展的内在需求，也是院校综合实力和管理水平的重要标志之一。这将是一项基础性、长期性、日常性的工作，不能急于求成，这也要求我们在思维、管理、制度等方面进行深入的转变，结合学校发展的实际情况，将办公自动化系统广泛应用到院校管理工作中，进而有效整合学校资源，提升管理水平，为实现我校的教学管理信息化、现代化和科学化建设做出应有的贡献。
作者简介：
高民（1988—），男，湖北荆洲人，汉族，助教。研究方向：计算机应用技术。
【关键词】Office Automation；办公自动化；高职院校；教学管理
随着高速网络和信息化时代的来临，每时每刻大量的信息需要被及时接收和处理，这无疑提高了对信息共享速度、资源使用效率和管理水平的要求，尤其在教学、科研及行政管理等服务对象、管理部门众多的机构。依靠过去复杂、低效的手工模式已然无法完成高职院校的教学、科研、办公及管理所要承担的任务和需求。作为提高工作效率、规范办公制度、降低办公成本、方便领导决策的重要工具，办公自动化（Office Automation， OA）系统在促进高职院校管理信息化、网络化的过程中发挥至关重要的作用。
一、OA系统概述
OA是Office Automation的缩写，即办公自动化，是指办公信息处理的自动化。它利用先进的计算机科学、通信网络技术以及办公管理方法，基于工作流的概念，使员工的各种办公业务活动逐步通过计算机系统和各种先进办公设备来协助完成，达到充分利用信息资源共享，高效地协同工作，改变过去复杂、低效率的手工办公方式，实现办公信息化，信息采集、信息传递、信息处理、辅助决策，促进办公业务活动规范化和制度化，为管理和决策者提高工作效率和质量，降低管理和运维成本。
OA系统充分利用网络信息资源，以学校办公信息的采集和处理为中心，覆盖学校日常办公各个方面，通过系统存储、处理和发布学校办公信息，把信息化建设推向深入，使学校日常办公实现电子化、自动化和网络化。一套综合的OA系统基本上集人事管理系统、财务管理系统、教务管理系统、学生管理系统以及设备管理系统等一系列的管理系统为一体，通过在高职院校内部各个行政部门、教学单位、师生之间建立一个有效的信息交流和流程管理的统一平台，提供协同工作和实现工作流程自动化的运作机制。
二、OA建设发展的建议和策略
高校办公自动化系统的建设应着眼于顺应现代行政办公和满足学校的实际情况的需求，总体上要体现出操作方便、信息共享、切合实际、功能完整、安全高效、设置灵活、智能决策等特点。
1、提高重视力度，规范管理机制
领导层的策略和重视力度是学校办公自动化系统建设的持续动力和关键，管理的规范化是办公自动化系统正常运行的基础和保障。学校的办公自动化建设是一项庞大、复杂、技术和综合性均较强的系统工程，涉及到各院系、部门的日常工作，既需要提升网络办公的意识，形成办公自动化的办公文化，同时也需要技术、专业团队和资金的支持，保障系统按时按需的建设和改进，而这些都离不开领导层的决策。建全长期、规范、科学的管理机制，明确责任和权限，确保办公系统的建设有条不紊、高质高效的进行，同时，规范办公人员的使用对OA系统的应用和推广也起到重要作用。
2、提高专业技能，加强队伍建设
办公自动化是人、机器和信息三者合一的交互系统，在系统中，人是主导，机器是工具，而信息是目的，只有在人的干预和控制下才能实现办公自动化。因此，在OA的应用、维护和管理中，一支具备专业技术的教育管理队伍是必不可少的。而建设这样的队伍又需要从两方面入手：一是以开发维护为导向的技术队伍。所建设的OA系统无论是购自成熟的产品还是自研开发都需要培养熟知OA系统关键技术的专业人才，他们不仅需熟悉各种办公设备操作和维护，还具备网站建设、数据库管理、计算机网络和系统等专业知识，同时，人才的储备也为系统升级和改进提供技术基础。二是以办公应用为目的的管理队伍。只有从管理层切实推广应用，才能彻底的转变办公方式，促进基层部门的应用水平提升，同时也借此提高学校自身的管理水平，为全面实行自动化办公奠定了基础。
3、提升软硬服务，消除部门壁垒
办公自动化系统的最终目的是提供高效优质的办公服务，在建设和开发办公系统时，需坚持“以人为本”的服务管理理念，用专业的技术水平来提升优质的服务体验。根据各部门的办公流程和管理方式的需求开发相应的子系统和功能软件，使其界面“友好”、操作方便，并考虑到可移植性和互操作性，结构灵活、便于扩充维护，并兼顾与其他应用软件的前后兼容和平滑过渡。这样既保证了整体系统的统一性、完整性，又考虑了各职能部门、院系的信息及操作的独立性，通过融合各个网络，充分利用校园网，扩大信息共享，使各项信息能及时准确地流传，保证各部门通过网络了解并及时处理相关信息，实现协同办公和资源统一管理，以此消除部门和院系之间的壁垒，提高办公的效率。
4、依靠技术管理，加强安全防范
校园网络因其服务性和开放性，很容易遭到病毒入侵、非法窃取、数据库破坏等安全性问题，造成信息泄露、数据丢失甚至系统瘫痪，这无疑要求我们的网络具备健全的安全策略、灾难抵抗和恢复能力。由于高校的技术支持存在局限性，因此在办公自动化建设的过程中，需要从两方面的入手，首先要强化安全管理，提高高校全体行政管理人员的保密意识，制定有关的使用、授权、录入、保密等制度，通过权限分层、按需申请、网络监督等措施，在网络内部构建一道“防火墙”，从自身内部防止安全问题；另一方面，要借用各种技术手段，如设置身份验证、采用数据加密、权限申请审查、数据库保护、防火墙建立、防病毒软件安装以及数据和系统备份等方式确保信息系统安全。而这些技术的使用、管理和维护也需要依靠相应的专业技术团队。
5、切合实际应用，避免盲目跟风
办公自动化系统的建设必须充分考虑到院校的特点，使之具有实用性、可扩充性和安全性。办公自动化系统是为学校的建设和发展服务的，必须结合学校的规模、教学特点、教研楼分配、硬件基础、财政计划等情况，随着学校的发展按需建设，达到满足当前需求，迎合未来要求，不能人云亦云，盲目跟风。在办公自动化系统建设初期，必需制定一份详细的、长期的改造、升级的计划，先建设一套满足日常办公的功能系统，比如教学计划安排、教研室和会议室管理、个人信息管理、邮件系统等，然后根据需求增加申请审批流程、项目监督管理、财务报销申请、即时语音及远程会议等功能。只有按需建设、先简后繁，才能节省建设、开发和维护成本，将人力、资金的效能最大化。
三、结束语
实施办公自动化，是学校信息化建设的必经阶段，是高校持续发展的内在需求，也是院校综合实力和管理水平的重要标志之一。这将是一项基础性、长期性、日常性的工作，不能急于求成，这也要求我们在思维、管理、制度等方面进行深入的转变，结合学校发展的实际情况，将办公自动化系统广泛应用到院校管理工作中，进而有效整合学校资源，提升管理水平，为实现我校的教学管理信息化、现代化和科学化建设做出应有的贡献。
作者简介：
高民（1988—），男，湖北荆洲人，汉族，助教。研究方向：计算机应用技术。