Word可以说是Office中最最常用的组件之一了，撰写各种类型的文档都离不开它，无论是纯文本的还是图文混排的，使用Word都可以轻松完成。不过在使用中大家应该都有这样的体会，最终敲定一份文档时，往往有一大部分时间都花在了排版上，有时因为某一部分的格式不满意不得不将同样格式的地方全部调整，从而花费大量的时间。
　　
　　文档的编辑大致分两部分，一部分是文字录入，另一部分是文字排版。文字录入受限于个人文字的录入速度，一般来说短时间内提高可能性不大，不过学习一些基本的排版技巧，则可以大大提高排版的效率，从而最终提高整个文档编辑工作的效率。
　　
　　相同格式“刷”一刷
　　
　　一篇文章，根据内容性质的不同，会分别设置不同的格式，如果有很多“性质”相同的内容则都会设置成相同的格式，如果所有相同的格式都重复设置一次的话，就会浪费大量时间，特别是文档字数较多的情况下更是如此，这时可以利用Word的“格式刷”功能。
　　例如在一篇文章的中间引用了几个小典故，而这几个小典故想以五号斜体来表示，只需按以下步骤设置即可。
　　第一步:选中需要设置格式的其中一个段落，按照需求设置好格式，并且使其保持选中状态。
　　第二步:然后在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“格式刷”按钮。
　　第三步:使用鼠标拖动选中需要设置同样格式的段落内容即可(见图1)。
　　
　　小提示:
　　1.有多个段落需要设置同样的格式时重复上述操作即可。
　　2.单击“格式刷”按钮，只能用格式刷“刷”一次，双击“格式刷”按钮，可以重复“刷”，当“刷”结束之后再次单击“格式刷”按钮可以取消格式刷状态。在有多处内容需要设置相同格式时非常方便。
　　
　　大众格式“选”一下
　　
　　正所谓行文有章法，我们编辑文档也是一样，除了文档的具体内容外，很多格式通常情况下也是约定俗成的。而Word的专职工作就是文档编辑，所以也内置了很多“设置好的格式”(Word中这种可以直接应用的，提前设置好的格式被称之为样式)，如前面提到的“引用”的内容，其实在Word中已经提供了引用内容的样式了，对于这些约定俗成的格式只需要“选”一下就可以轻松设定了，还是以上面的例子为例。
　　


　　
　　第一步:选中需要设置格式的段落内容。
　　第二步:在“开始”标签的“样式”组中单击“其他”按钮(见图2)，在打开的样式悬浮面板中单击“引用”即可，这时选中的内容便自动设置好格式了(见图3)。
　　除了单击“其他”按钮打开“样式”悬浮面板外，还可以单击样式“展开”按钮展开样式树形窗口，选择相应的样式对文本进行格式的设置，勾选下方的“显示预览”选项在样式窗口中可直接看到最终的格式效果。
　　
　　小提示:
　　1.使用“样式”设置段落格式时，大多数情况下并不需要选中段落内容，只需要将鼠标光标移动到该段落中即可。
　　2.日常使用的大部分格式都可以通过“样式”窗口进行设置，可以极大的提高效率。并且通过“样式”进行设置的格式好处也是非常明显的，在一些特殊应用下非常有用(如制作目录等)，后续有机会我们再详细讲解。